Multi-Projektmanagement mit MS Project

TPG ProjectLink verbindet Vorgänge zwischen Projekten

Im Multi-Projektmanagement und Programmmanagement ist der Austausch von Informationen zu Terminen, Arbeit, Kosten etc. über Projekte hinweg sehr wichtig. TPG ProjectLink ist ein Produkt für den Microsoft Project Server und Project Online. Es ermöglicht diese wichtige Transparenz sehr einfach – sogar über Unternehmensgrenzen hinweg.

Der Nutzen durch TPG ProjectLink

 

Flexibleres Arbeiten mit projektübergreifenden Verknüpfungen

Schnellere Reaktionszeit bei Veränderungen in fremden Projekten

Deutlicher Gewinn an Performance in Microsoft Project

Multi-Projektübersichten für aktuelle Zustände im Programm

Unternehmensübergreifende Verknüpfungen einfach realisierbar

Einfacher grafischer Vergleich eigener und fremder Vorgänge


Demo Multi-Projektmanagement

Die folgende Grafik zeigt drei wichtige Anwendungsfälle: Verbindung von Vorgängen aus verschiedenen Projekten, Multi-Projektübersichten, Statusangaben für Lenkungsgremien sowie Verbindungen über Firmengrenzen hinweg.

Drei Anwendungsfälle für Multi-Projekt- und Portfoliomanagement auf Basis von MS Project mit TPG ProjectLink (Klicken zum Vergrößern)
Diagramm

Guter Überblick über wichtige externe Vorgänge

Über TPG ProjectLink verknüpft der Projektleiter externe Vorgänge mit der eigenen Planung im Microsoft Project Server. Durch Spiegeln von Vorgängen bzw. Verknüpfen von Daten zu bestehenden Vorgängen im eigenen Zeitplan hat er stets den Überblick, welche externen Vorgänge sich wie verändert haben. Das ist die Grundlage für eventuell notwendige Anpassungen. (Lesen Sie hierzu bitte auch diesen Artikel über Programmmanagement).

Multi-Projektübersichten einfach und schnell erstellen

Multi-Projektübersichten mit steuerungsrelevanten Informationen wie Meilensteinen und Status-Ampeln können automatisiert zusammengestellt und aktualisiert werden (bottom-up). Aus diesen übergeordneten Rahmenprojekten lassen sich Vorgaben mit TPG ProjectLink automatisiert in die Teilprojekte zurück übertragen (top-down). Dieser Kreislauf ist die Grundlage, Programmmanagement durchgängig und komfortabel abzubilden.

Sehr komfortabel lassen sich auch weitere Details zu jedem verknüpften Vorgang anzeigen. Das ist z.B. wichtig für Multi-Projektübersichten. Hier können Informationen zum Projektstatus in Form von Ampeln dem Lenkungsausschuss wichtige Hinweise auf den Projektzustand geben. Auch Notizen und sämtliche benutzerdefinierten Felder im Microsoft Project Sever lassen sich leicht übertragen.

Multi-Projektmanagement Referenzen / Anwenderberichte


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Demo Multi-Projektmanagement

Besonderheiten von TPG ProjectLink

  • Als Datenquellen können neben Microsoft Project Server Sites auch Windows SharePoint Listen oder SQL-Datenbanken dienen
  • Konfigurierbares Field Mapping für viele individuelle Anwendungsfälle
  • Innovativer Task Picker für einfaches Einrichten der Verknüpfungen (Zugriffsrechte über das Rechtesystem des Microsoft Project Servers)
  • Spiegeln externer Vorgänge in den eigenen Terminplan, Vorschaufunktion und Update der verknüpften Informationen auf Befehl
  • TPG ProjectLink unterstützt auch das Ressourcenmanagement zwischen Projekt und Line
  • Kompatibel mit Microsoft Project Server 2016 / 2013 / 2010 und Project Online

Anwendungsfälle für Multi-Projekt-/Programmmanagement

Use Cases zu TPG ProjectLink finden Sie hier.

Referenzen zu Multi-Projekt-/Programmmanagement

Kundenaussagen zu TPG ProjectLink finden Sie hier.

