Microsoft Flow – was ist das und was kann es?

Programmübergreifende Workflows einfach selbst erstellen

Was ist Microsoft Flow?

Was ist Microsoft Flow?

Microsoft Flow ist ein cloudbasierter Dienst, mit dem Anwender Workflows ganz einfach selbst erstellen können. Wiederkehrende Routineaufgaben und Prozesse in verschiedenen Programmen / Services lassen sich so automatisieren. Das macht die Arbeit leichter und effizienter.

Bis jetzt war das Abbilden und Automatisieren von Geschäftsprozessen oft nur durch Programmieren zu lösen. Standardisierte IT-Konnektoren gab es nicht. Innerhalb der Office Landschaft waren Workflows bislang nur mit dem SharePoint Designer realisierbar.

Der cloudbasierte Service Microsoft Flow ändert dies nun: Erstellen Sie Ihre individuellen Workflow-Lösungen zwischen verschiedenen Services innerhalb und außerhalb der Microsoft Cloud. Das steigert den Automatisierungsgrad und somit die Effizienz der Abläufe im Unternehmen.



Für wen ist Microsoft Flow gedacht?

Microsoft Flow ein passendes Werkzeug für:

  • Unternehmen, die ihre Workflows optimieren wollen – zugunsten einer effizienteren Arbeitsweise in Geschäftsprozessen und einer Reduzierung der Betriebskosten.
  • IT-Entscheidungsträger, die es Branchenpartnern ermöglichen möchten, selbst Lösungen zu erstellen, damit sich IT-Experten und Integrationsspezialisten auf anspruchsvollere Integrationstools konzentrieren können, z.B. Azure Logic Apps.

Verbinden Sie diverse Cloud-Services und lokale Daten

Ganz ohne Programmierkenntnisse können Sie mit Microsoft Flow Schnittstellen einzelner Tools ansprechen und Aktionen starten. Nutzen Sie Flow z.B. um:

  • Ihre Anhänge aus E-Mails automatisch in einem Ordner in OneDrive oder weiteren Diensten zu speichern.
  • Ihr CRM-System so mit Microsoft Project zu verbinden, dass bei einer gewonnenen Geschäftschance automatisch gleich ein Projekt angelegt wird.

Mit Hilfe der Standard-Konnektoren in Microsoft Flow lassen sich alle Services der Office 365 Landschaft untereinander und mit Diensten von Drittanbietern verbinden. Somit können Sie Ihre Workflows über viele Geschäftsbereiche im gesamten Unternehmen ausrollen.

Microsoft Flow stellt eine sichere Verbindung mit lokalen Daten und cloudbasierten Diensten her. Daten in Ihren „on-premises“ Datenquellen können Sie über ein Gateway mit MS Flow und Diensten in der Microsoft Cloud verbinden. So kombinieren Sie beide Welten.


Workflows schnell erstellt mit Templates

Microsoft Flow stellt Ihnen Vorlagen für Workflows zur Verfügung. Damit automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse ganz einfach in wenigen Schritten per Mausklick.

Microsoft Flow Templates Auswahl (Bild klicken zum Vergrößern)
Microsoft Flow Templates Auswahl

Workflow erstellen aus Template: so geht's

Schritt 1: Wählen Sie per Klick eine bereits vorhandene Vorlage aus der Liste. Die Eingabe in der Suchleiste sortiert alle relevanten Templates. Klicken Sie anschließend auf Continue.

Microsoft Flow Workflow erstellen (Bild klicken zum Vergrößern)
MS Flow Workflow erstellen Schritt 1

Schritt 2: Jetzt legen Sie die Aktionen und die Bedingungen fest, die in der Vorlage angezeigt werden. Der User muss sich hier noch in dem jeweiligen Konnektor identifizieren. Zum Abschluss klicken Sie auf Save flow. Ihren Workflow haben Sie damit in nur zwei Schritten erstellt.

Microsoft Flow Workflow erstellen Schritt 2 (Bild klicken zum Vergrößern)
MS Flow Workflow erstellen Schritt 2

Eigene Workflows ohne Templates erstellen

Gibt es keine Standard-Templates zum Verbinden der von Ihnen gewünschten Anwendungen, so bietet Flow die Möglichkeit, selbst ganz einfach Workflows zu erstellen.

Gemeinsame Workflows im Team

Zudem können Sie Ihre Mitarbeiter zu einem erstellten Workflow einladen. Oder Sie erstellen direkt teamübergreifende Workflows. Somit profitieren möglichst viele Mitarbeiter im Unternehmen von Ihrem angelegten Workflow.

Workflows für Teams erstellen (Bild klicken zum Vergrößern)
MS Flow Workflows für Teams erstellen

Verfügbar auf allen Endgeräten

Microsoft Flow ist auf verschiedenen Devices verfügbar: im Web, als Desktop Client oder als mobile Applikation – ganz egal ob auf einem iOS-Gerät, einem Android-Telefon oder -Tablet.

Microsoft Flow auf Mobilgeräten (Bild klicken zum Vergrößern)
MS Flow auf Mobilgeräten

Was ist der Unterschied zu SharePoint Designer?

Im Gegensatz zu den Workflows aus SharePoint Designer können Sie mit MS Flow über Plattformen hinweg arbeiten. Das Besondere dabei ist, Sie bewegen sich nicht nur innerhalb der Office 365 Landschaft.

Sie können mit MS Flow auch Dienste und Services von Drittanbietern im Workflow einbinden (z.B. Salesforce, RSS und Google Drive). Das ermöglicht eine viel größere Verbreitung im Unternehmen über verschiedene Bereiche. Wiederkehrende Routinearbeiten lassen sich so automatisieren und führen zu einer Steigerung der Produktivität insgesamt.

Ein weiterer Vorteil gegenüber den SharePoint Workflows ist die grafische Benutzeroberfläche in MS Flow. Damit erstellen Sie Ihre Workflows ganz einfach per Mausklick (siehe Vergleich der Oberflächen in den folgenden Bildern).

Die Oberfläche von SharePoint Designer ist lang nicht so modern, wie die von MS Flow (Klicken zum Vergrößern)
Oberfläche SharePoint Designer Vergleich zu MS Flow
Grafische Benutzeroberfläche von MS Flow (unten) zum Konfigurieren von Workflows mit wenigen Klicks (klicken zum Vergrößern)
Grafische Benutzeroberfäche von MS Flow


Alles aus einer Hand: Attraktive Lizenz-Konditionen

TPG The Project Group ist Indirect Reseller im Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Programm. Neben den professionellen Dienstleistungen zum Einführen von Microsoft Flow Lösungen können Sie daher auch Office 365 Lizenzen zu attraktiven Konditionen über TPG beziehen. Dies gilt für Unternehmen mit folgenden Plänen:

  • Flow Plan 1
  • Flow Plan 2
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Die cleveren Cloud-Lösungen von TPG

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