Déterminer à l’avance les rôles dans le projet – L’atelier de clarification des rôles

Au sein des organisations, les titres, les positions et les rôles officiels sont censés apporter de la clarté. Il y a cependant un problème : dans un environnement multi-projets, les collaborateurs travaillent souvent dans des fonctions changeantes. Dans ce cas précis, les rôles et les tâches liés aux projets changent constamment. De plus, tous les individus ne sont pas toujours familiarisés avec l’ensemble des rôles et des responsabilités. Il est donc important de clarifier les rôles et les responsabilités avant le début du projet. Dans les chapitres suivants, nous verrons comment créer un maximum de transparence dans le cadre d’un atelier de clarification des rôles :

• Problèmes liés aux rôles non résolus dans les projets
• Atelier pour clarifier les rôles dans l’équipe : Quel est l’objectif ?
• Le meilleur moment pour l’atelier de clarification des rôles
• Qui organise l’atelier et combien de temps cela prend-il ?
• La facilitation – Elément clé de l’atelier
• Ordre du jour type d’un atelier de clarification des rôles
• Créer la transparence
• Conclusion

Problèmes liés aux rôles non résolus dans les projets

En règle générale, les rôles des projets sont clairement définis au sein des organisations : par exemple, il y aura un chef de projet, un Scrum Master ou une équipe de développement. En fonction du nom du rôle dans le projet, les tâches et les responsabilités sont également claires. Tout devrait donc fonctionner ; du moins en théorie.

Dans la pratique, c’est souvent un peu différent. L’expérience a montré que les domaines de responsabilité des participants sont aussi individuels que les projets individuels. Par conséquent, des désaccords peuvent rapidement survenir concernant l’objectif et les attentes des personnes par rapport à leur fonction / poste / rôle.

Un autre problème : C’est surtout dans le cas de projets de grande envergure que plusieurs rôles différents de diverses entreprises ou de divers clients ont tendance à se télescoper. C’est à ce moment-là, au plus tard, que des conflits apparaissent, que ce soit en termes d’accords, de répartition des tâches ou de communication. Dans la plupart des cas, les définitions habituelles des rôles ne vous permettront pas d’aller plus loin.

Par conséquent, il convient de clarifier les choses pour tout le monde dès le début du projet – chacun doit savoir : quelles sont mes attentes à l’égard de mes collègues dans le rôle de XYZ ?

Exemple : Vous avez peut-être un profil sur un réseau social, comme LinkedIn ou Facebook. Dans ce cas, vous êtes familier avec la brève description utilisée pour fournir des informations sur le poste occupé. Il est peut-être possible de donner un aperçu de votre profession, mais votre domaine de responsabilité sera certainement différent de celui des personnes ayant la même description de poste. Au début d’un projet, vous pouvez avoir certaines attentes dont vous n’avez même pas conscience à l’égard d’un membre de l’équipe.

Notre conseil : Quel que soit votre rôle, ne vous contentez jamais de « supposer quelque chose ». Vérifiez toujours tout avec soin et posez des questions spécifiques si quelque chose n’est pas clair.

Atelier pour clarifier les rôles dans l’équipe : Quel est l’objectif ?

L’atelier pour clarifier les rôles dans l’équipe doit résoudre les problématiques suivantes dès le démarrage du projet :

• Chaque membre de l’équipe sait ce qu’il-elle fait et ce dont il-elle est responsable.
• Chacun-e sait également ce qu’il en est de tous les autres membres de l’équipe
• Les membres de l’équipe connaissent les attentes des autres à leur égard dans le cadre de leur fonction/rôle.

De plus, d’autres objectifs pourraient être :

• Détecter les chevauchements éventuels
• Définir les interfaces
• Identifier les besoins de coordination

Notre conseil : Gardez toujours à l’esprit les questions fondamentales suivantes : qui fait quoi et quelles sont les attentes des autres à mon égard ?

