Contrairement à l’outil monoposte de bureau (Project client lourd) la solution de gestion de projets et de portefeuilles pour l'ensemble de l'entreprise est basée sur un serveur central. Microsoft appelle cette solution Project and Portfolio Management, d’où l’acronyme Microsoft PPM.
Microsoft PPM accompagne et soutient tous les rôles dans la gestion de projets et de portefeuilles de projets de l’entreprise. La solution offre :
Microsoft PPM est disponible en local ("on premises") ou dans le Cloud. La solution est entièrement intégrée à SharePoint.
Une solution Microsoft PPM installée et opérée en local dans votre entreprise nécessite les composants
suivants :
Note: En plus des composants décrits, Microsoft propose différentes options de licence avec des noms individuels. Plus d’information disponible sur „Microsoft PPM – Licences”.
Ci-dessous, vous trouverez des informations sur les composants individuels.
Project Online fournit toutes les fonctionnalités de la solution en local. Il existe même encore plus de possibilités concernant son integration avec Microsoft 365. Plusieurs licences différentes sont disponibles, qui prennent en compte les différents besoins fonctionnels des utilisateurs et parties prenantes :
Microsoft Project Standard
Project Standard est un outil autonome. Il n’est pas adapté à une utilisation sur plusieurs départements ou plusieurs projets. Il ne permet pas une connexion avec Microsoft Project Server / Project Online.
Microsoft Project Professional
Project Professional peut être utilisé comme outil autonome. Il peut aussi être connecté à un serveur et possède des fonctionnalités supplémentaires. Cette version est la base pour travailler dans un environnement multi-projets avec Project Server et Project Online en local. Dans le processus d’installation classique, votre administrateur informatique utilise des packs d’installation en local.
Microsoft Project Online Desktop Client
Project Online Desktop Client est la version Cloud de Microsoft Project Professional. Il peut être utilisé en tant qu’outil autonome mais aussi en connexion avec Project Server en local ou avec Project Online. Il n’y a pas d’installation Classique. A la place, il est obtenu et mis à jour directement depuis Microsoft Cloud. Ceci est important, car de nouvelles fonctionnalités sont rendues disponibles régulièrement. Ces fonctionnalités peuvent être utilisées uniquement avec cette version du logiciel.
Microsoft Project Web App
Microsoft Project Web App, disponible via le navigateur est disponible aussi bien avec Microsoft Project Server qu’avec Project Online. Avec tous les navigateurs établis, ses utilisateurs ont un accès spécifique lié à leur rôle pour ce qui est des données centrales, des ressources et des fonctionnalités. Cela permet aux chefs de projets de planifier les projets. Cependant, la version bureau offre un choix de fonctionnalités bien plus important.
Project Server – The Platform Solution
Microsoft Project Server est une plateforme flexible destinée à la gestion de multi-projets et des portefeuilles de projets. C’est une solution centrale qui vous procure une capacité éprouvée pour la planification, le reporting et la collaboration des équipes projets. Elle offre de plus un support à la gestion des ressources. Elle permet le stockage central et uniforme de vos informations projets et ressources.
Microsoft Project Server est un service à l’intérieur même de Microsoft SharePoint. Avec Microsoft SQL Server, ce dernier est installé et opéré localement au sein de votre infrastructure. Ainsi, l’intégration de Microsoft SharePoint Server est disponible pour vous. Cela signifie qu’au sein même de cette solution, vous pouvez utiliser les fonctionnalités pour la gestion de fichiers et pour collaborer, ce qui améliorera l’efficacité de vos équipes.
Project Online – The Cloud Solution
Composant de Microsoft 365, Project Online est un service fourni par Microsoft dans le Cloud. L’éventail de fonctionnalités correspond à Microsoft Project Server. Toutefois, Project Online offre quelques fonctions supplémentaires.
Vous pouvez vous abonner à Project Online si nécessaire. Vous n’aurez pas besoin de votre propre infrastructure serveur. Les utilisateurs connectent leur application directement au service qui est opéré depuis le Cloud. Ou bien ils peuvent accéder à Project Web App directement depuis leur navigateur.
Ci-dessous, vous trouverez les avantages de la solution Microsoft Project Server ou Project Online (Microsoft PPM) par rapport à l’outil autonome simple sans connexion à un serveur.
