La planification des ressources en gestion de projet – les avantages, les défis et le secret pour une mise en œuvre rapide et réussie

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+++ Les avantages de la gestion des ressources +++ Surmonter les défis +++ Mettre en œuvre une planification des ressources rapidement et efficacement dans votre environnement projet +++

Le sujet de la planification des ressources en gestion de projet gagne de plus en plus d’importance en même temps qu’il gagne en complexité. Comment expliquer cela ?  D’une part la demande en personnel qualifié est généralement supérieure à l’offre. De plus, la liste des qualifications que l’on attend de ces personnes évolue de plus en plus rapidement.

Les défis complexes de la planification des ressources peuvent seulement être maîtrisés à l’aide de bons processus et d’une solution informatique professionnelle.

Avoir ces 2 éléments, des procédures adéquates et un outil adapté, vous facilitera grandement le travail. Au sein de votre entreprise, cela permettra :

  • D’améliorer la communication entre les chefs de projet et les chefs d’équipe,
  • D’utiliser de façon optimale les ressources disponibles,
  • D’identifier de façon proactive tout nouveau rôle ou toute nouvelle qualification et de trouver des candidats adaptés.

Vous voulez savoir comment atteindre ces objectifs ? Cet article vous explique comment. Dans les sections suivantes, vous en saurez plus sur :

  • Les avantages de la planification des ressources
  • Les défis de la planification des ressources
  • Mise en œuvre rapide et efficace de la planification des ressources
  • Autres articles disponibles sur ce sujet avec des suggestions pratiques

Examinons maintenant la question de la planification des ressources en gestion de projets.

Définition : Qu’est-ce que la planification des ressources ?

La planification des ressources est un élément clé de la gestion de projets. Elle garantit qu’un projet a accès aux ressources nécessaires à tout moment (personnel, installations etc..). Et elle est étroitement liée à l’élaboration des plannings et des plans de coûts.  

Pourquoi la planification des ressources est-elle importante ?

Le but de toute entreprise est d’atteindre ses objectifs avec le moins d’effort possible. « La planification des ressources en gestion de projet » ou plus simplement « la gestion des ressources » (nous utiliserons alternativement ces deux expressions dans cet article), aide les entreprises à atteindre ce but.

Savoir quelles sont les ressources nécessaires pour les projets actuels et futurs vous aide à planifier plus efficacement. Vous pouvez utiliser les ressources disponibles de façon plus économique sans les surcharger et vous pouvez vous procurer proactivement les ressources (ou compétences) manquantes.

1. Quels sont les avantages de la planification des ressources ?

Voici quelques-uns des avantages clés de la planification des ressources en gestion de projet :

  • Une planification plus fiable : il est plus facile d’éviter les goulots d’étranglement si vous identifiez vos besoins en ressources suffisamment tôt. Vous pouvez aussi calculer et planifier la disponibilité des personnes ayant les compétences requises. Cela vous donnera une plus grande fiabilité à tous les niveaux.
  • Moins de surcharges : les individus et les équipes en forte demande souffrent souvent d’une charge de travail excessive et avoir une vue claire de l’utilisation de vos ressources aide à éviter ce problème. Cela mène à une meilleure satisfaction au travail et à la rétention de vos collaborateurs.
  • Une bonne documentation : si votre projet échoue du fait du manque de ressources, avoir bien documenté le sujet peut vous aider à montrer que votre planification des ressources faisait la meilleure utilisation possible des ressources disponibles. Cela constituera un enseignement précieux pour les futurs projets.

Les domaines de la planification des ressources en gestion de projet

Gartner scinde la planification des ressources en gestion de projet en 5 domaines distincts qui sont montrés dans le graphique suivant.

Planification des ressources en gestion de projet

Types et Responsabilités dans la planification des ressources selon Gartner (Source : Gartner)

TPG The Project Group, de son côté, identifiie seulement 3 niveaux de planification des ressources en gestion de projet :

  • Stratégique
  • Tactique
  • Opérationnel

Nous explorons ici les différences.

