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2026 steht im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) nicht für „noch ein neues Buzzword“ – sondern für ziemlich konkrete Spannungen im Alltag: Mehr Komplexität, mehr Abstimmung, mehr Erwartungsdruck. Und gleichzeitig der Wunsch, dass es endlich wieder übersichtlicher wird.
Genau darüber sprechen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode: Welche Zukunftstrends sich in den letzten Monaten wirklich verdichtet haben – und was das für PMOs, Entscheider:innen, Projektleitende und alle Rollen im Multiprojekt-Umfeld bedeutet.
Ein Schwerpunkt ist natürlich KI im Projektmanagement – allerdings mit einem nüchternen Realitätscheck: Der Ton wird weniger euphorisch, weil Kosten, Datensicherheit und der tatsächliche Nutzen stärker unter die Lupe kommen. KI wird mehr und mehr zum Werkzeug – nicht zur Wunderwaffe.
Und dann geht es dahin, wo es in vielen Organisationen richtig weh tut: Ressourcenplanung. Nicht mehr die Frage „Brauchen wir das?“, sondern „Wie machen wir es so, dass es dauerhaft tragfähig bleibt?“ – zwischen Vollständigkeit, sinnvoller Granularität, klaren Rhythmen und echten Prioritäten.
Außerdem schauen wir auf die Rollen im Projektumfeld (People, Process, Tools), auf Überforderung und Kommunikationsverluste im Arbeitsalltag – und darauf, warum das PMO vielerorts längst gesetzt ist, aber sich seine Aufgabe gerade neu sortieren muss: weg von „ob“, hin zu „wofür genau“ und „mit welchem Beitrag“.
Wichtig noch als Hinweis: Diese Folge ist ein Zusammenschnitt aus dem Webinar „Die wichtigsten Zukunftstrends im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM)“ – den Link zum vollständigen Webinar finden Sie in den Shownotes.
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Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/
und Dr. Thomas Henkelmann
Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.
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Link zum Webinar: https://www.theprojectgroup.com/pm-trends
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Podcast-Zusammenfassung: Projektmanagement-Trends 2026: KI, Projektplanung, Ressourcenmanagement & Tools
Dieser Artikel fasst das Webinar „Die wichtigsten Zukunftstrends im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM)“ zusammen (https://www.theprojectgroup.com/pm-trends). Darin ordnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann ein, welche Entwicklungen sich in den letzten zwölf Monaten im Projektumfeld verdichtet haben – und was das für 2026 bedeutet. Es geht um Orientierung. Es geht um Muster, die sich in der Praxis zeigen. Und es geht um die Frage, welche Weichenstellungen Sie im PPRM jetzt bewusst treffen sollten.
1) KI im Projektmanagement: Der Ton wird nüchterner, der Anspruch konkreter
KI bleibt ein zentrales Thema im Projektmanagement. Gleichzeitig kippt die Stimmung von „Hype“ zu „Realitätscheck“. Viele Organisationen schauen genauer hin. Sie wollen wissen, was KI im Alltag wirklich bringt. Sie prüfen Kosten, Risiken und Umsetzbarkeit. Und sie merken schnell: Der Nutzen entsteht nicht durch KI an sich, sondern durch bessere Entscheidungen und stabilere Abläufe.
Ein hilfreicher Perspektivwechsel: KI liefert vor allem Vorschläge. Sie ersetzt nicht die Verantwortung. Sie verschiebt aber die Erwartung an Geschwindigkeit. Denn sobald KI Vorschläge liefert, müssen Sie entscheiden, ob Sie diese Vorschläge akzeptieren, prüfen oder verwerfen. Genau hier entsteht der eigentliche Mehrwert – oder der nächste Engpass.
Praktischer Tipp: Starten Sie KI nicht mit „Was ist möglich?“, sondern mit „Wo tut es weh?“. Schauen Sie auf zwei typische Schmerzpunkte:
- Routinearbeit, die Zeit frisst, ohne besseren Output zu liefern.
- Entscheidungen, die Sie heute mit zu wenig Daten oder zu spät treffen.
So finden Sie Use Cases, die nicht nur spannend klingen, sondern Wirkung entfalten.
2) KI wird operativ: Vorschläge, Varianten – und echte Planänderungen
Ein spannender Trend: KI bleibt nicht bei Analyse und Texten stehen. Sie rückt näher an die operative Steuerung. Das zeigt sich besonders im Zusammenspiel mit Ressourcen- und Terminplänen. KI kann Konflikte erkennen, Varianten berechnen und konkrete Vorschläge machen, wie sich Überlasten auflösen lassen. Im nächsten Schritt kann sie solche Anpassungen im System sogar ausführen – zum Beispiel durch Verschieben oder Um-Allokieren.
Das verändert die Diskussion im PMO. Denn Sie sprechen dann nicht mehr nur über Erkenntnisse, sondern über Konsequenzen. Die zentrale Frage lautet: Welche Variante passt zu unseren Prioritäten?
