Assurer le suivi de programmes complexes avec de multiples sous-projets est presque une tâche insurmontable. En avez-vous déja fait l’expérience ? Si c’est le cas, vous avez besoin d’une gestion de programme robuste. Cet article vous donne de nombreuses recommandations pour vous aider à gérer vos programmes avec succès. Découvrez nos 8 conseils pour une gestion de programme réussie:
- Mettre en place un bureau de gestion de programme/bureau de programme
- Définir les processus de contrôle
- Communiquer sur comment ce programme diffère des autres
- Définir la structure de répartition du travail (WBS)
- Définir les interfaces entre les projets
- Mettre en place un système efficace de gestion de projet
- Automatiser la synchronisation entre les interfaces
- Mettre en place un système d’alerte précoce
Mais avant de rentrer dans les détails d’une gestion de programme réussie, regardons d’abord sa définition. Il est nécessaire de la clarifier afin d’éviter toute mauvaise compréhension.
Qu’est-ce que la gestion de programme ?
Définition : Un programme est composé de multiples projets interdépendants. Tous ces projets servent à atteindre un but global. Nous pouvons ainsi définir un programme comme étant un projet principal avec de nombreux sous-projets.
Information générale sur la gestion de programme
Selon les standards PMI, la gestion de programme inclut entre autres :
- Définition des interfaces
- Alignement des plannings
- Coordination des ressources
- Gestion globale des risques
- Contrôle commun des changements
En quoi la gestion de programme diffère-t-elle de la gestion multi-projets ?
Le terme gestion multi-projet, en revanche, fait référence aux situations dans lesquelles de multiples projets sont mis en œuvre simultanément par une seule unité organisationnelle. Un exemple serait plusieurs projets informatiques lancés et gérés en même temps par un département de l’entreprise, mais indépendants les uns des autres.
Note : Différents pays ont différentes définitions de la gestion de programme et de la gestion multi-projets. Parfois les termes gestion de programme et gestion de portefeuille peuvent être utilisés pour parler de la gestion multi-projets, ce qui peut prêter à confusion.
En quoi la gestion de programme diffère de la gestion de portefeuille de projets
Il y a une autre différence. Dans certains pays, comme l’Allemagne la gestion de portefeuille de projets définit généralement la direction stratégique globale des programmes et projets.
Que fait un responsable de programme ?
Le responsable de programme/directeur de programme est responsable d’un programme, qui consiste en plusieurs sous-projets dans le cadre du programme. Cette personne est souvent simultanément à la tête du bureau de projet et/ou bureau de gestion de programme (PgrO). Les responsabilités du responsable de programme peuvent inclure les éléments suivants qu’il gère avec l’aide de son équipe :
- Définition des programmes nécessaires à l’accomplissement des objectifs stratégiques de l’organisation
- Lancement de projets pour le programme
- Evaluation des projets proposés
- Validation, report ou rejet de demandes projets
- Surveillance des projets d’un point de vue client
- Source d’information globale
- Gestion du marketing du projet
- Gestion de la qualité
Maintenant que nous avons clarifié la terminologie, penchons-nous sur les 8 conseils pour une gestion de programme réussie.
Conseil 1 : Mettre en place un bureau de gestion de programme/bureau de programme
Les programmes doivent être soigneusement contrôlés. Du fait de leur complexité et de leur large périmètre, cela nécessite l’aide d’une entité responsable centrale : le bureau de gestion de programme (PgrO).
Le bureau de gestion de programme compte généralement plusieurs membres. Normalement il faut plus d’un responsable de programme pour gérer toutes les demandes.
Les responsabilités du bureau de gestion de programme peuvent inclure :
- Définir et communiquer les caractéristiques uniques de chaque programme
- Donner aux chefs de projet la formation nécessaire pour ce programme spécifique
- Donner aux chefs de projet l’aide dont ils ont besoin pour gérer les projets
- Rassembler l’information sur les activités et les données nécessaires pour la préparation des réunions d’avancement
- Garantir la qualité des données des projets
- Préparer les rapports pour les différents comités
- Développer des scénarios pour les situations problématiques
- Préparer et mener les réunions d’avancement
En quoi le PgrO diffère-t-il du PMO : ne confondez pas le Bureau de Gestion de Programme (PgrO) et le Project Management Office ou Bureau de Gestion de Projet (PMO). Le PMO sert comme unité centrale de contrôle pour gérer les projets à travers l’entreprise ou au sein de départements. Il s’occupe d’activités telles que le développement des standards projet, la surveillance des projets, le support aux projets, la formation/le coaching, l’assurance qualité et est éventuellement impliqué dans les décisions stratégiques concernant le portefeuille.