Planification de ressources stratégique / planification de la capacité

  • Comprend le planning à long-terme des qualifications et des capacités du personnel,
  • S’assure que les projets actuels et futurs qui représentent le focus stratégique de l’entreprise peuvent bien être exécutés,
  • Identifie quelles ressources sont nécessaires et en quel nombre, pour les projets à venir et les opérations générales,
  • Identifie quelles ressources on doit encore aller chercher et quelles compétences sont manquantes. Quelqu’un, généralement un responsable de portefeuille, doit aussi avoir des informations à jour de la part des chefs de projets sur les qualifications ou compétences dont on a besoin et il ou elle doit vérifier avec les chefs d’équipes la disponibilité des personnes ayant ces qualifications ou compétences.
Planification des ressources en gestion de projet

Les 3 niveaux et les rôles impliqués dans la planification des ressources à travers l’entreprise

Planification tactique des ressources / coordination projet + opérations

  • Comprend la mise en place à moyen terme des équipes projet, ce qui nécessite une coordination permanente entre les chefs de projet et les chefs d’équipe sur la disponibilité du personnel pour le travail sur les projets et les opérations générales.
  • Les chefs d’équipe fournissent aux chefs de projet les ressources demandées et ayant les qualifications requises pour leur projet.

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Planification opérationnelle des ressources / planification du travail

  • Comprend la planification détaillée du chef de projet concernant les ressources affectées aux différents projets au niveau de la tâche.

Ces tâches et leurs interdépendances au regard des rôles, sont représentées dans le graphique suivant :

Planification des ressources en gestion de projet

L’interaction entre les niveaux en planification des ressources et gestion de projet

Après cette petite introduction, nous allons maintenant nous pencher sur les défis concernant la planification des ressources en gestion de projet.

2. Les défis de la planification des ressources

La planification des ressources en gestion de projet pose des problèmes importants :

  • Les personnes en charge sont censées fournir le personnel nécessaire pour gérer le projet. Cependant, il n’y a généralement pas assez de personnel disponible avec les qualifications requises pour la période demandée.
  • Les chefs d’équipe et/ou les superviseurs de ces collaborateurs ne plaignent d’être constamment confrontés à de nouvelles demandes des opérations et des projets. Gérer ces deux domaines, opérations et projets, est le défi auquel doivent faire face les chefs d’équipe et leurs ressources.

Il n’est jamais possible de complètement résoudre ce problème mais il existe des moyens de l’atténuer, en ayant par exemple un PMO (Project Management Office) solide.

Les défis de la planification stratégique des ressources/planification de la capacité

Le but de la planification stratégique des ressources en gestion de projet ou planification de la capacité est de garantir une utilisation optimale des ressources basée sur les objectifs de l’entreprise et sur le portefeuille de produits. Elle doit pouvoir aussi :

  • Identifier quelles ressources sont nécessaires et en quelle quantité, pour les projets à venir et les opérations générales.
  • Identifier les ressources que l’on doit encore se procurer et quelles compétences sont manquantes.

La flexibilité de vos plans de ressources dépendra des types de projets que votre entreprise souhaite entreprendre. Prioriser ces projets dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets est un objectif clé. Il existe trois types de projets :

  • Développements internes
  • Projets commandés par une partie externe
  • Projets organisationnels
Planification des ressources en gestion de projet

Les trois types de projets et leur priorisation et la prévision des ressources.

En quoi ces trois types de projets diffèrent en termes de priorité et quel effet cela a-t-il sur les ressources requises ?

  • Priorisation des développements internes
    Avec un portefeuille de projets de développement interne, vous disposez d’un bon point de départ. Les décideurs eux-mêmes peuvent décider quand lancer un projet en particulier. Ils peuvent généralement déterminer leurs propres pics de ressources. Il leur appartient donc de prendre des décisions rationnelles et compréhensibles lorsqu’ils établissent les priorités des projets.
  • Priorisation des projets commandés par une partie externe
    Les clients peuvent demander, annuler ou approuver un projet commandé à tout moment sans avertissement préalable. Vous devez être préparés à gérer des prévisionnels approximatifs.  Chaque client se croit roi. Si vous êtes responsable d’un tel pipeline de ventes, vous devrez apprendre à gérer l’incertitude. Vous devrez garder un œil sur le niveau des commandes lorsque vous planifierez vos ressources.
  • Priorisation des projets d’entreprise (organisationnels)
    Les projets internes doivent être traités exactement de la même manière que les projets des clients. L’un des avantages est qu’il y a moins de personnes impliquées dans la définition des priorités. D’un autre côté, ces projets internes ont tendance à être les premiers à être reportés lorsque les ressources viennent à manquer.

