Avec un programme stratégique axé sur la durabilité, Euronics se concentre depuis 2019 sur les trois piliers que sont, la création de valeur, l’orientation client et la simplification des processus. Pour les mesures de projet correspondantes, l’entreprise avait besoin d’un outil professionnel de gestion de projet et de portefeuille (PPM).
La première tentative avec un autre outil avait échoué quelque temps auparavant en raison d’un manque d’acceptation de la part des utilisateurs. Pour la deuxième tentative, Euronics a choisi TPG The Project Group comme partenaire et l’outil moderne TPG ProjectPowerPack basé sur la technologie Microsoft. Grâce à cet outil, l’entreprise dispose désormais d’une solution PPM intégrée largement adoptée. Grâce à une excellente facilité d’utilisation, son niveau de performance peut être pleinement exploité
Pratique : Obtenez votre copie de l’étude de cas Euronics en PDF – Téléchargez le PDF ici.
Gestion de projet à partir de MS Teams – Pas de période d’ajustement pour les collaborateurs
« La facilité d’utilisation l’emporte sur la diversité des fonctionnalités » déclare Martin Sprenger. Le responsable de la Stratégie, de l’Expansion et de la Transformation d’Euronics Deutschland eG insiste sur le fait qu’un logiciel performant n’apporte une valeur ajoutée que si les équipes l’utilisent réellement.
Sprenger a pu constater que cela ne va pas de soi. En 2021, il a réalisé une étude complète de la situation PPM d’Euronics. Ce faisant, il s’est rapidement rendu compte que « Euronics avait besoin d’une nouvelle solution. »
Depuis, cette nouvelle solution a été mise en œuvre et acceptée par tous les membres de l’équipe. TPG ProjectPowerPack est entièrement intégré à Microsoft Teams et s’est avéré aussi convivial que Sprenger l’avait souhaité. « C’est particulièrement important pour nos équipes travaillant dans l’entrepôt qui ont tendance à être peu exposées aux logiciels informatiques », explique Sprenger.
Profil du projet
- L’entreprise :
- Euronics Deutschland eG est une coopérative de détaillants spécialisés dans l‘électronique grand public. Sous l‘égide du groupe, plus de 1200 détaillants de différentes tailles, allant de points de vente spécialisés à des magasins spécialisés complets, ont uni leurs forces. Les membres de la coopérative bénéficient de conditions d‘achat optimales ainsi que de divers services. Euronics Deutschland est un partenaire de l‘association européenne Euronics International, dont le siège est à Amsterdam et qui est présente dans 34 pays.
- Le défi :
- Face aux exigences croissantes dans le cadre du programme stratégique nouvellement lancé, le contrôle des mesures de projet avec Excel s‘est avéré insuffisant. Lors de la mise en œuvre du puissant logiciel de gestion de projets et de portefeuilles, l‘accent a été mis sur la convivialité. Il était important de disposer d‘un outil pleinement accepté par les utilisateurs et utilisé au quotidien, notamment dans le cadre de la collaboration en ligne requise par la pandémie.
- La solution :
- Avec TPG ProjectPowerPack, Euronics Allemagne a reçu une solution issue des meilleures pratiques basée sur la technologie moderne de Microsoft avec Project for the Web, Power Apps, Power Automate et Dataverse. Cette solution répond à toutes les exigences en matière de convivialité et de flexibilité. En outre, elle est entièrement intégrée à Microsoft Teams, ce qui facilite également la collaboration à distance et donne un aperçu complet de l‘état de traitement des tâches en attente. Par ailleurs, Power BI fait partie de la solution mise en œuvre en tant qu‘outil supplémentaire pour la création de rapports.
- Les bénéfices :
- Grâce à ses fonctionnalités étendues, la nouvelle application PPM peut être facilement adaptée à une grande variété de tailles de projets. L‘intégration avec Microsoft Teams et la convivialité optimale garantissent que le logiciel est utilisé par tous les participants au projet. Les rapports pertinents sont également faciles à comprendre et offrent en même temps un large éventail d‘options de contrôle. La convivialité de la solution PPM permet ainsi à l‘entreprise de profiter pleinement de la puissance du logiciel PPM.
