Pour l'introduction de nouveaux outils logiciels, l'adoption par les utilisateurs (User Adoption) est un facteur de réussite important. Elle permet d'attirer et de fidéliser les futurs utilisateurs de l'outil à la nouveauté. C'est la seule façon de garantir qu'un nouvel outil ou environnement de gestion de projet soit réellement accepté et utilisé avec succès à long terme.
Sans l'adoption par les utilisateurs lors de la préparation et de l'implémentation, le nouvel outil de gestion de projet n'apportera pas les avantages et le retour sur investissement escomptés. Cependant avec la bonne approche, vous êtes sur la voie d'une solution durable.
La préparation technique et l'infrastructure ne sont pas les seuls éléments importants lors de la mise en œuvre d'un outil, les composants humains et de processus sont également essentiels pour garantir le succès. Les personnes, le processus et l'outil mènent ensemble à l'objectif.
Avant de commencer le projet d'introduction, il convient de clarifier les questions importantes. Vous augmenterez ainsi la "change readiness" dans l'entreprise. Voici quelques exemples de questions :
| Processus gestion de projet / PMO | Existe-t-il des normes et des méthodes uniformes de gestion de projet, ainsi qu'un manuel de projet, le cas échéant ? Les rôles et les processus sont-ils définis et appliqués ? | |
| Planification des ressources | A-t-on déjà déterminé qui s'occupera des méthodes et des processus de planification des ressources ? | |
| Change Management | A-t-on déjà défini qui s'occupera de l'accompagnement des personnes impliquées dans le processus de changement ? |
| Formation | Savez-vous déjà qui reçoit quelle formation – administrateur, utilisateur clé, utilisateur par rôle ? | |
| Migration des données | Existe-t-il un plan pour la reprise des données existantes ? | |
| Infrastructure | Votre service informatique (régional / global) connaît-il les exigences du système pour la nouvelle solution ? |
Attachement à l'ancien système et aux processus : »Je suis tellement habitué à l'ancien système... Que se passe-t-il si je ne suis pas à l'aise avec le nouveau système ?«
Incompréhension ou point de vue différent : »Je ne comprends tout simplement pas le sens et l'utilité de la nouvelle application / Je vois les choses tout à fait différemment.«
Trop d'efforts supplémentaires et peu d'avantages personnels : »Je ne vois pas pour moi l'avantage qui justifierait l'effort supplémentaire de mon côté.«
Peur d'être dépassé : »Je crains d'être dépassé par les exigences du nouveau système.«
Scepticisme en raison d'introductions de systèmes précédemment ratées : »Les introductions de systèmes précédentes ont toutes échoué. Qu'est-ce qui garantit que ce sera différent cette fois-ci ?«
Toutes les personnes impliquées dans le projet d'implantation de l'outil, et plus tard dans son utilisation, doivent d'abord être conscientes des éléments suivants :
Avant de vous lancer dans l'introduction d'une nouvelle solution de gestion de projets, de portefeuilles et de ressources, il convient de vérifier et d'augmenter votre "Change Readiness". Grâce à son expérience de plusieurs centaines de mises en œuvre de solutions depuis plus de 25 ans, TPG The Project Group vous accompagne de manière fiable dans cette démarche.
L'adoption par les utilisateurs (User Adoption) est par exemple une partie des solutions QuickStart pour TPG ProjectPowerPack.
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