Case Study Microsoft Lösung: erfolgreiches PMO

Portfolio-, Projekt- und Ressourcenmanagement der Swissgrid AG

Projekt- und Ressourcenmanagement Swissgrid AG

Mit der zentralen Abteilung „Project Delivery“ und dem dazugehörigen PMO als eigene Organisationseinheit gelang es der Swissgrid AG in sehr kurzer Zeit, die Effizienz bei der Planung, Kontrolle und Umsetzung der Projekte weiter zu entwickeln. Hierfür wurden neue Methoden, Prozesse sowie eine leistungsfähige, integrierte Projekt- und Ressourcenmanagement-Lösung eingeführt.

Ein besonderes Highlight ist die sehr fortschrittliche Lösung zur Ressourcenplanung und -zusicherung. Dadurch gelingt es auf transparente Weise, die Ressourcenbedürfnisse in Projekten und in der Linie zu decken sowie gleichzeitig die Ressourcen bestmöglich auszulasten.

Das Wichtigste im Kurzüberblick

Das Unternehmen: Swissgrid ist die nationale Netzgesellschaft und verantwortet als Eigentümerin den sicheren und diskriminierungsfreien Betrieb sowie den umweltverträglichen und effizienten Unterhalt, die Erneuerung und den Ausbau des Schweizer Höchstspannungsnetzes. Als Mitglied des europäischen Verbands der Übertragungsnetzbetreiber ENTSO-E nimmt sie zudem Aufgaben im Bereich der Netzplanung, der Systemführung und der Marktgestaltung im europäischen Stromaustausch wahr.

Die Herausforderung: Mit der Übernahme des Übertragungsnetzes im Jahr 2013 stieg die Komplexität der Aufgaben sowie die Verantwortung für das Übertragungsnetz. Durch die veränderte Verantwortung war eine Transformation des Unternehmens notwendig, welche bereits 2010 in Angriff genommen wurde. Ein wichtiger Teil davon war die Professionalisierung des Projektportfolios und Ressourcenmanagements, um dem stark vergrößerten Projektportfolio frühzeitig gewachsen zu sein.  

Die Lösung: Mit der Abteilung „Project Delivery“ und dem dazugehörigen PMO als eigene Organisationseinheit wurde die zentral verantwortliche Stelle geschaffen, die Grundlagen und Vorgaben für eine professionelle, effiziente, erfolgreiche und standardisierte Abwicklung von Projekten verantwortet. Aufgabe des PMO war auch, Methodik und Prozesse zu überarbeiten, ein PM-Werkzeug zu beschaffen sowie dessen Betrieb, Schulung, Ausbau und Fortentwicklung sicher zu stellen. Die Integration von Microsoft Project Server mit SAP sowie die Erweiterung für den Prozess der Ressourcenabstimmung zwischen Projekt und Linie sind eine sehr professionelle Umgebung für erfolgreiche Projekte.  

Der Nutzen: Den Teamleitern steht eine vollumfängliche Übersicht über die Auslastung, Verwendung, tatsächlich erfassten Leistungen sowie Abwesenheiten der Mitarbeiter zur Verfügung. Die Projektleiter können durch mehr Planungssicherheit Projekte besser planen. Und durch die Integration mit SAP sind alle Stammdaten jederzeit aktuell. Kontrollmöglichkeiten ergeben sich durch verschiedene Reports, die aus unterschiedlichen Datenbanken zusammengestellt werden. Durch die Lösung ist bei Swissgrid das Projektreporting zu Terminen, Kosten und Ressourcen jetzt schneller möglich und sehr aussagekräftig. 

Zur Bewältigung der geänderten Herausforderungen war die das Projektportfolio und das Ressourcenmanagement bei der Swissgrid AG zu professionalisieren, um dem stark vergrößerten Portfolio frühzeitig gewachsen zu sein.Für diesen Zweck wurde die Abteilung Project Delivery aufgebaut.

Das zu Project Delivery gehörende PMO ist die zentral verantwortliche Stelle für Grundlagen und Vorgaben, die die Voraussetzungen für eine professionelle, effiziente, erfolgreiche und standardisierte Abwicklung von Projekten bilden.

Aufgabe des PMO war auch, die Methodik und Prozesse zu überarbeiten sowie ein passendes IT-Werkzeug zu beschaffen.

Eine unternehmensweit integrierte PM-Lösung

In diesem neuen Umfeld sollte künftig das gesamte Projektportfolio (ohne Netzbau- und Instandhaltungsprojekte) verwaltet sowie die detaillierte Kosten-, Termin- und Ressourcenplanung je Projekt durchgeführt werden können.

