Mettre en œuvre la gestion des idées dans les entreprises – Avantages, exemples et facteurs de réussite

Depuis les années 1990, la gestion des idées au sein de l’entreprise est un concept qui a fait ses preuves pour l’amélioration continue avec l’implication des collaborateurs. Elle est utilisée pour inspirer des idées, par exemple en matière d’innovation, d’amélioration ou de réduction des coûts.

Toutefois, les idées d’amélioration au sein de l’entreprise ont une condition préalable : une culture d’entreprise caractérisée par la volonté de changement ainsi que par la collaboration et la communication entre les hiérarchies. Si votre entreprise souhaite réussir dans ce domaine, cet article est exactement ce qu’il vous faut.

Dans les chapitres suivants, nous allons voir comment mettre en œuvre la gestion des idées.

• Qu’est-ce que la gestion des idées ?
• Pourquoi la gestion des idées est-elle importante dans l’entreprise ?
• Deux exemples célèbres de gestion des idées
• Les défis de la gestion des idées
• Définition du processus
• Convaincre les collaborateurs
• Désigner les responsables d’idées en tant que parties responsables
• Utiliser un logiciel central de gestion des idées
• Conclusion – Mettre en œuvre la gestion des idées dans l’entreprise

Qu’est-ce que la gestion des idées ?

La gestion des idées (souvent synonyme de système de suggestions des collaborateurs ou de système de suggestions) est un processus qui consiste à stimuler, recueillir, évaluer et mettre en œuvre des idées appropriées dont l’objectif est d’améliorer, d’innover et d’économiser des coûts pour l’entreprise. Il s’agit principalement d’améliorations internes à l’entreprise, telles que les processus, les équipements, etc. Dans le cadre de ce processus, tous les collaborateurs sont consultés, certains d’entre eux activement, et impliqués, et leurs idées sont encouragées (incitations monétaires et/ou autres).

En revanche, la gestion de l’innovation vise à améliorer les produits et les services destinés au marché. En règle générale, elle ne s’adresse pas à tous les membres du personnel. Toutefois, ces définitions ne sont souvent ni claires ni cohérentes.

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Pourquoi la gestion des idées est-elle importante dans l’entreprise ?

Dans un monde en constante évolution, les entreprises qui ont les bonnes idées au bon moment disposent d’un avantage important. Ces « joyaux de connaissances dans l’esprit des collaborateurs » peuvent être utilisés grâce à des méthodes professionnelles de gestion des idées.

Si la culture de votre entreprise a préparé votre personnel à recueillir et à mettre en œuvre des idées avec succès, vous pouvez tirer parti des avantages importants de la gestion des idées. Cette approche considère les améliorations possibles non seulement du point de vue de la direction, mais aussi de celui de tous les collaborateurs de l’entreprise. Ainsi, les chances d’avoir des idées prometteuses et de réussir sont multipliées.

Il convient de faire la distinction entre les avantages ou facteurs tangibles/durs et non tangibles/ doux (« soft ») qui peuvent être obtenus grâce aux méthodes de gestion des idées. Les avantages/facteurs durs de la gestion des idées sont les suivants

• Réduction des coûts (Par exemple en optimisant les processus)
• Optimisation de la gamme de produits
• Amélioration de la qualité
• Suggestions pour des nouveaux produits

Les avantages/facteurs « soft » de la gestion des idées sont quant à eux :

• Augmenter la satisfaction des collaborateurs (grâce à l’appréciation et à la mise en œuvre de leurs bonnes idées)
• Garder les collaborateurs plus longtemps (en leur permettant de contribuer au développement de l’entreprise)

 

 

 

 

Deux exemples célèbres de gestion des idées

Google est un exemple classique d’utilisateur de la gestion des idées. L’entreprise considère que l’innovation et la créativité sont les moteurs de sa réussite. La culture de gestion des idées chez Google se caractérise par l’ouverture, la flexibilité et une hiérarchie plate. Les collaborateurs sont encouragés à faire part de leurs idées et suggestions, quelle que soit leur position dans l’entreprise.

