Willkommen zur neuen Folge unseres Podcasts rund ums Projektmanagement! Heute stellen wir eine provokante Frage: Braucht es kaufmännische Projektleiter – oder sind die nur „Spaßbremsen“ im Projekt? Unser heutiger Gast ist Claudia Lampert, Projektcontrollerin bei den Stadtwerken München. Sie hat das Thema Projektcontrolling von Grund auf miterlebt – von stiefmütterlicher Behandlung bis hin zu wachsender Relevanz, insbesondere nach prominenten Projektdebakeln wie dem Berliner Flughafen oder Stuttgart 21.
Wir wollen gemeinsam klären:
- Was ist Projektcontrolling eigentlich?
- Warum ist es so wichtig – gerade in technisch geprägten Projekten?
- Welche Herausforderungen stellen sich dabei – und wie kann man sie überwinden?
- Und zuletzt: Was macht einen guten kaufmännischen Projektleiter aus?
Viel Spaß beim Zuhören!
Hat Ihnen die Episode gefallen? Dann abonnieren Sie unseren Podcast und holen Sie sich weiterhin wertvolles Praxiswissen direkt auf die Ohren!
⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐
Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!
Tina Ciotola
Und Claudia Lampert
Claudia Lampert ist zertifizierte und passionierte Projektmanagerin mit vielen Jahren Berufserfahrung in klassischen und agilen Projekten. Aufbauend auf ihr Studium der Kultur- und Wirtschaftswissenschaften sowie Management, führte sie zahlreiche Projektteams und sammelte wertvolle Erfahrungen in der Projektarbeit. Sie baute ihre Expertise in der Beratungsbranche, in einem Start-up, der freien Wirtschaft und im öffentlichen Dienst auf und ist aktuell im Projektcontrolling tätig.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
linkedin.com/in/claudia-lampert
Sprungmarken
Podcast-Zusammenfassung: Braucht es kaufmännische Projektleiter überhaupt?
Warum Projektcontrolling kein Beiwerk, sondern ein Erfolgsfaktor ist
Claudia Lampert, Projektcontrollerin bei den Stadtwerken München, hat das Projektcontrolling von Grund auf miterlebt – von einer Randerscheinung hin zu einem strategischen Pfeiler. Ihre Einblicke zeigen: Kaufmännisches Projektmanagement ist nicht nur ein ergänzender Aspekt, sondern eine zentrale Säule erfolgreicher Projektarbeit. Besonders in technisch geprägten Großprojekten schafft Projektcontrolling die nötige Transparenz, um Risiken frühzeitig zu erkennen, Entscheidungen zu fundieren und den Projekterfolg abzusichern.
In unserem Gespräch beleuchten wir, was Projektcontrolling genau leistet, warum es so oft unterschätzt wird – und weshalb es mehr ist als reine Zahlenakrobatik.
Einordnung: Was ist Projektcontrolling – und was nicht?
Projektcontrolling wird oft auf eine reine Zahlenüberwachung reduziert – als eine Art „Projektpolizei“, die Kontrolle ausübt. Doch das greift viel zu kurz. Tatsächlich geht es beim Projektcontrolling um die aktive Steuerung des Projekterfolgs entlang der zentralen Erfolgsfaktoren: Zeit, Kosten und Qualität. Es ist ein methodischer und strukturierter Beitrag zur Zielerreichung – und keine reine Kontrollinstanz.
Projektcontroller:innen erstellen fundierte Planungen, begleiten Soll-Ist-Vergleiche, identifizieren Abweichungen, bewerten Risiken und schlagen frühzeitig Korrekturmaßnahmen vor. So wird sichergestellt, dass Projekte nicht erst am Ende bewertet werden, sondern während des gesamten Verlaufs gezielt steuerbar bleiben.
🎯 Tipp: Betrachten Sie Projektcontrolling als aktiven Steuerungsmechanismus – nicht als nachgelagerte Kontrollinstanz. Es gehört ins Zentrum des Projekts, nicht an den Rand.
Der Mehrwert: Transparenz als Schlüssel zum Erfolg
Transparenz ist kein Selbstzweck. Sie schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen – sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene. Projektcontrolling ermöglicht diese Transparenz durch regelmäßige Berichte, datengestützte Analysen und klare Visualisierungen des Projektstatus. Besonders hilfreich: Frühwarnindikatoren wie Ampelbewertungen zu Budget, Zeitfortschritt oder Risiken.