Notre conseil : déterminez rapidement à quel type de projet vous avez affaire. Cela vous aidera à comprendre quels sont les défis typiques de planification des ressources auxquels vous serez confrontés dans la gestion de votre projet.

Les défis dans la planification tactique des ressources : coordination entre projet et opérations

Les chefs d’équipe ont généralement le dernier mot quand il s’agit d’affecter les ressources projets nécessaires. Les chefs de projets s’attendent à ce que les chefs d’équipe valident leurs demandes de ressources le plus rapidement possible. Cela vous permet alors de planifier ces personnes dans vos projets. Cependant, vous devez également être assurés que ces ressources approuvées seront effectivement disponibles quand vous en aurez besoin. Cela permet de réduire les changements ultérieurs aux plans de projet.

Cela peut toutefois créer des problèmes pour les chefs d’équipe :

  • Un même chef d’équipe peut être confronté de façon répétitive à des demandes émanant de différents chefs de projets à différents moments.
  • Il est donc difficile pour les chefs d’équipe de disposer d’une base solide sur laquelle fonder leurs décisions.
  • Une nouvelle demande aujourd’hui peut annuler un accord conclu hier.

Les membres d’équipe sont souvent affectés à des tâches (tâches opérationnelles) en plus de leur travail sur les projets, ce qui a évidemment un impact sur leur productivité sur le projet.

Les chefs d’équipe traitent souvent avec plusieurs chefs de projets simultanément. Les demandes relatives aux projets soumises aux chefs d’équipe doivent toujours être bien organisées. Il est essentiel d’avoir un processus fiable et convenu par tous et un rythme fixe de validation des ressources.

Notre conseil : Faites en sorte que tout le monde soit d’accord sur un calendrier fixe pour la planification des ressources en gestion de projet. Convenez toutefois, qu’en cas d’urgence, ce calendrier peut être modifié. Cela permet d’assurer la fiabilité et d’avoir une meilleure vue d’ensemble de l’utilisation des capacités pour les prochains cycles.

Les défis de la planification opérationnelle des ressources/ gestion du travail

Les chefs de projets ont généralement besoin que les chefs d’équipe approuvent leurs demandes de ressources qualifiées. Nous avons vu cela dans la section précédente. Le sujet suivant est la gestion du travail : qui fait quoi et quand ?

Dans l’organisation matricielle, le chef de projet a accès aux ressources affectées pour une période spécifique. La prochaine étape est alors pour eux de planifier les tâches, ou mieux, de faire en sorte que les membres d’équipe les planifient eux-mêmes.

Dans ce cas, le défi principal est alors de documenter régulièrement l’état d’avancement. Cela vous permet en tant que chef de projet de voir clairement l’avancement et ce qu’il reste à faire. Pour cela, il vous faut les bons outils.

Notre conseil :  Créez un environnement informatique dans lequel les outils de planification du chef de projet et les outils de gestion du chef d’équipe sont intégrés. Cela vous donnera la possibilité de comparer facilement les plans et l’état d’avancement en amont des réunions d’avancement.


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Voilà les défis auxquels sont confrontés les 3 niveaux de planification des ressources en gestion de projet. Nous allons maintenant regarder comment mettre en œuvre la planification des ressources rapidement et efficacement pour relever ces défis avec succès.

3. Mise en œuvre rapide et efficace de la planification des ressources

Une planification efficace des ressources est le souhait principal des entreprises qui cherchent à mettre en œuvre un système pour gérer leurs projets et leurs portefeuilles. Cependant, pour les chefs de projets, l’accent est généralement mis, du moins au départ, sur les méthodes, les processus et les outils de gestion de projet.

La planification des ressources de fait généralement après coup. Cela est dû au fait que la planification des ressources en gestion de projet est vue comme plus difficile. La plupart des personnes supposent qu’une bonne planification projet est un prérequis à la planification des ressources.

La planification des ressources est considérée comme compliquée pour les raisons suivantes :

  • Les chefs de projets eux-mêmes trouvent difficile de savoir exactement de quelle(s) ressources(s) on aura besoin sur quel(s) projet(s) et à quel moment.
  • Il est difficile d’avoir une vue d’ensemble sur la disponibilité des ressources, en particulier celle des collaborateurs internes à l’entreprise.