En utilisant Microsoft PPM comme solution de gestion de projets et de portefeuilles de projets au sein de votre entreprise, vous obtiendrez surtout une chose : la transparence dans cet environnement multi-projets. Cette transparence deviendra la base pour prendre les bonnes décisions à tous les niveaux.
Des tableaux de bord vous aideront à identifier les écarts dans le portefeuille de projets. La vue d’ensemble vous amène directement au bon projet grâce à une organisation en arborescence.
Des rapports d’état et des représentations graphiques vous informent alors sur les raisons de l’état actuel de chacun des projets.
Votre avantage par rapport à l’outil autonome : Vous avez une vue d’ensemble complète de tous les projets en cours, de toutes les échéances, des états et des responsabilités. Ainsi vous disposez de la meilleure base possible pour vous aider à prendre vos décisions.
“TPG a implémenté la solution de gestion de projet Microsoft chez Liebherr Components de manière très ciblée. Alors que nos opérations continuaient, nous avons été pris en charge par les équipes TPG, avec des temps de réponse à nos interrogations très courts. Nous avons également été convaincus par l'expertise en matière de conseil et nous avons déjà pu chaudement recommander TPG à d'autres entreprises.”
Christian Nawrath, PMO leader
Liebherr-Components Biberach GmbH
En tant que Chef de Projets, vous travaillez avec l’application de bureau Microsoft Project comme vous en avez l’habitude. Mais vous sauvegardez vos projets dans Project Server ou dans Project Online plutôt que comme de simples fichiers indépendants. Ceci donne accès aux parties prenantes à une liste centrale de tous les projets. En fonction de leurs permissions, cette liste est facile d’accès via Project Web App et montrera seulement les projets que l’utilisateur a l’autorisation de voir.
Les Administrateurs peuvent créer des champs supplémentaires utilisateurs pour les projets. On pourra alors montrer des informations telles que le statut du projet, le site, le produit développé, le nom du client, le budget, les coûts, les risques etc…
Avoir une liste de projets à jour et cohérente, est la première étape et la plus importante dans la gestion multi-projets. C’est la base parfaite pour faire toutes les évaluations et prendre toutes les décisions pendant les réunions sur les portefeuilles de projets et les comités de pilotage.
Votre avantage par rapport à l’outil autonome : vous identifiez les projets critiques et prenez les décisions nécessaires assez tôt et ce, pour tout votre portefeuille de projets. Cela vous permet d’agir au bon endroit, au bon moment et de façon avisée.
Selon l’organisation de l’entreprise et le type de projet, il peut être intéressant de diviser l’initiation du projet en plusieurs étapes avec des niveaux d’autorisations différents. Vous définissez ce processus dans Microsoft PPM avec des flux de travail qui peuvent être initiés directement depuis le Centre de Projets.
En règle générale, il est aussi très important de sélectionner les projets qui sont en ligne avec la stratégie de l’entreprise. Microsoft PPM vous permet d’allouer des facteurs stratégiques aux projets. Grâce aux spécificités du budget et aux ressources disponibles, Microsoft PPM suggère alors quels projets vous devriez sélectionner en fonction des priorités. Et quels projets peuvent être lancés plus tard, voire pas lancés du tout.
Votre avantage par rapport à l’outil autonome : vous êtes équipés avec la capacité de préparer la sélection des projets de façon centrale. Les décisions objectives d’investissement que vous aurez prises font que vous travaillerez uniquement sur les bons projets.
« La solution PPM basée sur Project Online avec l'intégration de SAP nous offre un processus continu, de l'idée du projet jusqu'à sa clôture. Le système a permis d'améliorer encore plus la transparence de la planification et de la hiérarchisation du portefeuille de projets et permet de prendre des décisions plus éclairées. Merci beaucoup pour cette collaboration engagée. »
Christian Kunze, responsable de la performance opérationnelle et du développement commercial, Uniper Hydro Germany
Microsoft PPM offre un pool de ressources central. Tous les chefs de projets y ont accès. Ceci offre les avantages suivants :
Vous pouvez aussi représenter l’organisation de l’entreprise dans le pool de ressources. Des champs personnalisés vous permettent de tenir compte des compétences, sites ou toute autre information. Les calendriers, les congés et les taux sont aussi stockés de façon centrale. Selon les autorisations d’accès, ces données sont disponibles pour évaluation dans Project Web App. Vous pouvez voir la charge de travail de chaque ressource à travers tous les projets. Et sur quelles tâches ces ressources sont en train de travailler.