Gerade in technisch dominierten Projekten, in denen die operative Komplexität hoch ist, sorgt Projektcontrolling dafür, dass die kaufmännische Perspektive nicht aus dem Blick gerät. Damit wird es zur wichtigen Stütze für die Projektleitung, aber auch für Stakeholder, die Entscheidungen treffen oder Ressourcen freigeben müssen.
🎯 Tipp: Schaffen Sie systematische Transparenz – nicht erst im Krisenfall, sondern regelmäßig und auf Basis fundierter Kennzahlen.
Herausforderungen: Missverständnisse, Rollenunklarheit und Teamdynamik
Eine der größten Hürden für effektives Projektcontrolling liegt in der Wahrnehmung der Rolle. Viele Projektbeteiligte sehen Controller:innen noch immer als unangenehme Fragesteller – als Zahlenfreaks mit Kontrollfokus. Diese Rolle erschwert die Zusammenarbeit, vor allem, wenn Projektcontroller:innen nicht als gleichwertige Teammitglieder wahrgenommen werden.
Claudia Lampert schildert aus eigener Erfahrung, dass es Zeit und Kommunikationsaufwand braucht, um sich in neuen Projekten die Position am Tisch zu sichern. Der Weg dorthin führt über Offenheit, Dialog – und über Rollenklärung. Besonders wichtig: Projektcontroller:innen sollten nicht als „zweiter Projektleiter“ auftreten.
Denn eine Doppelspitze aus technischer und kaufmännischer Projektleitung führt oft zu Reibungen. Die Erfahrung zeigt: Projekte profitieren mehr, wenn Projektcontroller:innen als unterstützende, aber gleichwertige Sparringspartner agieren, nicht als konkurrierende Führungskraft. Ihre Rolle ist es, die kaufmännische Perspektive ins Team einzubringen – nicht, es zu leiten.
🎯 Tipp: Vermeiden Sie eine Konkurrenzsituation zwischen technischer und kaufmännischer Projektleitung. Setzen Sie auf eine integrierte Teamstruktur mit klaren Verantwortlichkeiten und gegenseitiger Wertschätzung.
Steuerung statt Kontrolle: Controlling als strategische Begleitung
Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass Controlling nur rückblickend funktioniert – nach dem Motto: Was war gut? Was lief schlecht? Doch gutes Projektcontrolling begleitet das Projekt aktiv und vorausschauend. Es erkennt frühzeitig, wenn etwa zu viel Budget verbraucht wurde oder Zeitpuffer schrumpfen – und schlägt dann steuernd einzugreifende Maßnahmen vor.
Ein besonders wirkungsvoller Hebel ist dabei das Risikomanagement. Wenn Controller:innen potenzielle Risiken frühzeitig identifizieren, deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe bewerten und daraus Risiko-Budgets ableiten, können finanzielle Puffer gezielt geplant und eingesetzt werden. Statt auf Überraschungen zu reagieren, wird präventiv agiert.
🎯 Tipp: Denken Sie Projektcontrolling nicht reaktiv, sondern proaktiv – mit Risikobetrachtungen, Forecasts und Korrekturmaßnahmen schon vor der Eskalation.
Konsequenzen fehlender Kontrolle: Wenn Projekte aus dem Ruder laufen
Was passiert, wenn Projektcontrolling vernachlässigt wird? Die Antwort ist einfach – und oft teuer. Es fehlt an verlässlichen Daten für Entscheidungen. Abweichungen werden zu spät erkannt. Projektleiter:innen stehen mit Budget-, Ressourcen- oder Terminproblemen plötzlich allein da. Gerade in Großprojekten kann das fatale Folgen haben – siehe Berliner Flughafen oder Stuttgart 21.
Hinzu kommt: Ohne systematisches Controlling fehlt dem Unternehmen die Verbindung zwischen Projektgeschehen und strategischer Steuerung. Wer nicht weiß, wie viel Liquidität wann benötigt wird, plant an der Realität vorbei. Diese Erkenntnis kann mit Zeitverzug oder sogar mit Projektscheitern bezahlt werden.
🎯 Tipp: Verzichten Sie nicht auf kaufmännische Transparenz. Fehlende Daten sind nicht nur operativ ein Risiko – sie untergraben die wirtschaftliche Steuerbarkeit des gesamten Portfolios.
Digitalisierung als Hebel – aber bitte mit Schnittstelle
Die Digitalisierung hat auch das Projektcontrolling erreicht – und das ist gut so. Tools für Ressourcenplanung, Kostenverfolgung und Statusreporting sind heute unverzichtbar. Sie ermöglichen Skalierung, Automatisierung und eine einheitliche Datenbasis für das gesamte Projektteam.
