Willkommen zu einer neuen Folge. Heute sprechen wir über ein Thema, das viele Unternehmen fasziniert, aber auch verunsichert: Künstliche Intelligenz. Vor allem der Einstieg stellt die Unternehmen vor Herausforderungen: Brauchen wir wirklich erst perfekte Daten? Ist KI nur etwas für richtig große Unternehmen? Und wie vermeiden wir teure Fehlentscheidungen?
Willkommen zur zweiten Folge unserer KI-Serie. In der letzten Episode haben wir darüber gesprochen, wie Unternehmen den richtigen Einstieg in die KI-Welt finden – strategisch, realistisch und mit klarem Zielbild.
Heute gehen wir einen Schritt weiter: Wie gelingt der Sprung von der Idee zur Umsetzung? Was brauchen Unternehmen wirklich, um ihr erstes KI-Projekt erfolgreich zu starten? Und wie kann man typische Stolperfallen vermeiden?
Auch diesmal ist wieder Birgit Ströbel an meiner Seite – Business- und Transformations-Coach, die Unternehmen dabei begleitet, Künstliche Intelligenz sinnvoll und nachhaltig zu nutzen.Wir schauen auf konkrete Maßnahmen, interne Strukturen, erste Pilotprojekte und die Frage, wie man Teams und Führungskräfte mitnimmt, ohne zu überfordern.
Unbedingt Reinhören!
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Tina Ciotola
Mit Birgit Ströbel
Birgit Ströbel begleitet Menschen und Organisationen dabei, sich für die Zukunft aufzustellen. Ihr Antrieb ist es, Menschen zu empowern, Veränderungen mitzugestalten und neue Wege zu beschreiten, um gemeinsam Herausforderungen zu meistern. Als begeisterte Bergsteigerin kennt sie das Gefühl, wenn anspruchs–volle Ziele erreicht werden – diese Energie will sie freisetzen.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
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Relevante Links / Downloads
Podcast-Folge Teil 1: KI-Strategie entwickeln: So gelingt der Einstieg für Unternehmen: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/ki-strategie/
Was kann KI im Projektmanagement: https://www.youtube.com/watch?v=sYIkZihSltk
Projektmanagement-Trends 2025: Wie KI, hybride Ansätze und smarte Planung Ihre Projekte revolutionieren werden: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/projektmanagement-trends-2025/
Zusammenfassung Podcast: So gelingt der KI-Start – Praxistipps für Ihr erstes KI-Projekt
Viele Unternehmen wollen mit KI starten – aber wie gelingt der Sprung von der Idee zur Umsetzung?
In unserer aktuellen Podcastfolge habe ich mit Birgit Ströbel, Business- und Transformationscoach, genau darüber gesprochen. Sie begleitet Unternehmen auf dem Weg zu einer erfolgreichen und nachhaltigen KI-Nutzung – und bringt wertvolle Erfahrungen aus der Praxis mit. Gemeinsam sprechen wir über Denkfehler, konkrete Schritte und Erfolgsfaktoren, die sich wirklich bewährt haben.
In diesem Artikel fasse ich die wichtigsten Tipps für Sie zusammen – praxisnah, realistisch und direkt umsetzbar.
Kommunikation entscheidet
Ein zentraler Erfolgsfaktor für jede KI-Einführung ist die Kommunikation. KI ist für viele Mitarbeitende ein neues, mitunter verunsicherndes Thema. Deshalb reicht es nicht, ein Pilotprojekt anzukündigen. Unternehmen müssen erklären, warum sie KI nutzen wollen, wo sie zum Einsatz kommt und wie sich das auf die Arbeit auswirkt.
Kommunikation bedeutet in diesem Kontext nicht reine Informationsweitergabe. Es geht um echten Dialog, um das Aufnehmen von Sorgen und das Erklären der Chancen. Auch externe Kommunikation, etwa gegenüber Kund:innen, trägt zur Vertrauensbildung bei.
✅ Tipp:
- Kommunikation muss begleiten, nicht nur ankündigen.
- Klären Sie das „Warum“ und schaffen Sie Transparenz.
- Sorgen Sie für offene Formate und Anlaufstellen für Fragen.
Die richtigen Rollen schaffen Klarheit
Eine gute KI-Einführung beginnt nicht mit Technik, sondern mit Rollen, Verantwortung und Struktur. Ein überschaubares, aber klares Setup hat sich bewährt. Benennen Sie eine verantwortliche Person auf Leitungsebene, die das Thema strategisch verankert.
