In dieser Episode widmen sich Johann Strasser und Martin Rudolph einem besonders hartnäckigen Mythos im agilen Projektumfeld: Agil = Anarchie. Ein Blick in die Praxis zeigt jedenfalls, dass agile Rollen und Arbeitsweisen oft sehr „frei“ interpretiert werden. Doch stimmt das? Ist Agilität ein „Wünsch-dir-was“-Paket für jedermann oder gibt es auch hier eine klare Verteilung von Kompetenzen und Entscheidungsebenen? Jetzt reinhören!

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Im Gespräch
Martin Rudolph Johann Strasser
Martin Rudolph, Dipl.-Ing., ist seit 1997 geschäftsführender Gesellschafter der Tiba Technologieberatung GmbH. Seit 1989 ist Rudolph als Berater, Trainer sowie in der Konzeption und Implementierung von Lösungen für das Tool-gestützte Projektmanagement unterwegs.
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Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Podcast-Zusammenfassung: Erfolgsrezepte für agiles Multiprojektmanagement
Agiles Arbeiten ist mittlerweile in den meisten Unternehmen gelebte Praxis. Doch was passiert, wenn man agile Prinzipien nicht nur in einem einzigen Projekt, sondern in mehreren parallellaufenden Projekten anwendet? Das sogenannte agile Multiprojektmanagement bietet zahlreiche Vorteile, stellt aber auch besondere Herausforderungen dar. Im TPG Podcast sprechen die PM-Experten Johann Strasser und Martin Rudolph darüber, wie Unternehmen durch die Vermeidung von Multitasking, einer klaren Priorisierung und einer neuen Herangehensweise an das Management der Teams ihre Projekte effizienter und erfolgreicher gestalten können. In diesem Artikel fassen haben wir für Sie die wichtigsten Erkenntnisse und Tipps aus einem Podcast zu diesem Thema zusammengefasst. Viel Spaß beim Lesen!
Die Fallstricke des Multitaskings vermeiden
Multitasking ist ein Begriff, der in vielen Unternehmen immer noch positiv belegt ist. Doch in der Welt des agilen Multiprojektmanagements gilt er als ineffizient und kontraproduktiv. Der Grund liegt auf der Hand: Wenn eine Ressource, sei es eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter oder ein Team, gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet, leidet die Qualität. Dies führt zu Verzögerungen und erhöhter Nacharbeit. Ein zentrales Prinzip agiler Methoden ist es, den „Work in Progress“ minimal zu halten. In der Praxis bedeutet dies, dass eine Person / ein Team sich auf eine Aufgabe konzentriert, diese abschließt und dann zur nächsten übergeht.
Beispiel:
Ein Unternehmen mit 100 Projektmitarbeitenden und zehn Projekten sollte nicht mehr als diese zehn Projekte gleichzeitig starten. Dadurch wird vermieden, dass Ressourcen überlastet werden und die Projekte sich unnötig in die Länge ziehen. Es zeigt sich, dass der Durchsatz über die Zeit höher ist, wenn Projekte nacheinander und nicht parallel bearbeitet werden.
Die Kunst der Priorisierung
Eine weitere Schlüsselkomponente des agilen Multiprojektmanagements ist die Priorisierung. In einem Umfeld, in dem mehrere Projekte gleichzeitig laufen, ist es entscheidend, welche Aufgaben und Projekte zuerst angegangen werden. Hierbei geht es nicht nur um die Priorisierung innerhalb eines einzelnen Projekts, sondern auch um die übergeordnete Priorisierung von Projekten selbst.
Ein hilfreiches Instrument ist der Einsatz von Projekt-Backlogs. Neben dem bekannten Produkt-Backlog können Sie ein Projekt-Backlog anlegen, um die Aufgaben auf einer höheren Ebene zu organisieren und zu priorisieren. Dies erleichtert es Ihnen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die wichtigsten Projekte und Aufgaben zuerst abgeschlossen werden.
Tipps zur Priorisierung:
- Projekte nach Unternehmenszielen ausrichten: Stellen Sie sicher, dass die Projekte, die den größten Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten, priorisiert sind.
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Priorisierung der Projekte und passen Sie sie bei Bedarf an.
- Klare Kriterien festlegen: Definieren Sie klare Kriterien für die Priorisierung, wie z.B. Geschäftswert, Dringlichkeit und Ressourcenverfügbarkeit.
- Transparente Kommunikation: Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten über die Priorisierungen und deren Gründe informiert sind, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.
- Flexibilität bewahren: Auch wenn Priorisierungen festgelegt sind, sollte Raum für Flexibilität bleiben, um auf unvorhergesehene Änderungen oder dringende Anforderungen reagieren zu können.