Besonders wichtig war es den Verantwortlichen, die Effizienz bei Planung, Steuerung und Kontrolle der Projekte weiter zu entwickeln. Gleichzeitig sollte das Projekt-Reporting schneller möglich, automatisiert und von höchster Qualität sein.

Dafür war auch vorgesehen, das bestehende SAP System sowie Prevero mit der Projektmanagement-Lösung zu integrieren. Dies stellte besondere methodische und technische Anforderungen an das Know-how des Dienstleisters.

Schon bevor TPG bei Swissgrid tätig wurde, war die Entscheidung für Microsoft Project Server als zentrale Projektmanagement-Lösung gefallen. Im Vergleich mit anderen Lösungen konnte dieses Tool durch seine Flexibilität überzeugen sowie durch die Möglichkeit, individuelle Anpassungen schnell umzusetzen.

Zudem war die Integration in die vorhandene Systemlandschaft mittels erweiternden Produkten von TPG sichergestellt.

In sechs Monaten zum passenden System

Das Projekt startete mit einer gründlichen Anforderungsanalyse zu Prozessen und Infrastruktur in Form von mehreren Workshops. Hier spielte die Erfahrung der Schweizer Experten von TPG The Project Group eine wesentliche Rolle beim Finden der für den Kunden passenden Lösung.

Danach folgten nacheinander die Implementierungs-, Pilot- und Rollout-Phase. Bis das neue Microsoft Project Server System schließlich in den operativen Betrieb übernommen werden konnte, dauerte es etwa sechs Monate.

Heute arbeiten die Projektleiter und ihre Teams sowie die Entscheider alle gemeinsam auf der unternehmensweiten und mit dem SAP System integrierten Plattform.

Die detaillierte Planung von Kosten-, Ressourcen- und Terminen erfolgt je Projekt auf dem Microsoft Project Client.

Allgemeine Informationen und Verantwortlichkeiten, werden über die Project Web App erfasst. Dort pflegen die Verantwortlichen auch standardisierte Reporting-Informationen wie Status, Trend, Risiken, Risikomaßnahmen und Abhängigkeiten zu anderen Projekten.

Einheitliche Erfassungsmasken in der Project Web App haben die Produktivität, Effizienz und das gemeinsame Verständnis im Vergleich zu früher dabei deutlich weiterentwickelt.

Ressourcenabstimmung in Projekt und Linie

Zur Umsetzung eines Projektes benötigt ein Projektleiter entsprechende Knowhow-Träger (Ressourcen) aus der Linie. Diese haben neben der Projekttätigkeit auch wichtige Aufgaben in der Linie zu erfüllen, um den täglichen Betrieb aufrecht zu erhalten.

Somit besteht, vor allem vor dem Projektstart, ein hoher Aufwand für die Abstimmung: es gilt einerseits die Ressourcenbedürfnisse des Projekts und der Linie zu decken sowie andererseits die Ressource bestmöglich auszulasten – unter Berücksichtigung deren Kapazität und Absenzen.

Daher nutzt Swissgrid seit kurzem eine integrierte Lösung für die Ressourcenplanung und -freigabe. Mittels TPG TeamManager kann der Linienvorgesetzte seine Linientätigkeiten planen. Dafür nutzt er Innenaufträge, welche aus SAP importiert werden.

Zudem kann er die Ressourcenanfragen, welche aus Microsoft Project importiert werden, auf die entsprechenden Mitarbeiter verteilen und freigeben. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der aktuellen Auslastung.

Auch stehen dem Linienvorgesetzten wichtige Informationen wie z.B. aktuell erfasste Leistungen je Linientätigkeit, Projekt und Mitarbeiter sowie die Kapazität und geplante Abwesenheiten je Mitarbeiter zur Verfügung.

Die Kombination dieser Werte ergibt die tatsächliche Projektverfügbarkeit.

Der Linienvorgesetzte kann somit stets seine aktuelle Planung einsehen und diese mit den tatsächlich erfassten Leistungen seiner Ressourcen vergleichen.

Der Projektleiter gewinnt durch diesen Prozess und die Dokumentation im Tool deutlich an Planungssicherheit.

Erhöhte Transparenz und Datenqualität

Das neue Projektmanagement-System von Swissgrid integriert den Microsoft Project Server über das Middlewareprodukt TPG PSLink mit den SAP Modulen PS, CO, HR und CATS sowie mit Prevero, einem Business Intelligence System.

Somit ist es möglich, Struktur- und Kosten-Informationen sowie Stammdaten nur einmal zur erfassen und zwischen den Systemwelten automatisch auszutauschen.

Durch die integrierte Lösung stehen Daten zielgruppenspezifisch und in viel höherer Qualität als früher für qualifizierte Entscheidungen zur Verfügung. 

