Le sujet de la planification des ressources en gestion de projet gagne de plus en plus d’importance en même temps qu’il gagne en complexité. Comment expliquer cela ? D’une part la demande en personnel qualifié est généralement supérieure à l’offre. De plus, la liste des qualifications que l’on attend de ces personnes évolue de plus en plus rapidement.
Les défis complexes de la planification des ressources peuvent seulement être maîtrisés à l’aide de bons processus et d’une solution informatique professionnelle.
Avoir ces 2 éléments, des procédures adéquates et un outil adapté, vous facilitera grandement le travail. Au sein de votre entreprise, cela permettra :
- D’améliorer la communication entre les chefs de projet et les chefs d’équipe,
- D’utiliser de façon optimale les ressources disponibles,
- D’identifier de façon proactive tout nouveau rôle ou toute nouvelle qualification et de trouver des candidats adaptés.
Vous voulez savoir comment atteindre ces objectifs ? Cet article vous explique comment. Dans les sections suivantes, vous en saurez plus sur :
- Définition : Qu’est-ce que la planification des ressources ?
- Pourquoi la planification des ressources est-elle importante ?
- Les avantages de la planification des ressources
- Autres articles disponibles sur ce sujet avec des suggestions pratiques
Examinons maintenant la question de la planification des ressources en gestion de projets.
Définition : Qu’est-ce que la planification des ressources ?
La planification des ressources est un élément clé de la gestion de projets. Elle garantit qu’un projet a accès aux ressources nécessaires à tout moment (personnel, installations etc..). Et elle est étroitement liée à l’élaboration des plannings et des plans de coûts.
Pourquoi la planification des ressources est-elle importante ?
Le but de toute entreprise est d’atteindre ses objectifs avec le moins d’effort possible. « La planification des ressources en gestion de projet » ou plus simplement « la gestion des ressources » (nous utiliserons alternativement ces deux expressions dans cet article), aide les entreprises à atteindre ce but.
Savoir quelles sont les ressources nécessaires pour les projets actuels et futurs vous aide à planifier plus efficacement. Vous pouvez utiliser les ressources disponibles de façon plus économique sans les surcharger et vous pouvez vous procurer proactivement les ressources (ou compétences) manquantes.
Quels sont les avantages de la planification des ressources ?
Voici quelques-uns des avantages clés de la planification des ressources en gestion de projet :
- Une planification plus fiable : il est plus facile d’éviter les goulots d’étranglement si vous identifiez vos besoins en ressources suffisamment tôt. Vous pouvez aussi calculer et planifier la disponibilité des personnes ayant les compétences requises. Cela vous donnera une plus grande fiabilité à tous les niveaux.
- Moins de surcharges : les individus et les équipes en forte demande souffrent souvent d’une charge de travail excessive et avoir une vue claire de l’utilisation de vos ressources aide à éviter ce problème. Cela mène à une meilleure satisfaction au travail et à la rétention de vos collaborateurs.
- Une bonne documentation : si votre projet échoue du fait du manque de ressources, avoir bien documenté le sujet peut vous aider à montrer que votre planification des ressources faisait la meilleure utilisation possible des ressources disponibles. Cela constituera un enseignement précieux pour les futurs projets.
Les domaines de la planification des ressources en gestion de projet
Gartner scinde la planification des ressources en gestion de projet en 5 domaines distincts qui sont montrés dans le graphique suivant.
Chez TPG The Project Group, nous nous focalisons sur ces 3 niveaux de planification des ressources principaux :
- La planification stratégique de ressources
- La planification tactique de ressources
- La planification opérationnelle de ressources
Explorons ensemble les différences.
Planification de ressources stratégique / planification de la capacité
- Comprend le planning à long-terme des qualifications et des capacités du personnel,
- S’assure que les projets actuels et futurs qui représentent le focus stratégique de l’entreprise peuvent bien être exécutés,
- Identifie quelles ressources sont nécessaires et en quel nombre, pour les projets à venir et les opérations générales,
- Identifie quelles ressources on doit encore aller chercher et quelles compétences sont manquantes. Quelqu’un, généralement un responsable de portefeuille, doit aussi avoir des informations à jour de la part des chefs de projets sur les qualifications ou compétences dont on a besoin et il ou elle doit vérifier avec les chefs d’équipes la disponibilité des personnes ayant ces qualifications ou compétences.
Planification tactique des ressources / coordination projet + opérations
- Comprend la mise en place à moyen terme des équipes projet, ce qui nécessite une coordination permanente entre les chefs de projet et les chefs d’équipe sur la disponibilité du personnel pour le travail sur les projets et les opérations générales.
- Les chefs d’équipe fournissent aux chefs de projet les ressources demandées et ayant les qualifications requises pour leur projet.
Planification opérationnelle des ressources / planification du travail
- Comprend la planification détaillée du chef de projet concernant les ressources affectées aux différents projets au niveau de la tâche.
Ces tâches et leurs interdépendances au regard des rôles, sont représentées dans le graphique suivant :
Après cette petite introduction, nous allons maintenant nous pencher sur les défis concernant la planification des ressources en gestion de projet.
Autres articles disponibles sur ce sujet avec des suggestions pratiques
Voici une brève description d’un autre article sur la planification des ressources en gestion de projet :
La planification des ressources par les chefs d’équipe – Processus et méthodes
Cet article présente une nouvelle façon de gérer les ressources, en commençant avec les chefs d’équipe.
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Quelle est votre expérience sur la planification des ressources en gestion de projet ? Pensez-vous que nous ayons omis un facteur clé ? Ces conseils vous sont-ils utiles ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous.
Achim Schmidt-Sibeth
Senior Marketing Manager
Après avoir obtenu son diplôme d’ingénieur en technologie environnementale, Achim a acquis une grande expérience en gestion de projet grâce à de nombreuses années passées dans un bureau d’ingénierie, puis chez un équipementier et enfin au sein d’une agence multimédia. Achim et son équipe gèrent le marketing et la communication de TPG The Project Group depuis plusieurs années.
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Johann Strasser
Ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001
Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
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