Planification des ressources avec SharePoint

TPG TeamManager App: l'outil pour les chefs d'équipe pour une vue d'ensemble complète du plan de charge des membres de leur équipe 

TPG TeamManager est un outil basé sur le web qui aide les responsables à planifier les ressources. Chaque membre d’un service peut visualiser son plan de charge complet, y compris les activités opérationnelles, les absences et les activités projets. Dans les organisations matricielles, les responsables de ressources doivent pouvoir identifier la capacité projet disponible pour leur permettre de valider rapidement les demandes de ressources. Et c’est exactement là où TPG TeamManager les aide et l'outil fonctionne sur tous les navigateurs principaux.

Connexion aux projets

TPG TeamManager combine les demandes des projets et les confirmations correspondantes des chefs d’équipe. Par conséquent, les confirmations du responsable hiérarchique sont affichées dans le projet. L’application vous donne une comparaison graphique entre les confirmations et les requêtes. Ainsi, TPG TeamManager donne une base solide pour comparer les requêtes du côté projet et les confirmations du côté hiérarchique ce qui permet aux deux parties de parvenir plus facilement à un accord.

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« TPG a mis en œuvre avec succès une solution efficace qui répond clairement aux exigences spécifiques de l'Office Européen des Brevets. Nous disposons maintenant d'une plate-forme très pratique basée sur les normes internationales de gestion de projets, que nous avons pu réaliser en un temps minimum. »

Detlef Teuteberg, Business Process Consultant R&D, Global IT, Otto Bock SE & Co. KGaA

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« Avec la nouvelle solution PPM de Microsoft nous avons atteint notre objectif d'un environnement multi-projets intégré: le planning en tant qu'élément central est désormais relié à la planification des ressources dans TPG TeamManager et à la gestion des tâches dans Jira. Nous n'avons plus à saisir les données qu'une seule fois et les nombreuses listes Excel locales sont de l'histoire ancienne. Cela simplifie beaucoup de choses. »

Andreas Frühwirth, PMO, TGW Logistics Group

Fonctionnalités clés

• Vue de la charge de travail graphique avec des indicateurs tricolores pour chaque membre d’équipe et pour le service/département.
• Graphiques des demandes et des engagements de ressources avec regroupement vers le haut.
• Degré d’engagement des ressources aux projets avec une fonctionnalité d’indicateurs tricolores.
• Intégration optionnelle avec Microsoft Project Server, y compris le modèle de permissions.

FAQ? Cliquez ici  pour accéder aux questions fréquemment posées sur le TPG TeamManager.

1. Comment puis-je alimenter TPG TeamManager avec des ressources ?

TPG TeamManager permet l’import des ressources via une interface ou directement depuis le pool de ressources de Microsoft Project Server / Project Online. Cela est notamment approprié si vous avez un grand nombre de personnels. Nous serons heureux de vous conseiller sur le format possible des données. Bien entendu vous avez aussi l’option d’ajouter les collaborateurs manuellement.
 

2. Puis-je aussi planifier avec TPG TeamManager des activités d’équipes qui n’ont pas de liens avec les projets ? (ex : opérations et absences) ?

Oui, c’est possible. TPG TeamManager fait la différence entre les opérations, les absences et les activités projets.
 

3. Est-ce que TPG TeamManager m’aidera à calculer la disponibilité projet de mon équipe ?

Oui, TPG TeamManager calcule la disponibilité projet selon la formule suivante :
Capacité nette des ressources
- activités opérationnelles
- absences
= disponibilité projet
 

4. Puis-je voir ce sur quoi travaille mon équipe ?

Oui, bien sûr. TPG TeamManager vous donne un aperçu des activités projets et opérationnelles planifiées, en heures par équipe ou par ressource.
 

5. Puis-je voir la(les)quelle(s) de mes ressources sont disponibles sur une période de temps donnée (par exemple quand une demande projet survient) ?

Oui c’est très facile à identifier. Un affichage graphique facile à lire semblable à une vue Excel facilite cela dans TPG TeamManager. Les cellules du tableau ont un code couleur dépendant de la charge de travail de la personne. Vous pouvez configurer les couleurs et le seuil de changement de ces couleurs selon vos préférences ou besoins.
 

6. Puis-je voir qui est planifié pour travailler sur quel projet, quand et pour quelle durée ? Et qu’en est-il des vacances planifiées, des absences et des formations ?

Oui, vous pouvez facilement voir tout cela dans la vue d’ensemble. TPG TeamManager fait la distinction entre les absences, les opérations et les activités projets.
 

7. Puis-je voir les missions prévues de mon équipe dans la vue chronologique ?

Oui, TPG TeamManager prend en charge la planification selon les intervalles de temps suivants : jours, semaines, mois, trimestres, ou années.
 