 

En fonction de quels problèmes vous souhaitez solutionner en utilisant la gestion de projet, il peut être en fait plus opportun de commencer avec la gestion des ressources. La gestion de projet peut être mise en œuvre dans un deuxième temps.

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Si votre objectif premier est une planification de projet détaillée et non la planification des ressources en gestion de projet, alors vous devez bien entendu commencer avec la gestion de projet.

Mais si votre priorité est de savoir qui travaille sur quoi et quand afin de pouvoir affecter ces personnes sur les bons projets et les bonnes activités, alors notre recommandation est de :

  • Traiter d’abord avec les chefs d’équipe
  • Puis de traiter avec les chefs de projet.

 

Notre conseil : Si vous avez besoin de savoir qui travaille sur quoi et quand afin d’affecter ces personnes sur les bons projets et les bonnes activités, alors commencez avec une solution pour les chefs d’équipe. Puis dans un deuxième temps, occupez-vous des chefs de projet.

Notre expérience nous a montré que vous pouvez mettre en place un programme de planification des ressources efficace en environ deux mois en respectant bien la stratégie suivante centrée sur les chefs d’équipe.

Ce graphique illustre la différence suivante : développer un plan de ressource exhaustif avec l’aide des chefs d’équipe vous aide à atteindre vos objectifs bien plus rapidement. Le plan de ressources détaillés, mais globalement incomplet, émanant des chefs de projets, prendra bien plus de temps.

Planification des ressources en gestion de projet

La manière la plus rapide de mettre en place une planification exhaustive des ressources en gestion de projet est de travailler avec les chefs d’équipe.

Les raisons de la différence de calendrier

Voilà les raisons clés de la différence flagrante de calendrier entre ces 2 approches :

  • Mettre en œuvre un environnement de gestion de projet demande une multitude de processus et méthodologies supplémentaires par rapport à la gestion tactique des ressources.
  • Il y a généralement plus de chefs de projets que de chefs d’équipe. Cela prend donc plus de temps de tous les former. Et les chefs de projets mettent plus longtemps à préparer des plans de projets détaillés que les chefs d’équipe mettent de temps à préparer des vues d’ensemble.
  • Les projets ont un début et une fin mais la planification des équipes continue mois après mois sans véritable début ni fin.
  • Pour les projets à court terme, il n’est pas logique d’introduire un nouveau système. Donc seuls les projets de longue durée et les nouveaux projets sont entrés dans le système.

 

Pour toutes ces raisons, cela peut prendre des mois aux chefs de projet de fournir les plans de projets nécessaires pour obtenir une bonne vue d’ensemble de l’utilisation des ressources. Et souvenez-vous que cela n’inclut que les activités liées aux projets. Les activités hors projets ne sont pas traitées dans ces plannings.

Il est donc impossible d’obtenir une vue complète de l’utilisation des ressources de la part des chefs de projet, ce dont vous avez toutefois absolument besoin. Pour qu’une vue d’ensemble de l’utilisation des ressources soit véritablement utile, elle doit être complète. Et pour cela, il faut demander aux chefs d’équipe.

Notre conseil : Une vue d’ensemble de l’utilisation des ressources n’est utile que si elle est complète. Les chefs d’équipes peuvent facilement vous fournir ces informations.

Vous pouvez commencer à tout moment en préparant un plan d’utilisation des ressources pour votre propre équipe. Dans ce plan, vous devrez notez toute absence ou activité liée aux opérations de vos membres d’équipe et fournir a minima une estimation sommaire pour chaque projet.

Même sans connaître tous les détails de chaque tâche, vous devez pouvoir affecter un certain nombre d’heures par personne au projet.

Les chefs d’équipe doivent avoir connaissance des devoirs et tâches des membres de leur équipe

Les chefs d’équipe doivent normalement savoir ce sur quoi leur équipe travaille. A minima, ils doivent savoir :

  • Sur quels projets les membres de leur équipe travaillent,
  • Quand ils seront absents,
  • Sur quoi d’autres ils sont censés travailler.