Google a développé plusieurs plateformes et programmes pour collecter et évaluer les idées. Un exemple bien connu est le « 20% time program », qui permet aux collaborateurs d’utiliser 20% de leur temps de travail pour des projets et des idées qui leur sont propres. Ce programme a donné naissance à de nombreux produits innovants.

Deutsche Telekom est un autre exemple d’entreprise pratiquant la gestion des idées. Le secteur des télécommunications est très concurrentiel et Deutsche Telekom a compris que l’innovation est un facteur clé de réussite.

L’entreprise a mis en place un système complet de gestion des idées impliquant tous les collaborateurs. Ces derniers sont encouragés à soumettre leurs idées via une plateforme interne sur laquelle leurs collègues peuvent les évaluer et en discuter.

Les initiateurs d’idées qui réussissent sont récompensés financièrement et reçoivent des éloges pour leurs contributions. C’est ainsi que Deutsche Telekom a développé de nombreuses solutions innovantes pour offrir à ses clients de meilleurs services et réduire les coûts.

Ces deux exemples montrent comment une culture ouverte et favorable à la gestion des idées peut non seulement contribuer à l’innovation, mais aussi accroître la motivation et l’engagement des collaborateurs.

Ils constituent de bons exemples de gestion d’idées illustrant la manière dont les entreprises peuvent réussir à gérer leurs idées dans un environnement de marché en rapide évolution.

Les défis de la gestion des idées

Nous allons voir ci-dessous quatre défis majeurs que vous devrez relever lors de la mise en œuvre de la gestion des idées dans votre entreprise. Cependant, les conseils pratiques livrés dans cet article devraient vous permettre d’éviter les écueils.

1. Définir le processus

Si vous souhaitez mettre en œuvre la gestion des idées, la première étape doit être la définition d’un processus approprié de gestion des idées. À cet égard, il est important de comprendre qu’il n’existe pas de processus généralement valable – vous devrez le développer individuellement pour répondre à vos besoins.

Il est essentiel que vous collaboriez avec les groupes concernés pour élaborer ensemble un processus transparent et que vous respectiez ce processus.

Lors de la définition du processus, le fait de s’appuyer sur un savoir-faire solide et sur les meilleures pratiques en matière de gestion des idées – y compris dans d’autres entreprises et secteurs – peut donner des résultats positifs. La modération d’un atelier neutre est un moyen d’y parvenir.

Dans le cadre du processus, il est également conseillé d’encourager l’entreprise et les personnes à avoir le courage d’essayer de nouvelles choses et de tester de nouvelles formes de gestion d’idées par petites étapes.

Notre conseil : Prenez le temps de concevoir votre processus de gestion des idées, mais ne perdez pas de temps à chercher l’optimum absolu. Vous commencerez ainsi plus tôt. En cas d’incertitude, commencez par un processus plus petit et élargissez-le plus tard. Cela devrait vous donner l’occasion de faire des expériences qui seront de toutes façons enrichissantes.

2. Convaincre les collaborateurs

Comme pour tous les changements au sein d’une entreprise, le processus de génération d’idées nouvelles ne sera couronné de succès que si les collaborateurs l’acceptent et l’adoptent. Ils doivent être en mesure d’y percevoir un avantage pour eux-mêmes. Si ce n’est pas le cas, l’acceptation par les collaborateurs et la direction est compromise.

Par exemple, il est problématique que les initiateurs d’idées ne reçoivent pas de retour sur le statut des idées qu’ils ont soumises, et que les idées finissent par être « perdues ». Cela entraîne une baisse de la motivation à soumettre de nouvelles idées, et le système peut tomber en désuétude.

