Microsoft Project Server – was spricht dafür?

Die rollenbasierte Lösung für Entscheider & Projektbeteiligte

Der Begriff Project & Portfolio Management (PPM) wird von Microsoft für den Verbund der Komponenten

verwendet. Eingebettet in den SharePoint Server steht allen Projektbeteiligten – von der Geschäftsführung über den Projektleiter bis hin zum Projektmitarbeiter – eine gemeinsame Arbeits- und Informationsplattform zur Verfügung.

Diese Kombination ermöglicht eine bewährte, zentrale Lösung für ein erfolgreiches unternehmensweites Projekt- und Portfoliomanagement mit Microsoft Project Server. Beides ist möglich: lokal installiert oder als Project Online auch als Cloud-Lösung.

Im Gegensatz dazu ist Microsoft Project Standard eine Einzelplatzlösung, die nicht für den abteilungs- und projektübergreifenden Einsatz gedacht ist.

Lesen Sie die Details unten oder sehen Sie das aufgezeichnete Webinar im folgenden Video.


Die Zielgruppe für Microsoft Project Portfolio Management

Die Microsoft PPM Lösung richtet sich an Unternehmen, die auf eine zentrale, projektübergreifende Projektplanung und Projektsteuerung Wert legen. Dazu gehören etwa
- ein zentralisiertes Ressourcenmanagement,
- Kapazitätsplanung,
- Portfoliomanagement,
- teilautomatisierte Genehmigungsprozesse,
- flexibles und optisch ansprechendes Berichtswesen (z.B. „Cockpits“ sowie „Dashboards“) und vieles mehr.

Microsoft Project Server Projekt-Kreislauf

Eine rollenbasierte Lösung mit vielen Möglichkeiten

Microsoft Project Server / Project Online (PPM) ist im Gegensatz zur Einzelplatzlösung mit Microsoft Project Standard ein rollenbasiertes Werkzeug nicht nur für Projektmanager, sondern für alle Projektbeteiligten und Entscheider.

Angefangen bei der Sammlung von Projektideen (Anforderungen), über die Auswahl der „richtigen“ Projekte (unter strategischen und kommerziellen Gesichtspunkten) und die Projektplanung sowie die Projektdurchführung und -steuerung.

Abhängig von den Anforderungen bietet die Plattform des Microsoft Project Server Standardlösungen, sowohl für einzelne Prozessschritte als auch für den gesamten Projektlebenszyklus. Diese Standards sind gut und schnell auf spezifische Anforderungen der jeweiligen Unternehmen anpassbar.

Bild: Mit dem SharePoint Designer und Visio können Workflows auch graphisch umgesetzt werden (Bild klicken zum Vergrößern).
Workflows in Microsoft Project Server
Wie Sie ein PPM-Werkzeug richtig einführen

Integriertes Portfoliomanagement

Beim Zusammenstellen des Projektportfolios und der Auswahl der durchzuführenden Projekte unterstützen die im Microsoft Project Server / Project Online enthaltenen Portfoliomanagement Funktionen. Kriterien für die Auswahl sind sowohl finanzielle (z.B. Budget, Ressourcenverfügbarkeit) als auch frei definierbare „weiche“ Faktoren (z.B. Kundenzufriedenheit).

Bild: Die Portfoliomanagement Funktionen in MS Project Server unterstützen bei der Projektauswahl (Bild klicken zum Vergrößern).
Portfoliomanagement in MS Project Server

Warum Microsoft Project Server / Project Online und nicht Project Standard? Argumente, die Sie kennen sollten

Die Vorteile der unternehmensweiten Lösung gegenüber dem Einzelplatz-Tool
PDF hier herunterladen (neue Version, Stand 1/2018)

MS Project Standard / Professional /Project für Office 365

Projektmanager mit Erfahrung in Microsoft Project Standard kommen mit der Oberfläche der Versionen Project Professional und dem aus der Cloud installierten Project für Office 365 sehr schnell zurecht.

Der Unterschied besteht primär darin, dass die Kommunikation mit dem Server nur mit Professional bzw. Project für Office 365 möglich ist. Neu ist die Möglichkeit, vordefinierte und benutzerdefinierte Berichte direkt in Microsoft Project erstellen und anzeigen zu lassen.

Bild: Bei Erfahrung in Microsoft Project Standard kommt man auch mit der Oberfläche von Project Professional und Project Online Professional schnell zurecht (Bild klicken zum Vergrößern).
MS Project Professional Oberfläche

Projekte auch im Browser bearbeiten mit der Project Web App

Des Weiteren bietet die Microsoft Project Server Lösung das Anlegen neuer Projekte und deren Bearbeitung über die Browser-basierte Project Web App. Dazu wurde erstmals die vollständige Berechnungslogik aus dem Client in die Project Web App übernommen.

