Microsoft Planner – was ist das & was spricht dafür?

Cleveres Aufgabenmanagement mit einem webbasierten Werkzeug

Was kann der Microsoft Planner?

Was ist Microsoft Planner?

Microsoft Planner ist ein webbasiertes Werkzeug für das Aufgabenmanagement. Durch dieses einfach zu nutzende Tool wird Aufgabenplanung und das Abwickeln kleiner Projekte ohne komplexen Planungsaufwand möglich.

Mit dem Microsoft Planner können Sie effizient Zeiten und Aufgaben zuteilen und organisieren. Zudem lassen sich Deadlines festsetzen, Dateien teilen und natürlich können die Teammitglieder darüber kommunizieren.

Vergleichen lässt sich der Microsoft Planner am besten mit Werkzeugen wie Asana oder Trello. Aber dieses Tool für Aufgabenmanagement hat den wichtigen Vorteil der Integration in die Microsoft Office 365 Umgebung (unter anderem Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Teams).



Für wen ist Microsoft Planner geeignet?

Für folgende Anwendungsfälle ist der Microsoft Planner ein passendes Werkzeug:

  • Um kleine Projekte zu verwalten
  • Für agiles Vorgehen wie Kanban oder Scrum
  • Wenn keine Ressourcen oder Kapazitäten verwaltet werden müssen
  • Wenn keine Abhängigkeiten der Aufgaben erforderlich sind
  • Zum Anbinden von Project Online Client via Standardschnittstelle oder durch Tools von Drittanbietern

In vielen Unternehmen sind bereits agile Frameworks im Einsatz. Damit werden Aufgaben iterativ erledigt. Hierfür bietet der Microsoft Planner die notwendige volle Flexibilität. Sie können die Pläne beliebig nach Ihren Anforderungen strukturieren, z.B. nach Phasen, Themen oder Bereichen.


Die wichtigsten Argumente für den Microsoft Planner im Video

Im folgenden Video sehen Sie nochmals die wichtigsten Argumente für Microsoft Planner.



Besser organisiert mit Aufgaben nach Themen

Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Aufgabenliste können Sie bei Planner alle Aufgaben visuell gestalten und strukturieren. Sie lassen sich in themenverwandte Bereiche („Buckets“ = Spalten) gegliedert anzeigen. Diese können Sie individuell benennen.

Flexible Organisation von Aufgaben in Buckets als Vorteil zur flachen Aufgabenliste (Grafik klicken zum Vergrößern)
Organisation von Aufgaben im Microsoft Planner

Immer die Übersicht behalten durch Dashboards

Jeder Plan im Microsoft Planner enthält zudem ein Dashboard. Hier lassen sich Aufgaben nach Status oder Zugehörigkeit zu einem Plan analysieren. Sie behalten den Überblick über alle offenen oder erledigten Aufgaben. Unterschiedliche Diagramme visualisieren den Projektfortschritt und zeigen welche Aufgaben überfällig sind.

Das übersichtliche Dashboard in Microsoft Planner zeigt wichtige Infos zu allen Aufgaben (Grafik klicken zum Vergrößern)
MS Planner Dashboard

Im Büro auf dem Desktop oder auf mobilen Endgeräten

Microsoft Planner ist auf verschiedenen Endgeräten verfügbar: im Web und als mobile Applikation. Dies gilt für iOS-Geräte ebenso, wie für Android-Handys oder -Tablets.

Microsoft Planner ist webbasiert und läuft auf so gut wie allen browserfähigen Endgeräten (Grafik klicken zum Vergrößern)
MS Planner auf allen Endgeräten


Wofür den Microsoft Planner verwenden?

Der Microsoft Planner fügt sich bei Komplexität eines Projektes und der Teamgröße ein zwischen Microsoft To-Do und Microsoft Project / Project Online, das anspruchsvoller und deutlich leistungsfähiger ist.