KI-Scouts sind Mitarbeitende aus verschiedenen Fachabteilungen, die geschult werden, um Potenziale zu erkennen und Pilotideen mitzugestalten. Sie übersetzen zwischen Fachlichkeit und Technik – eine wertvolle Brückenfunktion. Die IT oder externe Partner sichern die technische Machbarkeit. Auch der Datenschutzbeauftragte sollte früh eingebunden werden.
✅ Tipp:
- Setzen Sie auf ein schlankes, klares Setup.
- Definieren Sie Rollen für Strategie, Technik, Fachabteilungen und Kommunikation.
- Nutzen Sie bestehende Strukturen wie den Datenschutzbeauftragten.
Das Team vorbereiten – ohne zu überfordern
Wer die Belegschaft nicht mitnimmt, riskiert Blockaden. Vorbereitung bedeutet mehr als eine Kick-off-Mail. Es geht um kontinuierliche Aufklärung auf Augenhöhe. Formate wie Einführungssessions, Mini-Trainings oder „Frag-mich-alles“-Runden schaffen Raum für Fragen, Unsicherheiten und Inspiration.
Ziel ist, dass Mitarbeitende verstehen, was möglich ist – und wie sie selbst aktiv werden können. Dabei hilft ein zentraler Ort für Wissen, z. B. eine KI-Seite im Intranet mit Prompts, Tool-Tipps und Projektfortschritten.
✅ Tipp:
- Schaffen Sie niederschwellige Formate zum Mitlernen.
- Nutzen Sie interne Plattformen zur Verankerung.
- Stellen Sie immer das Team – nicht das Tool – in den Mittelpunkt.
Toolauswahl: Bedarfsorientiert statt hypegetrieben
Die Frage nach dem „richtigen Tool“ kommt oft zu früh. Tools sind Mittel zum Zweck – aber welcher Zweck ist gemeint? Erst wenn klar ist, was verbessert werden soll, macht es Sinn, Tools zu evaluieren.
Projektteams können gemeinsam mit KI-Scouts und der IT prüfen, welche Tools zu den Prozessen passen. Oft helfen Erfahrungsberichte von Kolleg:innen. Der Austausch zwischen Teams ist ein unterschätzter Innovationsmotor.
✅ Tipp:
- Erst das Ziel, dann das Tool.
- Toolscreening ist Aufgabe des Projektteams, nicht nur der IT.
- Nutzen Sie Erfahrungswissen aus dem eigenen Haus.
Führungskräfte müssen vorangehen
Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle. Sie prägen Kultur, Verhalten und Offenheit. Es reicht nicht, KI „von oben“ zu befühworten. Sie müssen selbst lernen, ausprobieren, Fragen zulassen.
Unsicherheiten gibt es auf allen Ebenen. Ein guter Einstieg: Die Führungsrunde mit ins Boot holen, Zielbilder diskutieren und Bedenken offen ansprechen. Wer als Führungskraft nicht blockiert, sondern offen mitgeht, motiviert auch das Team.
✅ Tipp:
- Führung beginnt mit Haltung, nicht mit Fachwissen.
- Schaffen Sie Raum für eigene Lernprozesse.
- Zielbild und Verantwortung müssen klar sein.
Das richtige Pilotprojekt finden
Nicht jede Aufgabe eignet sich für den Start. Gute Pilotprojekte sind klein, machbar und wirkungsvoll. Wiederkehrende Aufgaben mit hohem Zeitaufwand, klarer Datenlage und realistischem Nutzen sind ideal.
Wichtig ist, dass der Pilot kein Mammutprojekt wird. Quick Wins schaffen Motivation und Sichtbarkeit.
✅ Tipp:
- Wählen Sie ein Projekt mit erkennbarem Nutzen.
- Kleine Schritte, große Signalwirkung.
- Nutzen Sie vorhandene Daten und Prozesse.
Erfolgreiche Pilotprojekte gestalten
Damit ein Pilotprojekt nicht im Sand verläuft, braucht es eine strukturierte Herangehensweise. Birgit Ströbel empfiehlt vier Schritte:
- Ziel definieren: Welches konkrete Problem wollen wir lösen? Was ist der gewünschte Soll-Zustand?
- Prozess oder Datenlage analysieren: Wie läuft der Prozess aktuell? Welche Daten liegen vor? Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden?
- Umsetzung testen: Die KI-Lösung sollte in einem klar abgegrenzten Rahmen eingesetzt und ausprobiert werden – iterativ, mit Raum für Anpassung.
