MS Project Server für bessere Ressourcenplanung

Aufzugbauer GEDA verbucht nachweislich mehr Kundenzufriedenheit
 

GEDA Case Study MS Project Server

An vielen beeindruckenden Projekten aus den Bereichen Neubau oder Gebäuderenovierung war GEDA beteiligt. Das Unternehmen aus Bayern, das seit 90 Jahren temporäre und dauerhafte eingesetzte Aufzüge bietet, kann demnach eine langjährige Erfahrung auf diesem Fachgebiet nachweisen. Die temporären Aufzüge finden sich weltweit sowohl bei Neubau- als auch bei Sanierungsprojekten und die dauerhafte Variante bei einer Vielzahl von Anlagen wie Ölraffinerien, Elektrizitätswerke und Silos.

Mit dem TPG QuickStart-Ansatz auf Basis von Microsoft Project Server erreichte GEDA in seinen vielen Projekten eine transparentere, schnellere und effektivere Ressourcenplanung. Auch die Kundenzufriedenheit bei der Projektabwicklung ist nachweislich gestiegen. 

Das Wichtigste im Kurzüberblick

Das Unternehmen: GEDA steht seit über 90 Jahren für Kompetenz und Qualität. Das Unternehmen hat eine umfangreiche Produktpalette – von 60-Kilo-Seilaufzügen bis zu 3,7-Tonnen-Personen- und Lastenaufzügen mit einer Förderhöhe bis 400 Meter. GEDA besteht aus zwei Hauptgeschäftsbereichen, die temporären Aufzüge für Neubau- und Renovierungsprojekte und permanente Aufzüge, die z.B. in der Ölindustrie oder in Kraft- und Zementwerken Zugang für Arbeiter und Materialien schaffen.

Die Herausforderung: Die Abteilung für Permanentanlagen ist relativ neu. Die Projekte wurden anfangs allein über den Microsoft Project Client abgewickelt. Dann  nahm die Zahl der Aufträge aber stark zu und erhöhte damit die Abhängigkeit der Projekte untereinander, da Ressourcen oft parallel an mehreren Projekten arbeiten. Deshalb entschied sich GEDA für eine leistungsstärkere und datenbankgestützte Projektmanagement-Lösung.

Die Lösung: Intern hatte GEDA relativ wenig Erfahrung im Projektmanagement. Die gewünschte Lösung sollte daher schnelle Ergebnisse liefern, aber kostengünstig sowie schnell zu implementieren sein. Als das GEDA Projektteam die Einführungsvideos von TPG auf YouTube entdeckt hatte, nahm es TPG QuickStart und eine andere Lösung in die engere Wahl. Die Entscheidung für TPG basierte auf dem nachweislichen Nutzen der Lösung in Dutzenden von Unternehmen sowie TPGs Kundenreferenzliste.

Der Nutzen: Der erste Gewinn war die erhöhte Transparenz der Ressourcenplanung mithilfe neuer Prozesse, die von TPG mitgestaltet und implementiert wurden. Die Ressourcenplanung ist jetzt auch viel schneller und effektiver. Vorgänge können einzelnen Mitgliedern des Projektteams schnell und einfach zugewiesen werden. Darüber hinaus haben Kunden das jetzt fortschrittliche und effiziente Management ihrer GEDA Projekte bereits erkannt.


Komplexere Projekte durch mehr Kundenanpassungen

GEDAs Aufzugsanlagen für den dauerhaften Betrieb (Permanentanlagen) müssen flexibel sein. Sie werden an den Kundenbedarf des jeweiligen Projekts und die Art der Nutzung angepasst. Der Produktionszyklus geht vom Entwurf des Aufzugs über die Montage des fertigen Produkts bis hin zum umfassenden Service – alles aus einer Hand.

Dieses projektorientierte Geschäft mit Permanentanlagen bei GEDA ist noch relativ jung , aber bereits sehr erfolgreich. Seit 2010 werden es immer mehr Aufträge. Allerdings hatte das Unternehmen kein standardisiertes Werkzeug für die betriebsinterne Projektplanung. Durch den rasanten  Wachstumskurs wurde effizientes Projektmanagement zu einer immer größeren Herausforderung.