Le meilleur moment pour l’atelier de clarification des rôles

Si la collaboration au sein de votre équipe ne fonctionne pas et que les conflits, les escalades et les plaintes sont monnaie courante, un atelier de clarification des rôles peut vous aider. L’idéal est d’organiser cet atelier au début de la collaboration avec la nouvelle équipe. Si certains membres de l’équipe changent, l’atelier est également conseillé.

Un autre atelier bien utile au démarrage du projet L’atelier de lancement (Kick-Off).

Qui organise l’atelier et combien de temps cela prend-il ?

Vous le savez déjà : il est préférable d’organiser un atelier pour clarifier les rôles au tout début d’un projet. C’est pourquoi il est important de commencer à planifier suffisamment à temps.

En fonction du nombre de participants, vous pourrez prévoir environ 90 minutes pour la session. La durée peut également varier en fonction de la situation initiale et de la taille du projet. De plus, prévoyez plusieurs étapes, surtout si vous procédez à la clarification des rôles de manière virtuelle.

Vous avez également besoin d’un lieu approprié où tous les participants peuvent s’asseoir. Muni d’un paperboard ou similaire et d’un support de présentation, vous pouvez commencer.

Vous pouvez soit organiser vous-même un atelier de clarification des rôles, soit faire appel à un soutien professionnel externe.

L’essentiel est de savoir si un membre de votre équipe peut jouer le rôle de facilitateur. Vous en saurez plus sur son rôle et sa tâche dans la section suivante.

Facilitation –Elément clé de l’atelier

Dans les réunions conjointes, l’animateur assume sans aucun doute la tâche la plus importante. Il-elle doit réussir à instaurer la confiance au sein du groupe pour que les gens s’ouvrent progressivement. Dans un instant, vous en saurez plus sur les raisons pour lesquelles un échange honnête au sein de l’équipe est la base d’une clarification des rôles réussie.

Souvent, le chef de projet est la personne la plus apte à prendre en charge la facilitation en raison de son expérience dans le domaine. En fonction de la commande, de l’équipe et du projet, vous pouvez également confier ce rôle à un expert externe. Cette décision doit être prise au cas par cas, en fonction du projet, en particulier lorsqu’il y a des conflits ou que le chef de projet est également impliqué dans le projet en tant qu’expert. Toutefois, une certaine expérience dans le domaine de la facilitation est indispensable.

En outre, la personne doit comprendre comment une équipe de projet interagit et quels sont les défis à relever. Les entretiens individuels et collectifs permettent d’instaurer progressivement la confiance, qui constitue la base de tous les autres points.

 

 

 

 

Ordre du jour type d’un atelier de clarification des rôles

Dans cet article, nous suivons l’exemple classique dans lequel deux sessions d’atelier ont lieu au début du projet.

• Atelier Partie 1 : Clarifier les rôles et responsabilités dans le projet
• Atelier Partie 2 : Clarifier les attentes et les règles du jeu

Lors de la préparation de l’atelier, il est nécessaire de définir qui sera l’animateur et quel sera l’objectif de l’atelier. L’atelier doit absolument être annoncé à l’avance. N’oubliez pas d’expliquer brièvement pourquoi la session conjointe a lieu.

Voici à quoi pourrait ressembler votre ordre du jour :

1. Introduction (accueil, ordre du jour, présentations des participants si nécessaire)
2. Objectifs et attentes (de l’atelier)
3. Responsabilités et rôles dans le projet
4. Attentes (des uns et des autres, de la collaboration)
5. Conclusion

Atelier Partie 1: Clarifier les rôles et responsabilités dans le projet

Dans la première partie de l’atelier, les responsabilités et les rôles dans le projet seront déterminés. Il s’agit de connaître la position et les domaines de responsabilité de chaque membre de l’équipe dans le projet prévu. Chacun se présentera donc brièvement au groupe en quelques phrases. L’animateur note les informations pour que tout le monde puisse les voir (par exemple, sur un paper board).