Bild: Teammitglieder finden in der Project Web App eine Übersicht der ihnen zugeordneten Arbeitspakete (Bild klicken zum Vergrößern).
Microsoft Project Server Web App

Die Client-Software Microsoft Project Professional bzw. Project Online Professional wird ausschließlich von Personen benötigt, die an den detaillierten Projektplanungs- und Projektsteuerungsprozessen beteiligt sind. Alle sonstigen Beteiligten und Entscheider arbeiten nur in der Browser-basierten Project Web App.

Diese alleinige Nutzung der Project Web App verursacht deutlich geringere Lizenzkosten. Projektteammitglieder finden in der Project Web App unter anderem eine Übersicht der Projekte, denen sie zugeordnet sind, sehen dort ihre Arbeitspakete und melden ihre Ist-Zeiten zurück.

Bild: Über die MS Project Server Web App melden Mitarbeiter ihre Ist-Zeiten und administrativen Zeiten zurück (Bild klicken zum Vergrößern).
Zeitrückmeldung Microsoft Project Server

Führungskräfte haben über die Microsoft Project Server Web App jederzeit Zugriff auf aktuelle Berichte und Auswertungen des Projektportfolios. Der zentrale Ressourcenpool ermöglicht ein transparentes Darstellen der Auslastung von Ressourcen, die mehreren Projekten zugewiesen sind.

Bild: Die Anzeige zur Ressourcenverfügbarkeit dient dem Optimieren der Auslastung (Bild klicken zum Vergrößern).
Ressourcenmanagement MS Project Server

Zentrale und standardisierte Dokumentenablage durch SharePoint

Für eine durchgängige Projektkommunikation können Projektarbeitsbereiche, sogenannte Project Sites, auf dem Windows SharePoint Server genutzt werden. Dieser ist die Basistechnologie des nahtlos integrierten Project Server / Project Online. Sie ermöglichen eine zentrale, standardisierte Dokumentenablage und das Pflegen von Zusatzinformationen. So werden z.B. Risiken und Probleme in Listen verwaltet, die einzelnen Projekten und/oder Vorgängen zugewiesen werden können.

Project und SharePoint Apps zur Erweiterung

Auch besteht ab der Version 2013 die Möglichkeit, Apps zur Erweiterung des Funktionsumfangs der PPM Lösung nach Bedarf einzubinden. TPG bietet derzeit drei davon: TPG MTA Chart App für eine Meilenstein-Trendanalyse, TPG Risk Chart App stellt Risiken in einer Matrix von Auswirkung über die Wahrscheinlichkeit dar, und TPG WBS Chart App erstellt aus Knopfdruck einen übersichtlichen Projektstrukturplan.

Optimiert für die mobile Anwendung

Das Cloud-Angebot Project Online ist Bestandteil von Microsoft Office 365. Diese Lösung ermöglicht vollständige Flexibilität und die Bearbeitung von Projekten auch von unterwegs. Die Möglichkeit, im PWA die Navigationsleiste komplett ein- und auszublenden, um mehr Inhalt speziell auf kleinen Bildschirmen wie etwa Tablets anzeigen zu lassen, unterstreicht diesen Mobilitätsgedanken.

Die Projektdaten aus dem Server lassen sich auch offline speichern. Damit sind sie transportabel und ohne Serververbindung zu bearbeiten. Sobald die Verbindung zum Server später wieder hergestellt wird, kann das Zurückspielen der aktualisierten Daten erfolgen.

Viele Vorteile durch zentrales Halten der Projektdaten

Das zentrale Halten strukturierter Informationen zu allen Projekten ist einer der großen Vorteile von Microsoft Project Server gegenüber Einzelplatzlösungen. So stehen berechtigten Nutzern vielfältige weitere Optionen für Berichte und Auswertungen zur Verfügung. Diese sind einfach zugänglich und abrufbar über die SQL Reporting Services.

Zudem gibt es die umfangreichen Excel Services und Performance Point Services, die beide bereits im SharePoint Server (Enterprise Version) integriert sind.

Bild: Der Projektcenter gibt einen sehr guten Überblick über wichtige Leistungsdaten. Deren Stand lässt sich z.B. über frei konfigurierbare Ampeln grafisch noch besser verdeutlichen (Bild klicken zum Vergrößern).
Projektcenter des MS Project Server

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