Magnus Römer, Projektleiter bei GEDA, bemerkt dazu: „Einige unserer Kollegen in den Linien-abteilungen hatten ein wenig Erfahrung mit professionellem Projektmanagement.

Aber für die meisten von uns war es Neuland.“ Eine weitere Herausforderung war, laut Magnus Römer, dass viele der Projekte bezüglich der beteiligten Ressourcen voneinander abhängig waren. Das führte manchmal zu unzureichender Kapazitätsauslastung.

Also besprachen die Verantwortlichen ihre Absicht, die PM-Prozesse professioneller zu gestalten, mit den Kunden von GEDA. Einige schlugen Microsoft Project vor. „Im Jahr 2013 haben wir dann begonnen, mit Microsoft Project Client zu arbeiten. Zunächst war alles gut“, so Römer.

Microsoft Project als Client-Lösung reichte einfach nicht mehr

Microsoft Project Client war für die anfänglichen Projekte gut geeignet. Aber GEDA brauchte eine leistungsstärkere Lösung, um mit der gegenseitigen Abhängigkeit, der Ressourcenauslastung und der wachsenden Zahl der Projekte zurechtzukommen. Deshalb begann das Projektmanagementteam bei GEDA, nach Lösungen zu suchen, die besser zu dem florierenden Geschäft passten. 

Magnus Römer: „Es gab zwar viele potentielle Anbieter. Aber nachdem wir The Project Group (TPG) und deren Videos auf YouTube gefunden hatten, war uns viel klarer, wohin die Reise gehen musste.“

Das Team stellte fest, dass die TPG Videos – wenn auch nur kurz – die wichtigsten Herausforderungen des Projektmanagements auf den Punkt brachten. „Die Videos auf YouTube geben eine Menge Tipps und Empfehlungen, die Unternehmen helfen, ihre Projekte voranzubringen“, so Römer.

Nach Kontaktaufnahme zu TPG und einer Serie erster Treffen wandte sich GEDA zum Vergleich an einen zweiten Anbieter. „Neben den Videos gab die eindrucksvolle TPG Kundenliste, vor allem mit Firmen wie QatarGas, die auch unsere Kunden sind – sowie das Know-how der Consultants den Ausschlag für die Entscheidung zugunsten von TPG“.

Paketierte Lösung für schnelle und spürbare Ergebnisse

GEDA entschied sich für eine Microsoft Project Server Lösung auf Basis von TPG QuickStart. Dieser Ansatz versprach, die wichtigen Herausforderungen im Unternehmen schnell und kostengünstig zu bewältigen. Gleichzeitig würde die fertige Lösung bereits kurzfristig die Kundenzufriedenheit erhöhen können.

TPG QuickStart ist eine schlüsselfertige Lösung auf Basis von Microsoft Project Server bzw. Project Online und SharePoint. Es ermöglicht Firmen in nur wenigen Wochen den Einstieg in professionelles Ressourcen- und Projektmanagement. Kunden profitieren im Handumdrehen von den

Vorteilen einer bewährten, zentralisieten und leistungsstarken Plattform für Planung, Information und Kommunikation im Projektumfeld.

Als vorkonfigurierte Lösung für Projektmanagement kombiniert TPG QuickStart typische Prozesse mit Erfolgsmethoden. Anpassungen an Kundenbedürfnisse sind dennoch möglich. Die Lösung ist zum Festpreis erhältlich und umfasst Workshop, Implementierung und Training. Dies ist ein Vorteil für Firmen, die wie GEDA einen Einstieg ins Projektmanagement suchen, denn hier gibt es keine Überraschungen und der Nutzen wird schnell sichtbar.

Das GEDA Team absolvierte zunächst ein Kick-off-Meeting und gemeinsame Workshops mit den TPG Spezialisten. Außerdem erfolgte eine Schulung für die Administratoren und ein getrenntes Training für Anwender des Microsoft Project Servers.

Ideale Kooperation bei der Umsetzung der von TPG QuickStart

GEDA und TPG arbeiteten im Team zusammen an der Anpassung der schlüsselfertigen Lösung. Ein wichtiger Faktor, denn nur durch eine gute Zusammenarbeit ließen sich die Anforderungen von GEDA erfüllen.