„Die Kombination aus Microsoft Project Server und den TPG Produkten bietet eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten und konnte bislang sehr viele Bedürfnisse von Swissgrid abdecken“, sagt Thomas Dinkel, Leiter des Project Management Office.

Tommy Völkle aus dem PMO ergänzt: „Die unkomplizierte und lösungsorientierte Zusammenarbeit mit dem TPG Team führt zu innovativen Ergebnissen und deckt immer wieder weiteres Entwicklungspotential für Swissgrid auf.“

Aus seiner langjährigen Erfahrung als Projektmanagement-Consultant ergänzt Matthias Jäger von TPG: „Swissgrid zeigt, was ein konsequent gelebtes PMO, unterstützt von der Geschäftsführung, erreichen kann. Als eigene Organisationseinheit sorgt es durch das Stehvermögen seiner Mitarbeiter für wirklich nachhaltige und gelebte Prozesse im Projektmanagement des Unternehmens, die meiner Meinung nach sehr langfristig Bestand haben werden.“

Zudem ergänzt Matthias Jäger: „Die bei Swissgrid etablierte Lösung stellt eine sehr fortschrittliche und einzigartige Integration der Systeme dar. Damit ist eine durchgängige Ressourcenplanung als Grundlage für ein flexibles und aussagekräftiges Reporting an die Geschäftsführung möglich.“

Systemarchitektur Swissgrid AG (Grafik klicken zum Vergrößern)
MS Project Server mit SAP Integration und Ressourcenmanagement

Die Architektur der Swissgrid-Lösung

Swissgrid arbeitet in einer Matrixorganisation. Die Nutzer der bei Swissgrid integrierten Lösung auf Basis von Microsoft Technologie und SAP-Integration sind Mitarbeiter mit den folgenden Rollen:

  • Projekt Auftraggeber,
  • Projektleiter,
  • Projektmitarbeiter und
  • Teamleiter.

Die Projektleiter nutzen zur Planung den Microsoft Project Server 2013 und den zugehörigen Professional Client. Die Integration via TPG PSLink lädt aus dem SAP System automatisch die Ressourcen mit RBS-Code in den Ressourcenpool des Project Servers sowie die PSP-Elemente in eine Lookup Tabelle.

Der Projektleiter plant sein Projekt, weist namentliche oder generische Ressourcen auf die Vorgänge zu und vergibt die korrekten PSP-Elemente auf die Vorgänge.

Dem Teamleiter schafft das integrierte System mit TPG TeamManager eine transparente Übersicht der Ressourcenverfügbarkeit in seinem Team. Dort stellt er alle verplanten Zeiten aus allgemeinen und individuellen Linientätigkeiten aus SAP und Absenzen wie Urlaub, Fortbildung, etc. für jeden seiner Mitarbeiter zusammen. Daraus berechnen sich schließlich freie Projektkapazitäten.

Durch Importieren der Plandaten aus dem Project Server sieht der Teamleiter nun die Ressourcenanfragen der Projektleiter. Mit TPG TeamManager kann er diese beantworten und dem Projektleiter die Mitarbeiter für die angefragten Zeiten zusagen, die tatsächlich zur Verfügung stehen.

Der Vorteil ist, dass die Daten von Projektleiter und Teamleiter in getrennten Systemen verbleiben und nicht gegenseitig geändert werden. TPG TeamManager führt sie zum Vergleich zu einer Ansicht zusammen, was die Basis für die Ressourcenabstimmung bildet.

Der Projektmitarbeiter sieht seine projektrelevanten Aufgaben in der Project Web App. Zudem erfasst er seine Ist-Zeiten in SAP CATS, erweitert um das ProTime Add-on. Die Erfassung kann erst erfolgen, wenn er vom Teamleiter dem Projekt zugewiesen wurde. Die Ist-Zeiten aus der Zeiterfassung der Mitarbeiter werden zudem in TPG TeamManager App geladen.

Eine Lösung mit Nutzen für alle Rollen

Dem Teamleiter steht mit der integrierten Lösung eine vollumfängliche Übersicht der Planungen der Linien- und Projektaktivitäten sowie der tatsächlich erfassten Leistungen zur Verfügung.

Der Projektleiter wiederum kann seine Projekte besser planen, weil er mehr Planungssicherheit gewinnt. Und durch die Integration mit SAP sind alle Stammdaten jederzeit aktuell.

Dem Management werden durch verschiedene Reports, welche auf Project Server und TeamManager zugreifen, Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung gestellt, die eine professionelle Umgebung für erfolgreiche Projekte schaffen.

„Durch das integrierte PPM-System lassen sich unser Projektportfolio und die Projekte professionell, effizient und erfolgreich umsetzen. Auch die Ressourcenplanung erfolgt viel effizienter und transparenter.“
Thomas Dinkel, Leiter PMO
Swissgrid AG