Implementierung von Microsoft Projektmanagement

In fünf Phasen schnell & sicher zur individuellen PM-Umgebung

Der Aufbau einer Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) Lösung erfordert umfangreiche Erfahrung. Branchenkenntnisse und Prozessverständnis sind ein absolutes Muss für die Integration einer Microsoft Projekmanagement-Lösung in bestehende Geschäftsprozesse.

Auf Basis von über 15 Jahren Beratung großer und mittlerer Unternehmen aller Branchen hat TPG The Project Group die 5-Phasen Methode entwickelt. Mit diesem professionellen Vorgehen lässt sich eine Microsoft Projekmanagement-Lösung zielgerichtet, schnell und erfolgreich einführen.

Die 5-Phasen Methode ist der "rote Faden" beim Planen und Umsetzen aller unserer Microsoft Projekmanagement-Lösung für professionelles unternehmensweites Projektmanagement. 

Lesen Sie die TPG 5-Phasen Methode hier als PDF

Phase 1: Lösungsdesign – die klare Feststellung des Bedarfs

Hinweis: Bitte klicken Sie auf die Grafik zum Vergrößern.
Phase 1

Ausgangssituation für die Lösungsdesign-Phase

Termine für die Workshops sind abgestimmt. Sie haben alle relevanten Wissensträger aus Ihrem Unternehmen als Teilnehmer eingeladen, z.B. Vertreter aus Projektorganisation, PM-Stabsstelle, Controller und PMO.

Kick-off Workshop und Workshop zum Lösungsdesign

Ziel des ersten Treffens ist ein klares Verständnis der Ist- und Soll-Situation Ihrer unternehmensweiten Microsoft Projektmanagement-Lösung zu erhalten. Dafür sehen Sie zuerst Microsoft PPM im Überblick für  ein gemeinsames Verständnis der Möglichkeiten mit diesem System.

TPG Experten sammeln dann alle Ihre Anforderungen, analysierten Ihre bestehenden Prozesse und geben erste Hinweise auf bewährte Ansätze.

Ein Bericht fasst alle Ergebnisse mit Handlungsempfehlungen für das weitere Vorgehen zusammen. Je nach Ausgangslage können diese auch lauten, zuerst die Prozesse zu optimieren, bevor eine passende IT-Lösung erstellt wird. Vielleicht ist auch kein PPM- sondern ein Ressourcenmanagement-Werkzeug zuerst einmal das Richtige für Sie.

Workshop zu Planungsprozessen

In diesem nächsten Schritt geht es um das Initiieren von Projekten, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement etc. mit den zugehörigen Prozessen, völlig losgelöst vom IT-Werkzeug.

Das High-Level Lösungskonzept stellt als Ergebnis klar, wie es weiter geht und welches Werkzeug am besten auf Ihre Bedürfnisse passt, eine Microsoft Project Server Projektmanagement-Lösung oder vielleicht auch Lösungen auf Basis wie SharePoint oder Excel.

PPM Grundlagenschulung und Workshop zur Konfiguration

Wenn als Ergebnis der vorausgegangenen Workshops lautet, dass eine Projektmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft PPM die richtige Lösung für Sie ist, dann erfolgt als nächstes eine zweitägige Microsoft PPM Grundlagenschulung für Ihr Kernteam.

Die Personen des Kernteams erhalten so eine gemeinsame Basis, auf der sie valide Entscheidungen fällen können. Das ist die Voraussetzung für den dann folgenden Konfigurationsworkshop zu Ihrer neuen IT-Lösung.

Ergebnis der Lösungsdesign-Phase

Am Ende der Phase 1 erhalten Sie ein umfangreiches Gesamtlösungskonzept zu Ihrer Microsoft Projektmanagement-Lösung. Dieses umfasst eine Empfehlung und den Terminplan zur Umsetzung sowie eine Auflistung der Liefergegenstände für die Umsetzungsphase. Darauf beruht das detaillierte und transparente Angebot zur Realisierung Ihrer Microsoft Projektmanagement-Lösung.

Phase 2: Implementierung – Aufbau der PPM-Lösung

Phase 2

Vorgehen in der Phase 2: Implementierung der Lösung

Gemeinsam mit Ihren technischen Spezialisten installieren wir die Microsoft Projektmanagement-Lösung auf Basis des Microsoft Project Servers und integrieren diese in Ihre IT-Umgebung. Der Datenbestand aus dem Workshop wird in das Pilotsystem übertragen. Wir stellen evtl. notwendige Erweiterungen für die Gesamtlösung bereit und binden diese schrittweise ein.