Vergleich Microsoft Planner, To-Do und Project Online (Grafik klicken zum Vergrößern)
Vergleich Microsoft Planner, To-Do und Project Online

Microsoft To-Do: Dies ist ein individuelles Tool für das Aufgabenmanagement. Derzeit lassen sich nur eigene To-Do Listen erstellen, wodurch das Tool nur für Einzelpersonen sinnvoll ist. Microsoft To-Do ist die Weiterentwicklung von Wunderlist und stellt die individuelle Produktivität einer Person in den Mittelpunkt.

Microsoft Planner: Mit Microsoft Planner lässt sich ein Plan erstellen, Aufgaben zuweisen, ein Team zusammenstellen und der Status der zugehörigen Aufgaben aktualisieren. Agile Arbeitsweisen werden unterstützt z.B. und mit dem Kanban-Board, auf dem sich Aufgaben per Drag&Drop verschieben lassen. Microsoft Planner ist vom großen Nutzen beim Einsatz innerhalb eines Teams, aber auch für die individuelle Darstellung der einer Person zugeordneten Aufgaben.

Project Online: Project Online ist das vollwertige Werkzeug für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement. Nur zwei der vielen Unterschiede zum Microsoft Planner sind das Abbilden von Abhängigkeiten zwischen Vorgängen und die Neuberechnung des gesamten Terminplans bei Verschiebungen sowie ein zentraler Ressourcenpool.


Überblick zur Microsoft Planner Infrastruktur

Wenn Sie im Microsoft Planner einen neuen Plan erstellen, generieren Sie gleichzeitig eine Office 365-Gruppe mit deren Bestandteilen. Dies erleichtert Ihnen die Kommunikation rund um die Aufgabenplanung und das Management von Dokumenten und Benachichtigungen.

Bestandteile der Office 365-Gruppe rund um Microsoft Planner (klicken zum Vergrößern)
Microsoft Planner Bestandteile

Zu einer Office 365-Gruppe gehören:

  • Freigegebener Posteingang: Für die E-Mail-Kommunikation zwischen den Mitgliedern Ihrer Gruppe. Dieser Posteingang hat eine E-Mail-Adresse und kann für das Annehmen von Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe und sogar außerhalb Ihrer Organisation konfiguriert werden, ähnlich wie eine herkömmliche Verteilerliste.
  • Freigegebener Kalender: Für die Planung von Ereignissen im Zusammenhang mit der Gruppe
  • SharePoint-Dokumentbibliothek: Ein zentraler Ort zum Speichern und Freigeben von Dateien für die Gruppe
  • Freigegebenes OneNote-Notizbuch: Für das Sammeln von Ideen, Recherchedaten und Informationen

Zudem gehören zu einem Plan sogenannte Buckets. Diese können Sie beliebig benennen und Ihre Aufgaben darin nach verschiedenen Elementen sortieren. Die Aufgaben lassen sich mit Titel, Beschreibung, Zuweisung, Dokumenten sowie einem Status versehen.

Auch können Sie bestehende Pläne bereits im Standard über einen einfachen Link mit einer Aufgabe in MS Project verknüpfen. Hierzu gibt es aber auch eine deutlich leistungsfähigere Lösung eines Drittanbieters.


Alles aus einer Hand: Attraktive Lizenz-Konditionen

TPG The Project Group ist Indirect Reseller im Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Programm. Neben den professionellen Dienstleistungen zum Einführen von Microsoft Planner können Sie daher auch Office 365 Lizenzen zu attraktiven Konditionen über TPG beziehen. Dies gilt für Unternehmen mit folgenden Plänen:

  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5


Microsoft Planner im Video: So arbeiten Sie damit

Die folgenden Videos zeigen Ihnen die Oberfläche von Microsoft Planner und wie Sie damit arbeiten.

Ein Video größer ansehen: Klicken Sie auf das Bild und starten somit das Video. Wählen Sie dann in der Video-Navigationsleiste unten rechts das Rechteck-Symbol für die Full-Screen Darstellung.

Video 1: Die Oberfläche und Bestandteile von Microsoft Planner


Video 2: Wie Sie mit dem Planner arbeiten

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