Multiprojektmanagement: MS Project SAP Integration

Case Study: Einfachere & genauere Kosten- & Ressourcenplanung

Fallbeispiel Multiprojektmanagement MS Project mit SAP Integration

Die Vielzahl an Werkzeugen im Projektmanagement verhinderte beim Präzisionstechnikunternehmen Alfmeier Präzision SE den schnellen Überblick. Jeder Projektmanager hatte seine Vorlieben. Wenn die Geschäftsführung Aussagen zum Stand eines Projektes oder den Gesamtkosten brauchte, musste sie jeden Projektleiter einzeln fragen. Da Alfmeier in unterschiedlichen Ländern tätig ist, komplizierte das die Sache zusätzlich.

Mit kleinen Schritten begann der Systemwechsel im Multiprojektmanagement. Aber nach der Umstellung der Projektmanagement-Organisation wurde die Firma deutlich effizienter und wettbewerbsfähiger. Eine Schlüsselkomponente der unternehmensweiten Multiprojektmanagement-Lösung ist der bidirektionale Datenaustausch durch die Integration zwischen SAP und Microsoft Project Server. Dadurch wird die Kosten- und Ressourcenplanung einfacher und genauer.

Das Wichtigste im Kurzüberblick

Das Unternehmen: Alfmeier Präzision SE ist ein international ausgerichteter Hersteller von Präzisions-Systemlösungen mit Ventilen, Aktuatoren, Pumpen und Steuergeräten. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Treuchtlingen und eine weltweite Belegschaft von etwa 2.000 Mitarbeitern. Die Kernkompetenzen sind u.a.Kunststofftechnik, Elektronik, Mechatronik, Fluidtechnik und industrielle Gesamtlösungen. Alfmeier ist ein führender Zulieferer für die Automobilindustrie, die Medizin-
technik und andere Branchen.

Die Herausforderung: Die Projektleiter des Unternehmens verwendeten viele verschiedene Projektmanagement-Tools, unter anderem viele Microsoft Office Anwendungen. Wenn die Geschäftsführung einen Überblick  etwa zu den Projektkosten wünschte, so musste sie jeden Projektleiter einzeln fragen. Dadurch waren die Kosten- und Ressourcenplanung sowie die Terminplanung und das Berichtswesen schwierig und zeitintensiv.

Die Lösung: Die Multiprojektmanagement-Lösung basiert auf Microsoft Project Server. Diesen hat TPG mit über 100 benutzerdefinierten Feldern an den Bedarf von Alfmeier angepasst. Da SAP eine zentrale Geschäftslösung ist, umfasst die Gesamtlösung auch die Middleware-Lösung TPG PSLink. Damit lassen sich Informationen zwischen dem Projektmanagement- und dem SAP System synchronisieren. Für das Multi-Level Scheduling bei umfangreicheren Komponenten mit zahlreichen Teilprojekten kommt TPG ProjectLink zum Einsatz.

Der Nutzen: Seit dem Einsatz der unternehmensweiten Multiprojektmanagement-Lösung sind alle Aspekte bedeutend schneller und effizienter: z. B. die Terminplanung, die Ressourcenplanung und das Berichtswesen. Durch die übergreifende Sichtbarkeit der Projekte und das beschleunigte Berichtswesen spart Alfmeier Zeit und Geld. Gleichzeitig befähigt die Lösung die Firma, auch komplexe Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Die Vielzahl an Werkzeugen verhinderte den schnellen Überblick

Nach der Implementierung von SAP PS und anderen Projektplanungswerkzeugen verwendete Alfmeier eine Vielzahl an unterschiedlichen Systemen. Jeder Projektmanager hatte seine eigenen Vorlieben. Wenn die Geschäftsführung wissen wollte, wie der Stand eines speziellen Projektes oder wie hoch die Gesamtkosten waren, musste sie jeden Projektleiter einzeln fragen. Kompliziert war es zudem, da das Unternehmen in unterschiedlichen Ländern tätig ist.