 

Il est plus important d’avoir une vue d’ensemble complète plutôt que détaillée.

Sans une bonne vue d’ensemble, les chefs d’équipe auront du mal à expliquer pourquoi leur équipe n’a pas la capacité disponible pour répondre à une nouvelle demande projet.

Pour pouvoir répondre aux demandes de disponibilités, les chefs d’équipe n’ont pas besoin de plannings parfaitement détaillés. Ce dont ils ont absolument besoin en revanche est une vue d’ensemble complète de toutes les ressources et de toutes leurs activités. Si le chef d’équipe peut donner une réponse relativement précise, cela sera indéniablement mieux que de fournir une réponse fausse.

Planification des ressources en gestion de projet

Utilisation des informations venant des chefs d’équipe pour déterminer la disponibilité des ressources pour le projet (capacité moins les absences et les activités liées aux opérations = disponibilité pour le projet).

Faire des promesses qui ne pourront pas être tenues au sujet de la disponibilité des ressources est une erreur importante, mais une erreur qui peut être évitée.

Cette erreur se produit parfois quand des tâches sont involontairement oubliées dans la planification des capacités.

Par ailleurs, les plans des chefs d’équipe peuvent changer étant donné que les plans sont basés sur des estimations, des prévisions.

La différence est importante : il est beaucoup plus facile de justifier une non-disponibilité en expliquant qu’une tâche a pris plus de temps que prévu que d’expliquer que la ressource travaille sur une tâche que nous avions oubliée d’inclure dans le planning ou dont nous n’avions pas connaissance.

Concevoir un plan de ressource complet

Ne concentrez pas vos efforts sur un planning de ressources parfait. Ce dont vous avez vraiment besoin c’est d’un planning complet et donc utile. Vous pouvez le peaufiner peu à peu ultérieurement grâce à une coordination fréquente et de plus en précise avec les chefs de projet.

Notre conseil : Commencez par préparer un planning des ressources qui soit complet. Cette base vous aidera à mieux planifier. Les détails manquants peuvent être ajoutés ultérieurement pour augmenter sa valeur.

Les étapes suivantes vous montrent comment travailler avec les chefs d’équipe :

Etape 1 : Assurez-vous de l’adhésion de tout le monde en mettant en avant les avantages.

Planification des ressources en gestion de projet

Une mise en avant réussie est la clé pour mettre en œuvre la planification des ressources

Pour convaincre les chefs d’équipe de l’utilité d’avoir un système centralisé pour la planification des ressources en gestion projet, vous devez mettre en avant les avantages d’un tel système :

  • Les décideurs ont une vue d’ensemble des capacités des ressources disponibles. Ces disponibilités sont généralement affichées sous une forme résumée. En cliquant pour voir le détail de disponibilité de chaque équipe, les décideurs ont toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.
  • Les chefs d’équipe ont une vue d’ensemble exacte et précise de l’utilisation de la capacité. Cela leur permet de faire la meilleure utilisation possible de leur équipe sans la surcharger.
  • Les chefs de projet sont assurés de manière très fiable que les ressources nécessaires seront disponibles (dans une organisation matricielle) et que les dates d’échéance ou de livraison seront respectées (dans une organisation hiérarchique)

 

Faites un peu de marketing pour vanter les mérites de la mise en œuvre de la planification tactique des ressources au sein de votre organisation ! Cherchez à impliquer les personnes qui seront impactées. Soyez toutefois conscient que la mise en place d’une planification des ressources apporte aussi plus de clarté et plus de transparence dans l’organisation et tous les chefs d’équipe ne voient pas forcément cela d’un bon œil.

Il peut être important de coordonner avec les délégués du personnel ou le comité d’entreprise assez rapidement, car ils ne doivent pas voir cela comme une surveillance injustifiée du personnel. Ce n’est généralement pas un problème car :

  • Ce sont les chefs d’équipe qui utilisent ces données et les personnes concernées sont celles qu’ils supervisent directement.
  • Permettre aux chefs d’équipe de planifier plus efficacement les aidera à faire une meilleure utilisation du temps des membres de leur équipe.
  • Une planification au plus près et sans surcharge génère moins de stress pour les collaborateurs.

 

Ces arguments sont normalement très convaincants.