Par ailleurs, les supérieurs hiérarchiques qui « bloquent » ou n’admettent pas les idées constituent une menace pour la gestion des idées. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela, par exemple :

• Manque de temps
• Incapacité à reconnaître la valeur d’une idée
• Manque de compétences dans le traitement des idées

En savoir plus sur le rôle central des responsables opérationnels dans la planification des ressources dans cet article.

Le manque d’incitations constitue un autre problème pour l’acceptation. Vous devez donc veiller à mettre en place des incitations monétaires et non monétaires pour motiver les collaborateurs et les cadres à proposer des idées. Dans ce contexte, il est important de définir clairement la base de mesure du succès des idées. Cela sera plus facile avec des facteurs durs, tels que le calcul du retour sur investissement, qu’avec des facteurs « soft » – mais il est nécessaire que l’initiateur d’idées puisse mesurer la valeur de l’idée d’une manière compréhensible.

A quoi pourrait ressembler un système de bonus ?

Le système de primes d’incitation est souvent défini dans l’accord d’entreprise. Il est souvent aligné sur la valeur économique d’une idée. Les initiateurs d’idées reçoivent une partie de la somme que l’entreprise économise ou gagne grâce à l’idée. Comme mentionné ci-dessus, les possibilités incluent non seulement des récompenses monétaires, mais aussi des récompenses matérielles, éventuellement en plus des récompenses monétaires. Posez-vous la question suivante : qu’est-ce qui motiverait le collaborateur concerné ?

Des campagnes de communication d’idées réussies sur l’intranet, dans des e-mails, ou lors d’événements pourraient renforcer la motivation d’un ou deux collaborateurs désireux d’obtenir une reconnaissance publique.

Une autre possibilité consiste à annoncer officiellement des concours d’idées ludiques stimulant l’ambition et l’imagination des membres du personnel. Certains fournisseurs d’outils de gestion d’idées proposent ces fonctionnalités.

Conseil de lecture : En savoir plus sur  la gestion du changement  dans l’environnement projet (article en anglais).

Enfin, il faut s’assurer que la direction participe et dispose des capacités et du budget nécessaires à la gestion des idées.

Notre conseil : Le meilleur moyen d’obtenir l’acceptation est d’impliquer dès le départ les collaborateurs concernés et la direction dans le développement de la gestion des idées. Misez sur une gestion ciblée du changement qui accompagne l’ensemble du processus et communique en permanence sur les avantages.

3. Désigner les responsables d’idées en tant que parties responsables

Un facteur de réussite essentiel pour votre gestion des idées est la définition claire et l’affectation du rôle de responsable d’idées.

Qu’est-ce qu’un responsable d’idées ?

Le responsable d’idées joue un rôle crucial dans l’organisation, la structuration et le suivi du processus de gestion des idées. Il est le moteur du processus d’idées. En bref, il veille à ce que la gestion des idées produise les résultats positifs souhaités pour la réussite économique.

En particulier dans les plus grandes entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes, le responsable d’idées fait partie d’un département distinct. Dans les petites entreprises, il n’y a souvent qu’une seule personne qui exerce cette fonction.

Les responsabilités du responsable d’idées peuvent être les suivantes :

• Motiver les collaborateurs (par exemple en planifiant et en organisant régulièrement des campagnes et des concours d’idées)
• Organiser les processus de génération d’idées et d’évaluation des idées (par exemple en permettant l’enregistrement d’idées à l’aide de l’outil approprié)
• Garantir et contrôler le bon fonctionnement du système de primes
• Servir de personne de contact pour les questions et entretenir les contacts avec les décideurs pour permettre des décisions rapides
• Démonstration continue des avantages économiques de la gestion des idées pour la direction à l’aide d’indicateurs de performance clés, tels que le taux de participation, la valeur moyenne des idées, le taux d’exécution, etc.