Projektleiter beantragten und erstellten ihre Projekte in SAP PS. Die Projektteams wiederum produzierten bei der Projektarbeit Dokumente in wieder anderen Formaten. Word und Excel wurden zum Beispiel vor allem für Kostenschätzungen, Angebotsgenehmigungen und Änderungsanforderungen eingesetzt.

Die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter erfolgte in SAP. Manager erstellten Berichte in Excel, PowerPoint, Access und Word sowie APIS und QlikView.

Das Zusammenführen aller Informationen zur Planung und Entscheidungsfindung wurde zur Herausforderung. Da alle Projektleiter ihr bevorzugtes Planungswerkzeug verwendeten, gab es keine schnelle Möglichkeit, die Terminpläne der Teams zu überprüfen und eine optimale Ressourcenauslastung sicherzustellen.

Zusammenfassen und Optimieren der Projektplanung

Erich Taube, Leiter des Project Management Office (PMO) bei Alfmeier, leitete ein Team mit dem Auftrag, eine passende Lösung zur Optimierung und Standardisierung des Projektplanungsprozesses zu finden. „Aufgrund der relativ intensiven Nutzung von Microsoft Office Produkten hielten wir Microsoft Project Server für die beste Wahl. Also machten wir uns daran, mögliche Partner zu suchen“, so Erich Taube.

Beim ersten Treffen mit TPG The Project Group waren Erich Taube und sein Team beeindruckt von der Erfahrung und davon, wie schnell die Experten die Projektmanagementsituation bei Alfmeier erfasst hatten. Das Team von Erich Taube erstellte eine Matrix, die die Angebote der verschiedenen Anbieter verglich. TPG schnitt hier eindeutig am besten ab.

„Aber was letztendlich den Ausschlag für TPG gab, war TPG PSLink, das Produkt für den bidirektionalen Datenaustausch zwischen SAP und Microsoft Project Server. Hinzu kam die Fähigkeit, den Project Server genau an unsere Anforderungen anzupassen“, ergänzt Erich Taube.

Maßgeschneiderte Funktionalität im Multiprojektmanagement

In einem ersten Schritt setzten sich alle Beteiligten zusammen, um die technischen Einzelheiten und Ziele des Projekts festzulegen. Anschließend wurde ein Testsystem in Microsoft Project und SAP eingerichtet, das parallel zum Produktionssystem laufen sollte.

Die Teams von Alfmeier und TPG implementierten gemeinsam über 100 benutzerdefinierte Felder im Project Server. Diese bezogen sich meist auf den Datenaustausch mit SAP. Dann führten die Alfmeier Mitarbeiter ein Musterprojekt mit den Systemen durch. Dabei sollten beide Seiten getestet werden, einschließlich Planungsprozess, Terminplanung und Kosten.

Daraufhin erhielt TPG den Auftrag, eine spezielle Funktion für die Projektleiter zu entwickeln. „Wir wollten einen Rentabilitätsindikator, der sich in Echtzeit aktualisiert. Damit sollen die Projektleiter auf einen Blick erkennen, wie rentabel ihre Projekte sind”, erklärt Erich Taube.

Dies würde den Projektmitarbeitern erlauben, mit dem ihnen vertrauten Werkzeug zu arbeiten. Kenntnisse in SAP wären dafür nicht erforderlich. TPG entwickelte diese benutzerdefinierte Funktion und implementierte sie zusammen mit dem gesamten System.

Seitens Alfmeier unterstützten Erich Taube und sein Team die Benutzerakzeptanz durch die Organisation mehrerer Schulungen. Sie bestimmten einzelne Personen im PMO, die bei Problemen im Betrieb der Lösung sofort einschreiten. Außerdem unterstützt das Team mehrere „Power-User“ in den einzelnen Niederlassungen, die ihren Kollegen bei Fragen rasch helfen können.

Ergebnis: Das Produktionssystem funktioniert gut

Das Produktivsystem läuft seit Mai 2016 störungsfrei und unterstützt alle neuen Projekte. Das Vorgängersystem wird noch für die Abwicklung einiger älterer Projekte eingesetzt, soll aber bis Ende 2017 eingestellt werden, sobald diese Projekte abgeschlossen sind.

