Comment mettre en place un PMO avec succès

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+++ La route à suivre pour une acceptation rapide du PMO avec la bonne approche et une conduite du changement intelligente. +++

Par Johann Strasser                                                                     Lire l’article en Allemand / Lire l’article en Anglais

Vous vous demandez comment mettre en place un PMO (project management office)  au sein de votre organisation ?

Cet article décrit les étapes et les clés du succès qui feront adhérer toutes vos parties prenantes.

Mais lisez par vous-même…

Vous cherchez des arguments pour convaincre les différentes parties prenantes des avantages d’un PMO ? Lisez cet article (en anglais).

Mettre en place un PMO – un projet comme un autre

Quand vous prenez la décision de mettre en place un PMO, vous vous lancez en fait dans un nouveau projet. Vous utilisez les mêmes méthodes qu’avec n’importe quel autre projet :

  • D’abord vous analysez la situation actuelle,
  • Puis vous en déduisez un concept adapté/sur mesure,
  • Que vous testez avant la mise en œuvre finale.

« A travers toutes les étapes, vous vous appuyez sur une conduite du changement intelligente pour vous assurer de l’adhésion de vos parties prenantes. Cela aidera à l’acceptation des utilisateurs et au succès du PMO ».

Lors de la mise en place d’un PMO, votre principal défi sera de le conceptualiser pour qu’il soit parfaitement adapté à votre organisation. Vous devez prendre en compte les conditions globales et votre niveau de maturité en gestion de projets.

Un cadre générique peut vous guider pour mettre en place un PMO. Mais il ne peut pas y avoir « le » PMO ou « la seule bonne approche ».

Les 4 phases de la mise en place d’un PMO

Il y a 4 étapes majeures à la mise en place d’un PMO. Une bonne conduite du changement et le management offrent leur soutien tout au long du processus.

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Etape 1 : Analyse de la situation actuelle

La toute première étape dans le voyage vers la mise en place d’un PMO est l’analyse de la situation actuelle. Nous vérifions les faiblesses des méthodes, des processus et des outils qui ont été utilisés jusqu’à maintenant. Nous faisons la même chose avec les projets importants en cours.

Vous trouverez dans cet article une checklist des 10 facteurs de succès vitaux dans la mise en place d’un PMO (en anglais).

Au début, différenciez ce qui doit être considéré comme un projet et donc la responsabilité du PMO, et ce qui doit rester de l’opérationnel et donc du domaine de chaque service.

Une analyse propre à l’entreprise sur la valeur de chaque projet, fournit la base nécessaire pour la prise de décisions.

L’analyse de valeur des projets aide à distinguer les projets des opérations.

L’un des principaux objectifs est d’établir une liste de projets informative, complète et à jour. Dans un monde idéal, les projets seraient aussi priorisés. C’est la seule façon de savoir ce sur quoi les personnes travaillent réellement.

L’environnement de contrôle a aussi son importance. Nous devons demander si les mise à jour sur les avancées délivrées jusque-là ont été utiles. Et quels effets elles ont eu sur quelle audience.

« Indispensable dès le début : examiner les processus existants avec une analyse de l’état actuel ! »

Vous pouvez examiner les processus existants de gestion de projets d’une organisation. Et il est important d’analyser l’efficacité et l’efficience des outils et des méthodes utilisés.

La forme d’organisation (traditionnelle ou matricielle) et les domaines de formation et de carrière en gestion de projets sont aussi pertinents à analyser.

Avec ce que vous aurez appris, vous pourrez déterminer le niveau de maturité en gestion de projets de l’organisation. Il est absolument primordial de le documenter, sinon toute amélioration ultérieure sera difficile à prouver.

Dans la plupart des cas, mettre en place un PMO est une initiative politiquement sensible. Donc vous aurez tout intérêt à mettre en avant tout changement positif.

Une analyse des parties prenantes peut aider à déterminer les objectifs concrets du PMO. Qui sont les parties prenantes du nouveau PMO et quels avantages souhaitent-ils en tirer ? Les parties prenantes incluent le management, la direction, les chefs de projets, les contrôleurs de projets et les membres d’équipes. Tout le monde attend une proposition de valeur que vous devrez déterminer en amont.

« Le PMO est un fournisseur de services dont le succès dépend de la satisfaction des parties prenantes. Il vous faut donc les inclure très tôt pour définir les bons objectifs. »

Une fois que vous aurez analysé l’état actuel de la situation et déterminé les attentes, vous conduisez une analyse des écarts. Cela révèlera les écarts présents entre l’état attendu et l’état actuel de la gestion de projet dans l’organisation. Vous pouvez utiliser pour cela un modèle de maturité de gestion de projets à chaque étape de l’analyse.

A partir de là, vous émettrez des recommandations d’actions y compris des mesures immédiates.  Il est important de livrer dès que possible ces mesures à gain rapide car l’acceptation du PMO est accélérée par des succès justement précoces et rapides.

Astuce : votre première mesure à gain rapide peut être une liste de projets priorisés – une première version assez simple avec seulement quelques colonnes. Cela donnera une vue d’ensemble initiale du portefeuille de projets, fournissant ainsi une vision rapide et globale aux parties prenantes sur les projets en cours.