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FAQ zu TPG ProjectLink

1.    Wer braucht TPG ProjectLink?

TPG ProjectLink richtet sich an alle Anwender von Microsoft Project Server oder Project Online, die in einer komplexen Multiprojekt- / Programmumgebung erkennen, dass die Microsoft Tools „out of the box“ (= Basisfunktionen) Grenzen haben. Das Add-on TPG ProjectLink überwindet diese Grenzen und ermöglicht wichtige Anwendungsfälle im Multiprojekt-/Programmmanagement, die mit den Microsoft Basisfunktionen nicht oder nur sehr unkomfortabel umzusetzen wären.

2.    Wie funktioniert TPG ProjectLink technisch?

TPG ProjectLink setzt auf MS Project Server oder Project Online als Basis auf und erweitert deren Möglichkeiten im Multiprojekt- / Programmmanagement. Als Add-on im MS Project Client liest TPG ProjectLink die Daten direkt vom Project Server / Online. Die Quellprojekte werden nicht verknüpft oder verändert, was ein wichtiger Unterschied zur Microsoft Basisfunktion ist. So bleibt jeder Projektleiter „Herr“ seines eigenen Planes und muss nicht befürchten, dass sein Plan von außen unkontrolliert verändert wird.

3.    Lässt sich TPG ProjectLink an die Prozesse im Unternehmen anpassen?

Ja, TPG ProjectLink lässt sich sehr gut an Ihre Prozesse anpassen. Sie müssen Ihre Prozesse also nicht zwangsläufig gemäß der neuen Multiprojekt- / Programmlösung verändern. Das erhöht die Akzeptanz der Lösung.

4.    Warum brauchen wir ein Add-on zu Project Server / Project Online für Programmmanagement?

Microsoft Project Server und Project Online haben in der Basisfunktion die folgenden wichtigen technologischen Einschränkungen:

  • Für das Einrichten eines projektübergreifenden Links benötigen Sie Schreibrechte auf beide betroffenen Projekte.
  • Verknüpfung können Sie nur durch Abhängigkeit (= Vorgänger- / Nachfolgerbeziehung) zwischen 2 Vorgängen realisieren.
  • Sie haben keine übersichtliche Vorschaufunktion, aus der Sie erkennen können, wie sich das Übernehmen zeitlicher Änderungen im Quellprojekt auf Ihr Zielprojekt auswirken wird. Das ist unkomfortabel.
  • Komplexes Programmmanagement können Sie mit den Basisfunktionen nur sehr schwer abbilden.
  • Bei vielen verknüpften Projekten kann Ihr Project Server / Project Online Performance-Probleme bekommen.

5.    Was kann TPG ProjectLink besser bei Verknüpfungen von Vorgängen zwischen Projekten?

Die folgenden Gründe sprechen für TPG ProjectLink im Multiprojekt- / Programmmanagement:

  • Sie benötigen zum Einrichten von Verknüpfungen keine Schreibrechte auf fremde Projekte.
  • Das Tool liest nur Daten zu den fremden Projekten vom Project Server / Project Online, verändert die Quellprojekte selbst aber nie.
  • Quellprojekte müssen Sie nicht erst öffnen, um neue Links zu erzeugen oder aktuelle Informationen im Zielprojekt zu erhalten. Dies wirkt sich positiv auf die Systemperformance aus.
  • Da Informationen schneller zur Verfügung stehen, sparen Ihre Projektleiter und Entscheidungsgremien Zeit.
  • TPG ProjectLink bietet Ihnen verschiedene Arten von Verlinkungen, die Sie je nach Bedarf einsetzen können:

    • 1:1-Verlinkungen wie zum Beispiel Informationen eines externen Vorgangs in benutzerdefinierten Feldern (Softlink)
    • die Kopie eines externen Vorgangs als eigene Zeile (Mirrorlink) oder
    • eine Liste von Vorgängen aus diversen externen Projekten (Meilenstein-Rollups)

  • Sie finden notwendige Quellvorgänge für Ihr Projekt schnell durch die Auswahl über den benutzerfreundlichen TaskPicker. Dies ist ein Dialog zum direkten Anzeigen eines externen Projektes ohne kompliziertes Öffnen und Einfügen desselbigen in Ihren Projektplan.
  • In der Microsoft Basisfunktion funktionieren Liefergegenstände (Deliverables) nur im Project Web Access (PWA). Sie können zudem nur Termininformationen übertragen. Mit TPG ProjectLink arbeiten Sie über PWA-Grenzen hinweg.
  • Je nach Konfiguration können Sie beliebige weitere Informationen zum Quellvorgang mit in Ihr Projekt übernehmen.

