Herzlich willkommen zum dritten und letzten Teil unserer Podcast-Reihe „Was hat das PMO jemals für uns getan? In den letzten beiden Folgen haben wir das Thema aus Sicht von Projektleitung und Management betrachtet, heute geht es um die typischen Pain Points zwischen Teamleitung und PMO. Was sind die Herausforderungen in der Zusammenarbeit und was kann man tun, dass beide Seiten voneinander profitieren? Die Einordnung und praktische Tipps gibt uns wie immer PMO Experte und TPG Geschäftsführer Johann Strasser. Viele spannende Erkenntnisse – jetzt reinhören!
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Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Hören Sie Teil 1 und 2 der Podcast-Reihe:
Das PMO aus Sicht der Projektleitung: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/pmo-aus-sicht-der-projektleitung/
Das PMO aus Sicht des Managements: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/pmo-aus-sicht-des-managements/
TPG Blog-Artikel zum Thema PMO: https://www.theprojectgroup.com/blog/pmo/
Relevante TPG Webinare zum Thema PMO:
Podcast-Zusammenfassung: Was das PMO aus Sicht der Teamleitung wirklich leisten muss – und wie es gelingt (Teil 3/3)
In dieser abschließenden Folge rücken wir eine Perspektive in den Fokus, die im Projektumfeld oft übersehen wird – die der Teamleitungen. Johann Strasser, Geschäftsführer bei TPG und PMO-Experte, spricht über Frust, Erwartungen und das große Potenzial einer besseren Zusammenarbeit zwischen Teamleitungen und PMO.
Denn klar ist: Wenn Teamleitungen nur als „Ressourcenspender“ wahrgenommen werden, ohne Mitsprache oder Wertschätzung, entsteht schnell Widerstand. Doch mit strukturiertem Austausch, transparenter Planung und klaren Prozessen kann das PMO zum starken Partner werden. Lesen Sie, wie das gelingen kann.
1) Menschen statt Ressourcen – Teamleitungen wollen gehört werden
Teamleitungen sind mehr als Verwalter von „Ressourcen“ – sie kennen ihre Mitarbeitenden, fördern deren Entwicklung und stellen sicher, dass Kompetenzen zielgerichtet aufgebaut werden. Wird diese Verantwortung auf die bloße Bereitstellung von Personen reduziert, fühlen sie sich übergangen. Wenn Projektleitungen dann gezielt nur „ihre Wunschkandidaten“ einfordern, ohne Abstimmung, leidet die Motivation – und die Teamentwicklung.
Das PMO kann hier vermitteln. Indem es die Anforderungen an Rollen und Skills statt an konkrete Namen stellt, sorgt es für eine konstruktive Gesprächsbasis. Teamleitungen können darauf aufbauend gezielt entscheiden, wer eingesetzt wird – fachlich sinnvoll und mit Blick auf langfristige Personalentwicklung.
Tipps für das PMO:
- Fördern Sie Kommunikation auf Augenhöhe mit der Teamleitung.
- Vermeiden Sie personalisierte Anfragen („Ich will den Müller“) – fragen Sie nach Fähigkeiten.
- Etablieren Sie eine Kultur des gegenseitigen Respekts.
Was Teamleitungen beitragen können:
- Machen Sie Fähigkeiten und Entwicklungspotenziale transparent.
- Erklären Sie, warum bestimmte Personen (noch) nicht geeignet sind.
- Kommunizieren Sie aktiv, wen Sie als passenden Beitrag ins Projektteam einbringen können.
2) Nachwuchs braucht Projekte – gezielt Entwicklung ermöglichen
Oft wiederholt sich derselbe Kreislauf: Projektleitungen möchten nur erfahrene Mitarbeitende – die sind überlastet. Weniger erfahrene Kolleg:innen bleiben außen vor. So entstehen Nadelöhre. Dabei ist klar: Erfahrung gewinnt man nicht im Seminar, sondern im echten Projekt.
Das PMO kann helfen, dieses Dilemma zu durchbrechen. Indem es Projektteams bewusst divers zusammensetzt, Verantwortung teilt und Coaching etabliert. So entstehen Lernfelder im echten Projektkontext – ohne das Risiko unnötig zu erhöhen. Eine zweite, weniger erfahrene Person kann z. B. gezielt als Tandem eingesetzt werden – begleitet von einer erfahreneren Kraft.
