Warum Microsoft Project Server? Wichtigste Vorteile

Die rollenbasierte Lösung für Entscheider & Projektbeteiligte

Was ist Microsoft Project Server / Project Online (PPM)?

Im Gegensatz zum Einzelplatz-Tool auf dem Desktop basiert die unternehmensweite Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement auf einem zentralen Server. Microsoft bezeichnet sie als Project and Portfolio Management, woraus sich die Abkürzung Microsoft PPM ergibt.

Microsoft PPM unterstützt alle Rollen im unternehmensweiten Projekt- und Portfoliomanagement. Es bietet eine:

  • zentrale Datenhaltung
  • zentrale Ressourcenverwaltung
  • rollenspezifische Nutzung
  • individuelle Erweiterbarkeit

Microsoft PPM ist lokal („on-premises”) oder in der Cloud verfügbar und vollständig in SharePoint integriert.


Die Komponenten von Microsoft PPM im Überblick

Microsoft PPM lokal („on premises”)

Für eine PPM-Lösung, die im eigenen Unternehmen, d.h. „on premises” installiert und betrieben wird, sind folgende Komponenten nötig:

  • Microsoft Project Server incl. Project Web App
  • Microsoft SharePoint Server
  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft Project Professional oder Microsoft Project Online Professional

Microsoft PPM in der Cloud

Project Online bietet fast alle Möglichkeiten der lokalen Lösung („on premises”) und beim Thema Integration mit Office 365 sogar noch mehr. Hier stehen Ihnen unterschiedliche Lizenzen zur Verfügung, die auf die funktionalen Anforderungen unterschiedlicher Rollen zugeschnitten sind.

  • Microsoft Project Online Essentials für Teammitglieder mit eingeschränkter Funktionalität
  • Microsoft Project Online Professional incl. Project Web App und Microsoft Project Professional für Projektleiter
  • Microsoft Project Online Professional oder Microsoft Project Professional
  • Microsoft Project Online Premium incl. Project Web App und Microsoft Project Professional für Administratoren, Ressourcenmanager und Portfoliomanager

Hinweis: Neben den Komponenten für die lokale („on-premises”) und Cloud-Lösung verwendet Microsoft auch zusätzliche Begriffe für verschiedene Lizenzmöglichkeiten. Mehr dazu finden Sie unter „Microsoft PPM in der Cloud – Lizenzen”.

In der folgenden Grafik sehen Sie die Komponenten einer Microsoft PPM-Lösung in der Übersicht. Danach erfahren Sie mehr zu den einzelnen Bestandteilen.

Bild: Microsoft Project Server Systemkomponenten (Bild klicken zum Vergrößern)
Microsoft Project Server Systemkomponenten

Microsoft Project Standard ist ein Einzelplatz-Tool, das nicht für den abteilungs- und projektübergreifenden Einsatz gedacht ist. Es ermöglicht keine Anbindung an Microsoft Project Server / Project Online.

Microsoft Project Professional kann als Einzeplatz-Tool oder mit Serveranbindung eingesetzt werden und verfügt über weitere Zusatzfunktionen. Diese Version ist die Basis für die Arbeit in einer Multiprojektumgebung mit dem lokalen Project Server („on premisess“) und Project Online. Die Installation erfolgt klassisch über lokale Installationspakete Ihrer IT-Administration.

Microsoft Project Online Professional ist die Cloud-Version von Microsoft Project Professional und kann sowohl als Einzelplatz-Tool als auch in Verbindung mit Project Server „on premisess“ oder Project Online genutzt werden. Es wird nicht klassisch installiert, sondern aus der Microsoft Cloud bezogen und aktualisiert. Dies ist wichtig, weil in Project Online regelmäßig neue Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die nur mit dieser Version der Software auch genutzt werden können.

Microsoft Project Web App – Projektzugriff für alle Beteiligten im Browser

Sowohl bei der Nutzung des Microsoft Project Server als auch bei Project Online steht die browserbasierte Microsoft Project Web App zur Verfügung. Damit können die Nutzer rollenbezogen mit allen gängigen Browsern auf zentralen Daten, Ressourcen und Funktionen zugreifen. Auch können Projektleiter damit Projekte planen. Allerdings bietet die Desktop-Variante hier einen deutlich größeren Funktionsumfang.