Beispiel aus der Praxislogik: Mehrere Projekte benötigen gleichzeitig dieselben Spezialist:innen. Die Konflikte liegen offen. Früher blieb es oft bei einem „Wir müssten mal priorisieren“. Jetzt können Sie Szenarien sichtbar machen: Was passiert, wenn Projekt A zwei Wochen nach hinten rutscht? Was kostet es, wenn Sie Projekt B staffen? Wo entsteht Risiko, wo gewinnen Sie Stabilität?
Praktischer Tipp: Legen Sie vor dem Einsatz von KI-gestützten Änderungen klare Leitplanken fest:
- Wer darf Vorschläge in Pläne übernehmen?
- Welche Änderungen brauchen eine Freigabe?
- Welche Kriterien entscheiden im Konfliktfall: Termin, Kosten, strategischer Beitrag, Risiko?
Ohne diese Regeln beschleunigen Sie sonst nur die Unsicherheit.
3) Offene Anbindung statt KI-Silos: Schnittstellen, Kontext und Steuerbarkeit
Ein weiterer Trend betrifft weniger die KI selbst, sondern die Architektur dahinter. Lange bauten viele Anbieter eigene KI-Funktionen, oft als geschlossene Welt. Das kostet und schafft Abhängigkeiten. Jetzt steigt die Bedeutung offener Ansätze: Tools sollen in der Lage sein, Kontext bereitzustellen und mit unterschiedlichen KI-Systemen zusammenzuarbeiten. Entscheidend ist dabei nicht nur die Verbindung, sondern die Steuerung: Was darf die KI sehen? Was darf sie ändern? Welche Aktionen sind erlaubt, welche verboten?
Für PMOs ist das ein wichtiger Punkt. Denn damit verschiebt sich der Fokus auf Governance, Datenlogik und Rollenklärung. Genau dort entscheidet sich, ob KI produktiv unterstützt oder nur neue Risiken erzeugt.
Praktischer Tipp: Prüfen Sie drei Grundlagen, bevor Sie KI im PPRM breiter ausrollen:
- Datenqualität: Sind Stammdaten, Kapazitäten und Projektstrukturen verlässlich?
- Zugriffslogik: Wer sieht was – und warum?
- Änderungsregeln: Welche Aktionen sind erlaubt, welche nur nach Freigabe?
Wenn diese Basis stimmt, wird KI schneller hilfreich. Wenn sie fehlt, wird KI schnell laut – aber nicht zuverlässig.
4) People-Themen: Überforderung wird zur Rahmenbedingung
Im Projektalltag steigt der Druck. Taktung und Parallelität nehmen zu. Viele Menschen erleben eine dauerhafte Überforderung. Das wirkt sich auf Projekte aus, auch wenn die Ursachen außerhalb des Projekts liegen. Sie sehen es in Reibung, Verzögerungen, Abstimmungsaufwand und abnehmender Lernzeit.
Das ist keine weiche Beobachtung, sondern ein Steuerungsthema. Denn ein Portfolio kippt selten wegen eines einzelnen Fachthemas. Es kippt, wenn die Organisation die Last nicht mehr trägt.
Praktischer Tipp: Planen Sie Kapazität nicht wie in einem Idealzustand. Rechnen Sie mit Abwesenheiten. Rechnen Sie mit krankheitsbedingten Ausfällen. Und halten Sie bewusst Luft im System. Das ist keine Schwäche, sondern Risikomanagement.
5) Kommunikation: Mehr Effizienz – und gleichzeitig weniger Tiefe
Ein modernes Dilemma: Zusammenfassungen und asynchrone Updates sparen Zeit. Gleichzeitig gehen Zwischentöne verloren. Diskussionen werden kürzer. Beteiligung sinkt. Und Entscheidungen bleiben häufiger unscharf, weil wichtige Rückfragen zu spät kommen oder gar nicht gestellt werden.
Im PPRM hat das spürbare Folgen. Portfolio-Entscheidungen brauchen Widerspruch, Klärung und Abgleich. Wenn Sie diese Reibung wegoptimieren, gewinnen Sie zunächst Geschwindigkeit, verlieren aber Genauigkeit und Akzeptanz.
Praktischer Tipp: Trennen Sie konsequent zwischen Information und Entscheidung.
- Informationen dürfen asynchron laufen, klar strukturiert und gut lesbar.
- Entscheidungen brauchen ein Format, in dem Menschen wirklich miteinander ringen können – kurz, fokussiert, mit klarer Vorbereitung.
So schützen Sie den Raum, in dem Prioritäten tatsächlich entstehen.
6) PMO und Organisation: Die Frage ist nicht mehr „ob“, sondern „wofür genau“
In vielen Organisationen ist das PMO gesetzt. Gerade bei Tool-Einführungen und Veränderungen im PPRM ist es häufig früh involviert. Damit verschiebt sich die Messlatte. Es geht weniger um Existenzberechtigung und mehr um Wirkung.
Der entscheidende Punkt liegt in der Klarheit: Welche Leistung verspricht das PMO der Organisation? Und woran erkennt man diese Leistung im Alltag?