„Wir sind mit dem neuen Microsoft PPM System sehr zufrieden, weil es das gesamte Planungsverfahren vereinheitlicht. Wir haben ein Projekt-Cockpit aufgebaut, mit dem wir per Mausklick den Status von jedem Projekt jederzeit einfach einsehen können“, sagt Erich Taube.

Über die bidirektionale Synchronisation zwischen Microsoft Project Server und SAP via TPG PSLink fließen Projektinformationen, PSP-Elemente und geplante Kosten vom Project Server nach SAP. In die andere Richtung werden Ist-Kosten, Erlöse und Ressourceninformationen übertragen.

TPG ProjectLink dient dem Multi-Level Scheduling. Als Erweiterung des Project Servers ermöglicht dieses Produkt projektübergreifende Verknüpfungen. Genutzt werden diese bei umfangreichen Komponenten, die in einem Hauptplan und mehreren Teilplänen abgewickelt werden. Der Hauptplan gibt die Vorgaben, die von den Teilprojektleitern zu beachten sind und erhält die Informationen aus den Teilplänen zurückgemeldet.

Multi-Level Scheduling mit TPG ProjectLink ermöglicht projektübergreifende Verknüpfungen zum Steuern von Teilprojekten aus einem Hauptprojekt.
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Der Nutzen der neuen Multiprojektmanagement-Lösung

„Der Nutzen der neuen Lösung für unseren Geschäftsbetrieb ist klar: eine bessere und effizientere Planung, die uns wiederum hilft, die Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen“, bemerkt Erich Taube. „Wir sparen auch sehr viel Zeit im Berichtswesen, weil wir nicht mehr jeden Projektleiter einzeln bitten müssen, einen Bericht zu erstellen – wir führen sie einfach alle zusammen, da alle dasselbe System benutzen“, ergänzt er.

Diese Berichte vergleichen Ist-Kosten, Erlöse und erreichte Meilensteine und visualisieren die Unterschiede zwischen Ziel und Ist-Werten mit eine Ampelanzeige.

Auch das PMO hat jetzt einen besseren Einblick in die Auslastung von Projektleitern und Teams. Dies ist ein weiterer Punkt, der zur besseren Planung beiträgt. Das ist auch unverzichtbar. Schließlich enthält das neue System bei Alfmeier 100 Projekte, von denen etwa 60 parallel laufen.

Etwa 80 % der Projekte beinhalten 300-350 Vorgänge. Die übrigen 20 % sind kleiner oder größer. „Die größeren Projekte können dabei bis zu 1000 Vorgänge umfassen. Die neue Lösung ist also unverzichtbar, damit wir sicherstellen können, dass diese komplexen Projekte übersichtlich bleiben und effizient abgeschlossen werden – sowohl aus Kosten- als auch aus Ressourcensicht”, resümiert Erich Taube.

Nächste Schritte

Erich Taube und sein Team erweitern die Nutzung des Systems auf weitere Anwender. Derzeit nutzen etwa 35 Personen den Project Client und 150 die Project Web App. Zudem wird die Zahl der Projekte auf dem System erhöht.

„Wir haben mit relativ kleinen Schritten angefangen. So konnten wir sicherstellen, dass wir die Dinge richtig machen, bevor wir das Ganze auf eine große Anwendergruppe erweitern“, endet er. Ganz nach dem Alfmeier Motto: Es sind die kleinen Dinge, die Großes in Bewegung setzen.

 

Branche: 

- Automobilzulieferer

Abteilung: 

- Präzisionstechnik

Lösungskomponenten:

> Microsoft Project Server
> TPG PSLink (SAP Integration)

> TPG ProjectLink

„Wir sparen auch sehr viel Zeit im Berichtswesen, weil wir nicht mehr jeden Projektleiter einzeln bitten müssen, einen Bericht zu erstellen – wir führen sie einfach alle zusammen, da alle dasselbe System benutzen.”
Erich Taube, Leiter PMO
Alfmeier Präzision SE