So arbeiten Ihre Projektteams am besten
Ein grundlegender Perspektivenwechsel im agilen Multiprojektmanagement ist der Fokus auf Teams anstatt auf Projekte. Im klassischen Projektmanagement stehen die Projekte im Vordergrund und die Ressourcen werden je nach Bedarf zugeteilt.Im agilen Management hingegen geht es darum, feste Teams zu etablieren, die konstant zusammenarbeiten. Diese Teams arbeiten dann an verschiedenen Projekten, jedoch immer sequenziell und nicht parallel.
Dieser agile Ansatz hat mehrere Vorteile:
- Verbesserung der Teamdynamik: Die konstante Zusammenarbeit in festen Teams stärkt die Teamdynamik nachhaltig. Die Mitglieder kennen sich besser, verstehen die Arbeitsweisen und Stärken ihrer Kolleg:innen und können so effektiver kommunizieren und kooperieren. Dies führt zu einer schnelleren Problemlösung und einer insgesamt höheren Produktivität. Ein festes Team entwickelt im Laufe der Zeit eigene Best Practices und Workflows, die sich kontinuierlich optimieren lassen. Dies ist ein entscheidender Vorteil gegenüber ständig wechselnden Projektteams, die sich immer wieder neu formieren und einarbeiten müssen.
- Effizienzsteigerung durch weniger Wechsel: Ein weiterer Vorteil des teamorientierten Ansatzes ist die Reduktion der Wechselkosten. Wechselkosten entstehen, wenn Mitarbeitende ständig zwischen verschiedenen Projekten und Aufgaben hin- und herwechseln müssen. Diese Wechsel kosten nicht nur Zeit, sondern führen auch zu einem Verlust an Fokus und Produktivität. Durch den sequenziellen Ansatz, bei dem Teams nacheinander an Projekten arbeiten, wird diese Art von Ineffizienz minimiert. Ein Team kann sich vollkommenauf das aktuelle Projekt konzentrieren und seine gesamte Energie in die Fertigstellung investieren, bevor es zum nächsten Projekt übergeht.
- Bessere Qualität durch eingespielte Teams: Ein festes Team, das kontinuierlich zusammenarbeitet, kann über die Zeit eine höhere Qualität der Arbeit liefern. Die Mitglieder kennen die Qualitätsstandards und Erwartungen der Kolleg:innen und können so sicherstellen, dass die Arbeit diese Standards erfüllt oder sogar übertrifft. Im agilen Multiprojektmanagement wird daher auf die langfristige Zusammenarbeit von Teams gesetzt, um die Produktivität und die Qualität der Ergebnisse zu maximieren.
Tipps zur Umsetzung im Überblick:
- Konstante Teams: Stellen Sie sicher, dass Teams konstant zusammenarbeiten und nicht ständig neu formiert werden.
- Sprintplanung: Nutzen Sie Sprints, um die Arbeit klar zu strukturieren und den Fokus auf einzelne Projekte zu legen.
- Engpässe identifizieren: Analysieren Sie regelmäßig, wo Engpässe entstehen, und arbeiten Sie daran, diese zu beheben, um den Workflow zu optimieren.
- Sequenzielle Projektbearbeitung: Arbeiten Sie Projekte nacheinander ab, anstatt alle gleichzeitig zu starten.
- Erfolgsmessung: Implementieren Sie Metriken, um den Erfolg der agilen Multiprojektmanagement-Strategie zu messen und kontinuierlich zu verbessern.
Fazit
Agiles Multiprojektmanagement erfordert ein Umdenken und eine Anpassung der bisherigen Arbeitsweisen. Die Vermeidung von Multitasking, eine klare Priorisierung und der Fokus auf feste Teams sind entscheidende Faktoren für den Erfolg. Indem Sie den Fokus von Projekten auf Teams verlagern und eine durchdachte Priorisierung vornehmen, können Sie nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen. Agiles Multiprojektmanagement bietet somit eine zukunftsweisende Herangehensweise, die den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird.
Diese Einblicke und Tipps helfen Ihnen hoffentlich, Ihre eigenen Projekte erfolgreich zu managen und die Vorteile des agilen Multiprojektmanagements zu nutzen. Viel Erfolg!
Sie möchten das ganze Gespräch hören? Die Podcast-Episode zu diesem Artikel finden Sie hier: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/agiles-multiprojektmanagement
Weitere Inhalte aus der TPG Bibliothek:
- So geht erfolgreiches Multiprojekt-/Programmmanagement mit Microsoft Technologie (Update 2023)
- 9 Tipps zu Microsoft Project Online – Multiprojektmanagement und Vorteile zu MS Project allein
- Das sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Multiprojektmanagement
Alle zu finden auf dieser Seite: https://www.theprojectgroup.com/de/download/programmmanagement-einfuehren
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Tina Ciotola (TPG Marketing)