Pour gérer les projets et les demandes au sein de son département informatique, Kantonsspital Aarau a choisi une gestion de projet modulaire avec une technologie nouvelle et sophistiquée : TPG ProjectPowerPack basé sur la Plateforme Microsoft 365 Power.
Kantonsspital Aarau (KSA Group) est l’un des plus grands établissements de soins de santé de Suisse. Plus de 5600 employés effectuent 33 741 interventions hospitalières et 787 199 interventions ambulatoires par an. Cela comprend les soins de santé de base pour la population ainsi que des services médicaux spécialisés de haute qualité.
De plus, KSA est actif sur le plan de la recherche médicale grâce à ses nombreuses cliniques, instituts et départements spécialisés. KSA offre également aux médecins la possibilité de se former en tant que spécialistes dans de nombreux domaines.
Pour garantir son excellent niveau de service, le Kantonsspital continue d’évoluer. Cela passe par un vaste programme de nouvelles constructions sur le campus même de l’hôpital. La transformation numérique est toute aussi importante. Elle comprend par exemple la collaboration numérique, les systèmes d’information clinique, le dossier électronique du patient et les systèmes comptables.
« Il est important pour nous de pouvoir évaluer nous-mêmes les données et de les garder ainsi sous contrôle… En tant qu’utilisateur, vous avez la possibilité de personnaliser vous-même une partie considérable de l’outil. Ce qui nous plait particulièrement”.
Dr. med. Martin Urban, IT Business Analyst KSA
L’étude de cas Microsoft 365 & Power Platform en bref
- L’entreprise
- Kantonsspital Aarau (KSA Group) est un centre de soins de santé national doté d’une infrastructure médicale de premier ordre répondant à tous les besoins, des soins de santé basiques à la médecine hautement spécialisée. C’est le plus grand hôpital du canton d’Argovie et, avec les hôpitaux universitaires, l’un des plus grands de toute la Suisse. Le département de médecine interne a le statut de clinique universitaire. À KSA, les futurs spécialistes ont la possibilité de se former à de nombreux titres de spécialistes.
- Le défi
- Le département informatique de KSA avait besoin d’un nouvel outil puissant pour la gestion des projets, de portefeuille et de la demande. L’objectif était que d’autres départements de KSA puissent également gérer leurs projets avec TPG ProjectPowerPack. Il existe un paysage hétérogène de différents systèmes informatiques dans les différents départements de KSA. Pour normaliser la collaboration numérique en interne, Microsoft Teams avait déjà été déployé sur la plateforme Microsoft 365 basée sur le cloud.
- La Solution
- Avec TPG ProjectPowerPack basé sur la plateforme Microsoft 365 Power Platform, KSA a opté pour une technologie innovante. Le développement propriétaire de TPG intègre Microsoft Project pour le Web avec Power Apps, Power Automate et Power BI. Il transforme ces composants en un système de gestion de portefeuille de projets modulaire et polyvalent. Il est également possible d’intégrer TPG ProjectPowerPack aux normes Microsoft 365. Par exemple, il offre un accès au système de gestion de projets directement depuis Microsoft Teams.
- Les bénéfices
- Kantonsspital Aarau a reçu une solution modulaire prête à l’emploi, rapidement opérationnelle, qui peut être personnalisée de manière très flexible pour répondre aux besoins spécifiques de l’hôpital. Cette technologie très avancée soutient le programme de transformation numérique orienté vers l’avenir de KSA. Solution basée sur un navigateur web, le nouvel outil PPT nécessite peu de formation. Enfin, TPG ProjectPowerPack offre des avantages considérables en termes de coûts par rapport aux solutions traditionnelles basées sur Microsoft Project Online / Project Server.
Rapide, Personnalisé, Economique
Chaque client a des besoins et exigences qui lui sont propres. Ce qui a des conséquences complexes sur la façon dont on personnalise la gestion de projet et le portefeuille digital.
L’une des caractéristiques spécifiques dans le cas de Kantonsspital Aarau (KSA Group) est la grande importance de la gestion du cycle de vie des projets. En particulier, les premières étapes du cycle de vie d’un projet prennent plus de temps que d’habitude, c’est-à-dire la création de la demande de projet, les demandes de ressources et les approbations.
Avec la solution PPM TPG ProjectPowerPack, TPG a développé un outil beaucoup plus flexible dans l’adaptation aux besoins spécifiques des clients que les solutions précédentes. Au cours des deux dernières décennies, la base et la norme étaient Microsoft Project Server ou Microsoft Project Online.
Pourtant, avec l’avènement de Microsoft 365 et de la Power Platform, Microsoft a complètement revu l’ensemble de son univers logiciel. « C’est la technologie de l’avenir », affirme Matthias Jäger, directeur de TPG en Suisse. « Plus personne ne peut passer à côté de ça ».
Une solution packagée pour les utilisateurs professionnels
La Power Platform de Microsoft 365 est entièrement basée sur le cloud et repose sur la base de données Dataverse (anciennement CDS). L’outil dédié à la gestion de projet s’appelle désormais Microsoft « Project for the Web ». Cette solution, dont la taille a été considérablement réduite par rapport aux versions précédentes de Microsoft Project, permet aux utilisateurs de planifier et de gérer facilement et rapidement des projets simples.
