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Daten sind heute überall verfügbar – in Tools, Berichten, Dashboards und Projektlisten. Trotzdem werden viele Entscheidungen noch immer aus dem Bauch heraus getroffen. Nicht, weil Daten fehlen, sondern weil sie zu spät, zu selten oder in der falschen Form genutzt werden. Denn Daten allein lösen noch kein Problem – entscheidend ist, wann sie erhoben werden, wie regelmäßig man sie betrachtet und ob die richtigen Menschen zur richtigen Zeit darauf zugreifen können.
Gerade in einer Projektwelt, in der immer mehr Vorhaben parallel laufen und Abhängigkeiten zwischen Projekten zunehmen, wird das zu einer echten Herausforderung. Entscheidungen können heute oft nicht mehr bis zum nächsten Lenkungsausschuss warten. Unternehmen brauchen Frühwarnsysteme – Mechanismen, die zeigen, wenn Projekte vom Kurs abweichen, bevor aus einer Entscheidung ein akutes Problem wird.
Doch wie baut man so ein datenbasiertes Steuerungssystem eigentlich auf? Welche Daten sind wirklich relevant? Wie oft sollten sie erhoben werden – täglich, wöchentlich oder monatlich? Und wie schafft man eine Kultur, in der Daten nicht nur gesammelt, sondern tatsächlich genutzt werden, um bessere Entscheidungen zu treffen?
Genau darüber sprechen in dieser Episode Johann Strasser und Jochen Geißer. Sie diskutieren, warum datengetriebene Entscheidungen in modernen Projektlandschaften immer wichtiger werden, wie einfache Frühwarnmechanismen aussehen können – und warum am Ende nicht nur Tools, sondern auch Prozesse und Menschen eine entscheidende Rolle spielen.
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Tina Ciotola
Mit Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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und Jochen Geißer
Jochen Geißer ist Vertriebsleiter bei PLANTA Projektmanagement-Systeme und Experte für Projektmanagement und PM-Software. Seit über 20 Jahren begleitet er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Evaluierung und Einführung von Projektmanagement-Lösungen – von der ersten Bedarfsanalyse bis zum erfolgreichen Go-live.Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Multiprojektmanagement und Projektportfoliosteuerung, hybrides Projektmanagement in dynamischen Unternehmen sowie Effizienzsteigerung und Ressourcenauslastung im Projektgeschäft. Als Berater für PMOs und strategische Entscheider verbindet er Methodenwissen mit einem ausgeprägten Blick für die praktischen Herausforderungen im Projektalltag.
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Podcast-Zusammenfassung: Datengetriebene Entscheidungen im Projekt: Methoden, Erfahrungen und Praxis
Daten sind heute allgegenwärtig – in Projekten, Tools und Reports. Doch wie werden daraus wirklich gute Entscheidungen? Genau dieser Frage gehen Johann Strasser und Jochen Geißer in dieser Episode auf den Grund. Sie zeigen, warum Daten allein nicht ausreichen, wie Unternehmen echte Steuerungsfähigkeit entwickeln und weshalb es vor allem auf Regelmäßigkeit, Klarheit und den richtigen Umgang mit Informationen ankommt.
Daten sind da – aber Entscheidungen fehlen
Viele Organisationen verfügen heute über eine beeindruckende Datenbasis. Projektstatus, Kennzahlen, Reports und Dashboards stehen in großer Zahl zur Verfügung. Trotzdem entstehen Entscheidungen häufig verspätet oder auf Basis von Intuition. Der Grund liegt selten darin, dass Daten fehlen. Viel häufiger werden sie nicht konsequent genutzt.
Der entscheidende Unterschied liegt im Umgang mit den vorhandenen Informationen. Daten entfalten ihren Wert erst dann, wenn Sie sie aktiv in Entscheidungsprozesse einbinden. Das bedeutet konkret: Sie müssen wissen, wann Sie Daten erfassen, wann Sie sie auswerten und wer darauf zugreift.
