PMO Beratung – Consulting zum richtigen Vorgehen

Das Project Management Office als Zentrale für Projekte

Unternehmen mit Project Management Office (PMO) schließen Projekte erfolgreicher ab als ohne. Denn die Projektbeteilligten bekommen durch ein PMO umfassende Unterstützung.

PMO Aufgaben – verschieden je nach Unternehmensumfeld

Die Aufgaben eines PMO können je nach Unternehmensgröße, Internationalität, Art und Größe der Projekte unterschiedlich ausgeprägt sein. Mit zunehmendem Reifegrad des Projektmanagements werden sie sich entsprechend wandeln. Das PMO übernimmt auch vorbereitende Aufgaben für das Projekt Portfolio Management. Und in manchen Unternehmen werden hier sogar die Projektentscheidungen im Rahmen vorgegebener Unternehmensziele getroffen.

 

Aufgaben PMO

Zentrale Standards und Optimierungen

Die wichtigste Basisfunktion des PMO ist aber die Standardisierung und Optimierung der Prozesse und Werkzeuge für das Projektmanagement. Zudem sind die Projektbeteiligten bei der Anwendung des so geschaffenen PM-Systems zu beraten. Dazu gehört unter Umständen auch die Ausbildung. Auf jeden Fall begleitet das PMO aber die Projektleiter bei der operativen Projektarbeit.

Koordination von Projekten und Ressourcen

Eine weitere Stufe in der Etablierung eines PMO ist die Koordination von untereinander abhängigen Projekten und Programmen. Auch die Abstimmung zwischen Projekt- und Abteilungsleitern bezüglich der Verfügbarkeit und Mitarbeit in Projekten gehört zu den Aufgaben. Das ist die vermutlich anspruchsvollste und auch aufwändigste Aufgabe des PMO. Ohne gefestigte Prozesse und entsprechende Toolunterstützung ist sie nicht zu meistern.

Regulierung des Portfolios

Zudem kann auch die Genehmigung von neuen Projektanträgen sowie die dafür nötige Priorisierung vom PMO übernommen werden. Dies setzt allerdings eine entsprechend gehobene Stellung des PMO in der Unternehmensorganisation voraus.

Viel Erfahrung im PMO Aufbau und mit Werkzeugen

Die Experten von TPG The Project Group unterstützen Sie durch PMO Consulting, Training und Coaching beim Aufbau Ihres Project Management Office. Zudem erleichtern Werkzeuge auf Basis von Microsoft Project Server, SharePoint, SAP und Excel den Mitarbeitern des PMO die tägliche Arbeit.

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Wie Sie wichtige PMI Aufgaben mit IT-Lösungen richtig unterstützen

Aktuelle Statusboards und Steuerungsinformationen

Für Projektleiter, Teamleiter, PMO
(Standardisierung, Koordination)

Projektübergreifende Verbindungen auf Vorgangs- und Projektebene. Realisieren von Abhängigkeiten, Abbilden von Teilprojektstrukturen zur Teamkoordination, Darstellen von Meilensteinübersichten und Statusboards. Durchsetzen übergeordneter Steuerungsinformationen durch Rückverlinken aus den Statusboards in die Projektpläne. TPG ProjectLink ist ein Muss für Multiprojektmanagement mit Microsoft Technologie.

Meilensteintrends und höhere Planungssicherheit

Für Projektleiter, PMO
(Standardisierung, Koordination)

Historisierung der Projektmeilensteine zum Ableiten bzw. Erkennen von Trends für den weiteren Projektverlauf. Besseres Terminbewusstsein und erhöhte Planungsqualität durch standardisierte Meilensteine und zentrale Datenerhebung zu fixen Terminen. Für alle Ihre Projekte haben Sie mit der TPG MTA Server die Trends Ihrer Meilensteine in Microsoft Project Server übersichtlich im Blick.

Ressourcenplanung in der Linie und Projekt

Für Teamleiter (Koordination)
Für Ressourcenmanager in Matix-Organisationen ist es wichtig, dass sie die Auslastung und freien Kapazitäten jedes Ihrer Teammitglieder kennen. Nur dann können sie zuverlässig Zusagen an Projektmanager machen und diese damit verlässlich planen. In der Linie unterstützt TPG TeamManager die Ressourcenplanung als Microsoft SharePoint App.

Für Projektleiter (Koordination)
TPG TeamManager unterstützt zudem den Projektleiter bei der Ressourcenplanung in Microsoft Project. In der Matrix-Organisation hat er eine Übersicht seiner Ressourcenanfragen und der Zusagen aus der Linie. So wird der Prozess der Ressourcenabstimmung optimal unterstützt.

Optimieren von Ressourcen im Projektportfolio

Für PMO (Koordination, Regulierung)
Einfaches manuelles Optimieren der Ressourcenplanung und des Budgeteinsatzes durch das PMO. Jedes Projekt im Portfolio wird in einer zentralen Übersicht als ein Vorgangsbalken dargestellt. Mit TPG PortfolioPlanner erreichen Sie somit aus Portfoliosicht durch einfaches Verschieben ganzer Projekte mit der Maus die optimale Ressourcenauslastung mit Microsoft Technologie.

Zusammenarbeit von Controlling und Projektleitern

Für Projektleiter, Controller, PMO
(Standardisierung, Koordination)

Integration Ihres Projektmanagement- mit anderen Unternehmenssystemen standardisiert und optimiert die Zusammenarbeit von Controlling und Projektleitern. So werden Vorausplanung, Budgetierung, Leistungsverrechnung, Abrechnung und Berichtswesen durchgängiger. TPG PSLink - ein weltweit führendes Produkt - integriert Microsoft Project Server mit SAP und vielen anderen Systemen.

Detaillierte Informationen aus verschiedenen Quellen

Für Projektleiter (Standardisierung)
Anzeigen und Importieren von detaillierten Informationen aus SharePoint, TFS oder SQL auf Vorgangsebene. Dadurch lässt sich eine standardisierte Planung und Verfolgung persönlicher Aufgaben, Risiken, offener Punkte etc. durch die Projektmitarbeiter erreichen.
TPG ProjectDetails

Automatische Informationen zu Projektzuständen
Für alle Projektbeteiligten (operative Unterstüzung)
Automatische Informationen und Handlungsaufforderungen per E-Mail. Verschiedene Zustände von Projektdaten auf dem Microsoft Project Server: fehlende Rückmeldungen, nicht aktualisierte Projekte, abweichende Meilensteine etc.


Wie Sie ein PPM-Werkzeug richtig einführen
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