Gefühlt gibt es täglich neue Möglichkeiten, wie Künstliche Intelligenz (KI) auch im Berufsleben die Arbeit unterstützen kann. Daher widmen wir uns in dieser Episode gezielt dem Thema KI im Umfeld des Projektmanagements.
Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann von TPG The Project Group erklären und zeigen Ihnen:
- wie sich Routineaufgaben im Projektmanagement automatisieren lassen
- wie Sie künftig Software mittels sogenannter „Agents“ mit wenig Detail- bzw. Funktionskenntnissen bedienen können
- wie Sie via Generativer KI auf der Basis öffentlicher Daten aus dem Internet oder eigener Informationen strukturierte Ergebnisse erhalten
- was im Microsoft-Umfeld bereits alles möglich ist
Die Episode eignet sich für alle Rollen im Projektumfeld, die sich für die Möglichkeiten und Trends rund um KI mit dem Schwerpunkt Projektmanagement interessieren.
P.S. Sie hören einen Ausschnitt des gleichnamigen Webinars „Was kann KI im Projektmanagement“. Den YouTube-Link zum Webinar und die Präsentation finden Sie weiter unten in den Shownotes!
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Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/
und Dr. Thomas Henkelmann
Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.
Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/dr-thomas-henkelmann-1263222/
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Relevante Links / Downloads
Webinar „Was kann KI im Projektmanagement“: https://youtu.be/sYIkZihSltk
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Podcast-Zusammenfassung: KI im Projektmanagement: aktuelle Möglichkeiten und künftige Trends
Die Künstliche Intelligenz (KI) verändert das Projektmanagement rasant. Doch was bedeutet das konkret für Projektleiterinnen und Projektleiter? Welche Anwendungen sind heute sinnvoll, und wie wird sich die Rolle des Menschen entwickeln? In der aktuellen Podcast-Episode beleuchten wir genau diese Fragen – hier die wichtigsten Erkenntnisse und konkrete Tipps, wie Sie KI in Ihren Projekten gewinnbringend einsetzen können.
Von LLMs, GenAI und Agents: Die Bausteine der KI im Projektmanagement
Künstliche Intelligenz ist längst keine Zukunftsmusik mehr. In vielen Unternehmen unterstützen große Sprachmodelle (Large Language Models, kurz LLMs) und generative KI (GenAI) bereits den Arbeitsalltag. Diese Technologien können Texte übersetzen, Berichte zusammenfassen, Präsentationen erstellen oder Antworten auf komplexe Fragen liefern. Das spart wertvolle Zeit und ermöglicht eine schnellere Verarbeitung großer Datenmengen.
Noch leistungsfähiger sind sogenannte Agents – smarte, KI-gestützte Assistenten, die über einfache Text- oder Spracheingaben gesteuert werden können. Diese Tools erledigen nicht nur Aufgaben auf Zuruf, sondern lernen dazu und können eigenständig Prozesse automatisieren. Sie analysieren Daten, erkennen Muster und liefern Entscheidungsvorlagen.
📌 Praxisbeispiel: Ein Unternehmen nutzt KI für das automatische Monitoring von Projektfortschritten. Der KI-Agent prüft, ob Meilensteine erreicht wurden, und generiert Statusberichte. Falls Verzögerungen erkannt werden, schlägt das System direkt Alternativen vor – beispielsweise eine Neuzuweisung von Ressourcen oder eine Änderung im Zeitplan.
💡 Tipp: Nutzen Sie KI als Sparringspartner für Routineaufgaben wie Meeting-Zusammenfassungen, Berichtserstellung oder die Analyse von Projektrisiken. So bleibt mehr Zeit für strategische Entscheidungen und kreative Problemlösungen.
KI und Halluzination: Warum Faktencheck unverzichtbar ist
Obwohl KI beeindruckende Leistungen erbringt, ist sie nicht unfehlbar. Ein bekanntes Problem ist die sogenannte Halluzination – also die Generierung falscher oder erfundener Informationen. Das kann besonders kritisch sein, wenn Entscheidungen auf Basis von KI-Daten getroffen werden.
KI-Systeme arbeiten nicht mit echtem Verständnis, sondern mit Wahrscheinlichkeiten: Sie berechnen, welche Worte oder Informationen mit hoher Wahrscheinlichkeit zusammengehören. Das führt dazu, dass sie auch dann eine Antwort generieren, wenn sie eigentlich keine verlässlichen Daten haben.
📌 Praxisbeispiel: Eine Projektmanagerin nutzt KI, um eine Kostenanalyse für ein neues Bauprojekt zu erstellen. Die KI liefert detaillierte Berechnungen – doch bei der Überprüfung stellt sich heraus, dass einige Werte auf veralteten Daten basieren. Hätte sie die Berechnung ungeprüft übernommen, wären die geplanten Budgets erheblich überschritten worden.
💡 Tipp: Vertrauen Sie KI-Ergebnissen nicht blind. Prüfen Sie Fakten durch zusätzliche Quellen oder Rücksprache mit Experten. Eine gesunde Skepsis und ein kritisches Hinterfragen sind unerlässlich.
Arten der Unterstützung: Wo KI wirklich hilft
KI kann Projektmanagerinnen und -manager in vielen Bereichen unterstützen – vor allem dort, wo es um datenintensive oder repetitive Aufgaben geht. Dazu gehören:
✅ Automatisierung von Routineaufgaben (z. B. Berichtserstellung, Protokolle, Task-Management)
✅ Datenanalyse und Mustererkennung (z. B. Risikomanagement, Prognosen, Ressourcenplanung)
✅ Unterstützung bei der Entscheidungsfindung (z. B. Simulationen, Szenario-Analysen)
✅ Optimierung der Teamkommunikation (z. B. automatische Übersetzungen, KI-gestützte Meeting-Protokolle)
📌 Praxisbeispiel: Ein IT-Unternehmen nutzt KI, um automatisch Projektzeitpläne zu analysieren. Die KI erkennt Verzögerungen frühzeitig, schlägt Alternativen vor und passt die Planung an, um Engpässe zu vermeiden.