Hier lohnt sich eine einfache Selbstprüfung: Erfassen Sie Daten regelmäßig – aber schauen Sie auch regelmäßig darauf? Und stehen die entscheidungsrelevanten Personen zu diesen Zeitpunkten überhaupt zur Verfügung? Genau an dieser Stelle entstehen in vielen Organisationen Lücken, die später teuer werden.
Der Faktor Regelmäßigkeit: Struktur statt Zufall
Wenn Daten nicht in einem klaren Rhythmus genutzt werden, entstehen Entscheidungen oft zufällig. Sie fallen im Vorbeigehen oder werden verschoben, bis ein offizielles Meeting stattfindet. Beides ist problematisch.
Deshalb braucht es feste Strukturen. Regelmäßige Termine, an denen Daten bewusst betrachtet werden, schaffen Verlässlichkeit. Sie verhindern, dass wichtige Themen untergehen. Gleichzeitig geben sie allen Beteiligten Orientierung.
Allerdings sollten Sie die Frequenz bewusst wählen. Ein täglicher umfassender Statusbericht bringt wenig Mehrwert und kostet viel Zeit. Wichtiger ist es, dass Sie im Bedarfsfall schnell reagieren können. Das bedeutet: Die Daten müssen jederzeit verfügbar sein, auch wenn sie nicht täglich ausgewertet werden.
Gerade in dynamischen Projektumfeldern wird dieser Aspekt entscheidend. Projekte laufen parallel, Abhängigkeiten nehmen zu und Veränderungen treten schneller auf. Entscheidungen können nicht mehr warten, bis das nächste offizielle Gremium tagt. Sie müssen flexibel und zeitnah getroffen werden.
Frühwarnsysteme: Probleme erkennen, bevor sie entstehen
An diesem Punkt wird klar, warum Frühwarnsysteme eine zentrale Rolle spielen. Sie helfen Ihnen, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und nicht erst zu reagieren, wenn es bereits zu spät ist.
Der Unterschied ist fundamental: Wenn Sie rechtzeitig eingreifen, treffen Sie eine Entscheidung. Wenn Sie zu spät reagieren, lösen Sie ein Problem. In letzterem Fall haben Sie meist weniger Optionen und höhere Kosten.
Ein Frühwarnsystem muss dabei nicht komplex sein. Schon einfache Strukturen können große Wirkung entfalten. Eine Projektliste mit einer Ampelbewertung und einem kurzen Kommentar reicht oft aus, um erste Transparenz zu schaffen.
Wichtig ist, dass die Informationen interpretierbar sind. Eine rote Ampel ohne Kontext bringt Sie nicht weiter. Sie müssen verstehen, was dahintersteckt und wie kritisch die Situation tatsächlich ist.
Vom Status zur Entwicklung: Warum Trends entscheidend sind
Ein einzelner Status zeigt Ihnen immer nur eine Momentaufnahme. Wirklich wertvoll werden Daten erst dann, wenn Sie Entwicklungen erkennen.
Hier kommen Trends ins Spiel. Wenn Sie über einen längeren Zeitraum beobachten, wie sich Projekte entwickeln, gewinnen Sie tiefere Einblicke. Sie erkennen Muster, bevor sie zu Problemen werden.
Ein praktisches Beispiel: Wenn der Anteil roter Projekte im Portfolio kontinuierlich steigt, deutet das auf ein strukturelles Problem hin. Vielleicht sind Ressourcen überlastet oder Prioritäten falsch gesetzt. Diese Erkenntnis gewinnen Sie nur, wenn Sie Daten historisch betrachten.
Auch auf Projektebene sind Trends entscheidend. Wird ein Terminverzug größer oder kleiner? Verbessert sich die Situation oder verschlechtert sie sich? Diese Dynamik ist oft wichtiger als der aktuelle Status.
