Un PMO - Project Management Office pour des projets réussis

Les entreprises ayant un PMO réussissent plus leurs projets que les entreprises qui n’en ont pas. Pourquoi ? Parce qu’un PMO procure un support complet à toutes les parties prenantes d’un projet.
 

La mission d’un PMO varie selon l’entreprise

Les tâches gérées par un PMO peuvent varier selon la taille de l’entreprise, son type, la taille des projets qu’elle entreprend et si elle est internationale. Les entreprises évoluent lorsque leur niveau de maturité projet augmente. Le PMO se charge aussi du travail préparatoire pour la gestion de portefeuilles de projets. Dans certaines entreprises, l’alignement des décisions liées aux projets avec les objectifs définis par l’entreprise est même rendu possible.

Standards centralisés et optimisation

Malgré ces variations, le rôle le plus important du PMO est de standardiser et d’optimiser les processus et outils de gestion de projets. Il peut aussi fournir des conseils – et potentiellement de la formation – aux utilisateurs du système de gestion de projets existant. Le PMO assiste toujours les Chefs de Projets dans leur travail projet opérationnel.
 

Coordination des Projets et Ressources

L’une des premières étapes à suivre pour la mise en place d’un PMO est de coordonner les projets et programmes interdépendants. Le PMO est aussi impliqué dans la coordination de la disponibilité des ressources entre les projets et les chefs de services. Ceci peut d’ailleurs être la tâche la plus exigeante et la plus prenante en temps pour le PMO. Il sera quasiment impossible pour le PMO de réussir à gérer sans avoir des processus et outils définis et standards pour les assister en cela.
 

Contrôle de Portefeuille

Le PMO peut aussi gérer le processus d’acceptation des nouveaux projets ainsi que la priorisation de ces projets. Cela se produit toutefois généralement seulement quand le PMO a une position d’autorité au sein de l’organisation.
 

Les Outils venant en soutien au PMO – Partage d’une solide expérience

Les experts à TPG The Project Group peuvent vous fournir un service de conseil complet tout en vous aidant à mettre en place le support informatique de votre PMO. Vous pouvez compter sur les conseils, la formation et le coaching de TPG. Des outils comme Microsoft Project Server / Project Online, SharePoint tout comme les produits TPG basés sur la technologie Microsoft aideront à rendre le travail de l’équipe PMO plus facile.


Soutenez les tâches du PMO de manière efficace avec des solution informatiques

Tableaux de situation et informations de contrôle

Pour les chefs de projets, les chefs d’équipe et les PMO (standardisation, coordination)

Liens entre les projets aux niveaux des tâches et des projets. Création des dépendances et des structures de sous-projets pour une meilleure coordination d’équipe, visualisation des jalons et tableaux de situation. Fournit des informations de gestion globales grâce à des liens entre les tableaux de situations et les plans de projets. Le produit TPG ProjectLink est un outil indispensable pour gérer les multi-projets et les programmes avec la technologie Microsoft.
 

Tendance marquantes et planification fiable

Pour les chefs de projets, PMO (standardisation, coordination)

Historique des jalons de projets qui aide à détecter et mettre en évidence les tendances impactant le reste du projet. Améliore la prise de conscience des délais et fournit une meilleure planification grâce à des jalons standardisés et une collecte des informations centralisée à des dates fixes. Le bon outil vous montrera les tendances marquantes de votre projet en un coup d’œil et à tout moment.
 

Coordination des Ressources pour les responsables organisationnels et les chefs de projets

Pour les chefs d’équipe (coordination)

Les responsables des ressources dans une organisation en matrice doivent connaître la charge de travail et la capacité disponible de chacun des membres de leur équipe. C’est la seule façon qu’ils ont de s’engager en connaissance de cause auprès des chefs de projets. Le produit TPG TeamManager aide à la planification des ressources entre les responsables organisationnels et les chefs de projets.

Pour les chefs de projets (coordination)

TPG TeamManager aide aussi les chefs de projets à planifier leurs ressources dans Microsoft Project. Dans une organisation en matrice, ils ont accès à une vue d’ensemble de leurs besoins en ressources et des engagements des responsables opérationnels. Cela permet un support optimal pour le processus de coordination des ressources.
 

Optimisation des Ressources dans le Portefeuille de Projets

Pour le PMO (coordination, contrôle)

Optimisation manuelle de la planification et du budget associé aux ressources facilitée pour le PMO. Chaque projet du portefeuille est représenté par une barre de progrès dans une vue d’ensemble centralisée. Le produit TPG PortfolioManager vous permet ainsi d’atteindre une  utilisation optimale des ressources de la perspective du portefeuille avec la technologie Microsoft grâce à une simple opération de « glisser-déposer » de projets entiers.
 

Collaboration entre le Service Finance et les Chefs de Projets

Pour les Chefs de Projets, contrôleurs financiers, PMO (standardisation, coordination)

L’intégration de votre système de gestion de projets avec d’autres systèmes d’entreprise rendra standard et optimisera la collaboration entre le service finance et les chefs de projets. Ainsi, la planification, le budget, la comptabilité interne, la facturation et le reporting seront plus cohérents. Le produit TPG PSLink, un produit de référence au plan mondial, intègre Microsoft Project Server avec SAP et bien d’autres systèmes.
 

Alertes automatisées sur les conditions des Projets 

Pour toutes les parties prenantes du projet (support opérationnel).

Informations et recommandations sur les actions à mener envoyées automatiquement par e-mail. Rapports produits sur tout un panel de conditions des informations projets disponibles dans Microsoft Project Server, comme projet non mis à jour, écart sur les jalons, feedback manquant etc….