Notre conseil : Amenez les personnes concernées à plaider pour la mise en œuvre d’une solution de planification tactique des ressources et aidez-les à le faire. Et gardez en tête que tous les chefs d’équipe ne salueront pas cette nouvelle transparence.

Etape 2 : Choisissez une équipe qui soit représentative

Avant de mettre en place tout changement, regardez ce qui a bien fonctionné et dans quel domaine. Qu’ont planifié les chefs d’équipe exactement jusque-là ?

Planification des ressources en gestion de projet

Questions clés à poser à l’équipe

Identifiez les méthodes qui ont fait leurs preuves et quelles données ont été utiles et utilisez-les.

Trouvez des chefs d’équipe qui plaideront en faveur du nouveau système

Planification des ressources en gestion de projet

Les étapes de la planification des ressources en gestion de projet

Identifiez une équipe connue et bien organisée avec un chef d’équipe qui soit d’accord pour promouvoir votre initiative. Vous aurez besoin d’un modèle qui puisse être utilisé par tous. Idéalement vous créerez ce modèle en utilisant un outil de chef d’équipe adapté . Donnez l’exemple et montrez à vos collègues comment faire.

Déterminez la granularité de votre planning

Déterminez si vous voulez une granularité à la semaine ou au mois pour votre planning. Des plannings trimestriels sont généralement trop imprécis et des plannings journaliers trop détaillés. La granularité dépendra principalement de la durée des tâches et des intervalles de planification.

Voulez-vous planifier à l’heure, au jour, ou en équivalent temps plein ? Cela dépend du périmètre de chaque tâche. Tout ce qui prend plusieurs centaines d’heures devra plutôt être mesuré en journées.

Une heure est une unité de temps très précise et comprise par tous.  La durée d’une journée en revanche peut être mal comprise en particulier par les collaborateurs à temps partiel. Utiliser des équivalents temps plein comme unité de mesure peut alors être une solution mais qui doit être expliquée au préalable.

Affectez une catégorie à chaque activité

Utilisez une ligne séparée pour chaque absence. Pour chaque équipe, ajoutez des lignes pour représenter les activités opérationnelles générales qui occupent la plupart des membres de l’équipe. Cela peut être des activités telles que des réunions d’équipe, développement professionnel, activités de pré-vente, support etc…Ces lignes sont maintenues dans l’outil pour tous les membres de l’équipe.

Identifiez ensuite les activités opérationnelles spécifiques de chaque membre individuel de l’équipe. Contrairement aux tâches opérationnelles générales, ces activités changent au fil du temps. Elles ne doivent pas impacter le travail supplémentaire fait sur un projet en particulier.

Dans un premier temps, indiquez par des lignes individuelles, les projets sur lesquels vos équipes travaillent. Si vous ne disposez pas de données de planning de la part des projets, alors commencez avec les informations des chefs d’équipe et des membres d’équipe dans votre première version.

Rappel : Assurez-vous surtout d’inclure TOUTES les activités et n’essayez pas d’être trop spécifique dans votre planification des ressources. Il est préférable d’avoir une vue d’ensemble générale des projets sur lesquels les équipes travaillent activement en ce moment. Les choses se compliquent quand vous disposez pour certains projets de descriptions détaillées des tâches car l’information est tout simplement disponible mais qu’à l’inverse d’autres tâches sont complètement ignorées voire oubliées car il n’y a pas encore assez de détail. La première étape est de documenter tout ce dont vous disposez afin d’avoir une vue d’ensemble complète.

Notre conseil : Votre priorité absolue doit être d’inclure TOUTES les activités, pas d’avoir des informations détaillées sur chacune d’entre elles. La première chose dont vous avez besoin est une vue d’ensemble complète de toutes les activités. Sans ça, vous aurez des lacunes importantes dans vos plans, les rendant inutilisables pour une planification des ressources fiable.

La prochaine étape est d’établir un processus pour coordonner vos plans avec les chefs de projet. Cela donne ainsi une meilleure base pour les futurs processus.

Commencez par impliquer les chefs de projet, un par un

Il n’est pas nécessaire d’inclure tous les chefs de projet dès le début. Ils peuvent être ajoutés un par un.

Certains projets touchant à leur fin, il n’y aurait pas de sens à développer des plannings détaillés à ce stade. D’autres ne commenceront pas avant plusieurs mois. Dans ces deux cas, il est largement suffisant d’avoir des plannings sommaires.