Microsoft Project Server – die zentrale Plattform-Lösung

Der Microsoft Project Server ist eine flexible Plattform für Multiprojekt- und Portfoliomanagement. Als zentrale Lösung bietet Ihnen der Server bewährte Möglichkeiten für Planung, Berichte und Zusammenarbeit der Projektteams sowie eine Unterstützung des Ressourcenmanagements. Er ermöglicht die zentrale und einheitliche Speicherung von Projekt- und Ressourcendaten in Ihrem Unternehmen.

Microsoft Project Server ist ein Service innerhalb von Microsoft SharePoint, der zusammen mit Microsoft SQL-Server in Ihrer Infrastruktur „on premises“ installiert und betrieben wird. Damit steht Ihnen die Integration in den Microsoft SharePoint Server zur Verfügung. So können Sie innerhalb dieser Lösung Funktionen für die Dateiverwaltung und Zusammenarbeit für mehr Effizienz im Team nutzen.

Project Online – die Cloud-Lösung

Als Bestandteil von Office 365 ist Project Online ein von Microsoft in der Cloud zur Verfügung gestellter Service. Der Funktionsumfang entspricht Microsoft Project Server, wobei Project Online kontinuierlich mit neuen Funktionen erweitert wird.

Project Online können Sie je nach Bedarf flexibel mieten. Für den Betrieb ist keine eigene Server-Infrastruktur in ihrem Unternehmen nötig. Die Nutzer verbinden ihre Desktop-Anwendung direkt mit dem in der Cloud laufenden Service oder greifen direkt über ihren Browser auf die Project Web App zu.

Die wichtigsten Vorteile von MS Project Server / Project Online (PPM)

Folgend finden Sie die wichtigsten Vorteile der serverbasierten Lösung Microsoft PPM im Vergleich zum einfachen Einzelplatz-Tool ohne Serveranbindung.

1. Transparenz und gute Entscheidungsgrundlagen

Mit Microsoft PPM als unternehmensweite Portfolio- und Projektmanagement-Lösung schaffen Sie vor allem eines: Transparenz im Multiprojektumfeld. Diese Transparenz ist dann die Basis für richtige Entscheidungen auf allen Ebenen.

Dashboards helfen Ihnen, Auffälligkeiten im laufenden Portfolio zu identifizieren. Von dieser zentralen Übersicht gelangen Sie via Drill-Down zu den relevanten Projekten.

Hier finden Sie über Statusberichte und vielfältige grafische Darstellungen die Gründe für den aktuellen Status jedes einzelnen Projektes.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie haben den vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte, Deadlines, Zustände und Verantwortlichkeiten. So verfügen Sie jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage.

Bild: Microsoft PPM ist die Basis einer zentralen Portfolio- & Projektmanagement Lösung und bietet Möglichkeiten zum Drilldown in Berichtsdetails (Bild klicken zum Vergrößern)
MS Project Server / Project Online Lösung

2. Zentrale Projektliste

Als Projektleiter arbeiten Sie wie gewohnt mit der Microsoft Project Desktop-Anwendung. Sie speichern Ihre Projekte aber in Project Server oder Project Online statt als Dateien. Dadurch steht allen Beteiligten eine zentrale Projektliste zur Verfügung. Auf diese lässt sich, je nach Berechtigung, ganz einfach über die Project Web App zugreifen. Sie zeigt nur die Projekte, für die Sie authorisiert wurden.

Administratoren können zusätzlich Benutzerfelder für Projekte anlegen. Dadurch lassen sich weitere Informationen wie Projektstatus, Ausführungsort, entwickeltes Produkt, Namen des Kunden, Budget, Gesamtkosten, Risiken usw. anzeigen.

Eine aktuelle und aussagekräftige Projektliste ist der erste und wichtigste Schritt im Multiprojektmanagement. Sie ist die perfekte Basis für alle Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen in Portfoliomeetings und Lenkungsausschüssen.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie identifizieren frühzeitig kritische Projekte und treffen erforderliche Entscheidungen über Ihr Portfolio hinweg. So können Sie rechtzeitig und umsichtig an den richtigen Stellen eingreifen.