Zunächst wurden neue Projekte in das System importiert. Stück für Stück kamen dann aber auch bestehende Projekte hinzu – Projekte, die vor der Projektmanagementinitiative begonnen hatten und immer noch liefen.

„Wir haben mit etwa 20 Benutzern angefangen. Aber die Zahl soll demnächst erhöht werden,“ bemerkt Magnus Römer.

Erfahrene Beratung zu Prozessen sichert den schnellen Erfolg der Lösung

TPG-Projektleiterin Marta Kostek-Drosihn betont, wie wichtig die Beratung bei Kunden ist, die wie GEDA professionelles Projektmanagement erstmals im Unternehmen implementieren. „Wir gehen über die rein technische Ebene hinaus und helfen Kunden, Ihre Prozesse neu zu gestalten, wenn sich das als notwendig herausgestellt.“

Kunden wollen schnell greifbare Ergebnisse und Effizienz im Projektmanagement. Mit TPG QuickStart sind Kunden in der Lage, alle internen Herausforderungen zu lösen. Schließlich erfordert die Einführung eines neuen IT-Systems immer Zeit, gute Planung und sorgfältiges Management.

Höhere Kundenzufriedenheit durch bessere Infos für die Projektbeteiligten

Obwohl das Projektmanagementsystem erst vor ein paar Monaten den Regelbetrieb aufgenommen hat, zeigt sich bereits eine positive Wirkung. „Unsere Ressourcenplanung ist jetzt dank neuer Prozesse, mit denen uns TPG geholfen hat, viel besser und transparenter,“ bemerkt Magnus Römer. Durch die Ressourcenplanung sparen wir auch Zeit.

Vorgänge können jetzt viel schneller einzelnen Mitgliedern des Projektteams zugewiesen werden - ein weiterer Vorteil ist die größere Kundenzufriedenheit. Kunden haben die fortschrittliche und effiziente Herangehensweise an das Management ihrer GEDA Projekte bereits bemerkt.

Und das ist noch nicht alles: „Wir haben jetzt immer einen ausführlichen Überblick über den Status aller Projekte,“ fügt Magnus Römer noch hinzu. Davon profitiert das Management, das schnell nachsehen kann, wie die Dinge laufen, ohne mehrere Leute fragen zu müssen. Die Information basiert jeweils auf Fortschrittsmeldungen des Baupersonals, das regelmäßig aktuelle Informationen in das System eingibt.

Aber auch der Einkauf nutzt das neue System. Die Mitarbeiter können ihre Materialbeschaffung auf Basis des aktuellen Projektstatus planen. Die neue Lösung hat der Projektplanung das Element der Ungewissheit genommen. Sie wurde von den Anwendern gut angenommen, schließlich profitieren auch sie von einer optimalen Ressourcenauslastung.

„Was mich besonders freut ist, dass unser Erfolg mit Microsoft Project Server und dem TPG QuickStart Ansatz dazu geführt hat, dass die Mitarbeiter in der Firma aufhorchen“, so Magnus Römer. „Uns erreichen seit der Implementierung von TPG QuickStart viele Anfragen aus anderen Unternehmensbereichen. Wir möchten die Lösung auf jeden Fall unternehmensweit zum Einsatz bringen, weil der Geschäftsnutzen so offensichtlich ist.

GEDA Case Study MS Project Server

 

Branche: 

- Bau
- Anlagenbau
- Engineering

Abteilung: 

- Produktentwicklung
- Engineering Services

Lösungskomponenten:

> Microsoft Project Server   
> Microsoft SharePoint   
> TPG QuickStart Ansatz

„Als wir The Project Group (TPG) und ihre YouTube-Videos gefunden hatten, war uns viel klarer, wohin die Reise gehen musste. Ein Vorteil der neuen Lösung ist die größere Kundenzufriedenheit. Unsere Kunden haben die fortschrittliche und effiziente Herangehensweise an das Management ihrer GEDA Projekte bereits bemerkt.”
Magnus Römer
PMO & Projektleiter bei GEDA