Votre avantage par rapport à l’outil autonome : à tout moment, vous avez une vue complète et à l’échelle de l’entreprise de l’utilisation des ressources et de leur déploiement. Vous pouvez voir si des ressources sont sur-affectées. Ou bien s’il reste de la capacité pour de nouveaux projets.
Via Project Web App, vos membres d’équipes peuvent voir tous les projets auxquels ils sont affectés. De la même manière, ils peuvent saisir leurs heures réalisées et ajouter des commentaires. Ceci permet de documenter le statut des tâches et des lots de tâches de façon transparente et directe.
Si vous utilisez un outil autonome sans connexion à Project Server / Project Online, l’échange d’information entre le chef de projets et son équipe est plus fastidieux.
Microsoft PPM transfère en un clic les saisies des ressources faites dans Project Web App dans le plan de projet. Ainsi, il est possible de générer des rapport globaux alimentés par tous les projets concernés.
Votre avantage par rapport à l’outil autonome : les chefs de projets n’ont plus à collecter et saisir les informations manuellement. Les membres d’équipes peuvent voir leurs propres tâches et sont capables de faire remonter les heures ou le progrès réalisés.
“TPG a mis en œuvre avec succès une solution efficace qui répond clairement aux exigences spécifiques de l'Office Européen des Brevets. Nous disposons maintenant d'une plate-forme très pratique basée sur les normes internationales de gestion de projets, que nous avons pu réaliser en un temps minimum.”
Dr. Christian Bocklitz, Responsable du département des Projets de Construction, Office Européen des Brevets
En plus du plan de projet, vous aurez aussi besoin de divers autres documents et listes tout au cours du déroulement du projet. Dans l’outil autonome Project Standard, vous devez créer des dossiers supplémentaires dans lesquels vous sauvegardez vos documents.
De plus, ils ne sont pas automatiquement liés au projet correspondant. Les listes sont généralement des fichiers Excel, qui ne peuvent pas être édités de façon simultanée et qui n’ont pas d’historique.
Microsoft PPM, en revanche, est un outil qui fonctionne déjà dans l’environnement Microsoft SharePoint. Il fournit donc tous les avantages relatifs à la collaboration d’équipe.
A partir de différents modèles, il est possible de créer un site web projet pour chaque projet. Ce site web contient déjà des documents et listes. SharePoint rend les listes disponibles à tous les membres d’équipe ayant les autorisations, qui pourront les éditer de façon simultanée.
Les chefs de projets sont les administrateurs de leur site web spécifique projet et peuvent les éditer si nécessaire. Pour cela, ils sont toutefois dépendant de leur service informatique.
Dans le Microsoft App Store, ils peuvent aussi obtenir des extensions adaptées pour leur site projet, parmi un éventail d’offres, par exemple : analyse de risques, analyses des tendances marquantes, graphiques WBS etc…
Votre avantage par rapport à l’outil autonome : le stockage central des documents pour chaque projet dans une base de données veut dire que vous aurez moins de pertes dues aux déperditions internes. Et votre communication devient bien plus efficace.
De nombreuses entreprises travaillent avec des partenaires externes et des sous-traitants. Dans la plupart des cas, vous ne voudrez pas qu’ils aient accès à votre infrastructure interne. Project Online offre une solution moderne pour ce cas de figure.
En fonction des permissions accordées, chaque partie prenante a accès à un environnement de planification conjoint dans le Cloud et donc à l’extérieur de votre entreprise. Ainsi, vous évitez les risques potentiels liés à la sécurité des informations et réduisez les efforts de gestion informatique des droits numériques.
De plus, vous avez la flexibilité en termes de temps pour rendre cet environnement disponible aux participants. Ceci est possible à un prix raisonnable et la gestion de cette fonction est transparente.
Votre avantage par rapport à l’outil autonome : même en dehors de l’entreprise, vous gérez vos projets de façon sécurisée avec l’aide d’un système d’autorisations transparent.
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