Viele Projekte geraten ins Stocken – Deadlines werden verpasst, Aufgaben stapeln sich, und trotz harter Arbeit scheint der Fortschritt minimal. Oft liegt der Grund nicht an fehlendem Wissen, fehlender Motivation oder zu wenig Ressourcen – sondern daran, wie wir uns selbst steuern und führen.
Mein heutiger Gast, Jürgen Lauber, zeigt, wie Sie mit besserem Selbstmanagement Ihre Projekte schneller und sicherer voranbringen, Stress reduzieren und mehr Peace-of-Mind in den Projekten haben können. Seine Aussagen basieren auf der Erfahrung von Jahrzehnten Führungs- und Projektverantwortung in internationalen Industrie-Unternehmen. Diese Erfahrungen hat er in seinem Buch „Professionelle Persönliche Planung und Selbstmanagement“ publiziert, dessen Wirkung gerade von gestressten und hochbelasteten Berufstätigen begeistert rezensiert wird. Jetzt Reinhören!
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Tina Ciotola
Mit Jürgen Lauber
Jürgen Lauber nimmt wohltuenden Einfluss auf das Selbstmanagement von Berufstätigen. Das hat ihn als Industrie-CEO erfolgreich gemacht. Mitte 50 hat er das Selbstmanagement Unternehmen 2ease AG gegründet und wurde zum Trainer und Publizisten in Sachen besseres Selbstmanagement.
Hier geht es zum Profil: linkedin.com/in/jürgen-lauber
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Relevante Links / Downloads
- Doing-better Selbstmanagement-Plattform: www.smoff.ch
- Selbstmanagement Unternehmen-Website: www.2ease.org
- Anmeldung zum kostenfreien Selbstmanagement-Gruppen-Coaching: https://www.smoffen.ch/gruppen-coaching
- Persönliche Website über Jürgen Lauber: www.JLauber.com
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Podcast-Zusammenfassung: Selbstmanagement im Projektumfeld – Wie Sie sich selbst führen, um Projekte besser zu führen
Ein Artikel zu Klarheit, Fokus und mentale Stärke im Projektalltag
Viele Projektverantwortliche erleben trotz guter Teams, klarem Fachwissen und modernen Tools denselben Schmerzpunkt: Projekte ziehen sich, es entstehen Warteschleifen, Aufgaben bleiben liegen, und obwohl alle „busy“ sind, fühlt es sich so an, als würde nichts wirklich fertig. In Ihrem Podcastgespräch mit Jürgen Lauber wird deutlich: Dieses Gefühl entsteht nicht, weil Menschen zu wenig wissen oder sich nicht genug anstrengen. Es entsteht, weil Selbstmanagement – die Fähigkeit, sich selbst zu steuern – nirgends systematisch gelehrt wird. Jeder soll es können, aber kaum jemand hat gelernt, wie. Dieser Artikel fasst die Kernbotschaften aus dem gemeinsamen Gespräch zusammen. Viel Spaß beim Lesen!
Warum Projekte ins Stocken geraten – und was wirklich dahinter steckt
In vielen Organisationen sind die Menschen fachlich hervorragend und motiviert. Das Problem entsteht dort, wo Selbststeuerung gefragt ist – also im Umgang mit Aufmerksamkeit, Ablenkungen, Prioritäten, Deadlines und emotionalem Druck. Ohne klare Selbstführungsmechanismen rutschen Menschen in reaktives Arbeiten: Sie erledigen, was gerade schreit, statt was wichtig ist. Das führt zu Verzögerungen, zu Last-Minute-Panik und dazu, dass Projektbeteiligte sich überfordert fühlen, obwohl sie objektiv leistungsfähig wären.
Tiefere Bedeutung: Selbstmanagement ist ein unsichtbarer Engpass. Man erkennt ihn erst, wenn er behoben wird und plötzlich reibungslose Abläufe entstehen.
Tipp: Prüfen Sie regelmäßig: Arbeite ich gerade proaktiv – oder reagiere ich nur auf das, was hereinkommt?
