Workshops zu PPM-System-Anforderungen

Schritt für Schritt zur genau passenden Lösung

Bislang hat TPG The Project Group bei mehr als 400 internationalen Kunden Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen eingeführt. Die Erfahrungen daraus sind die Basis für einen bewährten, strukturierten und wiederholbaren Ansatz zur Implementierung von PPM Lösungen, die TPG 5-Phasen Methode.

Die Phase 1 dieser Methode, der erste Schritt jeder Implementierung, umfasst eine Reihe von Workshops. Diese dienen dem Erfassen der Anforderungen, Methoden und Prozesse der betroffenen Stakeholder und Nutzergruppen. Das Ziel ist, ein klares Bild der erwarteten Lösung zu bekommen sowie das Design des künftigen Systems in einem ausführlichen Dokument zu beschreiben.

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TPG PPM Consulting Workshops

Folgend sind die einzelnen Workshops beschrieben.

Project Kick-off: Den Auftakt der Konzeptionsphase bildet ein ganztägiger Workshop zum Lösungsdesign. In dessen Rahmen soll neben dem Kennenlernen der am Projekt Beteiligten ein klares Verständnis der IST- und SOLL-Situation des Projektmanagements geschaffen werden. Die gemeinsame Definition der nächsten Schritte schafft die Voraussetzung für den darauffolgenden Planungsprozess-Workshop. Ergebnis des Kick-offs ist eine Analyse der Ist-Situation, der geplanten Projektziele sowie ein Architektur- und Lösungsvorschlag, wie diese Ziele zu erreichen sind.

Project Planning Process Workshop: Nach der Entscheidung für die vorgeschlagene Lösung erfolgt der Planungsprozess-Workshop. In dessen Rahmen wird der bestehende Projektplanungsprozess betrachtet und analysiert. Ziel ist, ein klares Verständnis der bestehenden Projektmanagement-Prozesslandschaft zu erhalten.

Technical Requirements/Infrastructure Workshop: Separat davon analysieren die technischen TPG Experten gemeinsam mit dem IT-Team des Kunden die aktuelle IT-Infrastruktur. Sie definieren die notwendigen Schritte zum Aufbau der Umgebung für die PPM-Installation und legen Verantwortlichkeiten sowie Fristen fest. Ein Technical Solution Design Dokument beschreibt die künftige IT-Landschaft für die PPM-Lösung.

PPM Basic Training: Vor der Feinspezifikation der PPM Lösung ist es empfehlenswert, die an der weiteren Planung beteiligten Personen durch eine PPM-Grundlagenschulung auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen. Ein gutes Verständnis der Möglichkeiten von Microsoft Project und Project Server ist das Ziel. So ist sichergestellt, dass im folgenden PPM-Konfigurationsworkshops Entscheidungen über kundenspezifische Anpassungen und Systemkonfigurationen möglich sind. 

PPM Configuration Workshop: Im PPM-Konfigurations-Workshop wird die neue Projektmanagement-Lösung so auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst, dass sie dem definierten Planungsprozess entspricht. Funktionale und technische Details werden diskutiert und festgelegt. Für das Definieren von Templates, Workflows, Berichtsanforderungen, Sicherheitseinstellungen und vieles mehr ist der Input des Kunden notwendig.

ERP Integration Workshop: Wenn im Projektumfang enthalten, sind die Anforderungen zur Integration des PPM-Systems mit weiteren Systemen (z.B. SAP, Dynamics AX, Primavera) analog zu analysieren und zu dokumentieren. Die Ergebnisse dieses Workshops umfasst ein entsprechendes Integrationsdokument. 

Microsoft Project PPM Goldpartner Logo


TPG Kundenstimmen
„Die Mitarbeiter von TPG sind schon im Vorfeld des Projektes als Berater aufgetreten, nicht als Verkäufer. Das haben wir als sehr positiv empfunden. Intensive Evaluierungsgespräche zu Beginn stellten sicher, dass wir als Ergebnis zielsicher die für unsere Anforderungen am besten geeignete Lösung erhalten haben.“
Volker Pellny, Referent Strategie- & Großprojekte
TUI Deutschland GmbH

„Im Vorfeld der IT-Lösung hat TPG uns durch eine sehr auf unsere Bedürfnisse ausgerichtete Beratung gezeigt, welche Projektmanagement-Ansätze im wissenschaftlichen Umfeld funktionieren und welche nicht. Gemeinsamer konnten so schnell die richtigen Prozesse entwickelt werden, die für eine erfolgreiche IT-Lösung notwendig sind. Wir sind von dem professionellen Vorgehen und dem gemeinsam gefundenen Weg für unsere Anforderungen sehr angetan.“
Birgit Kellner-Leidl, Projektmanagerin
Deutsches Elektronen-Synchrotron (DESY)