TPG Oppty2Project: Projekte aus dem CRM mit einem Klick einfach in Project Online anlegen

Wird eine Verkaufschance bzw. Opportunity beauftragt und zum Projekt, braucht die Projektleitung vom Vertrieb alle relevanten Informationen. Die Herausforderung lautet dann: Wie stellen Sie sicher, dass wirklich alle nötigen Daten aus dem CRM an Project Online übergeben werden, um das Projekt schnell richtig aufzusetzen?

Häufig sind Informationsdaten dezentral verteilt. Im Laufe des Abstimmungsprozesses werden sie zudem oft mehrfach manuell verschickt. Den Überblick zu behalten, ist sehr aufwendig – und die Anfälligkeit für Fehler hoch.

Hier hilft die schlüsselfertige Lösung TPG Oppty2Project. Die mobile Microsoft O365 App „Flow“ sichert als Kern einen reibungslosen automatisierten Datentransfer zwischen Vertrieb (Dynamics, Salesforce etc.) und Projektmanagement (Project Online oder Project Server). Damit arbeiten Sie wesentlich effizienter und vor allem zuverlässiger.

Der Prozess: von der Verkaufschance zum Projekt

  • Schritt 1: Nach der Beauftagung durch den Kunden kennzeichnet der Vertrieb die Opportunity im CRM-System (Salesforce oder Dynamics 365) als „gewonnen“.
  • Schritt 2: TPG Oppty2Project erstellt automatisch ein neues Projekt mit allen benötigten Feldwerten in Microsoft Project Online.
  • Schritt 3: Der Start der Projektplanung ist jetzt viel einfacher, denn wichtige Informationen sind bereits angelegt.

IHR NUTZEN

Die Vorteile dieser Project Online + CRM Lösung

  • Effizienter arbeiten: Zuverlässig entlastet der automatische Datentransfer Ihren Vertrieb und das Projektmanagement.
  • Transparenz gewinnen: Die zentrale Datenhaltung ermöglicht Ihnen stets den Überblick über gewonnene Verkaufschancen.
  • Schnell loslegen: Die schlüsselfertig konfigurierte Lösung steht Ihnen sehr kurzfristig zur Verfügung.
  • Zukunftssicher investieren: Microsoft SharePoint und Cloud-Technologie sichern Ihnen Flexibilität für künftige Erweiterungen.

Video: Automatische Projekt-Anlage aus CRM

Darstellung des Anwendungsfalls von TPG Oppty2Project zur automatischen Anlage eines Projekts in Project Online aus Ihrem CRM-System.

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Was umfasst TPG Oppty2Project?

Durch remote-Implementierung ist die TPG Oppty2Project Lösung schnell realisiert und einsatzbereit. Sie bekommen im schlüsselfertigen Komplettpaket u.a. Folgendes:

  • Eine SharePoint Liste für „Gewonnene Opportunities“ mit drei definierten Feldern (Titel / Projektinhaber / Projekttyp).
  • Konfiguration von fünf Enterprise Project Feldern zum Übertragen relevanter Felder von einem System ins andere.
  • SharePoint Workflow und Microsoft Flow Konfiguration zur Projekterstellung in Project Online.
  • Möglichkeiten zur Anpassung der Basisversion (z.B. Erweiterung der SharePoint Liste mit weiteren Feldern)

Die drei Schritte zur fertigen Lösung

Phase 1: Bereitstellen Basissystem

Aktivitäten: Durchführen Kick-off und Konfigurationsworkshop, Durchführen Konfiguration, Erstellen Konfigurationsdokumentation, Systemübergabe und Abnahme

Liefergegenstände: Konfigurationsdokumentation

Dauer: ca. 1-2 Wochen (Installation / Konfiguration / Lizenzen der Microsoft und CRM Lösung nicht im Paket enthalten)


Phase 2: Training

Aktivitäten: Vorbereiten / Durchführen 0,5-tägiges Training für Sales und Projektleiter

Liefergegenstände: TPG Oppty2Project Standardtrainingsunterlagen

Dauer: ca. 1 Woche


Phase 3: Ausbau Basissystem

Aktivitäten: 8 Stunden Consulting für Coaching, Support und Erweiterungen (innerhalb von 4 Wochen nach Systemübergabe abzurufen), Projektabschlussmeeting

Liefergegenstände: Aktualisierte Konfigurationsdokumentation für TPG Oppty2Project

Dauer: ca. 1-2 Wochen


Lizenzen für die eingesetzten Tools

Bitte stellen Sie vorab sicher, dass die lizenztechnischen Voraussetzungen erfüllt sind. Um TPG Oppty2Project zu betreiben, benötigen Sie Lizenzen für die folgenden Microsoft Produkte:

  • CRM System: Microsoft Dynamics 365 oder Salesforce
  • Microsoft Flow
  • Project Online oder SharePoint

Entweder haben Sie die benötigten Lizenzen schon oder Sie erwerben diese Lizenzen bequem über TPG.