Notre conseil : Définissez clairement le rôle et les responsabilités de chacun et chacune dans le processus de gestion des idées. En tant que responsable central, le responsable d’idées doit surveiller ce processus et veiller à ce que l’ensemble du processus de génération d’idées fonctionne en permanence. D’un point de vue économique, la gestion des idées ne devient pertinente pour l’entreprise que lorsque les bénéfices peuvent être mesurés.

4. Utiliser un logiciel central

La recherche d’un outil de gestion des idées approprié n’a de sens qu’après avoir défini le processus et les responsabilités de chacun et chacune. La soumission d’idées doit être aussi simple que possible pour les collaborateurs. Dans de nombreux cas, les idées ne naissent pas sur le lieu de travail, mais surgissent soudainement dans la tête pendant les vacances, par exemple. Il doit être simple de les enregistrer immédiatement.

Pour vos besoins, il est préférable d’utiliser un outil de gestion des idées standardisé et centralisé. Cet outil doit au moins offrir les fonctionnalités suivantes :

• Permettre l’enregistrement structuré dans une interface utilisateur unique sur TOUS les appareils (en particulier les appareils mobiles)
• Évaluation et, si nécessaire, demande de clarification, d’approbation ou de rejet par le responsable d’idées, par exemple
• Description détaillée de l’idée et développement d’un concept par le service concerné
• Rejet ou approbation par les décideurs avec transformation en projets
• Suivi du succès pour permettre d’éventuelles améliorations futures du processus
• Archivage des idées qui ne sont pas pertinentes pour le moment afin de s’assurer qu’elles ne sont pas perdues et qu’elles peuvent être utilisées à l’avenir si nécessaire.

Toutes les idées ne sont pas considérées comme suffisamment bonnes ou prioritaires pour être mises en œuvre. En cas de rejet, veillez à ce que les auteurs de l’idée soient informés des raisons de la décision. Cela maintiendra la motivation à un niveau élevé puisque l’idée n’est pas « perdue » du point de vue de l’auteur de l’idée.

Il serait également bon que l’outil permette à l’auteur de l’idée de voir où en est son idée dans le processus.

Conseil de lecture : Les outils PMO pour une gestion multi-projets réussie

Le processus de gestion des idées devient inutilement complexe et inefficace, lorsque l’on n’utilise pas de  logiciel de gestion des idées centralisé et que l’on utilise plutôt les canaux suivants pour collecter les idées :

• Listes Excel
• Téléphone
• E-mail
• Boîte mail
  …

Avec cette « ancienne approche », vous vous privez également de la collaboration entre les collaborateurs de l’entreprise, qui est importante dans la transformation numérique.

Notre conseil : Si le thème des idées collaboratives est nouveau pour vous, recherchez un prestataire de services expérimenté. Ce dernier vous apportera son soutien en ce qui concerne la définition du processus, le système d’essai, y compris l’optimisation avec un groupe d’essai, ainsi que la gestion du changement qui peut s’avérer nécessaire. Vous minimiserez ainsi le risque d’échec dû à un manque d’acceptation du nouveau système.

Conclusion – Mettre en œuvre la gestion des idées dans les entreprises

Dans cet article, nous avons vu que la réussite de la gestion des idées dans les entreprises est soumise à une condition préalable essentielle : vous avez besoin d’une culture d’entreprise caractérisée par la volonté de changement ainsi que par la collaboration et la communication entre les différents échelons hiérarchiques.

Les défis décrits et les nombreux conseils pratiques concernant l’approche commencent par la définition initiale du processus de gestion des idées, qui est une condition préalable importante pour les étapes suivantes. Ensuite, il est nécessaire d’embarquer les collaborateurs et la direction, de préférence par le biais d’une gestion continue du changement. Le rôle du responsable d’idées en tant que responsable central doit être défini et rempli. La dernière étape consiste à trouver le bon logiciel de gestion des idées et à le mettre en œuvre étape par étape

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Vous avez des questions ou des commentaires concernant la gestion des idées dans les entreprises ? N’hésitez pas à nous en faire part dans un commentaire ci-dessous.

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