Warum parallele Projekte Menschen überfordern
Viele Mitarbeitende sind heute gleichzeitig in mehreren Projekten involviert – zusätzlich zu ihrem normalen Job. Ihr Gehirn muss also ständig umschalten, priorisieren und Komplexität bewältigen. Dabei entstehen zwei Probleme:
- Kognitive Überlastung – zu viele Aufgaben konkurrieren um Aufmerksamkeit.
- Teamverzögerungseffekte – wenn einer stockt, stockt das ganze Team (Jan-Gang-Effekt).
Das führt zu einem gefährlichen Dominoeffekt: Druck steigt, Menschen hetzen von Meeting zu Meeting, Aufgaben stauen sich, und obwohl alle hart arbeiten, wächst die Unsicherheit im Projektfortschritt. Umgekehrt wurden Teams schneller, sobald Mitarbeitende lernten, ihre Selbststeuerung zu verbessern – nicht weil sie mehr arbeiteten, sondern weil sie weniger verloren gingen.
Tipp: Überladen Sie Ihren Arbeitstag nicht. Überlastung ist kein Zeichen von Stärke – sondern ein Warnsignal.
Der größte mentale Fallstrick: die Negativdominanz
Unser Gehirn ist evolutionsbedingt darauf programmiert, Gefahren stärker wahrzunehmen als Erfolge. Im Projektalltag führt das zu einem verzerrten Selbstbild:
- Sie erinnern sich stärker an das, was nicht geschafft wurde.
- Erledigte Aufgaben verschwinden mental fast sofort.
- Die To-Do-Liste wird länger, und das Gefühl der Ohnmacht wächst.
Dieses psychologische Muster erzeugt chronischen Druck und führt zu dem weit verbreiteten Eindruck: „Ich komme einfach nicht voran.“ Dabei ist das objektiv falsch – aber ohne System erkennt man seine Fortschritte nicht.
Tipp: Machen Sie Ihren Fortschritt sichtbar – jeden Tag. Ihr Gehirn braucht visuelle Beweise.
Warum Selbstmanagement eine Methode braucht – und wie Struktur Sicherheit schafft
Viele Menschen glauben, Selbstmanagement sei eine Frage von Disziplin oder Persönlichkeit. Doch genau das ist ein Irrtum. Ohne eine klare Methode rutschen wir automatisch in reaktives Arbeiten, weil unser Gehirn ständig von neuen Reizen, Mails und Erwartungen überflutet wird. Gute Vorsätze oder Willenskraft reichen nicht – sie brechen im Alltag regelmäßig zusammen.
Was wir stattdessen brauchen, ist Struktur. Struktur entlastet, weil sie unserem Gehirn einen sicheren Rahmen bietet: ein klares Tagesblatt, eine wöchentliche Übersicht, feste Routinen und eindeutige Prioritäten. Sobald diese Orientierung da ist, verschwindet ein Großteil des inneren Stresses. Denn unser Kopf muss dann nichts mehr jonglieren oder „im Hinterkopf behalten“ – alles hat seinen Platz und seinen Zeitpunkt.
Struktur ist also kein starres Korsett, sondern mentale Freiheit. Sie verhindert Vergessen, sie macht Komplexität überschaubar, und sie gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie Ihr Arbeitspensum im Griff haben. Mit einer funktionierenden Methode arbeiten Sie nicht härter, sondern ruhiger, klarer und verlässlicher.
Tipp: Setzen Sie auf eine einfache, wiederholbare Methode. Wenige, klare Routinen schaffen mehr Sicherheit als die perfekte To-Do-App oder der heroische Versuch, alles im Kopf zu behalten.
Daily Review & Preview – die 5 Minuten, die alles verändern
Der zentrale Hebel im beschriebenen Selbstmanagement ist das tägliche Morgenritual:
1. Review (Rückblick)
- Was habe ich gestern tatsächlich geschafft?
- Was lief anders als geplant?
- Welche Aufgaben bleiben offen?
