En tant qu’entreprise hautement innovante, Sunfire® apporte des réponses aux problèmes urgents de notre époque grâce à ses développements et produits liés à la production d’énergie verte. Grâce à deux procédés différents, Sunfire produit de l’hydrogène en utilisant de l’électricité provenant de sources renouvelables et de l’eau. En outre, l’entreprise dispose de la technologie nécessaire pour produire des e-carburants, c’est-à-dire des carburants synthétiques fabriqués à partir de CO2 et d’eau pour un fonctionnement des moteurs à combustion respectueux du climat.
L’esprit d’innovation de l’entreprise s’est avéré être un avantage clé dans la réorientation de la gestion des projets et des ressources. L’ouverture à de nouvelles solutions, à tous les niveaux de gestion ainsi que parmi les utilisateurs, a facilité et accéléré la mise en œuvre des nouveaux logiciels et des processus associés. Avec la solution packagée et personnalisable TPG QuickStart basée sur Microsoft Project Online, Sunfire a posé en avril 2022 les bases d’une gestion fluide des projets et des ressources dans un environnement très dynamique et en pleine croissance.
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Rapide aperçu de l’étude de cas Sunfire
L’entreprise
L’entreprise allemande Sunfire est un leader mondial dans le domaine des électrolyseurs industriels. Elle développe et produit des électrolyseurs industriels hautement efficaces générant de l’hydrogène et du gaz de synthèse renouvelables. Sunfire permet ainsi la transformation durable de secteurs à forte consommation d’énergie tels que les industries chimique, pétrolière et sidérurgique. L’entreprise s’appuie sur des électrolyseurs SOEC innovants à haute température et sur une technologie alcaline à haute pression qui a fait ses preuves depuis des décennies.
Le défi
En tant qu’entreprise à la croissance dynamique, Sunfire devait relever le défi d’aligner ses outils et processus existants sur l’augmentation rapide du nombre de collaborateurs sans toutefois perturber ses activités courantes. Cela comprenait l’introduction d’une gestion de projet professionnelle avec la mise en place d’un Project Management Office (PMO) et la mise en œuvre d’un logiciel puissant pour la gestion des projets, des portefeuilles et des ressources.
La Solution
Avec TPG QuickStart, l’entreprise a opté pour une solution packagée personnalisable permettant la mise à disposition rapide d’un système de gestion de projet basé sur Microsoft Project Online. Le pack de rapports Power BI (Business Intelligence), ainsi qu’un atelier de travail et une formation pour les utilisateurs font également partie du package TPG QuickStart. De plus, Sunfire a choisi TPG TeamManager, un outil puissant pour la gestion des ressources.
Les bénéfices tirés
En l’espace de quelques semaines seulement, Sunfire a pu pérenniser sa gestion de projet dans le cadre d’une activité continue avec une utilisation élevée des ressources. Grâce à l’évolutivité de la solution, l’entreprise est également positionnée pour une croissance future. En outre, Sunfire dispose désormais d’un outil de gestion des ressources holistique pour le département d’ingénierie grâce à TPG TeamManager. Power BI analyse les processus et fournit des données traitées et des indicateurs clés de performance (KPI) qui servent de base à des décisions commerciales pertinentes.
L’esprit d’innovation fait toute la différence
Les processus, les outils et les ressources forment un triangle magique dans les entreprises. Tous les côtés doivent être proportionnés les uns aux autres – si le nombre de collaborateurs augmente rapidement, les trois composants ne s’emboîtent plus. Lorsque Sunfire s’est rendu compte que ses anciennes méthodes de gestion de projet ne permettraient plus de suivre le rythme de ses ressources et de ses tâches, l’entreprise a réagi à temps. Le défi consistait à professionnaliser entièrement la planification des capacités.
Cependant, un environnement de projet dynamique avec une forte utilisation des ressources peut exiger la mise en œuvre de nouveaux outils et processus – mais peut aussi constituer un obstacle. Après tout, il est loin d’être facile de hiérarchiser ce qui est important et d’assurer la capacité d’un processus de changement interne tout en travaillant à plein régime avec des projets clients et de développement urgents dans le cadre des activités courantes.
