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Im Multiprojektmanagement ist Transparenz der Schlüssel zum Erfolg. Doch wie behalten Unternehmen den Überblick, wenn viele Projekte gleichzeitig laufen – mit unterschiedlichen Teams, Zielen und Budgets? Heute sprechen wir darüber, wie Kennzahlen – also KPIs – dabei helfen, Projekte wirtschaftlich zu steuern. Mein Gast ist Dieter Zibert, erfahrener Projektmanagement-Experte und Autor des Buchs Profitmaschine Projektmanagement. Er erklärt uns, welche Kennzahlen wirklich zählen, wie man sie richtig einsetzt und welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten.
Viel Spaß beim Zuhören!
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Tina Ciotola
Mit Dieter Zibert
Dieter Zibert ist ein erfahrener Projektmanagement-Experte, Buchautor und Unternehmensberater. Als zertifizierter Project Management Professional (PMP®), Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®), SAFe® Practice Consultant (SAFe® SPC), Professional Scrum Master™ (PSM I) und Professional Scrum Product Owner™ (PSPO I) verfügt er über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Projektmanagementberatung. Mit seiner langjährigen Praxis unterstützt er Unternehmen dabei, Projekte effizienter zu planen, zu steuern und profitabler umzusetzen. Er zeigt auf, wie professionelles Projektmanagement – insbesondere im Kontext eines funktionierenden Multiprojektmanagements nicht nur effizient, sondern auch gewinnbringend umgesetzt werden kann.
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Relevante Links / Downloads
- Blogartel: Multiprojektmanagement-KPIs – wie Sie mit Kennzahlen Projekte wirtschaftlich steuern https://www.theprojectgroup.com/blog/multiprojektmanagement-kpi/
- Link zum Buch Profitmaschine Projektmanagement: https://projektmanagementbuch.de/
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Podcast-Zusammenfassung: KPIs im Multiprojektmanagement –
Wie Kennzahlen Transparenz und Wirtschaftlichkeit schaffen
Multiprojektmanagement ist heute für viele Unternehmen kein Sonderfall mehr, sondern Normalzustand. Organisationen steuern parallel eine Vielzahl an Projekten, häufig über Bereichsgrenzen hinweg, mit begrenzten Ressourcen und unter steigendem Zeit- und Kostendruck. Was dabei oft fehlt, ist nicht Engagement oder Fachkompetenz, sondern Orientierung.
Viele Führungskräfte spüren sehr genau, dass sie Entscheidungen treffen müssen, ohne eine belastbare Grundlage zu haben. Projektleiter arbeiten intensiv, Teams sind ausgelastet, doch trotzdem bleiben zentrale Fragen offen: Sind wir mit unserem Projektportfolio wirklich auf Kurs? Arbeiten wir an den richtigen Themen? Und vor allem: Arbeiten wir wirtschaftlich?
In diesem Spannungsfeld werden Kennzahlen häufig entweder überschätzt oder komplett abgelehnt. Die einen bauen komplexe KPI-Systeme auf, die niemand nutzt. Die anderen verlassen sich weiterhin auf Erfahrung und Bauchgefühl. Beides führt selten zu guter Steuerung.
Im Podcast sprechen wir darüber, wie KPIs im Multiprojektmanagement sinnvoll eingesetzt werden, warum wenige gut gewählte Kennzahlen mehr bewirken als umfangreiche Reportings und weshalb Kultur und Führung darüber entscheiden, ob KPIs tatsächlich helfen oder eher schaden. Dieser Artikel fasst die zentralen Gedanken zusammen und ordnet sie ein – für alle, die Projekte nicht nur verwalten, sondern wirksam steuern wollen.
KPIs als Antwort auf steigende Komplexität
Je mehr Projekte parallel laufen, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Unterschiedliche Ziele. Verschiedene Teams. Abweichende Prioritäten. Ohne ein gemeinsames Steuerungssystem entstehen schnell Reibungsverluste. Entscheidungen verzögern sich. Ressourcen werden ineffizient eingesetzt. Strategische Ziele verlieren sich im operativen Tagesgeschäft.