Sie holen die Realität zurück in Ihr Bewusstsein. Das verhindert Selbsttäuschung und hilft, den mentalen Nebel zu lichten.
2. Preview (Vorschau)
- Was ist heute wirklich wichtig?
- Was muss passieren, um den nächsten Fortschritt zu erzielen?
- Was ist realistisch – nicht idealistisch?
Wichtig: Diese Schritte müssen morgens stattfinden, bevor die Flut von E-Mails und Gesprächen Ihr Denken verzerrt. Das Gehirn trifft morgens objektivere Entscheidungen, abends sind sie stark emotional eingefärbt.
Tipp: Beginnen Sie jeden Arbeitstag mit einem bewussten Mini-Meeting mit sich selbst.
Wochenplanung – der unterschätzte Erfolgsfaktor
Die meisten Menschen planen nur ihren Tag. Das führt dazu, dass Montag und Dienstag überlastet sind und der Rest der Woche im Vergleich leer. Wochenplanung wirkt dagegen wie ein psychologischer Stabilisator:
- Sie berücksichtigt langfristige Verpflichtungen.
- Sie verteilt Aufgaben gleichmäßig.
- Sie verhindert, dass Sie sich montags direkt übernehmen.
- Sie macht die Arbeitswoche planbar und klar.
Statt blinder Tagesoptimierung entsteht eine realistische, motivierende Perspektive.
Tipp: Nutzen Sie ein Wochenblatt. Es bringt Ordnung in Projekte, Ziele und Verpflichtungen.
Warum Handschrift die Selbststeuerung stärkt
Handschrift ist weit mehr als ein nostalgisches Relikt aus der analogen Welt – sie ist ein kognitives Werkzeug, das unser Gehirn auf eine Weise aktiviert, wie es digitale Eingaben niemals können. Schreiben mit der Hand verlangsamt das Denken auf eine produktive Art, erhöht die Tiefenverarbeitung und zwingt uns, Gedanken zu ordnen, bevor wir sie zu Papier bringen. Genau diese mentale Strukturierung fehlt häufig im Projektalltag, wenn wir Aufgaben nur schnell in Apps tippen oder zwischen Fenstern hin- und herspringen.
- Handschrift verankert Inhalte tiefer im Gedächtnis.
- Sie erzeugt ein prägnantes Tagesbild, das Ihr Gehirn wie ein inneres Dashboard nutzt.
- Sie reduziert digitale Ablenkungen und verhindert impulsives „Drauflosarbeiten“.
- Sie stärkt Fokus und Verbindlichkeit, weil Schreiben bewusster und körperlicher ist.
Digitale Tools sind schnell, aber sie fördern Zapping, Fragmentierung und Oberflächlichkeit. Handschrift hingegen erzeugt Ruhe, Klarheit und ein Gefühl von Kontrolle – genau das, was Menschen im Projektalltag so dringend brauchen.
Tipp: Nutzen Sie Stift und Papier oder ein Tablet mit Stift. Das Schreiben selbst ist bereits ein Teil des Denkens – und nicht nur das Festhalten von Aufgaben.
Warum Sie sich immer zu viel vornehmen – und warum das okay ist
Menschen denken in Potenzial – nicht in realen Zeitfenstern. Deshalb nehmen wir uns regelmäßig zu viel vor. Das ist normal. Problematisch wird es erst, wenn wir uns daran messen wollen:
„Ich muss alles schaffen, was ich mir vorgenommen habe.“
Das macht krank. Selbstmanagement bedeutet nicht, alles zu erledigen, sondern das Bestmögliche innerhalb der gegebenen Realität zu tun. Fortschritt statt Perfektion. Sobald Menschen anfangen, sich nach dem Bestmöglichen statt nach dem Vollständigen zu bewerten, sinkt der Stress enorm.
Tipp: Streichen Sie den Perfektionismus. Bewerten Sie Ihren Tag nach dem Bestmöglichen – nicht nach der Liste.
Einfacher priorisieren: Was ist zeitkritisch?