Doch es gilt: Digitalisierung hilft nur, wenn die Tools miteinander sprechen. Insellösungen ohne Schnittstellen führen zu Mehraufwand – nicht zu Effizienz. Wer manuell Daten von einem System ins andere überträgt, verschwendet Zeit und Personalressourcen.
In großen Organisationen wie den Stadtwerken München ist die Digitalisierung daher ein zentrales strategisches Thema. Claudia Lampert berichtet von der Entwicklung eines Tools zur projektübergreifenden Ressourcenverteilung – der nächste logische Schritt: KI-gestützte Optimierung über mehrere Portfolios hinweg.
🎯 Tipp: Investieren Sie nicht nur in Tools, sondern auch in ihre Integration. Digitalisierung entfaltet ihre Wirkung erst durch durchgängige Datenflüsse.
Forschung und Trends: Die Relevanz steigt
Nicht nur in der Praxis, auch in der Fachwelt gewinnt Projektcontrolling an Bedeutung. Das zeigt sich in der Gründung von Fachgruppen, der gestiegenen Aufmerksamkeit in Fachzeitschriften und Studien wie der 2024 erschienenen Untersuchung zum „Commercial Project Management bei Auftraggebern“.
Ein zentraler Befund: Kaufmännische Aspekte müssen künftig über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg mitgedacht werden. Das betrifft Planung, Umsetzung und Auswertung gleichermaßen – und ist Ausdruck eines Reifegrads, den viele Unternehmen erst noch erreichen müssen.
🎯 Tipp: Wenn Ihr Unternehmen Controlling bislang nur als Berichtswesen versteht, ist es Zeit umzudenken. Denken Sie strategischer – über den gesamten Lebenszyklus des Projekts hinweg.
Was macht einen guten kaufmännischen Projektleiter aus?
Es braucht mehr als Zahlenverständnis, um Projekte kaufmännisch erfolgreich zu begleiten. Gute Projektcontroller:innen bringen Neugier auf Technik, Verständnis für andere Rollen und eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit. Sie wissen, dass man nicht nur Daten braucht, sondern auch Menschen, die bereit sind, diese zu liefern – und die Zusammenhänge zu verstehen.
Wer erklärt, warum bestimmte Zahlen gebraucht werden und was mit den Informationen geschieht, baut Vertrauen auf. So entstehen tragfähige Beziehungen im Projektteam – die Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit.
🎯 Tipp: Investieren Sie in Beziehungspflege, nicht nur in Tabellen. Wer als Controller:in verstanden wird, wird auch unterstützt.
Fazit: Projektcontrolling ist der unterschätzte Performance-Booster
Claudia Lampert bringt es auf den Punkt:
„Projektcontrolling ist nicht nur Steuerung – es ist der Performance-Booster, der Projekte zum Erfolg führen kann.“
Die Rolle des kaufmännischen Projektleiters oder Controllers wird heute zu Unrecht unterschätzt – dabei ist sie entscheidend für Projekterfolg. In einer Zeit, in der Budgets knapper und Projekte komplexer werden, schafft Controlling die notwendige Verbindung zwischen operativer Umsetzung und wirtschaftlicher Verantwortung.
Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Orientierung. Nicht um Berichtspflicht, sondern um Entscheidungssicherheit. Nicht um Konkurrenz zur technischen Leitung, sondern um partnerschaftliche Ergänzung.
🎧 Hören Sie rein! Das ausführliche Gespräch mit Claudia Lampert bietet viele weitere Insights und Beispiele: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/warum-projektcontrolling
Wenn Sie die nächste Folge unserer TPG Shorties nicht verpassen wollen, folgen Sie unserem LinkedIn-Profil. Schön wäre auch, wenn Sie unsere Inhalte in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen (z.B. mit einem Like) 😊
📥 Download-Tipp: Kennen Sie schon „The PPM Paradise”? In diesem kostenlosen E-Book erfahren Sie, wie das „Paradies für ein unternehmensweites Projektumfeld“ aussehen könnte, in dem jede:r das beruhigende Gefühl hat, immer alles im Griff zu haben – völlig unabhängig von der Technologie. Hier direkt runterladen: https://www.theprojectgroup.com/data/Downloads_eBooks/TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf
Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen
- Abonnieren Sie den TPG Newsletter (www.theprojectgroup.com/newsletter)
- Abonnieren Sie den TPG Podcast „Projektmanagement für Unternehmen“ (www.theprojectgroup.com/podcast) auf Ihrer Lieblingsplattform
- Stöbern Sie in unseren kostenlosen Downloads mit aufgezeichneten Webinaren, eBooks, Präsentationen etc. (www.theprojectgroup.com/downloads)
Weitere PPM-Infos