- Feedback sammeln & Learnings dokumentieren: Was hat funktioniert, was nicht? Welche Learnings lassen sich auf andere Bereiche übertragen?
Auch wenn das ursprüngliche Ziel nicht erreicht wird, entsteht fast immer ein Erkenntnisgewinn. Der Schlüssel liegt darin, Erwartungen flexibel zu halten und das Projekt als Lernfeld zu betrachten.
✅ Tipp:
- Planen Sie bewusst Raum für Lernschleifen ein.
- Definieren Sie Erfolg nicht zu eng.
- Dokumentieren Sie Erkenntnisse – auch aus vermeintlichen Rückschlägen.
Erfolg sichtbar machen: KPIs und Motivation
Zeitersparnis, Fehlerminimierung, Kundenzufriedenheit oder interne Akzeptanz: Erfolg muss nicht immer in harten Zahlen messbar sein. Auch qualitative Feedbacks und Umfragen zeigen, ob der Weg stimmt.
Häufige KPIs für Pilotprojekte sind zum Beispiel:
- Zeitersparnis: Wird ein Prozess schneller durch KI-Unterstützung?
- Fehlerminimierung: Verbessert sich die Qualität des Outputs?
- Kundenzufriedenheit: Gibt es messbare Reaktionen durch Feedback oder Umfragen?
- Teamakzeptanz: Wie viele Mitarbeitende nutzen die Lösung aktiv? Wie bewerten sie den Nutzen?
Auch weiche Faktoren wie Motivation, Zufriedenheit oder Innovationsbereitschaft lassen sich durch stimmige Formate erfassen, z. B. in Retrospektiven oder Kurzbefragungen.
✅ Tipp:
- Nutzen Sie harte und weiche KPIs.
- Setzen Sie Zielmarken, aber lassen Sie Interpretationsspielraum.
- Machen Sie Fortschritte sichtbar und teilen Sie Erfolge intern.
Drei häufige Fehler vermeiden
Viele Unternehmen machen bei der Einführung von KI ähnliche Fehler. Der erste: Mitarbeitende werden nicht richtig einbezogen. Dabei ist Beteiligung essenziell – nicht nur informativ, sondern aktiv. Wer die Teams nicht mitnimmt, verliert schnell Vertrauen und Akzeptanz.
Der zweite Fehler ist: Man denkt zu groß. Statt mit einem überschaubaren Pilot zu starten, wird direkt ein umfassendes Programm angestoßen. Das überfordert Organisation und Menschen gleichermaßen und erhöht das Risiko des Scheiterns.
Der dritte klassische Fehler: Technik wird ohne Ziel eingeführt. Unternehmen kaufen Tools, bevor sie wissen, welchen konkreten Nutzen sie bringen sollen. Die Folge: Frustration und Fehlinvestitionen.
✅ Tipp:
- Denken Sie vom Problem her, nicht vom Tool.
- Reduzieren Sie Komplexität bewusst.
- Beteiligung schafft die Basis für Akzeptanz.
Die 5-Punkte-Checkliste für Ihren KI-Start
Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, lohnt sich ein systematischer Blick auf die Grundlagen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, typische Stolpersteine zu vermeiden und eine stabile Basis für Ihr erstes KI-Projekt zu legen:
- Ziel definieren: Was wollen wir verbessern?
- Verantwortlichkeiten klären: Wer treibt das Thema?
- Pilotprojekt wählen: Klein, realistisch, sinnvoll.
- Team einbinden: Schulungen, Workshops, Kommunikation.
- Ergebnisse teilen: Sichtbarkeit schafft Dynamik.
Mit dieser Struktur schaffen Sie eine fundierte Basis für Ihre ersten Schritte – und gleichzeitig Raum für Wachstum.
Fazit von Birgit Ströbel
„Einfach anfangen – aber klug. Nicht warten, bis alles perfekt ist.“
Wer mit KI starten will, braucht kein perfektes Setup. Was es braucht, ist Mut zum ersten Schritt, Offenheit für Feedback und die Bereitschaft, dazuzulernen.
Sie möchten tiefer einsteigen? Hier geht’s zur Podcast-Episode: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/ki-praxistipps
P.S. In Teil 1 der KI-Einführen-Reihe gehen wir noch einmal tiefer in die KI-Strategie mit vielen wertvollen Tipps rund um die wichtigen Schritte VOR der Einführung – hier geht’s zur Episode: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/ki-strategie/
Viel Spaß beim Reinhören!
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