Bild: Die zentrale Projektliste im Project Center zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick (Bild klicken zum Vergrößern)
Zentrale Projektliste im MS Project Center
Wie Sie ein PPM-Werkzeug richtig einführen

3. Workflows und Portfolioplanung

Je nach Unternehmensorganisation und Art der Projekte kann es sinnvoll sein, die Projektinitiierung in Schritte mit verschiedenen Freigabestufen und Berechtigungen zu unterteilen. Dies definieren Sie in Microsoft PPM mit Workflows, die direkt aus dem Project Center gestartet werden.

Dabei ist es in der Regel auch sehr wichtig, die Auswahl der neuen Projekte entsprechend der Unternehmensstrategie vorzunehmen. In Microsoft PPM ordnen Sie dazu den Projekten strategische Treiber zu. Durch die Vorgabe von Budgets und verfügbaren Ressourcen ermittelt Microsoft PPM Vorschläge, welche Projekte Sie unter Berücksichtigung der Prioritäten auswählen sollten und welche später oder nicht gestartet werden können.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie verfügen über eine zentrale Vorbereitung für die Auswahl der Projekte und arbeiten durch objektive Investitionsentscheidungen nur an den richtigen Projekten.

Bild: Die Portfoliomanagement-Funktion unterstützt bei der Auswahl der Projekte. Der höchste Aufwand sollte in die wichtigsten Projekte fließen (Bild klicken zum Vergrößern)
MS Project Server Portfoliomanagement

4. Gemeinsamer Ressourcenpool

Microsoft PPM verfügt über einen zentralen Ressourcenpool. Auf diesen greifen alle Projektleiter zu, verbunden mit folgenden Vorteilen:

  • Sie stellen damit sicher, dass die Kapazitäten und Qualifikationen zentral richtig gepflegt werden
  • Alle Ressourcenzuordnungen sind projektübergreifend sichtbar
  • Damit haben Sie im Gegensatz zu Project Standard auch bei hunderten von Projekten und mehreren tausend Ressourcen eine funktionierende Basis für Ihre Multiprojektplanung

Im Ressourcenpool können Sie auch die Unternehmensorganisation abbilden. In Benutzerfeldern lassen sich Fähigkeiten, Standorte und andere Informationen pflegen. Auch Kalender, Urlaube und Kostensätze sind hier zentral hinterlegt. In der Project Web App stehen all diese Daten entsprechend den Berechtigungen zur Auswertung zur Verfügung. Sie sehen die projektübergreifende Auslastung je Mitarbeiter und an welchen Vorgängen diese arbeiten.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie haben stets die vollständige und unternehmensweite Übersicht der Ressourcenauslastung und  -verwendung. Sie sehen, ob Mitarbeiter überlastet sind und noch Kapazitäten für neue Projekte zur Verfügung stehen.

Bild: Der zentrale Ressourcenpool zeigt u.a. die Zuordnung und Auslastung der Mitarbeiter.
MS Project Server Ressourcenpool

5. Persönliche Aufgaben und Zeitrückmeldung

Über die Project Web App können Ihre Teammitglieder alle Projekte sehen, in die sie eingeplant sind. Auch die Rückmeldung der geleisteten Ist-Stunden kann hierüber erfolgen, ergänzt um Kommentare. So lässt sich der Stand der Aufgaben und Arbeitspakete transparent und direkt dokumentieren.

Wenn Sie ein Einzelplatz-Tool ohne Project Server / Project Online Anbindung nutzen, ist der Informationsaustausch zwischen Projektleiter und Team mühsamer. Der Projektleiter muss

  • die Ist-Stunden der Teammitglieder einsammeln,
  • die Daten manuell in seinen Projektplan einpflegen und d
  • en Teammitgliedern wiederum über ihre individuelle Ressourcenauslastung informieren (z.B. per PDF).
  • Auch ein Gesamtbericht zur Ressourcenauslastung über verschiedene Projekte hinweg ist hier nicht per Knopfdruck möglich.