Un outil PPM avec tout l’aspect et la convivialité de l’univers MS Office
Avec environ 330 collaborateurs au siège de la société à Ditzingen, Allemagne, Euronics est une entreprise de taille moyenne malgré le grand nombre de détaillants spécialisés qui lui sont affiliés.
« Dans les différentes divisions, nous avons peu de chefs de projet formés. C’est souvent le cas dans les entreprises de taille moyenne. C’est pourquoi le nouveau logiciel n’est pas la seule variable d’ajustement que nous utilisons. Le changement au sein de l’entreprise fait partie du jeu si l’on veut réussir », déclare Martin Sprenger, ancien consultant en gestion.
Auparavant, les projets étaient gérés dans Excel. Les collaborateurs du siège de la coopérative sont familiarisés avec les programmes de Microsoft Office. C’est précisément ce qui fait que l’acceptation d’une solution PPM avec l’aspect et la convivialité de l’univers Microsoft Office est particulièrement élevée.
L’intégration complète de la solution PPM dans Microsoft Teams est un grand avantage pour nous », illustre le responsable de la stratégie. « L’outil PPM peut être géré directement dans Microsoft Teams sans qu’il soit nécessaire de passer sur un navigateur ou une autre application.
- Martin Sprenger, Head of Strategy, Expansion and Transformation at Euronics Deutschland eG
Microsoft Teams cartographie les 12 programmes stratégiques dans sa structure. Ils contribuent aux trois lignes de programme stratégiques globales d’Euronics :
- création de valeur
- orientation client
- optimisation des processus
Les projets associés sont organisés au sein de ces programmes. La structure familière de Microsoft Teams, composée d’équipes et de canaux, est utilisée à cette fin. Chaque programme est une « équipe Teams » et chaque projet un « canal ».
Pour les utilisateurs habitués à travailler avec Microsoft Teams, il ne s’agit pas seulement d’une transition transparente et presque entièrement explicite de leur environnement de travail vers la manipulation du nouvel outil. Il facilite également la collaboration à distance, ce qui s’est avéré particulièrement important au moment de la transition vers PPM.
Kantonsspital Aarau est un autre client qui a bénéficié de l’intégration de Microsoft Teams de TPG PPP. Lisez cette étude de cas sur la gestion de projets modulaires.
Outre la transition logicielle, d’autres changements sont en cours dans l’entreprise. « Bien sûr, que cela ne s’arrête pas au logiciel. C’est le seul moyen de rester performant », déclare Martin Sprenger, ancien consultant en gestion.
L’option pour collaborer en ligne necessaire du fait de la pandémie
« Nous avons commencé la transition à l’été 2021 », se souvient M. Sprenger. « À l’époque, le Covid était un problème de taille ». En raison des restrictions imposées par la pandémie, de nombreux collaborateurs travaillaient à domicile et coopéraient entre eux via Microsoft Teams. C’est pourquoi il était d’autant plus logique que le nouvel outil PPM fasse également partie de Microsoft Teams.
Matthias Jäger, responsable du projet Euronics pour TPG, ajoute : « Il était important pour le client d’impliquer des collaborateurs externes en plus des collaborateurs internes. À cette fin, les autorisations d’accès dans le concept de sécurité étendu de l’outil PPM ont dû être adaptées en conséquence.
Les collaborateurs externes peuvent utiliser Microsoft Teams pour accéder aux listes de questions ouvertes qui les concernent. D’autres informations, telles que les coûts, ne sont accessibles qu’au personnel interne disposant du niveau d’autorisation approprié.
- Matthias Jäger, Director TPG Switzerland
Une solution pour les moyennes et grandes enterprises
Outre sa facilité d’utilisation, le deuxième avantage clé de la nouvelle solution est sa flexibilité. « Le système peut être adapté à n’importe quelle taille de projet », explique M. Sprenger. Les filtres réglables individuellement permettent d’adapter l’affichage aux exigences du projet.