Praktischer Tipp: Schärfen Sie das PMO-Mandat entlang von drei sichtbaren Ergebnissen:
- Portfolio-Entscheidungen werden schneller und sauberer.
- Ressourcenprozesse laufen rhythmisch und vollständig.
- Standards und Rollen werden einfacher, nicht komplizierter.
Wenn diese Ergebnisse stimmen, entsteht Vertrauen. Und das PMO wird vom „Koordinator“ zum Stabilitätsanker.
7) Projektplanung: Vernetzte Terminplanung gewinnt an Bedeutung
Große Vorhaben nehmen zu, etwa in Energie- und Infrastrukturkontexten. Solche Projekte laufen oft über Länder, Lieferketten und Partner hinweg. Damit steigt die Bedeutung vernetzter Terminplanung. Sie brauchen mehrere Ebenen: vom Rahmenplan über Meilensteine bis hin zu konkreten Arbeitspaketen.
Gleichzeitig zählt Planung nur dann, wenn sie anschlussfähig bleibt. Sie brauchen die Logik und Struktur aus der Projektsteuerung. Und Sie brauchen das Detailwissen aus den Teams. Wenn diese beiden Welten auseinanderdriften, entsteht ein Plan, der formal gut aussieht, aber operativ nicht trägt.
Praktischer Tipp: Etablieren Sie klare Übergänge zwischen Ebenen:
- Rahmenplan: strategische Meilensteine und Abhängigkeiten.
- Detailplanung: Arbeitspakete dort, wo Teams wirklich liefern und nachhalten.
So vermeiden Sie entweder „Blindflug“ oder eine Detailtiefe, die niemand pflegen kann.
8) Ressourcenmanagement: Vollständigkeit, Rhythmus, Vorausschau – und „gut genug“
Ressourcenmanagement bleibt der Engpass Nummer eins. Der Schlüssel liegt dabei nicht in maximaler Präzision, sondern in einem Prozess, den Sie durchhalten. Vier Leitworte helfen: vollständig, regelmäßig, vorausschauend und gut genug.
„Gut genug“ heißt: Wählen Sie eine Granularität, die zu Ihrer Organisation passt. Monatsbasierte Planung auf Projekt- oder Rollenebene hält oft besser, als Tages- oder Vorgangsgenauigkeit. Denn zu viel Detail erzeugt Pflegeaufwand, Frust und am Ende schlechte Daten.
Vollständigkeit heißt: Sie planen nicht nur Projekte. Sie planen auch Linienarbeit, Sonderaufgaben und Abwesenheiten. Sonst wirkt Ihr Ressourcenbild sauber, aber falsch.
Rhythmus heißt: Sie verabreden eine Kadenz, in der Sie Kapazität und Bedarf abgleichen. Nicht erst dann, wenn es knirscht. Sondern vorher.
Praktischer Tipp: Ein pragmatischer Einstieg gelingt oft mit drei einfachen Entscheidungen:
- Planen Sie Kapazität in groben, wiederholbaren Einheiten.
- Führen Sie einen festen Abstimmungsrhythmus ein, der zu Ihren Projektzyklen passt.
- Reduzieren Sie bewusst den Projektstart-Stau, statt alles gleichzeitig zu beginnen.
So entsteht ein System, das stabiler wird, statt immer lauter.
9) PPRM-Tools: Integration, gemeinsame Datenbasis und Rückkehr der „klassischen“ Disziplinen
In der Tool-Landschaft tut sich etwas. Umstiege und Marktbewegungen erhöhen den Veränderungsdruck. Gleichzeitig wächst der Anspruch an Integration. Viele Organisationen wollen weniger Toolbrüche, weniger Schattenlisten und eine konsistente Datenbasis.
Auffällig ist auch: „klassische“ Disziplinen gewinnen wieder Gewicht. Change Requests, Risikomanagement und Workflows sollen nicht nebenbei laufen, sondern direkt im System, nachvollziehbar und verknüpft mit Entscheidungen. Das stärkt Steuerbarkeit, wenn Sie es sauber aufsetzen.
Praktischer Tipp: Prüfen Sie Tools weniger nach Feature-Listen und stärker nach zwei Kernfragen:
- Unterstützt das System Portfolio- und Ressourcenentscheidungen wirklich?
- Fördert es eine gemeinsame Datenbasis, statt neue Parallelwelten zu erzeugen?
Wenn Sie hier klare Antworten bekommen, haben Sie eine solide Grundlage für 2026.
Fazit
Die Trends laufen auf einen Kern hinaus: Sie brauchen mehr Steuerbarkeit bei begrenzter Aufmerksamkeit. KI kann dabei helfen. Ressourcenprozesse entscheiden aber, ob Ihre Organisation lieferfähig bleibt. Und Tools entfalten Nutzen erst dann, wenn sie Entscheidungen unterstützen und die Datenbasis stabil halten.
Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, lohnt sich der Blick ins vollständige Webinar (https://www.theprojectgroup.com/pm-trends). Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann liefern darin ein praxisnahes Lagebild, das Ihnen hilft, die richtigen Prioritäten für Ihr PPRM in 2026 zu setzen.
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