Conseil 2 : Définir les processus de contrôle
La 2ème étape pour une gestion de programme réussie est de s’assurer que les projets individuels sont bien contrôlés au sein de l’entreprise. S’ils ne le sont pas, le programme ne fonctionnera pas bien.
Avant de pouvoir contrôler un vaste programme, vous devez être capable de traiter simultanément une énorme quantité d’information provenant des projets individuels. Il faut fournir un effort considérable pour préparer un comité de pilotage. Vous avez besoin de plus de temps de préparation et tout doit être mieux organisé qu’avec des projets « normaux ».
Définissez des intervalles réguliers pour les dates des comités de pilotage. Toutes les informations doivent être précises, fiable et complètes ; et prêtes en temps et en heure pour la réunion.
Les intervalles entre les réunions doivent être en rapport avec le calendrier du programme. Cela vous permet d’identifier tout écart, de déterminer les actions nécessaires et de les communiquer aux personnes/entités concernées pour assurer le succès du programme.
Conseil 3 : Concentrez votre attention sur les caractéristiques uniques du programme
Peut-être avez-vous déjà un PMO. Ce PMO est généralement responsable des standards projet et de la formation des chefs de projets (voir encadré plus haut).
Pour en savoir plus lisez notre article : Comment mettre en place un PMO avec succès
Cependant, chaque programme est traité un peu différemment. Ceci est particulièrement vrai quand des personnes et des entités externes sont impliquées. Il est généralement nécessaire de définir des directives spéciales pour chaque programme. Certaines de ces lignes directrices seront probablement un peu différentes des normes du PMO.
Veillez donc à ce que chaque chef de projet connaisse ces lignes directrices et accepte de les respecter pour une gestion de programme réussie.
Conseil 4 : Définissez une structure de répartition du travail appropriée
Il est important d’avoir une structure de répartition du travail (WBS) appropriée pour chaque projet.
Cela doit permettre au programme de décrire les interdépendances entre les projets en ce qui concerne le contenu et le calendrier. Pour y parvenir, vous devez définir les jalons importants de chaque projet. Ces jalons sont ensuite utilisés pour le suivi du programme.
Notre suggestion : N’oubliez pas de créer un projet master pour les informations de haut niveau telles que les principaux jalons, etc. afin de simplifier le suivi et le contrôle.
Nous vous conseillons aussi de créer un projet master séparé pour le programme. Ce plan de programme doit contenir toutes les informations de contrôle. Toutes les interfaces ou livraisons partielles doivent converger et être contrôlées à partir de ce plan.
Cela donne au comité de pilotage une meilleure vue d’ensemble et simplifie le traitement, car le comité de pilotage n’a besoin d’ouvrir et de modifier qu’un seul plan de projet.
L’enquête PMO 2020 récente menée par TPG montre que la gestion des interdépendances inter-projets est un défi majeur et l’un des devoirs les plus importants de l’entreprise.
Les entreprises top et très performantes sont très clairement en avance sur les entreprises peu performantes sur ce sujet.
Conseil 5 : Définissez les interfaces entre les projets
Le comité de pilotage les utilise pour publier régulièrement des objectifs de jalons pour les interfaces. Ces objectifs sont affectés aux projets correspondants (descendant), et les chefs de projet sont alors responsables de la réalisation de ces objectifs.
Inversement, les dates réelles de jalons doivent être collectées régulièrement auprès des projets (ascendant).
L’écart entre les dates prévues et les dates réelles des interfaces détermine le degré de contrôle centralisé nécessaire.
Conseil 6 : Mettez en œuvre un outil de gestion de programme puissant
Un solide outil de gestion multi-projets / programme est nécessaire pour une gestion de programme réussie et pour gérer des programmes complexes. De nombreux produits adaptés sont actuellement sur le marché, et ceux-ci sont devenus de plus en plus sophistiqués au cours des dernières années.