Tipps für das PMO:
- Fördern Sie die Kombination aus Erfahrung und Lernpotenzial in Projekten.
- Sensibilisieren Sie Projektleitungen für Entwicklungsperspektiven.
- Verankern Sie das Prinzip der Stellvertretung systematisch.
Was Teamleitungen tun können:
- Kommunizieren Sie aktiv, wer für Projektaufgaben vorbereitet wird.
- Planen Sie Rollenübergaben frühzeitig und transparent.
- Begleiten Sie die Einführung neuer Teammitglieder gezielt.
3) Rhythmus statt Ad-hoc: Ressourcenabgleich braucht Struktur
Wenn Projektanfragen plötzlich „durch die Tür geflogen kommen“ und Teamleitungen sofort reagieren sollen, ist Frust vorprogrammiert. Gerade in komplexen Umfeldern mit vielen parallel laufenden Projekten braucht es verlässliche Strukturen und feste Abstimmungstermine.
Ein gut funktionierendes PMO schafft genau das: einen klaren Zyklus für Ressourcenabgleich, der es ermöglicht, mit fundierten Daten Entscheidungen zu treffen – statt auf Zuruf. So können Engpässe frühzeitig erkannt, Prioritäten sauber gesetzt und alle Beteiligten in den Prozess eingebunden werden.
Tipps für das PMO:
- Etablieren Sie feste Ressourcenabgleichs-Meetings im Zwei-Wochen-Takt.
- Moderieren Sie Konflikte und schaffen Sie transparente Entscheidungsgrundlagen.
- Sorgen Sie für klare Eskalationspfade bei ungelösten Ressourcenkonflikten.
Was Teamleitungen tun können:
- Halten Sie Ihre Verfügbarkeiten aktuell und plausibel.
- Nehmen Sie regelmäßig an den Meetings teil – und bringen Sie Ihre Sicht ein.
- Dokumentieren Sie Ihre eigenen Prioritäten nachvollziehbar.
4) Realistische Verfügbarkeiten – nicht jede Stunde ist planbar
Ein 40-Stunden-Vertrag bedeutet nicht, dass eine Person 40 Stunden für Projekte zur Verfügung steht. Urlaube, Krankheit, Weiterbildung, interne Aufgaben – all das reduziert die tatsächliche Projektzeit oft drastisch. Und doch wird häufig mit voller Kapazität geplant.
Hier liegt ein zentraler Hebel für das PMO: Es sorgt dafür, dass nicht mit Illusionen geplant wird, sondern mit realistischen Verfügbarkeiten. Dazu braucht es Daten – aber auch Vertrauen. Die Details der Auslastung müssen nicht für alle sichtbar sein, wohl aber für das PMO, um gute Entscheidungen treffen zu können.
Tipps für das PMO:
- Arbeiten Sie mit abstrahierten Auslastungsdaten (z. B. anonymisierte Heatmaps).
- Schaffen Sie eine datenschutzkonforme Transparenz gegenüber dem Management.
- Vermeiden Sie Überforderung durch unrealistische Planung.
Was Teamleitungen tun können:
- Geben Sie belastbare Einschätzungen der Verfügbarkeiten.
- Differenzieren Sie sauber zwischen Projekten, Grundlast und Abwesenheiten.
- Unterstützen Sie das PMO mit klaren Angaben und Verlässlichkeit.
5) Kommunikationszyklus: Wie es reibungslos läuft
Einer der größten Effizienzhebel liegt im richtigen Kommunikationszyklus. Idealerweise arbeitet das PMO mit einem festen, mehrstufigen Ablauf, wie in diesem Beispiel veranschaulicht:
- Montag: Projektleitungen aktualisieren den Stand ihrer Projekte.
- Dienstag, Vormittag: Teamleitungen sichten die Anforderungen und bewerten die Machbarkeit auf Basis der eigenen Ressourcenlage.
- Dienstag, Nachmittag: Im Teamleiter-Meeting werden Konflikte identifiziert und, soweit möglich, bilateral gelöst.
- Dienstag, später Nachmittag: Im Portfoliomeeting mit dem Management werden offene Konflikte priorisiert und final entschieden.
Dieser Rhythmus schafft Planungssicherheit – sowohl für operative Projektbeteiligte als auch für die Teamleitungen. Wichtig ist: Daten müssen aktuell sein, Entscheidungen müssen verlässlich kommuniziert werden, und Eskalationen erfolgen nur dort, wo notwendig.