Soyons honnête. Avez-vous une liste complète de projets ? Disposer d’une telle liste après seulement quelques semaines serait un bénéfice énorme pour toutes les parties prenantes.

Vous voulez une acceptance rapide ? Consultez notre article sur les 7 Mesures pour améliorer l’accceptance du PMO.

Etape 2 : La phase de design définit les domaines de responsabilités et les besoins en ressources.

Ce qui suit est la phase de design ou conceptualisation. Vous devez définir les responsabilités, la position hiérarchique et les compétences du PMO. Le PMO doit avoir une vision claire de et des services qu’il doit fournir.

  • Doit-il être simplement une unité de service fournissant des outils aux autres selon leurs besoins ?
  • Ou est-il une fonction primaire servant à former et à soutenir les chefs de projets et à garantir la qualité des projets ?

Le champ des responsabilités d’un PMO peut être très divers et varié. Et les attentes des parties prenantes ont tendance à être importantes. La liste ci-dessous donne les domaines de responsabilités possibles pour un PMO :

  • Le nouveau PMO peut se concentrer sur la formation et le coaching. Il répondra aux questions de développement du personnel pour les chefs de projets et leurs équipes.
  • Pour les services aux projets, la tâche principale est le support opérationnel. Par exemple, le PMO pourra animer des workshops (ateliers de travail). Ou il pourra prendre temporairement le rôle du contrôleur de projet.
  • Les processus et les méthodes peuvent être les compétences principales du PMO. Le focus sera alors de les définir. De plus il fournira les bons outils informatiques.
  • Le contrôle du portefeuille de projets monitore l’avancée des projets et définit des mesures de pilotage. Le PMO rassemblera les informations relatives aux projets et les évaluera au bénéfice des preneurs de décisions.
  • Le Strategic project management office (SPMO)s’occupe de la mise en place des projets. Le SPMO sélectionne et priorise les projets. Il conduit aussi des analyses coûts/avantages et détermine les conditions générales de gestion de chaque projet.

Domaines de responsabilité possibles du PMO ou du SPMO.

Plus de contenu sur le PMO dans notre article sur Le Futur du PMO dans la Gestion de Projets Stratégique ! (En anglais)

Afin d’éviter une surcharge, il est recommandé de démarrer avec 1 ou 2 domaines de responsabilité. La mission du PMO doit être connue de tous.

Les parties prenantes ont tendance à attribuer trop de tâches au PMO. Il est préférable de consulter toutes les parties prenantes et de formuler un mandat individuel et pragmatique. Cela aboutira à un domaine de responsabilités réaliste pour votre PMO.

“Les PMO ne sont pas là pour plaire à tout le monde. Ils ont un mandat clairement défini”.

Un PMO nouvellement mis en place est presque vu comme un corps étranger au sein d’une organisation. L’expérience montre que le chemin est long jusqu’à ce qu’il soit tenu pour acquis.

Ce qui est important :
Assurez-vous que tous les collaborateurs soient informés sur le nouveau PMO et qu’ils connaissent ses responsabilités. Cela clarifiera les attentes, mettra en avant les services du PMO et garantira que tout le monde l’utilise.

En vous basant sur la gamme de services du PMO, vous pouvez maintenant déterminer les ressources nécessaires. La qualification et la motivation des membres du PMO sont essentielles. Ils doivent avoir le sens du service, mais aussi savoir dire non si besoin est. Il est conseillé de mettre un collaborateur senior à la tête du PMO. Cette personne devra avoir des compétences organisationnelles et plusieurs années d’expérience en gestion de projets. De bonnes qualités interpersonnelles sont aussi indispensables pour ce rôle.

Etape 3 : La phase de mise en œuvre met le plan en action.

Quand vous mettez en place les processus et méthodologies de gestion de projets que vous avez définis, vous procédez par étape. Vous fournissez également l’infrastructure informatique.

C’est maintenant au plus tard que, vous devriez finaliser la formation des membres du PMO et les préparer pour leurs futures missions.

La conduite du changement a normalement dû faire partie de vos activités lors des précédentes phases. Mais maintenant c’est le moment de vraiment se focaliser dessus. L’une des missions les plus importantes du PMO est une auto-publicité intelligente, ou l’art de bien savoir se vendre. Vous ne garantirez l’adhésion au PMO au sein de votre entreprise que si vous mettez parfaitement en évidence les avantages que vous apportez.

Assurez de bien communiquer les domaines de responsabilité du PMO.

Une page Internet dédiée au PMO sur l’Intranet de l’entreprise peut se révéler être un outil très efficace pour communiquer sur le changement. Elle devra contenir des informations telles que :

  • Les services du PMO
  • Les processus de gestion de projets de l’entreprise
  • Les membres de l’équipe PMO

Etape 4 : Les opérations quotidiennes suivent la mise en place du PMO.

Après la phase de mise en œuvre, le PMO doit assumer les opérations quotidiennes régulières. Si le PMO a été mis en œuvre par une société de conseil, il est temps de donner les rênes à l’équipe PMO qui assumera toute la responsabilité liée à son rôle.