6.    Welche Vorgänge aus anderen Projekten kann ich als Projektleiter in mein Projekt verlinken?

Mit TPG ProjectLink können Sie prinzipiell jeden Vorgang von Projekten verlinken, auf die Sie Leserechte haben. Bei Bedarf lässt sich dies auch erweitern auf Projekte, auf die gemäß Project Server Berechtigung keine Leserechte bestehen.

7.    Welche verschiedenen Linktypen bietet mir TPG ProjectLink?

1) Softlinks: Verknüpfungen mit dem Quellvorgang werden im Zielplan nur rein informativ in derselben Zeile wie der Zielvorgang angezeigt. Es besteht keine Verknüpfung und hat keine terminliche Auswirkung auf die Zielvorgänge.
2) Mirrorlink: Diese 1:1 Verknüpfung legt im Zielplan einen eigenen Vorgang in einer neuen Zeile an. Dieser ist mit der Quelle wie ein Hardlink verknüpft und kann rein informativ genutzt werden, wenn innerhalb des Zielplans keine Verknüpfung mit anderen Vorgängen erfolgt.
3) Rollup: Eine Möglichkeit, mehrere Quellvorgänge in einer Aktion als eine Liste von Vorgängen im Zielprojekt zu erzeugen per Mausklick. Frei konfigurierbar.
4) Hardlink: Hiermit kann direkt in die Terminplanung eingegriffen werden. Bei einem Hardlink wird kein neuer Vorgang im Ziel-Terminplan angelegt. Stattdessen schreibt dieser Linktyp direkt in die Termine des Zielvorganges und erzwingt damit Terminverschiebungen.

8.    Ist es einfach, mit TPG ProjectLink eine Verknüpfung zwischen Vorgängen aus verschiedenen Quellprojekten mit meinem Zielprojekt herzustellen?

Ja, das ist sehr einfach, weil Sie der TaskPicker hier hervorragend unterstützt. Das folgende Bild zeigt die Oberfläche des TaskPickers und die einzelnen Schritte:
1) Linktyp wählen,
2) Projekt aus der List wählen,
3) zu verknüpfenden Vorgang wählen,
4) Klicken des Buttons zum Einrichten der Verknüpfung

Bild: So einfach richten Sie Links mit dem TaskPicker in TPG ProjectLink ein (Bild klicken zum Vergrößern)
Links mit dem TaskPicker in TPG ProjectLink einrichten

9.    Ist es einfach, mit TPG ProjectLink Multiprojekt-Übersichten zu erstellen?

Ja, das ist sehr einfach über die Rollup-Funktion. Das Vorgehen ist im folgenden Bild des TaskPickers beschrieben:
1) Linktyp „Rollup“wählen
2) Vorschau der Vorgänge aufrufen
3) Zu verbindende Vorgänge anklicken
4) Per Button-Klick die Vorgänge im geöffneten Projekt erzeugen

Bild: So einfach richten Sie Multiprojekt-Übersichten mit dem TaskPicker in TPG ProjectLink ein (Bild klicken zum Vergrößern)
Multiprojekt-Übersichten mit dem TaskPicker in TPG ProjectLink

10.    Wie kann ich als Programmmanager wichtige Meilensteine aus unterschiedlichen Projekten heraus übersichtlich darstellen? Was sind die Vorteile?

Per One-Klick erstellen Sie über den Link-Typ „Rollup“ (Bottom-up Information aus Teilprojekten) die Verknüpfungen zu einem zentralen Programmplan. Dieser Programmplan zeigt dann nur die Informationen, die für das Steuerungsgremium wichtig sind (Meilensteine und Vorgänge). Das reduziert die Komplexität und Sie können sich übersichtlich auf die wichtigen Punkte konzentrieren.