Cependant, l’outil manque de fonctions importantes pour les applications complexes telles que celles requises par Kantonsspital Aarau. C’est pourquoi TPG propose sa propre solution packagée distincte, basée sur Microsoft 365 Power Platform – pour la gestion du portefeuille de projets, la planification des ressources et des finances, les rapports d’état des projets et diverses fonctions de collaboration sur les projets.
La solution intègre Project for the Web et d’autres éléments de la Power Platform : Power Apps, Power Automate et Power BI, un puissant outil de business intelligence pour la visualisation et l’analyse des données. Il existe également des interfaces vers d’autres applications, telles que Teams du package Microsoft 365.
Plus d’indépendance, moins de coûts
C’est précisément cette flexibilité qui revêt une grande importance pour KSA, comme le souligne le Dr Martin Urban, analyste commercial informatique de l’hôpital cantonal. « Si nécessaire, vous pouvez rapidement mettre en œuvre des changements », explique-t-il. « Actuellement, beaucoup de choses changent dans notre organisation. Les processus sont en train de changer. Dans ce contexte, il est important de pouvoir adapter rapidement nos outils aux nouvelles exigences. »
Le Dr Martin Urban observe que les autres outils informatiques étaient souvent comparativement peu flexibles et nécessitaient une programmation complexe en cas de modification. « Ici, nous pouvons définir nous-mêmes ce que nous souhaitons. Cela nous rend moins dépendants du fournisseur. »
Cette indépendance implique également un avantage en termes de coûts. « Avec d’autres fournisseurs et systèmes informatiques, les modifications coûtent toujours très cher », explique le Dr Martin Urban. « Les modifications de notre solution, en revanche, n’entraînent pas de coûts énormes ».
Matthias Jäger précise que cela ne vaut pas seulement pour les personnalisations, mais pour l’ensemble du cadre de coûts du TPG ProjectPowerPack : « Par rapport aux solutions standard basées sur Microsoft Project Server ou Project Online, mais aussi par rapport aux autres solutions de gestion de projet, le client a payé deux fois moins cher. »
Une boîte à outils numérique
Ce haut niveau de flexibilité est possible parce que TPG ProjectPowerPack a été conçu comme une boîte à outils numérique composée de modules représentant différentes caractéristiques et fonctions. Ces modules couvrent l’ensemble du cycle de vie d’un projet, depuis l’idée du projet, la demande et le flux d’approbation jusqu’à la planification du budget et des coûts, en passant par la planification des ressources et des capacités et les rapports d’état.
La combinaison et la pondération des modules permettent de nombreuses variations. « Pour KSA, par exemple, l’intégration d’éléments de planification des ressources et des capacités dans le flux de travail de demande et d’approbation a constitué un enjeu majeur », explique Matthias Jäger. « Par ailleurs, la plateforme offre de bonnes options pour l’évaluation des données », est un autre aspect ajouté par le Dr Martin Urban. « Il est important pour nous de pouvoir faire ça nous-mêmes et de garder ainsi le contrôle. »
Un avantage supplémentaire est l’intégration du nouvel outil PPM dans Teams. L’interface Teams dans le navigateur peut servir de page d’entrée pour accéder aux structures de niveau supérieur dans TPG ProjectPowerPack. « Dans certains domaines, nous avons déjà déployé Microsoft Teams », rapporte le Dr Martin Urban. Le déploiement complet est imminent.
« Avec Microsoft Teams, nous utilisions déjà la Power Platform de Microsoft 365 avant de mettre en œuvre TPG ProjectPowerPack. » Matthias Jäger est conscient que Teams a gagné en importance en raison de la pandémie de COVID-19 : « Beaucoup de nos clients misent désormais sur la collaboration numérique et ont besoin de fonctionnalités correspondantes pour la communication et le traitement des projets. »
Le nouvel outil PPM évolue avec les besoins
Même à l’avenir, la flexibilité et l’indépendance restent des aspects importants pour la gestion du portefeuille et des projets chez Kantonsspital Aarau. « Nous aurons toujours des demandes de changement », annonce le Dr Martin Urban. « À cela s’ajoutent des idées toujours nouvelles, par exemple la révision et la hiérarchisation des exigences ou la collecte de métadonnées supplémentaires pour une meilleure évaluation. »
“Le client a la possibilité de définir chaque fonction librement. Presque tous les souhaits peuvent être réalisés.”
Matthias Jäger, Directeur TPG Suisse
Pour la poursuite de l’expansion de l’outil PPM, la bonne collaboration avec TPG est importante, comme le souligne le Dr Martin Urban. Cela inclut une délimitation claire des responsabilités. Les changements majeurs restent la responsabilité de TPG, mais : « beaucoup de choses dans l’outil peuvent également être réalisées par nous-mêmes », explique le Dr Martin Urban. « Ce qui nous plait particulièrement ».
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