Tipps für das PMO:
- Etablieren Sie diesen wöchentlichen Rhythmus mit klaren Rollen.
- Moderieren Sie aktiv zwischen den Interessen.
- Kommunizieren Sie Entscheidungen schnell und nachvollziehbar zurück.
Was Teamleitungen tun können:
- Bereiten Sie sich aktiv auf den Rhythmus vor.
- Pflegen Sie relevante Daten zeitnah ein.
- Nutzen Sie die Formate zur eigenen Einflussnahme.
6) Entscheiden auf Basis valider Daten
Ob ein Projekt gestartet oder verschoben wird – solche Entscheidungen dürfen nicht im Flur getroffen werden. Sie müssen auf verlässlichen Daten basieren. Das PMO sorgt dafür, dass diese Daten systematisch erhoben und gepflegt werden – etwa in Form von Ressourcenübersichten, Verfügbarkeitsanalysen oder Projektsteckbriefen.
Gerade bei knappen Ressourcen muss klar sein, wie wichtig ein Projekt ist und welche Skills gebraucht werden. Nur dann lassen sich Entscheidungen gerecht treffen – und transparent begründen.
Tipps für das PMO:
- Erarbeiten Sie Entscheidungsgrundlagen mit klaren Kriterien.
- Priorisieren Sie Projekte auf Basis von Dringlichkeit und Wichtigkeit.
- Sorgen Sie für Klarheit bei Engpässen – nicht für „Wer schreit am lautesten“.
Was Teamleitungen tun können:
- Tragen Sie aktiv zur Bewertung von Projektanforderungen bei.
- Unterstützen Sie realistische Planungen – auch wenn sie unpopulär sind.
- Arbeiten Sie an Lösungen mit – nicht gegen das PMO.
7) Feedback und Weiterentwicklung
Wie erkennt man, ob die Zusammenarbeit zwischen PMO und Teamleitung funktioniert? Projektkennzahlen geben Hinweise, aber das eigentliche Signal kommt aus dem täglichen Miteinander. Stimmen Kommunikationsqualität, Entscheidungssicherheit und gegenseitiges Vertrauen?
Regelmäßige Feedbackrunden – ob als Umfrage, Sternebewertung oder offenes Gespräch – sind dabei essenziell. Sie helfen, Stolpersteine zu erkennen und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu heben. Und: Nur wer Feedback ermöglicht, kann wirklich besser werden.
Tipps für das PMO:
- Etablieren Sie regelmäßige Feedbackformate nach Meetings.
- Fragen Sie gezielt nach Zufriedenheit mit Tools, Kommunikation und Entscheidungsprozessen.
- Kommunizieren Sie, wie Feedback in konkrete Verbesserungen einfließt.
Was Teamleitungen tun können:
- Geben Sie ehrliches, konstruktives Feedback – mit Verbesserungsvorschlägen.
- Nutzen Sie Feedbackprozesse aktiv zur Mitgestaltung.
- Beteiligen Sie sich an Umfragen und Workshops zur Weiterentwicklung.
Fazit: Vom Vermittler zum Entwicklungspartner
Ein wirksames PMO ist kein Verwaltungsapparat, sondern ein zentraler Enabler für effiziente, faire und zukunftsfähige Projektarbeit. Gerade aus Sicht der Teamleitungen entsteht sein Mehrwert dann, wenn es Strukturen schafft, Konflikte moderiert und Entwicklung ermöglicht.
Wenn das PMO gelingt, erleben Teamleitungen es als starken Partner – einen, der zuhört, mitdenkt und die Realität der Fachabteilungen ernst nimmt. Das fördert Vertrauen, reduziert Frust und steigert letztlich die Wirksamkeit des gesamten Projektportfolios.
Tipps für das PMO:
- Sehen Sie sich als Brücke zwischen Projektanforderung und Teamrealität.
- Unterstützen Sie gezielt die Personalentwicklung in den Teams.
- Arbeiten Sie mit Empathie, Struktur – und Entscheidungsstärke.
Was Teamleitungen tun können:
- Erkennen Sie das PMO als strategischen Partner – nicht als Kontrollinstanz.
- Fördern Sie Transparenz und Mitgestaltung.
- Machen Sie deutlich: Ihre Menschen sind der Schlüssel zum Projekterfolg.
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