Il existe de nombreuses méthodes de gestion des risques dans les projets. Cependant, seulement quelques-unes sont réellement utilisées. Dans le même temps, les médias nous parlent de l’échec de projets de grande taille. Peut-être avez-vous connu vous-même des échecs dans votre gestion de projet quotidienne. Une meilleure gestion des risques aurait-elle pu prévenir ces échecs ? Mais qu’est-ce que la gestion des risques ?
Cet article va vous présenter quelques techniques issues de la boîte à outils de la gestion des risques. De plus, vous y trouverez quelques astuces précieuses tirées de l’expérience pratique, à garder en tête.
- Définition : le risque dans un projet
- Qu’est-ce que la gestion des risques dans les projets ?
- Quelles sont les implications pour les projets de l’attitude de l’entreprise envers les risques ?
- Les exigences pour une gestion des risques à l’échelle de l’entreprise
- Qu’est-ce qu’une gestion des risques active ?
- Quelles tâches font partie d’une gestion active des risques ?
- Quelles mesures existent pour la gestion des risques dans les projets ?
- Conclusion
Nous allons en premier lieu évaluer ce qui rend importante la gestion des risques dans les projets.
Définition : le risque dans un projet
L’association professionnelle internationale Project Management Institute (PMI) définit le mot « risque » comme un événement dont la survenue est incertaine. Ainsi au-delà des menaces, cela inclut également des événements positifs. Un projet est une entreprise, une initiative unique et temporaire. Cela signifie que cela implique invariablement certains risques.
Mais il est vrai que quand on parle de risques, on fait généralement référence à des événements possibles négatifs.
Quiconque démarre un projet accepte les risques associés. Cela est lié à l’espérance que les bénéfices tirés du projet l’emporteront sur tous les points négatifs sur le long terme. Et donc sans l’acceptation d’une certaine notion de danger, il n’y aura pas de gains possibles. Un chef de projet ne doit par conséquent pas faire preuve de timidité !
Qu’est-ce que la gestion des risques dans les projets ?
L’idée de la gestion des risques est d’augmenter les chances d’atteindre les objectifs du projet. En même temps, l’objectif est de minimiser les risques que le projet échoue. La gestion des risques professionnelle est un processus itératif. Cela nécessite une revue constante des réalités, et la réévaluation et l’ajustement des mesures et des plans.
Par exemple, vous pouvez avoir à gérer les risques ci-dessous :
- Pertes économiques
- Dommages à la réputation de l’entreprise
- Dangers sur la santé et la vie des utilisateurs de vos produits
- Retards de plannings
- Problèmes techniques
- Définition du périmètre du projet
- Rareté des ressources
- Problèmes de qualité etc…
Et pourtant dans la gestion de projet de tous les jours l’effet inverse peut se produire : des risques ayant potentiellement un fort impact sont non détectés ou bien sont oubliés, voire même sciemment ignorés. Après tout pourquoi penser à ce qui pourrait se produire ?
Vous avez déjà vécu ce genre de situation ?
L’expérience pratique a montré que ceci est dangereux. En effet la situation peut devenir dangereuse si la santé ou la vie, des éléments financiers ou bien la réputation de l’entreprise sont en jeu dans un projet.
Ainsi les bons chefs de projets essaient toujours d’identifier les risques et planifient comment les gérer. Un bon plan de gestion des risques aide à mener les projets vers la réussite.
Les bons chefs de projets essaient d’identifier les risques et planifient comment les gérer.
Jusqu’à quel point les chefs de projet mettent effectivement en œuvre des mesures, et les mesures qu’ils décident d’utiliser dépendent, entre autres, du secteur et de la culture de l’entreprise.
Et par ailleurs, l’incertitude inhérente au projet peut être un facteur de risque en soi.
Quelles sont les implications pour les projets de l’attitude de l’entreprise envers les risques ?
Posez-vous la question suivante : en tant que chef de projet je suis plutôt :
- Anti-risques (je ne veux pas prendre de risques)
- Tolérant envers les risques (peu enclin à s’attarder sur la nuisance des risques)
- Orienté vers les risques (je prends des risques en connaissance de cause) ?