Sunfire a non seulement vu la nécessité d’une solution professionnelle de gestion de projets, de portefeuilles et de ressources au bon moment, mais l’a aussi résolument mise en œuvre. « Notre tout premier entretien a eu lieu en septembre 2021, et dès novembre, nous avons pu commencer le projet », se souvient Michael Nicholson, chef de projet chez TPG. « Ensuite, tout est allé extrêmement vite – fin avril 2022, les projets existants avaient été migrés et le go-live avait eu lieu. »
Trouver des réponses aux questions essentielles
En 2021, Sunfire comptait environ 400 collaborateurs répartis sur trois sites en Allemagne et en Suisse. À ce moment-là, le système existant de planification des projets et des ressources avait atteint ses limites. Stefan Linke, responsable PMO chez Sunfire, se souvient : « À l’époque, nous avions une solution MS Project auto-installée qui n’était plus idéale pour nous. Cela s’appliquait également à la gestion des ressources que les chefs de projet géraient via des fichiers Excel individuels. »
Linke poursuit : « Chaque année, nous gérons 15 à 30 projets de tailles très différentes. Cela va de l’installation d’un banc d’essai en quelques semaines à des projets de plusieurs millions d’euros d’une durée de trois à cinq ans. » Pour pouvoir gérer tout cela et nous préparer à une nouvelle croissance, « nous voulions réorganiser notre gestion des projets et des ressources, la rendre économiquement meilleure, plus efficace et plus rapide », explique le responsable du PMO.
“Les conseils de TPG sur les meilleures pratiques nous ont été extrêmement précieux.”
“TPG fait un très bon travail de relations publiques. Je participe régulièrement à leurs webinaires. Cela a porté ses fruits, des deux côtés.”
Stefan Linke, Responsable PMO, Sunfire GmbH
« Dans le passé, nous ne tenions pas compte des absences ni des opérations », explique Linke. « Nous avions besoin d’un système qui réponde à trois questions : De combien de collaborateurs aurons-nous besoin à l’avenir ? Quelles tâches devons-nous externaliser ? Avec les ressources disponibles, qu’est-ce que nous ne sommes pas en mesure de gérer actuellement ? »
La solution définie par Linke était TPG QuickStart (incluant Power BI pour les rapports) basée sur MS Project Online, avec l’ajout de TPG TeamManager. « J’étais régulièrement invité aux webinaires organisés par TPG », rapporte Stefan Linke. « C’est ainsi que j’ai connu l’entreprise et ses services ».
« Le client savait exactement ce qu’il voulait et où il voulait aller », confirme Michael Nicholson. « Le résultat direct de cela : Sunfire s’est empressé de mettre en place TPG QuickStart. Étape par étape, ils ont d’abord abordé la planification, puis la gestion des ressources et enfin les rapports de Business Intelligence ».
“ L’équipe jeune et dynamique de Sunfire est ouverte à l’innovation et a accueilli favorablement les conseils ainsi que les modèles de meilleures pratiques. C’est pourquoi la mise en œuvre de la nouvelle solution a si bien fonctionné. »
“La réussite du projet est également due au client – car Sunfire a utilisé et mis en œuvre les connaissances que nous lui avons transmises. »
Michael Nicholson, TPG
“La solution TPG a rendu notre situation en matière de ressources plus transparente, ce qui nous permet d’identifier à temps les surcharges et les sous-charges des collaborateurs et d’y réagir », explique M. Linke. « Les fonctions spéciales de TPG TeamManager nous permettent de travailler avec les disponibilités réelles du projet. C’est le seul moyen de déterminer la durée réelle d’un lot de travail ou d’un projet. Linke : « Même si cela implique parfois un décalage du calendrier du projet, nous sommes désormais en mesure de représenter une situation réaliste.
Au niveau tactique et opérationnel, cela signifie que Sunfire a une vue d’ensemble pour savoir si un travail imprévu s’intègrera dans l’utilisation actuelle. Stefan Linke : « Les recommandations des meilleures pratiques de TPG nous ont permis de lisser nos besoins de coordination. Nous disposons désormais d’une situation constante des ressources pour plusieurs semaines à l’avance. »
Tout savoir sur la gestion des resources dans les projets
Potentiel identifié, valeur ajoutée appréhendée
“Il y a une grande volonté d’innover dans toute l’entreprise. On prêche à des convertis », a pu constater Nicholson. Selon lui, cela s’est manifesté lorsque le potentiel des nouvelles solutions a été reconnu immédiatement et que la valeur ajoutée a été appréhendée. L’entreprise a notamment profité de la formation des administrateurs et des utilisateurs, incluse dans les packages pour se faire rapidement une idée des possibilités de la gestion optimisée des projets et des ressources.
Avec le budget de conseil inclus, les processus de l’entreprise et la solution logicielle ont été adaptés l’un à l’autre dans des ateliers de travail efficaces et en un minimum de temps. « Ce qui a aussi profité au projet, c’est le souhait de Sunfire de faire beaucoup de choses par eux-mêmes lors de la mise en place des outils », rapporte Nicholson.