Mensch und Daten: Warum beides zusammengehört
Auch wenn Daten eine zentrale Rolle spielen, bleiben Entscheidungen immer ein Zusammenspiel von Fakten und Erfahrung. Menschen interpretieren Daten unterschiedlich. Genau darin liegt sowohl eine Stärke als auch eine Herausforderung.
Einige Projektleiter neigen dazu, Probleme zu beschönigen. Andere bewerten Situationen kritischer als nötig. Beide Verhaltensweisen können zu Verzerrungen führen.
Deshalb sollten Sie Daten und Einschätzungen kombinieren. Automatisch berechnete Kennzahlen schaffen Objektivität. Gleichzeitig bleibt Raum für die Einschätzung der verantwortlichen Personen.
Ein sinnvoller Ansatz besteht darin, Detailinformationen datenbasiert zu berechnen – etwa Abweichungen bei Zeit oder Budget. Die Gesamtbewertung sollte jedoch weiterhin vom Projektleiter kommen. So verbinden Sie harte Fakten mit Erfahrung.
Kultur entscheidet: Wie offen darf „Rot“ sein?
An dieser Stelle spielt die Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle. Wie wird mit Problemen umgegangen? Wird eine rote Ampel als Versagen gesehen – oder als Chance zur Verbesserung?
Wenn Mitarbeitende negative Konsequenzen befürchten, vermeiden sie es, Probleme offen zu benennen. Dadurch entsteht eine gefährliche Verzerrung. Projekte wirken stabil, obwohl sie es nicht sind.
Deshalb sollten Sie bewusst eine Kultur fördern, in der Transparenz geschätzt wird. Eine rote Ampel sollte als Signal verstanden werden, dass Unterstützung notwendig ist. Sie ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ein Hinweis auf Handlungsbedarf.
Diese Perspektive verändert den Umgang mit Daten grundlegend. Sie schaffen Vertrauen und ermöglichen ehrliche Kommunikation.
Datenqualität beginnt ganz unten
Bis hierhin wurde deutlich, wie wichtig Daten für Entscheidungen sind. Doch wo entstehen diese Daten eigentlich? Die Antwort liegt auf der untersten Ebene – bei den Mitarbeitenden im Projekt.
Hier zeigt sich, dass Datenqualität kein technisches Thema ist, sondern ein organisatorisches. Wenn Informationen nicht sauber erfasst werden, können Sie auch keine guten Entscheidungen treffen.
Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Erfassung von Ist-Stunden. Viele Organisationen erfassen Zeiten nur einmal im Monat. Das führt zwangsläufig zu Ungenauigkeiten.
Besser ist eine zeitnahe Erfassung. Idealerweise tragen Mitarbeitende ihre Zeiten täglich ein. Spätestens am Ende der Woche sollten alle Informationen vollständig sein. Nur so entsteht ein realistisches Bild.
Der Blick nach vorn: Restaufwand statt Vergangenheit
Ein häufiger Fehler besteht darin, sich zu stark auf vergangene Daten zu konzentrieren. Dabei können Sie die Vergangenheit nicht mehr ändern. Entscheidend ist die Zukunft.
Hier kommt der Restaufwand ins Spiel. Er zeigt Ihnen, ob die verbleibenden Ressourcen ausreichen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das: Ein Arbeitspaket sollte zehn Tage dauern. Nach sieben Tagen stellen Sie fest, dass noch fünf Tage Arbeit notwendig sind. Diese Information ermöglicht es Ihnen, frühzeitig zu reagieren.
Sie können Ressourcen umverteilen, Prioritäten anpassen oder den Zeitplan korrigieren. Ohne diese Erkenntnis würden Sie das Problem erst später erkennen – mit deutlich weniger Handlungsspielraum.
Unsicherheit sichtbar machen: Der Faktor Klarheit
Neben Zeit und Aufwand spielt ein weiterer Faktor eine wichtige Rolle: die Klarheit im Projekt. Gerade in dynamischen Umfeldern entstehen Unsicherheiten schnell.
