Un atelier de lancement bien organisé est une expérience extrêmement satisfaisante et la pierre angulaire d’un projet réussi. L’atelier de lancement est le moment clé mentionné dans le célèbre dicton:
« Montrez-moi comment votre projet commence, et je vous dirai comme il va finir. »
Cet article vous donnera des conseils pratiques sur la manière de concevoir et d’organiser un atelier de lancement qui aura un impact. Les chapitres suivants vous attendent :
- Pourquoi un atelier de lancement est-il si important ?
- Quel est l’objectif d’un atelier de lancement ?
- Les grandes lignes de l’atelier de lancement
- Mise en œuvre pratique de l’atelier de lancement
- Relever les défis
- Suivi de l’atelier de lancement
- Conclusion
Pourquoi un atelier de lancement est-il si important ?
Un atelier de lancement est plus qu’une simple réunion – c’est l’occasion pour vous de définir votre projet et de créer une dynamique commune.
C’est votre première et meilleure occasion de susciter l’enthousiasme, d’instaurer la confiance et de jeter les bases d’une collaboration fructueuse.
C’est pourquoi il convient d’être prudent dans la planification et la conduite de votre atelier.
Quel est l’objectif d’un atelier de lancement ?
Outre le niveau factuel, les participants – généralement au moins le client, le sponsor interne et l’équipe principale – doivent être abordés principalement sur le plan émotionnel.
À cet égard, il est utile de garder à l’esprit que les éléments déclencheurs suivants ont généralement un effet positif :
- Au-delà d’anticiper les avantages du résultat du projet, le client doit surtout éprouver un sentiment de sécurité.
- Les sponsors internes se sentent bien lorsqu’ils perçoivent l’engagement et la volonté de l’équipe projet. Ils font alors confiance aux bonnes personnes.
- Les membres actifs de l’équipe de projet doivent commencer par éprouver un sentiment d’anticipation agréable et de fierté d’appartenir à cette équipe.
À la fin de l’atelier, tous les participants doivent connaître les prochaines étapes du projet. Si c’est le cas, vous aurez déjà accompli beaucoup.
Cet article pourrait vous intéresser : La gestion des parties prenantes dans l’environnement projet
Les grandes lignes de l’atelier de lancement
L’approche pour conduire des ateliers qui resteront dans les mémoires est basée sur le 4Mat model. Cette méthode répond aux questions suivantes :
- Pourquoi faisons-nous ce que nous faisons ?
- Que faisons-nous ?
- Comment le faisons-nous ?
- Et si nous ne le faisions pas ?
Voici un examen plus approfondi des quatre questions clés qui, par ailleurs, constituent la base des quatre phases de l’atelier de lancement.
-
Pourquoi faisons-nous ce que nous faisons ?
Cette question porte sur l’objectif même du projet. Elle vise à faire comprendre le « pourquoi » du projet. En même temps, cette phase montre clairement aux participants à quel point leur participation active est importante pour la réussite du projet. Veillez à aborder les avantages que le projet apportera au client.
Notre conseil : Rendre les avantages « compréhensibles ». Un exemple concret ou un témoignage authentique permet aux participants de se rendre compte de ce qui est en jeu. Plus c’est tangible, mieux c’est. Par exemple, demandez à l’un des collaborateurs du service concerné d’apporter le composant défectueux qui est à l’origine de son projet de développement de produit.
-
Que faisons-nous ?
Cette question porte sur les résultats attendus. Qu’est-ce qui est écrit dans les objectifs du projet ? Quels sont les sous-objectifs que nous poursuivons ? Et comment ces objectifs se situent-ils les uns par rapport aux autres ? Discutez également avec les personnes présentes de la classification du projet (nouveau ou familier, simple ou complexe). Ce faisant, vous posez déjà les jalons du type de configuration de projet que vous choisirez. Enfin, déterminez comment le projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise.
-
Comment le faisons-nous ?
Cette question porte sur l’organisation du projet. Cela comprend le plan du projet, les rôles, les attentes en matière de collaboration, etc. Ici, vous devriez au moins présenter un plan d’étape approximatif ou, mieux encore, en créer un de manière interactive avec les participants. Déterminez votre approche du projet sur la base de la classification du projet et clarifiez la répartition des rôles au sein de l’équipe en conséquence. Au cours de cette phase, vous devez également rendre transparents le budget et les questions en suspens concernant l’organisation du projet.
Notre conseil : Outre la présentation classique de points clés déjà définis, vous devez prévoir des parties interactives : par exemple, une enquête sur la qualité de la planification. Veillez à ne pas vous perdre dans les détails, mais prenez note des questions en suspens et abordez-les.
-
Et si nous ne le faisions pas ?
En dernier lieu, vous devez aborder les risques du projet. Quels sont les défis qui pourraient se présenter et comment les maîtriserez-vous ? Expliquez clairement que la gestion des risques dans le cadre de la gestion de projet est une priorité essentielle pour vous et que des mesures et des rôles responsables doivent être définis en conséquence. Au cours de cette phase, vous pouvez revenir sur les questions ouvertes et donner un aperçu de la date à laquelle les réponses seront élaborées.
Notre conseil : Après la quatrième phase, revenez à la première phase et clôturez la session en inversant la question du pourquoi : le « dans quel but ? » Il s’agit là des avantages pour le client.