Dans certains cas, il peut être opportun de continuer à se tourner vers la société de conseil notamment sur les problèmes isolés. Vous pouvez aussi envisager de coacher les chefs de projets internes ou même le PMO. Mais cela dépend de l’avancement dans le processus de qualification.

S’appuyer sur la conduite du changement dès le départ

A travers toutes les phases (du l’analyse de l’état actuel de la situation à la phase de transition vers les opérations régulières), la conduite du changement doit être menée en parallèle à d’autres activités. Le nouveau PMO doit persuader toutes les parties prenantes des avantages qu’il apporte. Cela aidera à accélérer son acceptance.

Lisez notre article sur comment mesurer la valeur et l’acceptance d’un PMO avec les bons indicateurs (en anglais).

Ce processus comporte généralement 3 phases :

Phase 1 : Si le PMO parvient assez tôt à faire état d’actions à gain rapide, cela contentera les parties prenantes. Enfin, quelqu’un s’occupe des problèmes si longuement négligés ! Ils seront enclins à être ouverts d’esprit envers le PMO.

Phase 2 : Une phase de désenchantement suit généralement, une fois les structures et les compétences mises en place. Du fait d’une transparence accrue, les personnes deviennent sceptiques. Ils se demandent quels effets le nouveau PMO et ses objectifs auront sur eux. Et si cela peut leur faire du tort.

Phase 3 : Si l’introduction a été une réussite, les collaborateurs finiront par reconnaître les avantages du PMO. Le scepticisme du début fait place à une collaboration constructive. Ainsi, le PMO peut commencer à établir une certaine culture de la gestion de projets et à lui insuffler vie.

Courbe d’acceptation du PMO

La conduite du changement met en exergue les avantages du PMO.

Eléments clés : Le soutien du management et un changement dans la culture d’entreprise.

Assurez-vous de nommer la bonne personne pour promouvoir votre PMO. Dans certaines situations critiques ils devront aussi faire appliquer des changements moins plaisants. Vous ne pourrez installer votre PMO dans la durée qu’avec :

  • Le soutien du management
  • Des domaines de responsabilités clairement définis
  • Des compétences clairement définies.

La culture d’entreprise joue aussi un rôle essentiel dans le succès du PMO.

Ce que cela veut dire :

Le PMO doit mettre en place la transparence dans l’environnement projet. Cette attitude envers la transparence au sein d’une organisation est aussi cruciale pour le succès même du PMO. Est-ce que la transparence est véritablement voulue et recherchée par les parties prenantes?

Des PMO changeants : Quelle est la tendance ?

Un dernier point est que le PMO est un point central pour les différentes parties prenantes. Les attentes sont encore plus fortes.

Par exemple, la tendance serait qu’un PMO ne doit plus seulement servir à résoudre les conflits de ressources en tant que modérateur. Il est désormais attendu qu’il contrôle activement ces conflits dans certains domaines.

Il y a également une tendance grandissante d’introduire des PMO stratégiques qui sont activement impliqués dans la définition et la priorisation du portefeuille de projets. Après tout, il est important de se concentrer sur les bonnes choses avant de faire les choses bien!

Les 10 facteurs de succès les plus importants pour la mise en place d’un PMO

  1. Honnêteté dans l’analyse des faiblesses en gestion de projets.
  2. Une analyse complète des parties prenantes.
  3. Une distinction claire entre activités projets et opérations.
  4. Déterminer le niveau de maturité en gestion de projets pour documenter correctement les progrès.
  5. Livrer assez tôt des mesures à gain rapide (quick wins).
  6. Définition claire des responsabilités du PMO.
  7. Eviter de démarrer avec trop de domaines de responsabilités.
  8. Une communication exhaustive du mandat du PMO.
  9. S’appuyer sur la conduite du changement dès le départ.
  10. Un soutien clair de la part du management.

Conclusion : Une mise en place de PMO réussie.

Mettre en place un PMO est similaire à tout autre projet. Vous commencez avec l’initiation. Puis vous continuez avec le design et la phase de mise en œuvre. A la fin vous assumez les opérations quotidiennes régulières. En plus de la bonne approche, d’autres facteurs détermineront le succès ou l’échec de cette mise en place :

  • Conduite du changement intelligente
  • Soutien du management
  • Volonté de plus de transparence au sein de l’organisation

Après tout, même les meilleurs PMO ne peuvent bien fonctionner que si les parties prenantes reconnaissent la valeur ajoutée de cette nouvelle unité organisationnelle. Ils doivent eux-mêmes contribuer de manière active. Alors, seulement si tous ces facteurs sont réunis, obtiendrez-vous le niveau d’acceptance requis pour une mise en œuvre réussie.

Quelle a été votre expérience lors de la mise en place de votre PMO ? En êtes-vous juste aux étapes préliminaires ? Est-ce que votre PMO est déjà complètement opérationnel dans votre organisation ? Vous pouvez nous laisser vos commentaires ci-dessous.

Dernière astuce : Souscrivez à la Newsletter TPG Blog (en anglais), et ne ratez plus jamais la publication d’articles sur notre blog.

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