Quels sont les pièges typiques lors de la mise en place d’un PMO ? Pourquoi la normalisation n’est-elle pas la chose la plus importante ? Et quel est le rôle de la formation et de la communication ? En 2020, TPG The Project Group a réalisé l’enquête PMO 2020. Depuis plus de 20 ans, l’entreprise s’engage sur tous les sujets autour de la gestion de projet à l’échelle de l’entreprise et du PMO. L’enquête comptait 330 participants d’entreprises disposant d’un PMO et 120 d’entreprises sans PMO (nombre de participants après nettoyage des données).
L’enquête PMO a pour but de vous aider à évaluer votre propre positionnement et de définir vos prochaines initiatives en vous comparant à d’autres entreprises. Un autre objectif est d’identifier les opportunités et priorités pour améliorer le PMO de votre organisation.
Dans cet article, nous vous présentons les résultats de l’enquête PMO 2020 de manière détaillée :
- Définition du PMO
- L’enquête PMO 2020
- Les avantages pour les entreprises disposant d’un PMO
- Les avantages pour les entreprises souhaitant disposer d’un PMO
- Données démographiques sur les participants à l’enquête PMO 2020
- Répartition entre les top, les plus et les moins performants
- Différences les plus marquées en matière de gestion des ressources
- Plus de support stratégique dans le futur
- Conclusion: Enquête PMO 2020
Note : cette enquête est disponible uniquement en langues anglaise et allemande.
Définition du PMO
Le Project Management Office ou PMO est une unité organisationnelle permanente qui joue un rôle clé dans la coordination et la gestion des projets au sein de l’entreprise ou d’un service de l’entreprise. Ses responsabilités peuvent inclure du support stratégique, de la gestion multi-projets, l’exécution des projets, de la formation et du support aux utilisateurs, des méthodes et processus et la mise à disposition des outils nécessaires et adéquates.
L’enquête PMO 2020
De nombreuses organisations ont constaté une forte augmentation du nombre de projets au cours des dernières années. Dans de nombreux cas, la raison est la digitalisation, qui a donné lieu à de nombreux projets internes impliquant plusieurs services. Ces projets nécessitent souvent beaucoup de coordination interne de la part des collaborateurs, ce qui est plus facile à mettre en œuvre avec un PMO. Cependant, les entreprises réalisent souvent qu’elles ne peuvent plus se permettre voire même ne veulent plus mettre en œuvre certains types de projets. Il s’agit de projets qui dépassent leur calendrier, leur budget ou qui n’atteignent pas les objectifs fixés.
Un PMO permet d’avoir une vue d’ensemble du paysage des projets et d’accroître l’efficacité de la gestion des projets. Que vous souhaitiez mettre en place un PMO ou que vous en ayez déjà un, il peut être très intéressant de savoir comment vous vous positionnez par rapport aux autres entreprises. À cette fin, vous pouvez consulter l’enquête que nous avons réalisée et comparer les résultats à votre propre situation.
Nous avons divisé l’enquête concernant les informations générales sur l’entreprise en deux groupes. D’une part, nous voulions donner des informations sur les participants qui ont déjà acquis de l’expérience avec un PMO. D’autre part, nous étions également intéressés par les souhaits des entreprises qui envisagent seulement de commencer à mettre en place un PMO.
L’étude a pour but de vous aider, en tant que lecteurs, à évaluer votre propre position et à déterminer quelles devraient être les prochaines étapes, en comparant votre organisation à d’autres entreprises. Un autre objectif est d’identifier les opportunités et les priorités pour améliorer le PMO existant de votre entreprise. Cette enquête PMO vous fournit, ou plutôt fournit à votre PMO, des conseils pour renforcer vos efforts et améliorer vos performances dans le domaine de la gestion de projet.
Les avantages pour les entreprises disposant d’un PMO
A partir des réponses des entreprises disposant d’un PMO, nous avons défini des niveaux de performance : peu, très et top performant. Des évaluations différenciant ces trois niveaux, nous tirons des explications sur les différences d’efficacité dans la mise en œuvre des projets. Cela aidera les lecteurs à identifier ce que les PMO des entreprises très performantes et top performantes font mieux que les PMO des entreprises les moins performantes.
Les avantages pour les entreprises souhaitant disposer d’un PMO
Les entreprises qui souhaitent mettre en place un PMO tireront les avantages suivants de l’enquête PMO : Les souhaits des participants sans PMO et les réponses des entreprises avec un PMO varient énormément sur certains points. Il est donc possible d’en déduire des domaines d’attention réalistes, accompagnés de conseils sur la meilleure façon de commencer la mise en place d’un PMO. Ainsi, le démarrage avec votre propre PMO devrait se dérouler parfaitement.
Données démographiques sur les participants à l’enquête PMO 2020
450 participants d’Allemagne, d’Autriche et de Suisse ont pris part à l’enquête. 330 avaient déjà un PMO en opération et 120 prévoyaient d’en mettre un en place. Pour ce qui est de la répartition des secteurs, les entreprises opérant dans le secteur de l’information et la communication sont en avance sur les entreprises catégorisées comme Autre secteur industriel et Autres services.
La taille des entreprises disposant d’un PMO est en moyenne supérieure à 1000 employés dans 60% des cas. La taille des entreprises sans PMO est de 100 à 500 employés dans un tiers des cas.