Mise en œuvre pratique de l’atelier de lancement
L’atelier de lancement doit être interactif afin d’obtenir un niveau élevé de participation de la part des participants. Un « échauffement » lié à l’objectif du projet est une approche utile pour commencer l’atelier.
Exemple : Dans le cadre d’un projet de marketing et de vente, deux assiettes contenant des pommes, des oranges et des melons sont distribuées au début. La première assiette contient les fruits en un seul morceau, la seconde en petites bouchées. Parlez alors du réflexe typique qui nous pousse à prendre les petites bouchées. Avec notre projet, nous voulons créer le même effet pour les produits de l’entreprise.
Des éléments interactifs tels que des quiz ou des simulations plus complexes peuvent également contribuer à accroître l’engagement.
Note importante : Établissez toujours un lien significatif avec le sujet. Pas d’exercice ludique pour le simple plaisir de faire un jeu !
Relever les défis
L’ouverture et la transparence sont essentielles à la réussite du projet. Si des questions critiques ou des idées inattendues surgissent au cours de l’atelier, considérez cela comme une opportunité.
Cela permettra d’identifier et de clarifier les malentendus et les risques éventuels à un stade précoce. Il s’agit là d’une véritable victoire.
Expliquez aux participants que la communication ouverte et la critique constructive sont les bienvenues. Encouragez-les à exprimer leurs pensées et leurs préoccupations.
Notre conseil : Pour les questions qui vous dérangent, il est préférable de les transmettre à un autre membre de l’équipe principale ou de poser une contre-question. Vous aurez ainsi le temps de réfléchir brièvement à la question. De cette manière, non seulement vous apparaissez confiant, mais vous le restez.
Maintenez un haut niveau d’énergie
Un atelier de lancement réussi ne se veut pas seulement instructif, mais aussi inspirant. En tant qu’animateur, il vous incombe de maintenir l’énergie dans la salle et de faire en sorte que les participants s’investissent dans le sujet. Évitez les exposés monotones et favorisez plutôt un événement dynamique et énergique.
Pour ce faire, il est utile d’établir l’ordre du jour avec l’équipe principale à l’avance. Idéalement, vous continuez à passer la « balle » de la modération aux membres. Cela permet également de changer facilement de mode (cours magistral, travail individuel et travail en équipe).
Notre conseil : Si vous utilisez d’autres supports (ce qui est toujours plus facile sur place), réfléchissez à ce qui doit réellement figurer dans PowerPoint. Où pourriez-vous utiliser des paperboards, des murs de métaplan ou même des fenêtres sur lesquelles vous écrivez en direct ?
Le lieu
« Une magie réside dans chaque début ». Hermann Hess le savait et vous pouvez vous en inspirer.
Si un atelier de lancement de votre projet a lieu en dehors des conventions habituelles, vous êtes sûr d’obtenir une attention particulière.
Pour que cela fonctionne bien et corresponde au concept, vous devez établir un lien entre le lieu ou le cadre choisi et le projet.
Exemples :
- Votre atelier de lancement se déroule dans une partie préparée à cet effet du hall de production, car vous souhaitez inspecter la ligne de production qui doit être optimisée avec les participants. Vous souhaitez également qu’ils puissent la voir pendant la réunion.
- Votre atelier se déroule hors site, dans un hôtel au bord d’un lac, car vous souhaitez attirer l’attention sur l’objectif de votre projet, qui est d’atteindre de nouveaux rivages.
Téléchargez l’eBook gratuit (PDF) « Le Paradis PPM »
Suivi de l’atelier de lancement
Après l’atelier de lancement, il est important de résumer les résultats et les accords et de les envoyer à tous les participants. Les tâches à accomplir et les échéances doivent notamment être communiquées.
En outre, vous devez obtenir les retours des participants pour savoir ce qui s’est bien passé et ce qui pourrait être amélioré lors des prochains ateliers.
Notre conseil : Un bon enregistrement photographique doit être lisible ou alors post-édité. Il comprend toutes les phases et tous les résultats de l’atelier. À cette fin, veillez à prendre également des photos des personnes pendant les exercices et bien sûr à obtenir l’autorisation de partager les images.
Conclusion – L’Atelier de Lancement
Un atelier de lancement efficace ouvre la voie à un projet réussi. Il est motivant et favorise une interaction ouverte entre les participants. Le secret : pour y parvenir, vous devez impliquer les gens à plusieurs niveaux dans l’atelier et faire passer le message suivant : c’est parti !
Nous vous souhaitons beaucoup de succès et de plaisir dans la mise en œuvre de votre prochain atelier.
Nos derniers conseils
Faites connaissance avec le « Paradis PPM » adaptable individuellement – l’environnement optimal pour la gestion des projets, des programmes, des portefeuilles et des ressources (PPM) à l’échelle de l’entreprise.
Téléchargez l’eBook gratuit « Le Paradis PPM » dès maintenant (aucun formulaire à remplir).
Vous avez des questions ou des idées à partager sur l’atelier de lancement ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous!
A propos de l’auteur Tobias Lienhard
Tobias Lienhard sait comment inspirer avec succès les chefs de projet pour leur propre travail et leur projet. Avec son approche de #ProjectFacilitation, il parvient à déclencher rapidement les bons éléments déclencheurs, de sorte que l’élan et la créativité se répercutent sur l’équipe de projet. Les chefs de projet et les participants sentent la frustration du projet s’évaporer et le succès de l’équipe s’installer progressivement.
En savoir plus sur Tobias Lienhard sur LinkedIn.