Mit Microsoft PPM werden die Eingaben der Mitarbeiter, die diese in der Project Web App vorgenommen haben, mit einem Klick in den Plan auf dem Project Server übernommen. Und Berichte können aggregiert über alle relevanten Projekte hin generiert werden.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Die Projektleiter werden von manuellen Aufgaben, wie dem Sammeln von Informationen und mehrfachen Dateneingaben entlastet. Jeder Mitarbeiter sieht seine Aufgaben und kann Ist-Zeiten bzw. den Fortschritt zurückmelden.

Bild: Über die Project Web App haben die Mitarbeiter Zugriff auf ihre Infos und melden Ist-Zeiten bzw. den Fortschritt zurück (Bild Klicken zum Vergrößern)
MS Project Server Web App

Kostenloser Download
Warum Microsoft Project Server / Project Online?
Argumente, die Sie kennen sollten

> PDF hier herunterladen

6. Projektspezifische Arbeitsbereiche

Zum Durchführen von Projekten sind neben dem Projektplan in der Regel diverse andere Dokumente und Listen erforderlich. Im Einzelplatz-Tool Project Standard sind extra Verzeichnisse nötig, in denen die Dokumente abzulegen sind.

Außerdem sind sie nicht automatisch mit dem jeweiligen Projekt oder Vorgang verknüpft. Listen bestehen dabei meist aus Excel-Dateien, die nicht gleichzeitig bearbeitet werden können und keine Historie haben.

Microsoft PPM ist hingegen eine Anwendung, die bereits im Microsoft SharePoint-Umfeld läuft und daher alle Vorteile für die Zusammenarbeit im Team bereitstellt.

Für jedes Projekt lässt sich aus verschiedenen Vorlagen automatisch eine Projekt-Website erstellen. Auf dieser sind bereits Dokumente und Listen hinterlegt. In SharePoint stehen Listen allen berechtigten Teammitgliedern zur gleichzeitigen Bearbeitung zur Verfügung.

Der Projektleiter ist Administrator seiner projektspezifischen Websites und kann diese unabhängig von der internen IT selbst beliebig anpassen.

Aus dem Microsoft App-Store können Sie zudem aus vielen Angeboten passende Erweiterungen für Ihre Projekt-Websites beziehen, wie z.B. Risikoanalysen, Meilenstein-Trendanalysen, WBS-Grafiken etc.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Durch die zentrale Ablage von Dokumenten für jedes Projekt in einer Datenbank haben Sie weniger Reibungsverluste und kommunizieren viel effizienter.

Bild: Projektbezogene Websites bündeln alle Dokumente und Infos zum Projekt an einem zentralen Ort (Bild klicken zum Vergrößern)
MS Project Server: Projektbezogene Websites

7. Unternehmensübergreifende Projekte abwickeln

Viele Unternehmen arbeiten mit externen Partnern und Auftragnehmern. Diese möchten Sie in den meisten Fällen nicht auf Ihre interne Infrastruktur zugreifen lassen. Project Online bietet für diesen Anwendungsfall eine moderne Lösung.

Jeder Projektbeteiligte erhält gemäß seiner Berechtigung Zugang zu einer gemeinsamen Planungsumgebung in der Cloud und damit außerhalb Ihres Unternehmens.

So vermeiden Sie potenzielle Sicherheitsrisiken und reduzieren den Aufwand für das Rechtemanagement Ihrer eigenen IT. Die Umgebung kann zudem für die Beteiligten zeitlich flexibel günstig bereitgestellt und transparent verrechnet werden.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie wickeln Ihre Projekte mit allen Projektbeteiligten auch außerhalb des Unternehmens mit Hilfe eines transparenten Berechtigungssystems sicher ab.

Bild: Project Online bietet eine sichere Lösung für unternehmensübergreifende Projektarbeiten (Bild klicken zum Vergrößern)
Project Online unternehmensübergreifend

Video:
5 Gründe, warum Sie den MS Project Server nutzen sollten


Microsoft Project Server / Project Online Demo
Erkennen Sie die Vorteile und Möglichkeiten des Microsoft Project Server bzw. von Project Online in einer individuellen und unverbindlichen Demo durch TPG Experten.
> Jetzt kontaktieren zur Terminvereinbarung

Kostenloser Download
Warum Microsoft Project Server / Project Online?
Argumente, die Sie kennen sollten

> PDF hier herunterladen

TPG Seminar zum Thema
> MS Project Seminar