11.    Wie unterstützt mich TPG ProjectLink beim Programmmanagement durch Top-down-Planung?

Durch Softlinks blenden Sie als Teilprojektleiter die Programmvorgaben in Ihrem Projekt ein. Ihr Vorteil: Das Programmmanagement verändert nicht von außen die Teilprojekte; als  Teilprojektleiter haben Sie die volle Kontrolle über Ihren Terminplan, aber trotzdem ist eine Top-down-Planung durch das Programmmanagement möglich.

12.    Wie kann ich mit TPG ProjectLink Abhängigkeiten zwischen Projekten darstellen?

Sie wählen über den Task-Picker die Vorgänge aus den Quellprojekten, die Sie benötigen und verbinden diese jeweils mit den passenden Linktyp. Der Vorteil: Im Unterschied zu MS Project Server / Project Online stehen mehrere Verknüpfungsmöglichkeiten zur Verfügung: 1:1-Verlinkungen wie zum Beispiel Informationen eines externen Vorgangs in benutzerdefinierten Feldern (Softlink), die Kopie eines externen Vorgangs als eigene Zeile (Mirrorlink) oder eine Liste von Vorgängen aus diversen externen Projekten (Meilenstein-Rollups). (Für Details siehe auch Frage 7 zur Beschreibung der Linktypen)

13.    Wie unterstützt mich TPG ProjectLink bei der Planung in der Linienorganisation?

Durch intelligentes Einsetzen von Softlinks können Sie Informationen zwischen Projektplan und Linienplan austauschen und dadurch eine verteilte Planung (Grob-/Detailplanung) realisieren. Der Vorteil: Die Projektpläne bleiben schlank und die Linienverantwortlichen haben ihre eigenen Pläne für die Ressourcenauslastung.

14.    Kann ich unternehmensübergreifende Verknüpfungen z.B. für Zulieferbetriebe realisieren?

Ja, das geht. TPG ProjectLink ist in der Lage, MS Project Server-übergreifende Links herzustellen. Außerdem lassen sich auch Daten aus anderen Datenquellen zur Verfügung zu stellen (z.B. SharePoint Listen, SQL Datenbanken). Sehr einfach lässt sich dies über Project Online in der Microsoft Cloud realisieren.

15.    Kann TPG ProjectLink auf andere Datenquellen zugreifen und in meinen Projekten zur Verfügung stellen?

Ja, das geht. Sie können SharePoint Listen und SQL Datenbanken durch entsprechende Konfiguration abfragen lassen, um sie mit den Vorgängen des Zielprojekts zu verknüpfen.

16.    Welche Daten lassen sich über TPG ProjectLink austauschen und was ist der Vorteil zu Project Server / Project Online?

Die Basisfunktion von Microsoft Project Server stellt alle Informationen eines Vorgangs aus dem Quellprojekt ungefiltert in den Zielprojekten zur Verfügung. Mittels TPG ProjectLink lässt sich aber konfigurieren, welche Informationen tatsächlich sichtbar sind.

17.    Macht es einen Unterschied bei TPG ProjectLink, ob ich Microsoft Project Server oder Project Online verwende?

Nein, es gibt keinen Unterschied. Alle Möglichkeiten und Anwendungsfälle von TPG ProjectLink stehen Ihnen sowohl „on premises“ als auch in der Cloud-Lösung zur Verfügung.

Wie Sie ein PPM-Werkzeug richtig einführen
Microsoft Gold Certified Partner
Innovationspreis


"Mit TPG ProjectLink lassen sich sehr einfach Verknüpfungen zwischen Projekten einrichten. Statusabfragen über Programme aus verschiedenen Unterprojekten sind uns durch die hierarchische Organisation dieser Verknüpfungen möglich."

Dr. Günther Burget, Project Office
Intel Mobile Communications
> Weitere Referenzen


Einige Firmen mit
TPG ProjectLink

Airbus (DE, FR)
Continental (DE)
DESY (DE)
ELM Information Security (SA)
Elster Instromet (BE)
Fischer Clinical Services (CH)
GE Inspection Tech. (DE)
GSI (DE)
Harman International (DE, US)
Intel Mobile Communic. (DE)
Migros (CH)
Orange (UK)
Paul Scherrer Institut (CH)
Rheinmetall (CH, DE, AT, CA)
SEW Eurodrive (DE)
Siemens (DE)
Vaillant Group (DE)
Volkswagen (DE)
etc.
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