8. Puis-je aussi planifier des personnels extérieurs avec l’outil ?

Oui, c’est possible. TPG TeamManager traite les ressources internes et externes de la même manière. Il vous suffit de saisir les 2 types comme ressources.
 

9. Qui a accès à votre planning dans TPG TeamManager et peut en voir le contenu ?

TPG TeamManager est une application SharePoint. Donc il y a toujours une page SharePoint par équipe. Vous pouvez définir les privilèges d’accès (lecture et/ou écriture) via les autorisations SharePoint.
 

10. Est-ce que mes membres d’équipe peuvent voir leur propre charge de travail et celle de leurs collègues dans TPG TeamManager ?

Dans le principe, c’est possible oui. Mais certains prérequis doivent être remplis au préalable afin que chaque membre d’équipe puisse voir sa propre charge de travail ainsi que celle de tous les membres de son équipe. Cette fonctionnalité doit être explicitement requise et elle doit être prédéfinie dans les autorisations SharePoint. 
 

11. Puis-je importer les heures réelles des suivis de temps dans TPG TeamManager ?

Oui c’est possible. TPG TeamManager inclut une interface pour importer par exemple les heures réelles d’autres systèmes ou directement à partir de Microsoft Project Server / Project Online, si TPG TeamManager est connecté à un système pertinent.
 

12. Puis-je présenter la disponibilité générale des membres de mon équipe, par exemple dans le cas du personnel à temps partiel ?

Oui, et c’est même recommandé. Il est conseillé de saisir la disponibilité de chaque membre d’équipe individuellement en heures par jour, heures par semaine ou heures par mois. Ainsi vous vous assurez que le calcul de la disponibilité projet est correct. C’est très facile à faire quand vous utilisez Microsoft Project Server / Project Online et qu’il y a un lien avec TPG TeamManager. Dans ce cas, l’information est conservée dans MS Project et automatiquement importée dans TPG TeamManager.
 

13. Je n’ai ni Microsoft Project Server ni Project Online. Puis-je quand même utiliser TPG TeamManager ?

Oui, bien sûr. TPG TeamManager existe en 2 versions :
1) pour la collaboration avec Microsoft Project Server / Project Online – vous pouvez importer les demandes projets directement dans TPG TeamManager. Le chef de projet verra votre engagement de ressource dans une vue séparée dans le navigateur web.
2) Comme application SharePoint indépendante – dans ce cas, l’import automatique de demandes projets de Microsoft Project Server / Project Online n’est pas possible. Vous devrez les saisir manuellement ou éventuellement faire appel à une autre source de données. Mais tous les autres avantages de TPG TeamManager sont à votre entière disposition.
 

14. Je travaille dans une organisation matricielle ou les chefs de projet et les responsables hiérarchiques planifient séparément. Puis-je utiliser TPG TeamManager pour la gestion des ressources dans ce scenario ?

Oui, TPG TeamManager a été en fait développé spécifiquement pour les organisations matricielles. Il fournit une aide optimale pour le processus de coordination entre le propriétaire de la ressource (le responsable hiérarchique) et la personne de l’environnement projet qui fait la demande de ressource.
 

15. Puis-je voir si la capacité de mon équipe est suffisante pour une demande projet ?  

Oui, c’est possible. Tout d’abord, les projets sont importés de façon générique comme requêtes ou demandes dans TPG TeamManager (si la bonne interface a été installée) ou bien créés manuellement. En tant que chef d’équipe responsable, vous n’affecterez le membre de votre équipe manuellement à un projet qu’après avoir vérifié que cela est possible. Cela vous permet d’optimiser la charge de travail de votre équipe et d’éviter la surcharge.
 

16. Est-ce qu’une surcharge de mon équipe sera parfaitement visible, me permettant de prendre les mesures adéquates ?

Oui, bien sûr. TPG TeamManager offre des rapports puissants sur l’utilisation d’un point de vue projet et d’un point de vue ressource. Vous pouvez aussi exporter toutes les données pour exploiter le potentiel complémentaire d’Excel par exemple ou encore de Power-BI.
 

17. Notre chef de service/département a besoin d’une vue d’ensemble de l’utilisation de toutes les équipes. Est-ce que TPG TeamManager permet ou facilite cela ?

Oui, l’outil offre un support excellent pour ce scenario. TPG TeamManager ne fait pas que fournir des rapports personnels pour une équipe. Il donne aussi des rapports agrégés par équipe au niveau du service/département. Encore une fois, cet accès est régulé par les autorisations SharePoint. Par ailleurs, il est possible d’exporter les données pour les afficher dans d’autres outils.
 

18. Puis-je importer des données depuis n’importe quel système externe ?

Oui, c’est possible. TPG TeamManager a une fonctionnalité d’import pour permettre l’import automatique des données. Nous serons heureux de vous conseiller concernant les formats de données possibles et les efforts nécessaires.