Des études ont montré que de nombreux chefs de projet sont en règle générale anti-risques – sauf quand ils doivent mener leur projet au travers d’une forte crise. La pression pour réussir et respecter le planning fait souvent le reste.
Dans le principe, il n’y a rien de mal à agir avec précaution. Mais il est aussi important de ne pas rater au nom de la précaution des grosses opportunités.
La meilleure approche consiste en une analyse le plus poussée possible avant de prendre une décision sur la façon de les traiter.
Par exemple :
« Notre seule raison de ne pas déployer le nouveau logiciel dans toute l’entreprise est-elle que nous ne sommes pas sûrs de ses effets ? Ou bien avons-nous évalué soigneusement les risques et établi un planning approprié – en d’autres termes, savons-nous ce que nous faisons ? »
Notre conseil : Soyez conscient de l’attitude de votre entreprise et de votre propre attitude face au risque. Cela doit être clair avant de planifier votre gestion des risques. Et veillez à communiquer activement tout écart par rapport au processus standard, en le justifiant par rapport à la situation du projet concerné.
Les exigences pour une gestion des risques à l’échelle de l’entreprise et implications pour les différents secteurs
Naturellement, le secteur joue également un rôle essentiel dans la gestion des risques. Les environnements fortement réglementés et souvent risqués, tels que le secteur financier, auront toujours tendance à être plus prudents. Ils doivent également exiger une certaine approche de la part de leurs chefs de projet.
Il existe des secteurs dans lesquels la vie des utilisateurs peut être mise en danger dans le cadre de projets, par exemple l’aéronautique, l’automobile ou, dans certains cas, la construction. Elles ont tendance à impliquer une gestion calculée des risques pour cette seule raison. Dans leur cas, la responsabilité est immense.
De même, les chefs de projet ont tendance à mettre en œuvre les projets comportant un risque élevé d’atteinte à la réputation de l’entreprise avec plus de prudence que ceux pour lesquels la bonne réputation de l’entreprise n’est pas particulièrement menacée.
Qu’est-ce qu’une gestion des risques active ? Qu’est-ce qui la rend importante ?
Souvent, les effets indésirables à long terme sont tapis dans l’ombre, même dans les cas où les risques du projet semblent gérables.
Deux exemples :
- À la base, le projet de nouveau développement des enquêtes de satisfaction clients n’était pas censé être particulièrement risqué ou complexe. Cependant, plus tard, il est apparu que des questions importantes avaient été oubliées et qu’il manquait des données pour l’évaluation…
- Le formulaire crée des erreurs et génère plus de frustration que de satisfaction chez les clients. Il en résulte que de plus en plus d’entre eux se tournent vers d’autres fournisseurs.
Avec une approche plus réfléchie au préalable, les participants au projet auraient pu éviter ce genre de risques.
Pour cette raison, il existe des moyens et des méthodes de gestion efficace des risques. Dans certains cas, la réussite du projet peut dépendre de leur utilisation.
Quelles tâches font partie d’une gestion active des risques ?
Tout d’abord, les chefs de projet qui souhaitent gérer les risques de manière professionnelle doivent s’assurer qu’ils disposent d’une boîte à outils complète. Nous présentons ci-dessous quelques-unes de ces techniques.
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Identification du risque
Pour identifier les risques, nous avons besoin de techniques qui déclenchent des processus de pensée créatifs. Nous pouvons vérifier nos documents de projet, organiser des réunions avec les parties prenantes et les experts ou des séances de brainstorming. Nous pouvons aussi créer des checklists.
Si cela ne suffit pas et qu’il y a des raisons de penser que plusieurs risques importants n’ont pas encore été identifiés, la méthode Delphi peut être utile. Avec la méthode Delphi, le chef de projet interroge individuellement et anonymement un groupe d’experts. S’il y a une différence marquée entre les réponses, vous les communiquez à toutes les personnes concernées. L’objectif est de susciter une discussion. Vous répétez la procédure jusqu’à ce que les déclarations ne divergent plus autant.