Neue Technologien, unklare Anforderungen oder fehlende Informationen führen dazu, dass Arbeitspakete schwer planbar sind. Diese Unsicherheit bleibt oft unsichtbar – und wird erst später zum Problem.
Deshalb sollten Sie Klarheit bewusst erfassen. Eine einfache Bewertung – etwa hoch, mittel oder niedrig – kann bereits ausreichen.
Diese Information hilft Ihnen, Risiken frühzeitig zu erkennen. Wenn viele Arbeitspakete eine geringe Klarheit aufweisen, sollten Sie zusätzliche Maßnahmen einplanen. Dazu gehören beispielsweise mehr Abstimmungen oder größere Zeitpuffer.
Portfolioentscheidungen: Arbeiten Sie an den richtigen Projekten?
Bisher lag der Fokus auf einzelnen Projekten. Doch datengetriebene Entscheidungen spielen auch auf Portfolioebene eine zentrale Rolle.
Eine der schwierigsten Fragen lautet: Arbeiten Sie an den richtigen Projekten? Viele Organisationen konzentrieren sich stark auf die Umsetzung, hinterfragen aber selten die Auswahl.
Hier können einfache Analysen große Wirkung entfalten. Wenn Sie Projekte nach strategischen Zielen clustern, erkennen Sie schnell, ob Ihre Aktivitäten zu Ihren Zielen passen.
Ein Beispiel: Sie möchten neue Märkte erschließen, investieren aber den Großteil Ihrer Ressourcen in Wartungsprojekte. Diese Diskrepanz wird erst sichtbar, wenn Sie Ihre Daten entsprechend auswerten.
Solche Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, Prioritäten neu zu setzen und Ihre Ressourcen gezielt einzusetzen.
Visualisierung: Daten verständlich machen
Mit zunehmender Datenmenge wird die Darstellung immer wichtiger. Tabellen allein reichen oft nicht aus, um komplexe Zusammenhänge zu erfassen.
Grafische Darstellungen helfen Ihnen, Informationen schneller zu verstehen. Trends, Verteilungen oder Abhängigkeiten werden auf einen Blick sichtbar.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Konsistenz. Wenn Berichte immer unterschiedlich aufgebaut sind, verlieren Sie Orientierung. Einheitliche Strukturen erleichtern die Interpretation und erhöhen die Effizienz.
Gerade für Entscheidungsträger ist dies entscheidend. Sie haben oft wenig Zeit und müssen schnell erkennen, worauf es ankommt.
Vom Datensammeln zur Entscheidung
Abschließend lässt sich der gesamte Prozess in vier Schritte unterteilen: Daten erfassen, Daten aufbereiten, Daten verstehen und Entscheidungen ableiten.
Jeder dieser Schritte ist notwendig. Wenn einer fehlt, verlieren Sie an Wirkung. Besonders wichtig ist die aktive Nutzung der Daten. Es reicht nicht, Informationen zu sammeln. Sie müssen daraus konkrete Maßnahmen ableiten.
Dabei sollten Sie sich bewusst machen: Datengetriebene Entscheidungen entstehen nicht von allein. Sie erfordern Disziplin, klare Prozesse und die Mitarbeit aller Beteiligten.
Schluss
Datengetriebene Entscheidungen sind kein Selbstzweck. Sie schaffen Klarheit, ermöglichen frühzeitiges Handeln und geben Ihnen die Kontrolle über komplexe Projektlandschaften zurück. Johann Strasser und Jochen Geißer zeigen eindrucksvoll, dass es dabei nicht um perfekte Systeme geht, sondern um konsequente Umsetzung: regelmäßige Datenerfassung, transparente Darstellung und eine Kultur, die Offenheit fördert.
Wenn Sie es schaffen, Daten als echtes Frühwarnsystem zu nutzen, treffen Sie nicht nur bessere Entscheidungen – Sie treffen sie vor allem rechtzeitig.
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