KPIs können hier einen entscheidenden Beitrag leisten, weil sie Komplexität reduzieren, ohne sie zu verharmlosen. Sie schaffen eine gemeinsame Sicht auf das Projektportfolio und machen Entwicklungen sichtbar, die sonst verborgen bleiben würden. Wichtig ist dabei, KPIs nicht als Ersatz für Führung zu verstehen, sondern als Unterstützung für bessere Entscheidungen.
Kennzahlen helfen, Diskussionen von der Gefühlsebene auf eine sachliche Grundlage zu bringen. Sie ermöglichen Vergleichbarkeit über Projekte hinweg und machen Zusammenhänge sichtbar, die im Einzelprojekt oft nicht erkennbar sind. Gerade im Multiprojektmanagement entsteht ihr Mehrwert nicht durch Detailtiefe, sondern durch Klarheit.
Tipp: Überlegen Sie zuerst, welche Entscheidungen Sie im Portfolio regelmäßig treffen müssen. Wählen Sie KPIs gezielt so aus, dass sie genau diese Entscheidungen unterstützen – nicht mehr und nicht weniger.
Einheitliche Kennzahlen als gemeinsame Sprache
Ein zentrales Problem vieler Organisationen liegt nicht im Mangel an Kennzahlen, sondern in ihrer Uneinheitlichkeit. Fortschritt bedeutet in der Entwicklung etwas anderes als im Einkauf oder im Controlling. Ein Projekt gilt als „zu 80 Prozent fertig“, doch niemand kann verlässlich sagen, was diese Zahl tatsächlich bedeutet.
Solche Unterschiede führen zu Missverständnissen, falschen Erwartungen und letztlich zu Fehlentscheidungen. Das Management glaubt, Projekte seien kurz vor dem Abschluss, während die Teams wissen, dass noch erheblicher Aufwand bevorsteht. Vertrauen geht verloren, und Reportings entwickeln sich zunehmend zu politischen Instrumenten.
Einheitliche KPI-Definitionen wirken diesem Effekt entgegen. Sie schaffen eine gemeinsame Sprache im Unternehmen. Alle Beteiligten sprechen über dieselben Sachverhalte, mit denselben Begriffen und denselben Annahmen. Das ist eine Grundvoraussetzung für wirksame Steuerung, insbesondere über Bereichsgrenzen hinweg.
Tipp: Definieren Sie KPIs nicht isoliert im Controlling oder PMO, sondern gemeinsam mit den Fachbereichen. Nur so stellen Sie sicher, dass Zahlen verstanden, akzeptiert und genutzt werden.
Sichtbarkeit, Transparenz und Voraussagbarkeit unterscheiden
In vielen Gesprächen tauchen die Begriffe Sichtbarkeit, Transparenz und Voraussagbarkeit nahezu synonym auf. In der Praxis beschreiben sie jedoch unterschiedliche Reifestufen der Projektsteuerung. Sichtbarkeit bedeutet, dass Sie erkennen, was aktuell passiert. Transparenz geht einen Schritt weiter und erklärt, warum etwas passiert. Erst Voraussagbarkeit ermöglicht es, frühzeitig zu erkennen, was passieren wird, wenn Sie nicht gegensteuern.
Gerade im Multiprojektmanagement ist diese dritte Stufe entscheidend. Reaktive Organisationen reagieren auf Probleme, wenn sie bereits spürbar sind. Reife Organisationen erkennen Muster frühzeitig und nutzen KPIs als Frühwarnsystem. Sie gewinnen Zeit – und damit Handlungsspielraum.
KPIs entfalten ihre größte Wirkung dann, wenn sie nicht nur den Status quo abbilden, sondern Entwicklungen sichtbar machen. Sie helfen, Risiken früh zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten, bevor aus Abweichungen echte Probleme werden.
Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre KPIs rückblickend erklären oder vorausschauend warnen. Verschieben Sie den Fokus bewusst in Richtung Frühindikatoren.