L’avantage de la méthode Delphi est que cela vous garantit que :
- Tout le monde partage son opinion ouvertement
- Personne ne se laisse trop influencer
- Personne ne s’efface non plus (par exemple parce que d’autres seraient dominants)
Technique du Groupe Nominal : La Technique du Groupe nominal est utilisée pour des raisons similaires. Cela fonctionne de la même manière que le brainstorming. Cependant, plutôt que de crier leur idée, les participants la notent sur une feuille de papier. Ces notes sont ensuite rassemblées. Cela vous permet de vous assurer que les voix les plus discrètes de votre équipe seront également entendues.
Analyse SWOT ou AFOM : Si vous travaillez sur un projet présentant de fortes incertitudes et que en tant qu’équipe vous innovez, une analyse des forces, faiblesses, opportunités et menaces (Analyse SWOT) peut vous être utile. À l’aide des quatre dimensions, vous examinez dans quels domaines vous êtes bons en tant qu’entreprise ou équipe de projet et où vous voyez encore un potentiel d’amélioration. Vous en déduisez les risques pour votre projet.
Approche Pre-Mortem : Une autre pratique intéressante a été testée dans des projets agiles : dans l’approche pré-mortem, les équipes imaginent que leur projet a déjà échoué et se demandent ce qui aurait pu se passer et pourquoi.
Contrairement à l’approche post-mortem, c’est-à-dire « l’autopsie » du projet après l’échec, cet événement a lieu au début du projet. Ils en déduisent des recommandations d’action. L’objectif est, dans la mesure du possible, d’éviter l’échec du projet.
Agile, traditionnelle ou hybride ? Quelle méthode utiliser pour quel projet. A lire en anglais.
Les spécialistes du cerveau ont pu prouver que le changement de perspective (nous imaginons que nous sommes déjà dans le futur en regardant en arrière) amène les participants à s’engager dans des scénarios de manière beaucoup plus proche et créative que le simple brainstorming prédictif.
Notre conseil : Quelle que soit la méthode que vous choisissez dans chaque cas particulier, à la fin, vous devriez obtenir un registre des risques, c’est-à-dire une liste des risques identifiés dans votre projet.
Toutefois, sachez qu’à ce stade, il peut encore y avoir des risques non identifiés. Vous ne serez pas en mesure de tous les prévoir. Utilisez le document du registre des risques, par exemple pour la communication avec les parties prenantes. Ou utilisez-le pour diminuer le risque de perdre de vue les risques du projet.
N’oubliez pas de vérifier et de mettre à jour le document sur les risques à intervalles réguliers. Vous devez également noter les stratégies de traitement de chacun des risques dans le document.
Notre astuce : Pour éviter de planifier des mesures redondantes, il est utile d’analyser les causes profondes. Vous pouvez trouver une cause commune à plusieurs risques. Vous pouvez essayer de la résoudre et ainsi maîtriser plusieurs risques à la fois.
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Analyse du risque et visualisation
Votre prochaine étape pourrait être une analyse qualitative des risques.
Il s’agit d’une manière de classer et de pondérer les risques identifiés. Ainsi, vous déterminez l’urgence, les effets possibles et la priorité.
Vous pouvez analyser plus en détail les risques que vous jugez les plus dangereux pour votre projet.
À cette fin, il existe plusieurs techniques de diagrammes détaillés, telles que :
- Le diagramme tornade pour visualiser les effets estimés.
- La simulation de Monte Carlo pour jouer des scénarios avec un générateur aléatoire.
- Les arbres de décision pour réduire les mesures possibles
- La matrice de risques visualise les risques actifs de l’impact sur la probabilité dans une matrice colorée. Le tableau des risques facilite la communication au sein de l’équipe projet. Cet outil peut vous aider à présenter clairement la situation des risques aux sponsors du projet ou au comité de pilotage. La visualisation graphique de la matrice des risques aide les chefs de projet à fixer des priorités et à élaborer des stratégies de réponse aux risques, comme nous le verrons plus loin.
En savoir plus sur les rapports et la matrice de risques dans notre article sur le Rapport d’Avancement du Projet.
Analyse du risque monétaire pour la création de réserves
Lorsqu’il s’agit de risques, il est particulièrement important de garder un œil sur les pertes financières possibles et de les amortir si nécessaire. En général, vous avez la possibilité de calculer la valeur attendue des risques à l’aide de la formule ci-dessous.