C’est à ce moment-là que vous commencerez à voir les premières interfaces entre plusieurs personnes. Où voyez-vous des chevauchements ? Y a-t-il des cas où l’on ne sait pas très bien qui est impliqué et de quelle manière ? Ou y a-t-il encore des domaines qui ne sont attribués à personne ?

Le facilitateur doit maintenant créer la transparence – cela prendra jusqu’à ce que toutes les questions et ambiguïtés concernant leur rôle, leurs interfaces et leurs tâches aient été résolues pour tous les participants. Tous les points de la discussion sont enregistrés visuellement par le facilitateur pour tout le monde.

Utilisez les questions suivantes comme guide pendant la première partie de l’atelier pour clarifier les rôles :

• Quelles sont mes tâches dans le projet ?
• Quelles sont les tâches de mes co-équipiers ?
• Qui sont mes contacts ?

Notre conseil : Si des points ne sont pas clairs, demandez toujours des éclaircissements. L’objectif de l’atelier est justement de lever toutes les ambiguïtés.

Atelier Partie 2 : Attentes et règles du jeu

Lors de la deuxième session de l’atelier, vous clarifiez les attentes et les règles du jeu. Il convient tout d’abord d’examiner les interfaces communes qui ont été identifiées lors de la réunion précédente. Les problèmes de gestion de projet sont généralement dus à des engrenages qui ne s’emboîtent pas de manière optimale. Le moment est venu de répondre aux questions suivantes :

• Quelles sont mes attentes à l’égard des autres membres de l’équipe ou celles des autres membres de l’équipe à mon égard ?
• Comment voulons-nous traiter les uns avec les autres ? (Règles du jeu)
• etc.

Notre conseil : Aucune question n’est trop banale ou trop bête. Prenez ce proverbe à cœur : « Mieux vaut demander le chemin que s’égarer ».

Résumez les résultats à la fin de l’atelier de clarification des rôles. N’oubliez pas de les envoyer par e-mail à tous les participants.

Créez la transparence

La tâche du facilitateur est d’abord d’identifier tous les rôles dans le projet à un niveau théorique. Malgré cela, il peut y avoir des frictions au début d’un projet. Celles-ci devront être résolues par des discussions personnelles et de groupe.

Au cours des ateliers, des exemples concrets doivent permettre à chacun de comprendre à quoi ressemblera la mise en œuvre pratique.

Notre conseil : Posez des questions spécifiques à l’animateur : qu’est-ce que cela signifie précisément ?

Il se peut qu’une ou deux personnes ne veuillent pas admettre que les tâches ne sont pas claires, qu’un support est nécessaire ou même que les compétences sont insuffisantes. Cependant, pour une clarification optimale des rôles, la transparence est absolument essentielle.

Il convient donc d’instaurer la confiance au sein de l’équipe dès le départ en donnant à chacun-e la possibilité de poser des questions et d’obtenir des réponses sans préjugés. L’établissement d’une relation honnête entre les membres de l’équipe prendra forcément plus de temps que deux séances d’atelier. D’autant plus qu’il n’est pas rare que des personnes totalement étrangères l’une à l’autre se rencontrent ici. Cependant, l’atelier de clarification des rôles peut constituer une base sur laquelle vous pourrez vous appuyer pour aller plus loin.

Conclusion – Atelier de clarification des rôles

Un atelier de clarification des rôles peut vous aider à éliminer les conflits et à améliorer la coordination au sein de votre équipe. En particulier au début d’un nouveau projet, il permet de clarifier et de rendre transparent le rôle de chacun-e et d’éliminer ainsi les obstacles gênants.

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Des questions sur l’atelier de clarification des rôles ? Pensez-vous qu’il peut favoriser la réussite d’un projet ? Laissez-nous un commentaire ci-dessous !