SharePoint Integration mit SAP & Microsoft Project

TPG PSLink®: Bequemer multi-direktionaler Datenaustausch 

Der Bedarf an der Integration von SharePoint mit Lösungen für Projektmanagement wie Microsoft Project Server / Project Online sowie mit ERP-Systemen wie SAP zum Datenaustausch ist sehr hoch.

  • Im ersten Fall geht es meist um den Austausch von Projektinformationen mit SharePoint-Listen bzw. Dokumenten.
  • Bei der ERP-Integration geht es vor allem um den Austausch von Stammdaten, Strukturen und Kosten- bzw. Budgetinformationen.

Die folgenden Anwendungsfälle sollen das exemplarisch erläutern. Weitere Anwendungsfälle sind denkbar.

Integration von SharePoint mit anderen Systemen wie SAP, Project Server, Project Online etc. via TPG PSLink
Integration SharePoint mit SAP & MS Project

Anwendungsfall 1:
Verwalten von Stammdaten in SharePoint und Verteilen in andere Systeme

Einer der häufigsten Anwendungsfälle ist die einfache Pflege von Stammdaten in SharePoint. Beispiele aus verschiedenen Kundenprojekten sind:

  • Relevante Länder,
  • Standorte,
  • Organisationseinheiten,
  • Verantwortliche,
  • kundenbezogene Daten, die für Projekte wichtig sind,
  • Programme für die Auswahl in Projekten sowie
  • Kategorien jeder Art.

Auch die Pflege von Mapping-Tabellen mit Werten aus verschiedenen Systemen (z.B. Kostenarten aus SAP mit Kostenressourcen aus Microsoft PPM) ist üblich.

In einigen Fällen dient SharePoint als „Zwischenstation“ zum Bearbeiten und Ergänzen von Stammdaten (z.B. Projekt-Opportunities aus Microsoft CRM oder Ressourcen aus Microsoft Dynamics AX) und deren Aktualisierung in andere Systeme (z.B. Microsoft Project Server).

Solche Listen werden mit Hilfe des TPG PSLink Microsoft SharePoint Connectors aus Quellsystemen gelesen und in Zielsysteme (z.B. Auswahllisten für Microsoft Project Server Felder) übertragen.

Dies hat auch einen bedeutenden Vorteil was Berechtigungen angeht: Berechtigungen auf die betreffende SharePoint Sites und Listen reichen aus, Admin-Rechte auf das PPM- oder ERP-System müssen nicht erteilt werden.

Anwendungsfall 2:
Status von Arbeitspaketen in SharePoint zurückmelden

Zwischen der Fertigstellung von Arbeitspaketen und der Zeitrückmeldung der Projektmitarbeiter ist zu unterscheiden. Letzteres bezieht sich auf geleistete Stunden für die Verrechnung der internen Kosten.

Dagegen ist der Fertigstellungsstatus eines Arbeitspaketes nur bedingt aus den gemeldeten Aufwänden abzuleiten. Vielmehr ist es die Aufgabe der Verantwortlichen für die Arbeitspakete, den Status und weitere Fortschrittsinformationen gesondert zu melden.

Über den TPG PSLink Microsoft SharePoint Connector können dabei Daten von Arbeitspaketen in SharePoint verfügbar gemacht werden. Die dort gepflegten Eingaben lassen sich in das PPM-Tool oder das ERP-System importieren.

Anwendungsfall 3:
Checklisten in SharePoint pflegen und mit anderen Systemen verknüpfen

Viele Projekte werden nach klar definierten Phasenmodellen durchgeführt. Die darin definierten Stage-Gates müssen dabei über Checklisten geprüft werden. Die Prüfung aller relevanten Checklisten-Punkte eines „Gates“ ist dabei Voraussetzung für den Übergang in die nächste Phase bzw. in die nächste Stufe innerhalb einer Phase.

Solche Checklisten sind dabei nicht Teil des Projektterminplans. Sie hängen zwar mit Meilensteinen aus dem Projektplan zusammen, sind aber als gesonderte Listen zu betrachten. Mit Hilfe des TPG PSLink Microsoft SharePoint Connectors lässt sich folgendes erreichen:

  • Checklisten für ein Projekt im PPM- oder ERP-System lassen sich, basierend auf SharePoint-Vorlagen, in SharePoint automatisch erzeugen und zuordnen.
  • Sie werden mit Informationen aus dem Projektplan aktualisiert (z.B. Meilenstein-Termine)
  • Die Ergebnisse der geprüften Checklisten-Punkte werden mit Projektmeilensteinen und phasenrelevanten Feldern im PPM- / ERP-System synchronisiert (z.B. Fertigstellung des Phasenmeilensteins, Status-Wechsel etc.)

Dieses Vorgehen ist auch hinsichtlich der Berechtigungen für Checklisten-„Rückmelder“ interessant.

Anwendungsfall 4:
Daten aus verschiedenen SharePoint-Listen in SQL konsolidieren für SSRS Reports

In vielen Fällen liegen projektbezogene Daten, die über die eigentlichen Terminpläne hinausgehen, in diversen themenspezifischen SharePoint Sites. Deren Zusammenführen in übergreifende Berichte ist wichtig.

TPG PSLink Microsoft SharePoint Connector kann solche Informationen auf Befehl und/oder zeitgesteuert für Berichte in SQL Tabellen sammeln und speichern.

Integration SharePoint via TPG PSLink - wichtigste Vorteile

  • Nahtloses Einbinden von SharePoint in die PPM-Gesamtlösung
  • Verknüpfen von Listen jeder Art (im Sinne von „Projekt bzw. Vorgangs-Details“) über SharePoint (Checklisten, Maßnahmen-Listen etc.)
  • Zuordnen von Dokumenten aus anderen Quellen
  • Vereinfachte Administration von Stammdaten
  • Bessere Vergabe von Berechtigungen für „einfache“ Admin-Jobs
  • Vermeiden mehrfacher Dateneingaben
  • Zusammenführen von Informationen für das Berichtswesen
  • Anpassbar an individuelle Prozesse

Umfangreiche Konfiguration und Prüfmechanismen

TPG PSLink® sichert die Konsistenz der übertragenen Daten in den beteiligten Systemen. 

Synchronisation von Information aus SharePoint:

SharePoint-ObjekteDatenaustausch
Listen- Anlegen, Lesen, Update, Löschen
- Auswahllisten für SharePoint-Felder aktualisieren
Dokumente - Up- und Download von Dokumenten
- Dokument-Metadaten

Kompatibilität: 

  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint 2016
  • Microsoft SharePoint 2013
  • Microsoft SharePoint 2010

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Integration SharePoint - SAP - MS Project Server

Was ist Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint ist eine Lösungsplattform für das Erstellen von Web-Sites, für Team-Kollaboration, Dokumenten-Management und vieles mehr. Damit haben Sie die Möglichkeit Informationen von nahezu allen Geräten aus an einem sicheren Ort zu speichern, zu strukturieren, freizugeben und auf diese zuzugreifen. Microsoft SharePoint bietet die Basis für zahlreiche Anwendungen und Apps, sowohl von Microsoft als auch von Drittanbietern.