Valeur monétaire attendue = probabilité d’un risque (%) * impact financier attendu
Vous pouvez en déduire les éventuelles surcharges de risques, c’est-à-dire les réserves créées pour les risques identifiés et analysés.
Le top management, quant à lui, maintient des réserves plus générales pour tout ce qui pourrait se produire sans avoir été préalablement identifié.
Notre conseil : Plus tôt vous abordez un risque dans un projet, plus la solution est généralement économique et efficace. Par conséquent, abordez les questions de risque dès le début, si un projet est d’une grande importance pour votre entreprise.
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Planification des mesures de risque en cas d’acceptation du risque
La création de provisions de risque et de réserves est une forme d’acceptation active du risque. On accepte la survenance d’un risque, mais non sans constituer des provisions.
Si le risque ne se matérialise pas, les réserves seront libérées.
Quelles mesures existent pour la gestion des risques dans les projets ?
Quel type de mesure est adapté à quel risque de projet, résultera de l’analyse et des options réelles dans chaque situation.
Les types fréquents de gestion des risques sont :
- Evitement / Prévention(éliminer ou éviter le danger)
- Atténuation(réduire la probabilité d’occurrence ou l’étendue des dommages)
- Transfert (transfert de la responsabilité à une tierce partie, telle qu’une compagnie d’assurance)
- Acceptation active (prévoir des provisions de risque et des réserves)
- Acceptation passive (ne rien faire)
- Escalade (demander de l’aide à la direction)
L’acceptation passive (acceptation pure et simple sans prendre de mesures) peut être une réaction adéquate à certains risques. D’autres risques peuvent nécessiter la constitution de réserves, la conclusion d’un contrat d’assurance, l’implication du top management ou d’autres mesures.
Il est important de prendre les décisions relatives au traitement des risques sur une base mûrement réfléchie. À cette fin, vous devez identifier, analyser et juger les risques à l’avance.
Il est tout aussi important, sinon plus, de comprendre qu’il ne suffit pas d’examiner les risques une seule fois au début du projet. La gestion professionnelle des risques est un processus itératif qui exige une évaluation constante des réalités, une réévaluation et une adaptation des mesures et des plans.
Notre astuce : Réfléchissez régulièrement aux risques éventuels de vos projets. Il ne suffit pas de le faire qu’au début ! Pour les risques à fort impact et à forte probabilité d’occurrence, vous devez toujours prévoir des mesures spécifiques. Communiquez-les ouvertement. Et vérifiez périodiquement si ces mesures sont toujours adéquates.
Conclusion – La gestion des risques dans la gestion de projet
Cet article a expliqué pourquoi la gestion active des risques est utile dans les projets et quelles menaces elle peut aider à éviter. Il peut devenir dangereux si la santé et la vie, des facteurs monétaires ou la réputation de l’entreprise sont en jeu dans un projet.
En outre, vous vous êtes familiarisé avec plusieurs méthodes d’identification et d’évaluation des risques, notamment les techniques agiles.
La gestion professionnelle des risques est réalisable si vous connaissez quelques trucs et astuces. Et cela en vaut la peine : si vous identifiez, analysez et communiquez activement vos risques, quels que soient votre secteur d’activité et votre propension à prendre des risques, vous pourrez vous féliciter de la réussite de vos projets.
Ayez le courage d’aborder ce sujet ! Vous en tirerez certainement des bénéfices lorsqu’un risque passera subitement de la théorie à la réalité !
Avez-vous quelque chose à ajouter sur le thème de la gestion des risques ? Qu’est-ce qui vous donne des maux de tête ? Nous nous ferons un plaisir de répondre à votre commentaire ci-dessous !
Antje Lehmann-Benz (PMP, PMI-ACP, PSM expert / formatrice en Méthodologie Agile) – Antje Lehmann-Benz, PMP, enseigne la gestion de projet et se concentre particulièrement sur des séminaires sur les questions Agiles et Scrum. Elle a également de l’expérience dans la formation aux logiciels (JIRA et Confluence) et en consulting. En plus d’enseigner les cadres et la théorie, elle est également expérimentée dans l’utilisation de jeux et d’exercices pratiques Agiles pour renforcer les connaissances acquises.
