Case Study: Groß-Bauprojekt mit MS Project Server

Organisationsübergreifende Multiprojektmanagement-Lösung

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron (DESY) in Hamburg ist eines der weltweit führenden Beschleunigerzentren und gehört zur Helmholtz-Forschungsgemeinschaft. Bei DESY werden große Teilchenbeschleuniger entwickelt, gebaut und betrieben, um damit die Struktur der Materie zu erforschen. Das breit gefächerte, international ausgerichtete Forschungsspektrum von DESY beruht auf drei Schwerpunkten: Entwicklung, Bau und Betrieb von Beschleunigern, Forschung mit Photonen sowie Teilchen- und Astroteilchenphysik.

Das Ziel: der Freie-Elektronen-Röntgenlaser (European XFEL)

Im Juni 2007 gab das Bundesforschungsministerium den Startschuss für den Bau des europäischen Freie-Elektronen-Röntgenlaser (European XFEL). Diese Anlage mit einer Länge von 3,4 Kilometer wird hochintensive, ultrakurze Laserlichtblitze im Röntgenbereich erzeugen. Mit Hilfe dieser Lichtblitze können Wissenschaftler in Zukunft z.B. Abläufe im Nanosekunden-Bereich auf molekularer Ebene erforschen: Durch die sehr hohe Pulsfrequenz, bei der die einzelnen Röntgenblitze in Abstand von Nanosekunden auf die Proben treffen, kann man tatsächlich den zeitlichen Ablauf von chemischen und biologischen Reaktionen „filmen“.

Mehrere Hundert Meilensteine in 53 Teilprojekten

Dieses Großprojekt wird von verschiedenen internationalen Organisationen gemeinsam durchgeführt. DESY ist hierbei als größter Partner für den Bau des Linearbeschleunigers sowie großer Teile der allgemeinen Infrastruktur verantwortlich. Dabei besteht dieses Bauprojekt mittlerweile aus 53 zum Teil eng miteinander verzahnten Teilprojekten. Diese strukturieren das Gesamtprojekt auf technisch-fachliche Art in

- die eigentlichen Hoch- und Tiefbaumaßnahmen,
- die allgemeine Infrastruktur
- die Teilsysteme der Beschleunigeranlage
- die wissenschaftlichen Experimentierstationen.

Die Abhängigkeit einzelner Teilprojekt untereinander wird dabei über den Austausch von Meilensteinen abgebildet, wovon zur Zeit bereits mehrere Hundert etabliert sind.

Die Lösung – Microsoft Project Server schafft Übersicht

Um bei dieser komplexen Planung den Überblick zu behalten, implementierte DESY in Zusammenarbeit mit TPG The Project Group das organisationsübergreifende Projektmanagement-System Microsoft Project Server. Mit Hilfe dieses Systems können die Verantwortlichen die verschiedenen Teilprojekte in konsistenter und transparenter Weise planen, rückmelden und verfolgen.

Grafische Unterstützung durch eine Meilenstein-Trendanalyse

Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ist eine übersichtliche Kombination aus Historie und Prognose ausgewählter Meilensteine der Projekte. Sie dient der grafischen Darstellung von zeitlichen Abweichungen im Reporting. Terminengpässe in der Zukunft können so rechtzeitig erkannt werden. Damit hilft das Tool den Projektleitern bei der Steuerung ihrer Projekte. Bei DESY ist hierfür TPG MTA Client im Einsatz, die MTA zu Microsoft Project.

Transparente Verknüpfungen und Übersichten

Zu Beginn waren der Gesamtübersichtsplan und die Abhängigkeiten zwischen Teilprojekten über einen Masterplan mit externen Verknüpfungen realisiert. Durch die zunehmende Anzahl an Meilensteinen und Verknüpfungen zwischen den Projektplänen ließ sich dies mit den Microsoft Project Server-eigenen Mitteln jedoch nicht mehr gut handhaben. Zum Beispiel dauerte das bloße Öffnen des Masterplans mehrere Minuten, denn im Hintergrund mussten alle Projektpläne geöffnet werden, egal, ob dort Änderungen vorgenommen worden sind oder nicht. Für die Herausforderungen des Multi-Projektmanagements mit MS Project Server kommt daher nun TPG ProjectLink zum Einsatz.

TPG ProjectLink bietet die Möglichkeit, die sehr große Anzahl von Meilensteinen transparent zu überblicken. Gleichzeitig wird die Gefahr von zirkularen Referenzen vermieden. Auch können Änderungen relevanter Vorgänge von einem Teilprojekten in ein anderes, verknüpftes Teilprojekt gespiegelt werden. In diesen verküpften Teilprojekten kann dann die eigene Planung durch notwendige externe Vorgänger gesteuert und angepasst werden.

Gleichzeitig wird TPG ProjectLink genutzt, um Meilensteine aus den XFEL-Teilprojektplänen in einer High-Level-Übersicht zu aggregieren. Diese Meilensteine können dann durch die XFEL-Projektleitung mit der Meilenstein-Trendanalyse zeitlich verfolgt werden.

Schnittstelle vom MS Project Server zum SAP-System

Über eine speziell für DESY programmierte Schnittstelle hat TPG eine Importfunktion für die aktuellen Ausgabestände, die bei DESY im System SAP-PS kontiert werden, realisiert. Damit lassen sich geplante Kosten und tatsächliche Ausgaben automatisch im Hintergrund abgleichen.

„Mit Hilfe der TPG und Ihrer Tools waren wir in der Lage unser Microsoft Project System genau an die Anforderungen im XFEL Projekt anzupassen. Dabei war insbesondere auch die konzeptionelle und Systemkompetenz von TPG während der Definitions- und Einführungsphase von Microsoft Project ausgesprochen hilfreich. Wir haben jetzt ein System, mit dem wir das XFEL Projekt unseren Bedürfnisse entsprechend planen und verfolgen können,“ sagt Dr. Riko Wichmann, Leiter des XFEL Project Office bei DESY in Hamburg.

Mit dieser Projektmanagementumgebung wird dieses internationale Projekt bis zum Abschluss im Jahre 2015 durchgeführt.

Logo DESY

Branche:

- öffentliche Forschung

Projekttyp:

- Anlagenbau

Lösungskomponenten:

> Microsoft Project Server
> TPG ProjectLink (Multi-PM)
- TPG MTA Client

„Wir haben jetzt ein erweitertes Microsoft Project Server System, mit dem wir das XFEL Projekt unseren Bedürfnisse entsprechend planen und verfolgen können. Insbesondere war auch die konzeptionelle und Systemkompetenz von TPG während der Definitions- und Einführungsphase ausgesprochen hilfreich.“
Dr. Riko Wichmann
Leitung XFEL Project Office, DESY