Flux de travail Project Server sans SharePoint Designer

Les bonnes idées de projet naissent souvent de façon spontanée. Il est donc important de pouvoir les capter facilement et à tout moment. C’est la raison pour laquelle beaucoup d’organisations doivent contrôler les projets non seulement pendant leur phase d’exécution mais également tout au long de leur cycle de vie : de la naissance d’une idée à la clôture du projet en passant par les phases de planification et d’exécution.

Microsoft Project Server / Project Online et l’environnement SharePoint auquel il appartient (Microsoft PPM), propose des workflows basiques configurables et des formulaires prêts à l’emploi. Cela permet aux utilisateurs de tracer un processus de gestion de projet cohérent de l’idée à la clôture du projet. 

Mais les entreprises ont souvent besoin de plus de fonctionnalités que ce que peut offrir SharePoint Designer dans l’environnement PPM. K2 est la plateforme adaptée pour ça.

VOS AVANTAGES

Pourquoi utiliser TPG K2 Connector plutôt que SharePoint Designer ?

  • Un « pont » prêt à l’emploi entre Microsoft PPM et les capacités étendues de formulaires et de workflows de K2.
  • Sauvegarde de codage personnalisé CSOM ou PSI.
  • Permet aux développeurs K2 n’ayant pas d’expérience avec Microsoft PPM de construire des applications intégrées.

K2 – Plateforme de conception d’applications Low Code

Via des applications low code, K2 aide les entreprises à transformer leurs processus en des applications d’entreprise efficaces utilisant des workflows et des formulaires. 1,5 millions d’utilisateurs à travers 84 pays utilisent déjà cette application. K2 est un excellent choix pour les organisations qui ont besoin de plus que la capacité intégrée de SharePoint Designer pour créer des workflows de Demand Management dans Microsoft PPM. Cependant, K2 tout seul n’offre pas de possibilité d’intégration avec Microsoft Project Server ou Project Online. C’est là qu’intervient TPG K2 Connector.

TPG K2 Connector

TPG a développé ce connecteur principalement pour mettre en place des workflows dans le domaine de la gestion des idées et pour remplacer les workflows dans SharePoint Designer. Ce « pont » rend possible la création de projets dans Microsoft Project Server / Project Online directement à partir des workflows de K2. De plus, il permet aux utilisateurs de créer de nouvelles tâches et de mettre à jour les données des projets et des ressources.

Comparaison SharePoint Designer / TPG K2 Connector

Les workflows et formulaires de Gestion de la Demande (DM) dans SharePoint Designer 

Les workflows et formulaires de Gestion de la Demande Demand Management avec K2 et TPG K2 Connector

Capacité de conception des formulaires très élémentaire. Conception des formulaires par glisser-déposer.
Outil de conception des workflows basé sur le texte, adapté seulement à des workflows assez simples. 

Outil de conception des workflows graphique et doté d’un assistant, adapté à des workflows complexes.

Les workflows de gestion de la demande ne peuvent être que séquentiels, une phase après l’autre. 

Avec TPG K2 Connector, les workflows peuvent aller directement vers n’importe quelle phase.

Pas de capacité de débogage des workflows. Débogage approfondi des workflows.
Tous les champs dans le formulaire PDP nécessitent d’avoir un champ dans Enterprise Project. 

Possibilité de choisir quels champs du workflow doivent être mappés avec les champs Enterprise Projet.

L’historique est restreint et disponible sous la forme d’une liste SharePoint. Historique complet et sécurisé.
Gestion des workflows très limitée. 

Gestion des workflows étendue (redirection, réparation, ViewFlow, gestion des versions des workflows etc…)

Codage personnalisé étendu nécessaire pour les extensions. 

Peu ou pas de codage personnalisé nécessaire pour les extensions.

Cas d’utilisation pour les processus avec intégration entre K2 et Project Online

Voici quelques exemples d’utilisation complexes de workflows déjà mis en œuvre par TPG en utilisant K2 Connector et Microsoft Project Server / Project Online :

  • Automatisation du processus complet d’approbation des projets d’investissement pour une grande compagnie pétrolière.
  • Automatisation de l’ensemble du processus d’achat et intégration avec le cycle du vie projet pour une entreprise de télécommunications.
  • Système de gestion des idées pour une grande entreprise minière afin d’enregistrer les idées pour réduire les coûts et stimuler la production : les centaines d’idées devaient être affectées au bon département de l’entreprise et canalisées dans un processus de décision. Ainsi de précieuses idées sont transformées en projets dans Microsoft PPM.  

Vidéo : La gestion des idées avec K2 et Project Server / Project Online (en anglais)

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Fonctionnalités de TPG K2 Connector

  • Création et mise à jour de projets
    • Champs dans Enterprise Project– Standards et personnalisés
    • Données de base du projet
  • Changement des phases des workflows
  • Affiliation à un groupe et données de base sur les ressources
  • Modification des valeurs des tables de recherche
  • Création et maintenance des espaces de travail connectés SharePoint
  • Et bien plus encore

Compatibilité :

  • Microsoft Project Online
  • Microsoft Project Server 2019
  • Microsoft Project Server 2016
  • Microsoft Project Server 2013
  • K2 blackpearl version 4.7 ou ultérieure