Komplexe Priorisierungssysteme funktionieren im Projektalltag nicht. Sie sind zu langsam. Deshalb schlägt die Methode eine einzige Frage vor:
„Entsteht ein Schaden, wenn ich es heute nicht mache?“
- Ja: Zeitkritisch
- Nein: Nicht zeitkritisch
Nur zeitkritische Aufgaben müssen verpflichtend heute erledigt werden. Alles andere darf – ohne schlechtes Gewissen – auf morgen oder übermorgen verschoben werden. Diese Einteilung schafft mentale Ruhe und verhindert Panikreaktionen auf Dinge, die eigentlich warten könnten.
Tipp: Treffen Sie Prioritäten bewusst — morgens, nicht während Hektik und Stress.
Digitale Tools wie Outlook sind keine Planungswerkzeuge
Outlook und To-Do-Apps sind Verwaltungswerkzeuge – keine Selbstmanagementsysteme. Sie zeigen Termine, aber keinen Fortschritt. Sie speichern Aufgaben, aber schaffen keinen Überblick. Nutzer rutschen schnell in reaktive Muster: Sie tun, was gerade blinkt. Genau deshalb verlieren Menschen mit vielen parallelen Aufgaben den Überblick.
Tipp: Trennen Sie Planung (analog) von Ausführung (digital). Das befreit Ihren Kopf enorm.
Ad-hoc-Anfragen souverän managen
Ad-hoc-Anfragen gehören zum Projektalltag und wirken oft so dringend, dass wir sofort reagieren wollen. Genau dadurch verlieren viele Menschen ihren Fokus: Die eigene Planung fliegt über Bord, Aufgaben schieben sich nach hinten, und am Ende des Tages bleibt das Gefühl, viel gearbeitet, aber wenig erreicht zu haben.
Das Problem ist selten die Anfrage selbst, sondern die spontane Reaktion darauf. Wenn Sie unreflektiert sofort handeln, lassen Sie andere über Ihren Arbeitstag bestimmen – und rutschen zurück in reaktives statt führendes Arbeiten.
Der klügere Weg besteht aus zwei Schritten:
1. Kurz prüfen: Ist es wirklich zeitkritisch?
Nur wenn ein echter Schaden entsteht, sollten Sie sofort handeln. Viele „dringende“ Themen sind in Wahrheit problemlos planbar.
2. Verbindlich, aber nicht sofort zusagen
Eine klare Antwort wie:
„Ich habe es aufgenommen. Sie hören spätestens am Donnerstag von mir.“
…gibt Ihrem Gegenüber Sicherheit und schützt gleichzeitig Ihre Struktur. So helfen Sie – ohne sich selbst zu überlasten.
Ad-hoc-Themen lassen sich außerdem gut bündeln. Wenn Sie ähnliche Anfragen gesammelt bearbeiten, arbeiten Sie konzentrierter und effizienter.
Tipp: Fragen Sie bei jeder spontanen Anfrage zuerst: „Ist das zeitkritisch?“ – und planen Sie alles Nicht-Kritische bewusst in Ihre Woche ein.
Schluss
Das Gespräch mit Jürgen Lauber zeigt: Selbstmanagement ist keine Nebendisziplin, sondern ein fundamentaler Erfolgsfaktor für Projekte, Teams und persönliche Zufriedenheit. Wer seine Selbststeuerung verbessert, wird handlungsfähiger, konzentrierter und resilienter. Und das Ermutigende: Es geht schnell. Schon wenige Wochen bewusster Selbstführung verändern Wahrnehmung, Arbeitsweise und Lebensqualität spürbar.
Die wichtigsten Bausteine sind einfach: morgens klar denken, schriftlich planen, realistisch priorisieren, Wochen statt Tage betrachten und sich vom Anspruch verabschieden, alles schaffen zu müssen.
Wenn Sie mit nur einem kleinen Schritt beginnen wollen: Starten Sie morgen früh mit fünf Minuten Review & Preview. Oft ist das der Moment, an dem ein stressiger Projektalltag sich zum ersten Mal seit langem wieder klar und machbar anfühlt.
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