Cloud Lösung: Project Online – Microsoft Teams

TPG Project2Teams: Die zentrale Projekt-Kommunikationsplattform

Passen die Kommunikation und der Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten nicht, so stößt selbst die beste Projektplanung an Grenzen. Die Abstimmung zu Projekten erfolgt meist noch ausschließlich in Online- und Offline-Meetings sowie per E-Mail. Dokumente liegen in File-Systemen, auf die nicht alle Mitwirkenden zugreifen können. Die Beteiligten stets auf dem aktuellen Informationsstand zu halten ist bei so vielen Kommunikationskanälen schwer.

Damit sind Probleme vorprogrammiert: Beteiligte arbeiten eventuell mit unterschiedlichen, lückenhaften oder gar veralteten Informationen. Und das bremst die Abwicklung Ihrer Projekte. Wie können Sie sicherstellen, dass dies nicht so ist?

TPG Project2Teams: Die vorkonfigurierte Kombination aus Project Online, Azure Functions und Microsoft Teams (Bild klicken zum Vergrößern)
Kollaborationsplattform für Projekt-Teams

Hier hilft die schlüsselfertige Lösung TPG Project2Teams. Diese sorgt dafür, dass Informationslücken in Ihrem Projektteam gar nicht erst aufkommen: Sobald Sie Ressourcen auf Ihr Projekt zugewiesen haben, erstellt die Lösung automatisch ein zentrales Projektteam in der Kollaborationsplattform Microsoft Teams. Hier hat Ihr Team jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten.

Zudem bietet Microsoft Teams eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, wie z.B. Einzel- und Team-Chats oder Video-Conferencing, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und den Zugriff auf die Microsoft Office 365 Tool-Palette.


Video zum Anwendungsfall

Darstellung des Anwendungsfalls von TPG Project2Teams zur automatischen Anlage einer Teams Gruppe aus Project Online. Um das Video anzusehen klicken Sie auf das folgende Bild und wählen Sie in der Videonavigationsleiste unten rechts das Rechteck-Symbol für die Full-Screen Darstellung.


TPG Project2Teams Vorteile auf einen Blick

  • Einfache Kooperation: Direkt über den Microsoft Teams Hub können Sie gemeinsam Dokumente bearbeiten und im Projekt-Team kommunizieren.
  • Zentraler Zugriff: Alle wichtigen Dokumente und die elektronische Kommunikation finden Ihre Teammitglieder an zentraler Stelle mit rollenspezifischen Zugriffsrechten.
  • Erweiterbarer Nutzerkreis: Fügen Sie in Ihrem Microsoft Teams jederzeit neue Projektbeteiligte in den jeweils benötigten Rollen hinzu. 
  • Individuell anpassbar: Triggern Sie den TPG Project2Teams Workflow, wie Sie es wünschen: als Teil eines bestehenden SharePoint Workflows oder in festgelegten Zeitintervallen.
  • Flexibel erweiterbar: Kombinieren Sie Ihre Lösung mit weiteren Office 365 Produktivitäts-Tools, wie z.B. Microsoft Planner, SharePoint Online oder Outlook etc.
  • Zukunftssichere Technologie: Setzen Sie auf Microsoft Standards statt auf Abhängigkeit durch Individualentwicklung.


Der Prozess: Vom Projekt zum Kommunikations-Hub

  • Schritt 1: Der Projektleiter weist seinem Projekt Ressourcen zu.
  • Schritt 2: Sobald die Ressourcen angelegt sind, überträgt der Workflow von TPG Project2Teams diese in Microsoft Teams.
  • Schritt 3: Die gesamte Projektkommunikation erfolgt ab jetzt zentral über den projektspezifischen Microsoft Teams Hub: Kommunikation über Chats und Online-Meetings sowie Zugriff, Upload und gemeinsames Bearbeiten projektrelevanter Dokumente etc.    


Was umfasst TPG Project2Teams?

Durch „remote“ Implementierung ist die TPG Project2Teams Lösung schnell realisiert und einsatzbereit. Sie bekommen im schlüsselfertigen Komplettpaket u.a. folgendes:

  • Konfiguration von Azure Serverless Functions
    – Abrufen der Ressourcen eines Projekts in Project Online
    – Erstellen projektspezifische Teamumgebung in Microsoft Teams
  • Zwei unterschiedliche Ausführungsmodi des Prozesses stehen zur Verfügung:
    – Geplante Ausführung in definierten Zeitintervallen
    – Integration in einen bereits bestehenden SharePoint-Workflow


    Die Lösung: Klare Liefergegenstände und individuelle Anpassung

    Aktivitäten: Durchführen Kick-off und Konfigurationsworkshop, Aufsetzen TPG Project2Teams, Erstellen Konfigurationsdokumentation, Systemübergabe und Abnahme

    Liefergegenstände: Konfigurationsdokumentation

    Dauer: ca. 1-2 Wochen


    Lizenzen für die eingesetzten Tools

    Bitte stellen Sie vorab sicher, dass die lizenztechnischen Voraussetzungen erfüllt sind. Um TPG Project2Teams zu betreiben, benötigen Sie Lizenzen für die folgenden Microsoft Produkte:

    • Project Online
    • Azure Functions
    • Microsoft Teams

    Entweder haben Sie die benötigten Lizenzen schon oder Sie erwerben diese bequem über TPG The Project Group.