Fokus statt Überlastung durch zu viele Projekte
Ein Praxisbeispiel aus dem Podcast zeigt eindrucksvoll, wie groß der Effekt gezielter KPI-Steuerung sein kann. Ein Unternehmen aus der Automatisierungstechnik führte klare Portfolio-Kennzahlen ein und begrenzte bewusst die Anzahl parallel laufender Projekte. Das Ergebnis war eindeutig: weniger Projekte gleichzeitig, dafür kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Entscheidungen und eine deutlich geringere Überlastung der Teams.
Viele Organisationen unterliegen der Annahme, dass mehr parallele Projekte automatisch zu mehr Ergebnissen führen. In der Realität passiert häufig das Gegenteil. Multitasking verlängert Durchlaufzeiten, erhöht Fehlerquoten und senkt die Gesamtleistung. Fokus wirkt dagegen wie ein Beschleuniger.
Tipp: Analysieren Sie Ihr Projektportfolio kritisch. Fragen Sie sich, welche Projekte tatsächlich aktiv vorangetrieben werden und welche lediglich Ressourcen binden, ohne Fortschritt zu erzeugen.
Die richtige Anzahl von KPIs entscheidet über ihren Nutzen
Eine der häufigsten Fragen im Kontext von KPI-Systemen lautet: Wie viele Kennzahlen sind sinnvoll? Die Antwort ist klarer, als viele erwarten. Wenige, aber relevante KPIs wirken besser als umfangreiche Kennzahlensammlungen. Als Orientierung haben sich drei bis sieben Kennzahlen bewährt.
Zu viele KPIs führen zu Informationsüberflutung. Der Blick für das Wesentliche geht verloren, und Entscheidungen werden eher schwieriger als einfacher. Ein gutes KPI-Set funktioniert wie ein Cockpit: Es zeigt nicht alles, sondern genau das, was für sichere Entscheidungen notwendig ist.
Tipp: Streichen Sie konsequent Kennzahlen, die keine konkreten Entscheidungen auslösen. Jede KPI sollte eine klare Funktion erfüllen.
KPIs entstehen aus Fragen, nicht aus Tools
Ein häufiger Fehler liegt im Vorgehen. Unternehmen starten mit Tools, Dashboards und Excel-Tabellen, bevor sie sich über ihre eigentlichen Steuerungsfragen im Klaren sind. Das Ergebnis sind aufwendig gepflegte Reportings ohne echten Mehrwert.
Der richtige Ansatz ist umgekehrt. Am Anfang stehen Fragen: Was wollen wir wissen, um besser zu entscheiden? Welche Unsicherheiten wollen wir reduzieren? Erst aus diesen Fragen entstehen sinnvolle Kennzahlen. Erst danach stellt sich die Frage nach dem passenden Tool.
Tipp: Beginnen Sie bewusst ohne Software. Formulieren Sie Ihre Steuerungsfragen schriftlich und priorisieren Sie diese. Daraus ergibt sich Ihr KPI-Set fast automatisch.
Wirtschaftlichkeit als kontinuierliche Aufgabe
Wirtschaftlichkeit wird in vielen Organisationen als einmalige Prüfung zu Projektbeginn verstanden. Ein Business Case wird erstellt, genehmigt und anschließend selten wieder betrachtet. Dabei verändert sich das Umfeld ständig. Märkte entwickeln sich, Annahmen verlieren ihre Gültigkeit, Prioritäten verschieben sich.
Wirtschaftlichkeit sollte deshalb als kontinuierlicher Prüfprozess verstanden werden. Projekte müssen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg daraufhin bewertet werden, ob Aufwand, Nutzen und Risiko weiterhin in einem sinnvollen Verhältnis stehen. KPIs liefern hier die notwendige Grundlage.
Tipp: Etablieren Sie regelmäßige Wirtschaftlichkeits-Reviews im Projektverlauf. So schaffen Sie Transparenz und Handlungssicherheit.
Projektabbruch als rationale Entscheidung begreifen
Der Abbruch eines Projekts gilt in vielen Unternehmen noch immer als Scheitern. Dabei ist er häufig Ausdruck guter Steuerung. Wenn der erwartete Nutzen dauerhaft nicht mehr erreichbar ist, bindet ein Projekt wertvolle Ressourcen ohne entsprechenden Gegenwert.