💡 Tipp: Setzen Sie KI gezielt dort ein, wo sie repetitive oder analytische Aufgaben schneller erledigt – nicht bei kreativen oder strategischen Entscheidungen.
Umfrage: Wie beeinflusst KI die Zukunft des Projektmanagements?
Viele Projektmanager sind sich bewusst, dass KI ihre Arbeit verändert. Eine Umfrage im Webinar zeigt:
✔ 71 % erwarten Unterstützung bei der Projektplanung
✔ 60 % sehen Potenzial bei der Projektaktualisierung
✔ 51 % wünschen sich Unterstützung im Risikomanagement
✔ 62 % sehen KI als hilfreich im Ressourcenmanagement
✔ 40 % erwarten Einsatzmöglichkeiten in anderen Bereichen
Trotz dieser hohen Erwartungen nutzen bislang nur wenige aktiv KI in Projekten.
📌 Praxisbeispiel: Ein Maschinenbauunternehmen setzt KI für das Risikomanagement ein. Die KI bewertet automatisch Projektrisiken auf Basis historischer Daten und schlägt Maßnahmen zur Risikominimierung vor.
💡 Tipp: Starten Sie klein! Identifizieren Sie eine konkrete Aufgabe, die KI übernehmen kann, und testen Sie die Möglichkeiten.
Prompt-Tipps: So formulieren Sie bessere Anfragen
KI liefert nur so gute Ergebnisse, wie die Eingabe, die sie bekommt. Präzise Prompts sind entscheidend. Dazu gehört:
- Klare Aufgabenstellung: „Erstelle eine Statusübersicht mit offenen Risiken und Fristen.“
- Kontext geben: „Ich bin Projektleiter für ein IT-Projekt mit 20 Teammitgliedern.“
- Format definieren: „Gib das Ergebnis als übersichtliche Tabelle aus.“
📌 Praxisbeispiel: Ein Projektmanager fragt die KI nach einer Analyse zur Termintreue im Projekt, bekommt jedoch eine allgemeine Antwort. Erst als er den Zeitraum, die relevanten Meilensteine und den gewünschten Detaillierungsgrad angibt, liefert die KI eine präzise Analyse.
💡 Tipp: Entwickeln Sie eine Sammlung guter Prompts für wiederkehrende Aufgaben und teilen Sie diese im Team.
Umfrage 2: In welchen Tools wird KI bereits genutzt?
Die zweite Umfrage im Webinar zeigt, welche Tools bereits mit KI genutzt werden:
✔ 62 % nutzen KI in Microsoft Edge und Copilot Chat
✔ 29 % setzen KI in OneDrive, Word und PowerPoint ein
✔ 20 % verwenden KI in Excel
✔ 10 % arbeiten mit KI in Planner
✔ 44 % nutzen KI in anderen Tools
Diese Zahlen zeigen, dass KI bereits in viele gängige Projektmanagement- und Office-Tools integriert ist. Besonders Microsoft Copilot wird von vielen als täglicher Begleiter genutzt.
📌 Praxisbeispiel: Ein Team verwendet KI in Microsoft Word, um automatische Zusammenfassungen von Besprechungsnotizen zu generieren. So sparen sie Zeit und können sich auf die Umsetzung der nächsten Schritte konzentrieren.
💡 Tipp: Prüfen Sie, welche KI-Funktionen in Ihren bestehenden Tools verfügbar sind, bevor Sie neue Software einführen. Oft gibt es bereits leistungsstarke KI-Optionen, die nur aktiviert werden müssen.
Zukünftige Trends und Einführung von KI-Tools
Die Rolle der KI im Projektmanagement wird weiter wachsen. Einige Trends, die sich abzeichnen:
- Automatisierte Ressourcenplanung: KI übernimmt die Zuweisung von Teammitgliedern basierend auf Verfügbarkeit und Qualifikation.
- Intelligente Entscheidungsfindung: KI unterstützt bei komplexen strategischen Fragen durch datenbasierte Szenario-Analysen.
- Nahtlose Integration in Projektmanagement-Tools: Microsoft Copilot, Notion AI oder Asana AI bieten bereits erste integrierte Lösungen.
📌 Praxisbeispiel: Ein Unternehmen setzt KI ein, um historische Projektdaten auszuwerten und realistischere Zeitpläne für neue Projekte zu erstellen.
💡 Tipp: Implementieren Sie KI nicht ohne strategische Planung. Schulen Sie Ihr Team, kommunizieren Sie den Nutzen und nehmen Sie Bedenken ernst.
Fazit: Jetzt aktiv werden!
KI im Projektmanagement ist keine Zukunftsvision mehr – sie ist bereits Realität. Wer sich jetzt mit den Möglichkeiten beschäftigt und KI gezielt einsetzt, verschafft sich einen Wettbewerbsvorteil.
Was Sie jetzt tun können:
✔ Testen Sie KI für eine kleine, repetitive Aufgabe.
✔ Entwickeln Sie eine Sammlung nützlicher Prompts.
✔ Integrieren Sie KI schrittweise in Ihre Prozesse.
✔ Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit KI.
🔹 Welche Erfahrungen haben Sie mit KI im Projektmanagement gemacht?
🔹 Nutzen Sie KI bereits in Ihren Projekten – wenn ja, wo genau?
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