A l’inverse, ce serait une erreur de ne pas planifier quelque chose juste parce que vous ne pouvez pas le planifier aussi précisément que vous le souhaitez.

Impliquez les autres chefs d’équipe et collaborez avec eux sur l’optimisation

Présentez les résultats aux autres chefs d’équipe et prenez en compte leurs retours. Car il est important que chaque chef d’équipe comprenne comment les choses sont organisées et accepte le degré de granularité des plannings.

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Etape 3 : Tenez la première réunion de planification

Avant que le processus ne soit bien établi, il est important que tous les chefs d’équipe impliqués se familiarisent avec l’outil et l’effort de planification. Bien sûr, vous pouvez aussi commencer par définir les intervalles de planification puis dans un 2ème temps ajouter les informations sur l’outil. Mais l’expérience montre que la plupart des organisations ont tendance à s’engager sur plus de travail qu’elles ne peuvent vraiment gérer.

Donc il est souvent plus logique de laisser les chefs d’équipe profiter des premières discussions pour acquérir l’expérience nécessaire. Puis vous définirez les intervalles de mise à jour des plannings.

Pour cette raison, un bon système doit être un système simple. Un chef d’équipe ne doit pas mettre plus de deux heures à mettre à jour le planning de son équipe.

La création du planning initial prend évidemment plus de temps car les utilisateurs doivent d’abord se familiariser avec l’outil et la façon dont le planning est organisé. De plus, l’information nécessaire n’est peut-être pas encore disponible.

Il est important de soutenir les chefs d’équipe

Assurez-vous que les chefs d’équipe reçoivent toute l’aide dont ils ont besoin. En effet, le but est que leur première expérience avec le planning soit positive et qu’elle le reste. Certains chefs d’équipe auront besoin de plus de soutien que d’autres.

Il est important de convaincre idéalement tous les chefs d’équipe dès le départ de l’utilité d’utiliser leurs propres données.

Notre conseil : Assurez-vous que les chefs d’équipe reçoivent toute l’aide dont ils ont besoin surtout dans les premières semaines. Il est en effet préférable que leur première expérience avec le planning soit positive. Mettez constamment en avant l’avantage de travailler avec leurs propres données.

Tâches impliquant possiblement de la maintenance de données

Spécifiez les étapes nécessaires pour garder les données à jour. Cela inclut de saisir des informations sur :

  • Tous les membres du personnel et leur capacité. Idéalement toutes les ressources et leur capacité disponibles (obtenue de leur planning de travail) ont déjà été automatiquement entrées dans le système.
  • Toutes les demandes projets pour le personnel. Ceci peut être importé depuis d’autre systèmes.
  • Les absences et autres activités opérationnelles générales. Ceci peut aussi être importé depuis d’autres systèmes.
  • Tous les projets au niveau de l’équipe. Ceci peut être importé depuis d’autre systèmes.
  • Les activités opérationnelles individuelles de tous les membres d’équipe.
  • Toutes les demandes projets validées pour les trois prochains mois (par exemple).

 

Définissez un calendrier initial pour la mise à jour des informations

Choisissez un intervalle de mise à jour qui vous semble pratique. Vous pouvez commencer avec des mises à jour hebdomadaires. Après seulement quelques semaines vous pourrez obtenir une vue d’ensemble pertinente de toutes les équipes et de leur état d’avancement actuel. Ne soyez pas surpris si vous constatez des surcharges qui n’ont pas encore été résolues. Vous traiterez cela au fur et à mesure. La prochaine étape consiste à utiliser l’expérience ainsi acquise lors de la première itération pour définir un intervalle de planification auquel tout le monde pourra adhérer.

Etape 4 : Introduisez un calendrier de coordination

Comme mentionné plus haut, nous recommandons fortement d’introduire un calendrier cyclique de processus cohérent et régulier et de vous assurer que tout le monde s’y conforme. Les demandes émanant des projets sont généralement spontanées et sujettes à changement mais on ne peut pas attendre des chefs d’équipe qu’ils mettent à jour leur planning quotidiennement en conséquence.