Ergebnis der Phase 2

Die technische Implementierung der unternehmensweiten Microsoft Projektmanagement-Lösung ist erfolgt. Das PPM System hat den erforderlichen Funktionsumfang für den Übergang in den Pilotbetrieb.

Phase 3: Pilotbetrieb – der Test auf Herz und Nieren

Phase 3

Vorgehen in Phase 3: Pilotbetrieb

Das Pilotteam bestehend aus Ihrem Projektleiter und ausgewählten Key Usern wird auf Basis der angepassten Microsoft Projektmanagement Lösung geschult. Die Mitglieder des Pilotteams testen die Lösung unter realen Bedingungen im Rahmen klar definierter Szenarien und Testabläufe.

Sie dokumentieren die Ergebnisse, die bei Bedarf zu Anpassungen des Pilotsystems führen. Ein regelmäßiger Jour-Fixe beider Teams ist entscheidend für den Erfolg dieser Phase. Wir empfehlen diesen im Abstand von ein bis zwei Wochen.

Ergebnis der Phase 3

 

Die vollständig konfigurierte Microsoft Projektmanagement-Lösung steht für den Produktiveinsatz zur Verfügung. Pilot- und Projektteam können die inhaltliche und technische Freigabe erteilen.

Phase 4: Rollout – die optimale Produktiv-Lösung

Phase 4

Vorgehen in der Phase 4: Rollout

Alle bisher genutzten Tools werden durch die neue Microsoft Projektmanagement-Lösung ersetzt. Ihre geschulten Administratoren überführen bestehende Projekte und Dokumente in die Produktivumgebung. Begleitend stellt Ihre IT die Lösung an allen relevanten Arbeitsplätzen bereit. 

Parallel zum Rollout führen wir rollenbezogene Trainings der Nutzer mit aktuellen, firmenspezifischen Daten und Strukturen durch, die sich am jeweiligen Arbeitsprozess orientieren. Die Anwender erfahren dabei, wie die Lösung ihre jeweiligen Aufgaben erleichtert.

Je nach Umfang Ihrer Microsoft Projektmanagement-Lösung ist es hilfreich bzw. erforderlich, die Trainingsunterlagen vorher auf die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Ergebnis aus Phase 4

Das Ziel ist erreicht! Ihre professionelle Microsoft Projektmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft Project Server steht nun im Unternehmen produktiv zur Verfügung. Sie wird durch individuell geschulte Mitarbeiter in allen Bereichen eingesetzt.

Phase 5: Betrieb – sicherer Einsatz mit kompetenter Begleitung

Phase 5

Vorgehen in der Phase 5: Betrieb

Ihre individuelle Microsoft Projektmanagement-Lösung auf Basis von MS Project Server ist eine Investition in Personen, Produkte und Prozesse. Sie wird über viele Jahre genutzt und ist Teil des täglichen Arbeitsablaufs. TPG The Project Group unterstützt Sie durch regelmäßige Pflege, Coaching der Mitarbeiter sowie schnellen Support.

Bei Bedarf sind Anpassungen der Microsoft Projektmanagement-Lösung an neue Systemumgebungen und Anforderungen möglich. Die gewonnenen Daten und Erkenntnisse ermöglichen die fortlaufende Verbesserung Ihrer Produktivität.

Ergebnis des Projekts

Sie profitieren von den vereinfachten Arbeitsabläufen und der erhöhten Effizienz durch Ihre Microsoft Projektmanagement-Lösung. Die Experten von TPG begleiten Sie gerne über den gesamten Lebenszyklus Ihres unternehmensweiten Systems.

Sicherheit und Zuverlässigkeit für die Zukunft – weltweit

TPG The Project Group ist mit Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Schweiz, Großbritannien, USA, Kanada und Afrika vertreten. Unser internationales Netzwerk autorisierter Partner erstreckt sich über alle Kontinente. So haben unsere Kunden auch die Möglichkeit eines Rollouts über internationale Niederlassungen.

Download Broschüren (PDF)
> TPG 5-Phasen Methode

> TPG PPM QuickStart