KPIs helfen, diesen Punkt objektiv zu erkennen. Sie liefern Fakten statt Bauchgefühl und ermöglichen es, Entscheidungen nachvollziehbar zu begründen. Organisationen, die Projektabbrüche als Investitionsentscheidungen verstehen, sparen häufig erhebliche Kosten und schaffen Raum für sinnvollere Vorhaben.
Tipp: Definieren Sie klare Kriterien, ab wann ein Projekt kritisch hinterfragt oder beendet werden muss. So entemotionalisieren Sie diese Entscheidung.
Ampelsysteme brauchen Vertrauen
Ampelsysteme sind eines der wirksamsten Instrumente zur Visualisierung von Projektstatus. Ihre Stärke liegt in der Einfachheit. Grün signalisiert Stabilität, Gelb weist auf Handlungsbedarf hin, Rot erfordert Eingreifen. Das Problem liegt selten im System selbst, sondern in der Unternehmenskultur.
Wenn Gelb oder Rot als persönliches Versagen interpretiert werden, melden Projektleiter Risiken zu spät oder gar nicht. Die Ampel verliert ihre Funktion als Frühwarnsystem und wird zur Schönwetteranzeige.
Tipp: Kommunizieren Sie klar, dass Ampelfarben keine Bewertung von Personen darstellen, sondern Hinweise für gemeinsames Handeln sind.
Engpässe erkennen und gezielt steuern
Jedes System hat Engpässe. Entscheidend ist, ob diese bekannt sind. Engpass-KPIs helfen, Flaschenhälse sichtbar zu machen – sei es in Form überlasteter Ressourcen, langsamer Entscheidungsprozesse oder unklarer Prioritäten.
Oft liegt der größte Engpass nicht im operativen Team, sondern auf Führungsebene. Wenn Entscheidungen zu lange dauern, stockt der gesamte Durchsatz. Engpass-Kennzahlen machen solche Zusammenhänge transparent.
Tipp: Beobachten Sie, wo Projekte regelmäßig warten müssen. Dort liegt meist der wirksamste Hebel zur Leistungssteigerung.
Time to Market als strategischer KPI
Time to Market entscheidet in vielen Branchen über Erfolg oder Misserfolg. Wer schneller liefert, erreicht Kunden früher, generiert früher Erlöse und erhält schneller Feedback. Geschwindigkeit wird damit zu einem strategischen Faktor.
Dieser KPI steht in enger Verbindung zu Fokus, Work-in-Progress-Limits und Engpasssteuerung. Unternehmen, die ihre Time to Market verkürzen wollen, müssen das gesamte System betrachten – nicht nur einzelne Projekte.
Tipp: Messen Sie Time to Market kontinuierlich und analysieren Sie, welche systemischen Faktoren sie beeinflussen.
Kultur und Führung als Erfolgsfaktoren
Kennzahlen entfalten ihre Wirkung nur in der richtigen Kultur. In einer lernorientierten Umgebung unterstützen sie Entwicklung und Verbesserung. In einer kontrollorientierten Kultur erzeugen sie Angst und Abwehr. Führungskräfte prägen diese Kultur durch ihr Verhalten.
Der Umgang mit KPIs sendet klare Signale. Nutzen Führungskräfte Zahlen als Gesprächsgrundlage oder als Druckmittel? Fördern sie Offenheit oder defensive Berichterstattung? Die Antworten entscheiden über den Erfolg jedes KPI-Systems.
Tipp: Nutzen Sie KPIs bewusst als Lerninstrument. Stellen Sie Fragen, statt Schuldige zu suchen.
Fazit
Gute KPIs sind kein Selbstzweck. Sie sind ein Werkzeug für bessere Entscheidungen im Multiprojektmanagement. Entscheidend ist nicht ihre Anzahl, sondern ihre Klarheit, ihre Konsequenz und ihre Einbettung in Führung und Kultur.
Beginnen Sie klein. Bleiben Sie konsequent. Und nutzen Sie Kennzahlen als das, was sie sein sollen: eine Navigationshilfe in komplexen Projektlandschaften. Dann werden Projekte nicht nur effizienter, sondern nachhaltiger erfolgreich und wirtschaftlich gesteuert.
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