Matthias Jäger souligne : « TPG ProjectPowerPack convient aussi bien aux moyennes qu’aux grandes entreprises. La solution, qui est basée sur la nouvelle plateforme Microsoft Power avec Power Apps, Automate, Power BI et Dataverse comme base de données, peut être adaptée relativement facilement. »
es adaptations incluent par exemple l’option d’une matrice de dépendance. Cette dernière permet d’afficher les relations prédécesseur-successeur entre les différents projets du portefeuille. En raison d’autres exigences spécifiques d’Euronics Allemagne, plusieurs fonctions de l’outil PPM ont même été entièrement redéveloppées. « La collaboration a été très coopérative et constructive », se souvient Martin Sprenger.
Sunfire, client de TPG, a également salué la collaboration avec TPG comme étant « très professionnelle dans le domaine concerné et facile à vivre dans l’interaction personnelle ». Lire l’étude de cas Sunfire.
L’application « MyTasks » donne un apercu complet à tout moment
Sprenger considère que l’application MyTask dans Microsoft Teams est le résultat clé de cette démarche. « Nous voulions un système de gestion des tâches standardisé pour l’ensemble de l’entreprise. Tous les collaborateurs doivent être en mesure de voir leurs tâches – qu’il s’agisse de travaux d’équipe réguliers ou de projets – d’un seul coup d’œil et à tout moment. »
« Il s’agit essentiellement de listes de points d’action, c’està-dire de questions en suspens, pour l’ensemble du portefeuille de projets et des tâches des équipes régulières », explique M. Jäger. « Cela permet à chacun des responsables des 12 programmes stratégiques de l’entreprise d’avoir une vue d’ensemble de toutes les questions en suspens. Ces questions sont ramenées au niveau des chefs de projet, puis au niveau de chaque collaborateur. »
La présentation peut se faire à la fois sous forme de liste et sous forme de tableau Kanban, couramment utilisé chez Euronics. Au cours du processus, les questions en suspens se déplacent de gauche à droite à chaque étape du traitement, à travers une série de catégories disposées verticalement. Horizontalement, les projets individuels ou les départements avec des collborateurs sont séparés les uns des autres par ce que l’on appelle des Swimlanes.
Les nouvelles tâches sont remontées activement à l’utilisateur
« Une autre exigence du client que nous avons mise en œuvre, concernait la flexibilité des notifications », poursuit M. Jäger. Au lieu d’une « obligation d’aller chercher » pour les collaborateurs, il y a maintenant une « obligation de fournir » pour l’outil : vous recevez une notification lorsqu’une nouvelle tâche vous est assignée et vous n’avez pas besoin de la chercher activement ».
Un autre élément nouveau est la ligne de temps, une sorte de journal avec les questions en suspens. Il permet d’avoir une vue d’ensemble continue de l’évolution des statuts de traitement et de visualiser, par exemple, les différentes vitesses et le dernier statut dans le traitement des questions en suspens.
La facilité d’utilisation permet de limiter l’effort de formation
« La facilité d’utilisation de la solution mise en œuvre a permis de réduire l’effort de formation des utilisateurs », explique M. Sprenger. « Nous avons pu le faire nousmêmes ». Il n’a pas été nécessaire d’organiser des sessions en personne, ce qui aurait de toute façon été impossible en raison de la situation liée à la pandémie. Les sessions Microsoft Teams n’ont pas non plus été nécessaires. « Nous avons pu couvrir la plupart des sujets à l’aide de courtes vidéos, ce qui était suffisant », souligne M. Sprenger. « Un outil seul, n’est pas la solution miracle », résume Martin Sprenger. « Pour que l’outil soit accepté et utilisé, il faut le rendre aussi simple que possible pour les utilisateurs.
Grâce à l’acceptation par les utilisateurs, les caractéristiques de la nouvelle solution contribuent au succès de l’entreprise :
- fonctionnalités étendues
- flexibilité
- rapports pertinents
Le verdict de Sprenger : « Maintenant, nous pouvons contrôler notre gestion de projets et de portefeuilles de manière saine. »
Pensez-vous que l’intégration de la solution de gestion de projets et de portefeuilles à Microsoft Teams peut contribuer à son acceptation ? Veuillez laisser un commentaire ci-dessous.