En plus de la taille et du secteur d’activité de l’entreprise, nous avons aussi demandé :
- Le champ d’action interne du PMO
- Type de mise en œuvre des projets (traditionnelle, agile, hybride)
- Nombre de membres du PMO
- Durée d’existence du PMO
- Autres classifications
Répartition entre Top, Très et Peu Performants
Nous avons divisé les entreprises disposant d’un PMO en trois niveaux : les top performants, les très performants et les peu performants. Cette classification a été faite en fonction de leur efficacité dans la mise en œuvre des projets sur la base de leurs réponses aux questions concernant le respect des délais, des budgets et des exigences de qualité.
Top performants
Entreprises dotées d’un PMO et respectant les délais et les budgets et les exigences de qualité dans plus de 80% de leurs projets achevés.
Très performants
Entreprises dotées d’un PMO et respectant les délais et les budgets et les exigences de qualité dans au moins 50% de leurs projets achevés mais sans être au niveau des top performants.
Peu performants
Entreprises dotées d’un PMO et respectant les délais ou les budgets ou les exigences de qualité dans maximum 50% de leurs projets achevés. En d’autres termes, toutes les autres.
Si le PMO ne doit pas se contenter de définir des normes et de produire des rapports, il est indispensable de savoir ce que les top performants font de mieux que les peu performants.
De nombreuses entreprises disposent déjà d’un PMO, mais très peu ont atteint un niveau de satisfaction durable. Il ne suffit pas de mettre en place un PMO et de le laisser à ses activités C’est particulièrement vrai si l’on attend du PMO qu’il ne se contente pas de produire des rapports, mais qu’il assure une meilleure gestion des projets.
Les top performants et les très performants sont bien meilleurs que les peu performants pour fournir le cadre nécessaire aux projets. Les top performants dépassent largement les très performants en termes de satisfaction à l’égard du PMO et sont encore plus en avance sur les peu performants. Dans aucune partie du sondage sur le PMO, les peu performants n’ont surpassé les top performants ou très performants.
Différences les plus marquées en matière de gestion des ressources
Il existe des différences marquées dans les niveaux de performance pour ce qui est des responsabilités de gestion multi-projets et de gestion des ressources, ainsi que dans les domaines individuels de la formation et du soutien stratégique. La plus grande différence se situe au niveau de la planification des capacités stratégiques et de la gestion des compétences des collaborateurs, suivie par la disponibilité de parcours de carrière pour les chefs de projet et la capacité à démontrer la valeur stratégique des projets. L’acceptation du PMO est la plus élevée parmi les entreprises top performantes, nettement moins parmi les entreprises très performantes et la moins élevée parmi les entreprises peu performantes.
La différence est particulièrement marquée au niveau du top management, les entreprises top performantes ayant un pourcentage trois fois plus élevé de « très satisfait » par rapport aux entreprises peu performantes. Parmi les facteurs qui empêchent une plus grande acceptation, les top performants citent « Pas d’avantages clairs à avoir un PMO » et un « Manque de transparence dans la planification des ressources » deux fois moins souvent que les peu performants.
Plus de support stratégique dans le futur
Indépendamment des niveaux de performance, les PMO ont l’intention de déplacer leurs efforts de la promotion de la standardisation et de la gestion de projets vers l’offre d’un soutien stratégique, la formation des chefs de projets et la gestion multi-projets et des ressources. Les principales priorités pour les 12 prochains mois mentionnées par au moins 20% des participants à l’enquête sont les suivantes :
- Mise en œuvre d’une base de connaissances pour les chefs de projet
- Planification stratégique des capacités
- Assurer l’alignement stratégique des projets et des idées
- Partager les connaissances avec les services finance et comptabilité
- Gérer les dépendances entre les projets
Lorsqu’on leur a demandé quelle était la meilleure façon d’accroître l’acceptation du PMO, la réponse la plus fréquente a été que le PMO devait s’efforcer d’apporter une réelle valeur ajoutée. Pour ce faire, les parties prenantes doivent être sondées afin de déterminer leurs attentes, puis le PMO doit adapter ses services en conséquence. L’enquête doit commencer par un sondage auprès de la direction générale afin que la mission du PMO soit clairement formulée et qu’il ne soit pas considéré comme un simple centre de coûts. La meilleure façon de créer la transparence dépend de la culture de l’entreprise, ce qui signifie qu’elle nécessite de la confiance et du temps. Le PMO peut ainsi fixer le cap avec le soutien de la direction générale.
Conclusion : Enquête PMO 2020
L’enquête auprès des entreprises disposant ou non d’un PMO dans le contexte de l’Enquête PMO 2020 permet une analyse à 360° des priorités :
- Support pour décider des priorités :l’enquête PMO donne une excellente vue d’ensemble des priorités des PMO, ce qui vous sera d’une grande aide.
- Orientation grâce à un excellent benchmark PMO :La différentiation entre les top, très et peu performants est un bon indicateur de là où vous vous situez actuellement et la direction à prendre.
- Evaluation réaliste grâce à des valeurs empiriques :L’illustration des attentes des nouveaux venus dans le monde des PMO et la comparaison avec la réalité vous donnent une idée de vos propres attentes.
- Vous apprenez des top performants :Vous éviterez les erreurs fréquentes et apprendrez directement comment faire correctement, car nous avons condensé pour vous l’expérience des plus performants !
Qu’en pensez-vous? Quelles sont les choses à faire et à éviter pour un PMO efficace ? Partagez vos expériences dans les commentaires ci-dessous !
Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
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