Pour une gestion de programme réussie, nous recommandons une solution qui vous donne un contrôle à la fois descendant et ascendant sur vos projets, comme décrit ci-dessus. Le facteur déterminant est la manière dont elle vous permet de définir les liens entre les projets.
Vous voulez éviter le scénario dans lequel vous ouvrez la solution et voyez immédiatement tous les changements liés aux tâches liées mais sans pouvoir voir l’état précédent pour comparaison, car vous risquez alors de ne pas pouvoir voir exactement ce qui a changé.
La solution idéale doit vous permettre de visualiser le planning et d’afficher les jalons externes à l’aide d’un simple clic. Cela vous permet de visualiser simultanément les plans et les liens de votre programme, et vous pouvez facilement modifier vos plans.
Conseil 7 : Mettre en place une synchronisation automatique des interfaces
La synchronisation automatique vous permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts lorsque les échéances des projets sont reportées. Dans l’idéal, vous avez seulement à ouvrir le plan du programme et voir immédiatement l’état actuel de chaque jalon à côté de son état prévu.
Si vous avez de nombreuses interfaces :
- Une telle solution peut vous économiser beaucoup de temps et d’effort
- Vous avez plus de temps pour gérer le programme car vous ne perdrez plus de temps à rassembler les dernières données, qui seront de nouveau rapidement obsolètes.
L’utilisation d’un logiciel middleware d’intégration approprié vous permet de combiner divers outils logiciels de différents sous-projets. Cela est utile pour les programmes à grande échelle impliquant divers fournisseurs dans des secteurs tels que l’industrie aérospatiale. Vous pouvez utiliser Primavera tandis que d’autres utilisent Planisware ou Microsoft Project Server / Microsoft Project Online.
Conseil 8 : Mettre en place un système d’alerte précoce
Ne vous reposez pas uniquement sur les dates réellement déclarées pour gérer les échéances des interfaces. Utilisez l’Analyse de Tendance des Jalons (Milestone Trend Analysis ou MTA) pour une gestion de programme réussie. Vous serez ainsi alerté à temps pour les interfaces et les livraisons les plus importantes, et vous serez averti si des dates sont fréquemment reportées.
Notre suggestion : Utilisez les objectifs du plan de programme comme dates cibles pour les jalons importants du projet dans la MTA. Cela vous permet d’identifier facilement les effets critiques de tout retard ou report.
En savoir plus sur Milestone Trend Analysis, ses avantages et notre outil gratuit ici.
Téléchargez votre MTA gratuit pour Microsoft Project sur www.free-mta.com
Résumé : une gestion de programme réussie en un clin d’oeil
Cet article vous a présenté le concept d’une gestion de programme réussie et vous a montré les différences avec la gestion multi-projets et la gestion de portefeuille de projets.
Nous vous avons également donné 8 conseils pour une gestion de programme réussie :
- Mettez en place votre propre bureau de gestion de programme/bureau de programme avec des tâches spécifiques. Cela comprend des choses telles que la communication sur le programme, l’aide aux chefs de projets, la préparation des rapports etc…
- Le contrôle est primordial : assurez-vous que des processus de gestion de programme pour la gestion de projets individuels et pour le traitement des réunions du comité de pilotage soient clairement définis et respectés.
- Utilisez votre PMO pour communiquer sur les caractéristiques uniques du programme.
- Définissez la structure de répartition du travail adéquate pour chaque projet et rappelez-vous de créer un projet master séparé pour le programme.
- Veillez à avoir une communication descendante et ascendante cohérente pour communiquer les objectifs et les dates de jalons actuelles.
- Mettez en place un système de gestion de projet robuste pour vous aider dans tout cela. Assurez-vous qu’il vous permette d’établir des liens clairs entre les projets.
- Devenez plus efficace et restez constamment à jour en automatisant la synchronisation entre les dates individuelles et le plan de programme.
- La capacité à réagir rapidement peut être cruciale. Utilisez l’Analyse de Tendance des Jalons (MTA) pour rester au fait des dates qui sont fréquemment reprogrammées.
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Quelles sont vos expériences réussies en gestion de programme ? Pensez-vous que nous ayons omis un facteur clé de réussite ? Ces conseils vous sont-ils utiles ? Vous pouvez nous laisser vos commentaires ci-dessous.
Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
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