« Dans chaque cas, nous avions démontré ce qui fonctionnait et de quelle manière, afin de permettre au client de s’impliquer lui-même. En tant qu’entreprise de contenu ouvert, chez TPG nous ne souhaitons pas créer de dépendances en général. Nous préférons accompagner et soutenir les clients dans la mise en œuvre des changements et des améliorations par eux-mêmes. C’est le moyen le plus rapide pour eux d’apprendre, et nous pouvons garantir le meilleur fonctionnement possible de la solution. »
Le client KSA (Kantonsspital Aarau) a également largement accueilli la possibilité de mettre en œuvre des changements par eux-mêmes grâce à leur solution de gestion de projet modulaire utilisant TPG ProjectPowerPack.
Une autre preuve de l’esprit d’innovation est la volonté des administrateurs et des utilisateurs à adopter de nouveaux processus et à apprendre rapidement. Il s’agit là d’un véritable défi : « Lors de la formation de deux jours, destinée aux administrateurs, par exemple, les participants reçoivent un apport très intensif », reconnaît Nicholson. « Mais TPG nous a beaucoup aidés à nous préparer à utiliser les nouveaux outils », rapporte Stefan Linke. « En particulier, les dix règles d’or nous ont beaucoup aidés. Il s’agit de conseils clairs et pratiques que TPG fournit et explique d’ailleurs également sous forme de vidéos sur son site Internet.
Stefan Linke, Sunfire
« Qui plus est, les conseils sur les meilleures pratiques que nous avons reçus de l’équipe de TPG ont été inestimables », souligne Linke. « Non seulement ils facilitent l’adaptation au nouveau logiciel, mais ils vous aident aussi à exploiter précisément tout son potentiel. »
La confiance est la base d’une collaboration réussie
La base de cette bonne collaboration, soulignent Linke et Nicholson, est la confiance. « Nous avons un état d’esprit similaire des deux côtés », observe Nicholson. « Pour ce qui est du dynamisme, de l’orientation client mais aussi l’appréciation réciproque du point de vue personnel lors de la collaboration. » Stefan Linke voit également les choses de cette façon : « La coopération a également été très agréable sur le plan personnel. C’était très professionnel mais aussi très décontracté au niveau de l’interaction personnelle. »
Cela a porté ses fruits une fois de plus dans la dernière phase du projet, lors de la mise en œuvre du composant Power BI. « Nous avions organisé un court atelier de travail sur ce sujet, et il a remporté un succès immédiat », se souvient Nicholson. « Tout au long du projet, nous avons préparé le client de manière exhaustive et ciblée au système global avec ses options d’évaluation de niveau supérieur. Ainsi, une vision globale s’est formée à un stade précoce, permettant un travail efficace et ciblé. Par exemple, l’alignement nécessaire des indicateurs clés de performance (KPI) sur les besoins de l’entreprise a été effectué de la meilleure façon possible. »
Grâce à la solution facilement extensible, Sunfire est désormais idéalement positionné pour poursuivre la croissance de son activité. « Le système va durer un certain temps, même si nous nous développons rapidement », affirme Linke.
De plus, les outils installés pourraient faire beaucoup plus que ce qui est actuellement nécessaire, ajoute le responsable PMO.
Un environnement systèmes de bout en bout facilite une croissance dynamique
Néanmoins, des mesures d’accompagnement sont prévues pour lier encore mieux la nouvelle gestion des projets et des ressources aux autres outils de gestion. « Un environnement systèmes de bout en bout est pertinent, notamment en cas de croissance dynamique, afin d’éviter les sources d’erreurs et d’alléger au maximum la charge de travail des chefs de projet. Si une information est déjà disponible dans un autre système, cela n’a pas de sens de demander à quelqu’un de la ressaisir. Malheureusement, cette pratique est encore courante dans de nombreuses entreprises. En règle générale, les investissements dans un environnement des systèmes de bout en bout s’amortissent rapidement et sont très appréciés des utilisateurs finaux », explique Nicholson. Stefan Linke annonce : « Par la suite, nous voulons mettre en place une interface avec notre système de gestion du personnel. »
Il est pleinement satisfait de la collaboration entre les équipes de Sunfire et de TPG : « Cela n’aurait pas pu mieux se passer », résume Stefan Linke.
Le mot “Sunfire” et le logo “Flame” sont des marques enregistrées de Sunfire GmbH.
Avez-vous également lutté contre des systèmes obsolètes dans un environnement de croissance dynamique ? La solution utilisée par Sunfire vous plaît-elle ?
