Perfekte Integration von K2 mit Project Online

Komplexe Workflows in Project Online ohne SharePoint Designer

Gute Projektideen entstehen oft spontan. Daher ist es wichtig, diese jederzeit einfach erfassen zu können. Hier hilft eine durchgängige Lösung, die den gesamten Projektlebenszyklus abbilden kann – die Projektidee, die Portfolioauswahl, die Projekterstellung und -durchführung bis letztlich zum Projektabschluss. 

Der Ideenmanagement-Prozess und seine Schritte (Grafik klicken zum Vergrößern)
Ideenmanagement Workflow K2 - MS Project Online


Out-of-the-box verfügt Microsoft Project Server / Project Online mit dem zugehörigen SharePoint-Umfeld („Microsoft PPM“) über konfigurierbare Basis-Workflows und Formulare. Damit lässt sich ein durchgängiger Projektmanagement-Prozess von der Idee bis zum Abschluss abbilden.

Oft benötigen Unternehmen aber mehr Funktionen, als mit dem SharePoint Designer im PPM-Umfeld umzusetzen sind. Für diese ist K2 eine passende Plattform.

K2 – die Low-Code Business Application Plattform

Mittels Low-Code-Anwendungen unterstützt K2 Unternehmen dabei, Prozesse mit Workflows und Formularen in effiziente Geschäftsanwendungen zu transformieren. 1,5 Millionen Nutzer in über 84 Ländern nutzen diese Anwendungen bereits.

K2 ist eine gute Wahl für Unternehmen, denen die Möglichkeiten von Microsoft SharePoint Designer für ihr Ideen- und Projektmanagementumfeld mit Workflows nicht ausreichen. Aber K2 verfügt selbst über keine Integration mit Microsoft Project Server bzw. Project Online. Dafür gibt es jetzt den TPG K2 Connector.

Der TPG K2 Connector

Primär entwickelt wurde dieser Connector von TPG für das Umsetzen von Workflows im Ideenmanagement und um die SharePoint Designer Workflows zu ersetzen. Über diese „Brücke“ ist es möglich, direkt aus den K2-Workflows und Formularen Projekte in Microsoft Project Server / Project Online zu erstellen. Zudem lassen sich neue Vorgänge anlegen sowie Projekte und Ressourcendaten aktualisieren.

Ideenmanagement-Prozess mit dem K2 und Project Online via TPG K2 Connector (Grafik klicken zum Vergrößern)
Ideenmanagement mit dem TPG K2 Connector

Die Tabelle vergleicht die Möglichkeiten von SharePoint Designer mit der TPG K2 Connector Lösung.

SharePoint Designer Demand Management (DM) Workflows und FormsDemand Management Workflows und Forms mit K2 und TPG K2 Connector
  • Sehr einfache Möglichkeit zur Formulargestaltung
  • Formulargestaltung durch “drag-and-drop”
  • Text-basierter Workflow Designer, nur für eher einfache Workflows geeignet
  • Graphischer Workflow Designer mit Wizard, gut geeignet für komplexe Workflows
  • DM Workflow kann nur sequentiell ablaufen, eine Stufe nach der anderen
  • Mit dem TPG K2 Connector können Workflows direkt auf beliebige Stufen springen
  • Kein Workflow Debugging
  • Umfangreiches Workflow Debugging
  • Jedes Feld im PDP Formular benötigt ein Enterprise Project Feld
  • Wählbar, welches Workflow Feld ein Mapping zu Enterprise Project Feldern benötigt
  • Verlauf und Historie ist eingeschränkt und als SharePoint List umgesetzt
  • Umfangreiche und sichere Speicherung von Verlauf und Historie
  • Sehr begrenztes Management von Workflows
  • Umfangreiches Workflow Management (Redirect, Repair, ViewFlow, Versionen und mehr)
  • Umfangreiches Custom Coding für Erweiterungen nötig
  • Kein oder wenig Custom Coding für Erweiterungen nötig

Anwendungsfälle für Prozesse mit K2 und Project Online Integration

Komplexe End-to-end Anwendungsfälle für Workflows, die TPG bereits mit Hilfe des K2 Connectors und mit Microsoft Project Server / Project Online umgesetzt hat, sind z.B.:

  • Automatisieren des gesamten Freigabeprozesses für Investitionsprojekte bei einem großen Ölunternehmen
  • Automatisieren des gesamten Beschaffungsprozesses und Integration mit dem Projektlebenszyklus bei einem Telekomunternehmen
  • Ideenmanagement bei einem großen Bergbauunternehmen zum Sammeln von Ideen für Kosteneinsparungen und Produktivitätsverbesserungen. Die vielen Tausend Ideen mussten den richtigen Unternehmensbereichen zugeordnet und dann in einen Entscheidungsprozess laufen. Wertvolle Ideen werden so geordnet zu Projekten in Microsoft PPM.
Video zu Ideenmanagement mit K2 und Project Online
Video zu Ideenmanagement mit K2 und Project Online

Features des TPG K2 Connector:

  • Anlegen und Aktualisieren von Projekten
      - Enterprise Felder – Standard und benutzerdefiniert
      - Projektstammdaten
  • Ändern von Workflow-Stufen
  • Gruppenzugehörigkeit und Ressourcenstammdaten
  • Ändern von Wertetabellen
  • Anlegen und Pflegen von verbundenen SharePoint Workspaces
  • Und viele weitere

Nutzen des TPG K2 Connector:

  • Eine fertige “Brücke” zwischen Microsoft PPM und den umfangreichen Formular- und Workflow-Möglichkeiten von K2
  • Erspart umfangreiches CSOM oder PSI Custom Coding
  • Ermöglicht K2 Entwicklern ohne Erfahrung in Microsoft PPM das Erstellen von integrierten Anwendungen

Kompatibilität:

  • Microsoft Project Server 2013
  • Microsoft Project Server 2016
  • Microsoft Project Online
  • K2 blackpearl Version 4.7 und höher
Microsoft Gold Certified Partner