Il est donc important de s’assurer que les plannings sont mis à jour avant la date de présentation des rapports d’avancement. Cela garantit que tous les chefs d’équipe et chefs de projet impliqués travaillent avec les mêmes données s’il y a un conflit au sujet des ressources. Et cela facilitera la prise de décision.

Sachez que la planification des ressources en gestion de projet n’est jamais exacte à 100%. Des perturbations externes se produisent souvent plus vite que vous ne pouvez mettre à jour les plannings.

Voilà comment mettre en place le cycle de planification :

  • Identifiez toutes les personnes impliquées dans le cycle du processus (chefs de projet, chefs d’équipe, PMO),
  • Fates en sorte que tout le monde s’accorde sur un cycle acceptable pour coordonner les ressources au sein de votre organisation. Il vaut mieux prévoir un cycle plus long si vous n’êtes pas sûr que tout le monde ait suffisamment de temps pour saisir les dernières informations à jour.
  • Assurez-vous qu’un nombre fixe de ressources soit engagé pour le cycle actuel et le suivant. Cela permet de s’assurer que l’utilisation de la capacité reste constante.
  • Aidez les chefs de projet et les chefs d’équipe à saisir leurs informations à jour pour la date cible selon le calendrier établi. La totalité de la demande actuelle de ressources doit toujours être saisie à la même date.
  • Utilisez les plans de projets à jour pour coordonner l’utilisation des ressources avec les chefs d’équipe.
  • Résolvez tout conflit de ressource lors des comités de pilotage s’ils ne peuvent pas être résolus par les chefs de projet et les chefs d’équipe.
  • Dans un environnement multi-projet, la direction de l’entreprise doit préalablement fixer les priorités pour la planification stratégique des ressources.
Planification des ressources en gestion de projet

Exemple de cycle de processus montrant les niveaux de prise de décisions (expliqué ci-dessous)

Etape 5 : Les opérations normales et la planification optimisée des équipes

Quand vous aurez vécu plusieurs cycles et que le processus sera devenu bien établi, vous pourrez alors commencer à l’optimiser.

Quelles sont les perspectives actuelles de votre entreprise ?

  • La nouvelle planification des ressources a-t-elle profité aux personnes et en sont-ils conscients ?
  • Les chefs d’équipe, les chefs de projet et les décideurs ont-ils maintenant une meilleure vue d’ensemble qu’ils peuvent utiliser pour prendre leurs décisions ?
  • Tout le monde arrive-t-il à mettre des plannings à jour dans les temps ?
  • Les réunions de coordination se passent-elles bien ?

 

Vos plannings sont peut-être trop sommaires à certains endroits et au contraire, trop détaillés à d’autres. L’objectif est maintenant d’arriver à un équilibre entre l’effort fourni et les avantages obtenus et de commencer à optimiser.

Vous pouvez même mettre en place des interfaces techniques. Par exemple de le synchroniser automatiquement avec les données de capacité et d’absence extraite des systèmes RH. Ou alors vous pouvez automatiser les interfaces entre la planification projet et la planification des équipes.

Etape 6 : Introduction et optimisation de la planification projet

Jusqu’à maintenant, votre planification des ressources s’est concentrée sur les chefs d’équipe. C’était la façon la plus rapide d’arriver à une vue d’ensemble complète. L’accent doit désormais se porter sur les processus, les méthodes et les outils de planification de projet. Le PMO est responsable de cette partie.

Envoyez-nous vos commentaires.
Quelle est votre expérience sur la planification des ressources en gestion de projet ? Pensez-vous que nous ayons omis un facteur clé ? Ces conseils vous sont-ils utiles ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous.



Achim Schmidt-Sibeth_Projektmanagement in KrisenzeitenAchim Schmidt-Sibeth
Senior Marketing Manager

Après avoir obtenu son diplôme d’ingénieur en technologie environnementale, Achim a acquis une grande expérience en gestion de projet grâce à de nombreuses années passées dans un bureau d’ingénierie, puis chez un équipementier et enfin au sein d’une agence multimédia. Achim et son équipe gèrent le marketing et la communication de TPG The Project Group depuis plusieurs années.

En savoir plus sur Achim Schmidt-Sibeth sur  LinkedIn ou XING


Johann Strasser
Ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001

Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars. 

Plus d’informations sur Johan Strasser sur LinkedIn et XING.

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