MS Project Server mit SAP Integration bei Rentschler

Case Study: Management Produktentwicklung in Biotechnologie

Die Rentschler Biotechnologie GmbH ist ein unabhängiges, international tätiges Dienstleistungs-Unternehmen für die Entwicklung, Herstellung und Zulassung von biopharmazeutischen Arzneimitteln. Sitz des Unternehmens ist in Laupheim bei Ulm.

Zukunftssichere IT-Plattform

 

Im Laufe der Zeit hat sich die Rentschler Biotechnologie GmbH von einem mittelständischen Pharmaunternehmen zu einem Biotechnologie-Dienstleister gewandelt. Im Rahmen dieser Veränderungen wurde 2008 der Startschuss für den Aufbau einer zukunftssicheren IT-Plattform gegeben. Hauptbestandteile der neuen Plattform waren die Einführung von SAP, einem Dokumentenmanagement-System, einer Projektmanagement-Lösung sowie Systemen für die Qualitätssicherung und das Labormanagement.

„Über die Jahre sind in unserem Unternehmen überall Insellösungen entstanden, die effektives Zusammenarbeiten sehr schwierig gemacht haben. Daher wollten wir unsere Systeme komplett neu aufsetzen“, beschreibt Dr. Klaus Schoepe, Senior Vice President Projects, die Ausgangslage.

Neue Projektmanagement-Umgebung mit SAP-Integration

 

Die Einführung von SAP als ERP-System legte den Gedanken nahe, auch die darin enthaltenen Projektmanagement-Module PS und cProjects einzusetzen. Doch es stellte sich bald heraus, dass diese Lösungen nur teilweise die  Anforderungen abdecken konnten. „Stattdessen erschien uns eine Kombination aus SAP, SharePoint und Microsoft Project Server deutlich besser geeignet, um die Abläufe im Unternehmen effektiv zu unterstützen“, so Dr. Schoepe.

Rentschler ließ sich von zwei großen deutschen Microsoft-Partnern entsprechende Lösungen auf Basis von Microsoft Project Server mit SharePoint und SAP-Anbindung vorstellen. Nach reiflicher Prüfung entschied sich das Biotechnologie-Unternehmen für TPG The Project Group aus München: Der Full-Service Provider für unternehmensweites Projektmanagement konnte ein adäquates Szenario präsentieren. Dazu gehörte unter anderem, dass Plankosten quartalsweise nach SAP übertragen werden und die in SAP gebuchten Ist-Zeiten den Projektmanagern als Planungsgrundlage zur Verfügung stehen.

Reibungslose Zusammenarbeit

 

Gemäß der bewährten TPG 5-Phasen Methode startete das Vorhaben mit Anforderungs-Workshops. In diesen Sitzungen legte der Kunde seine Vorstellungen dar und TPG beriet, wie sich diese am besten technisch umsetzen lassen. Kurz darauf konnte bereits mit der Implementierung begonnen werden, die Nutzer wurden geschult und schließlich – nach einer dreimonatigen Pilotphase – migrierte TPG alle Bestandsprojekte.

Dank der konstruktiven Zusammenarbeit der Teams von Rentschler, dem SAP-Dienstleister und TPG war es möglich, eine maßgeschneiderte Gesamtlösung zu erstellen – von der Anpassung der Microsoft Project Server-Umgebung bis hin zur Integration der Systeme. 

TPG PSLink sorgt für automatischen Datenaustausch

 

Seit der erfolgreichen Implementierung läuft die integrierte Projektplanung bei Rentschler nun ausschließlich über Microsoft Project Server und SharePoint. Dabei werden nur die wirklich benötigten Daten aus der Projektmanagement-Umgebung nach SAP übertragen. So schicken die Projektleiter ihre Quartalsplanung (Rolling Forecast) aus der Microsoft Project Server-Umgebung nach SAP. Das funktioniert mit Hilfe des Schnittstellen-Produkts TPG PSLink, das hier für diese speziellen Anforderungen konfiguriert worden ist.

Auch die Kommunikation zwischen den Projektmanagern und den Verantwortlichen im SAP-Finance-Bereich ließ sich durch TPG PSLink vereinfachen: Die Informationen zu Zahlungsmeilensteinen zwischen Microsoft Project Server und SAP fließen seit der Einführung automatisch in beide Richtungen.

Darüber hinaus werden PSP-Elemente zur Kontierung von Zeiten und Kosten und Produktionsmeilensteine nach SAP übertragen. Dabei erfolgt die Freigabe und Kontierungssperre von PSP-Elementen durch Statusänderung in Microsoft Project Server mit Übergabe an SAP. Produktionsmeilensteine werden mit SAP abgeglichen und Fakturierungen werden durch Bestätigung von Zahlungsmeilensteinen angestoßen.

Die Ressourcenplanung erfolgt nicht auf Personenbasis, lediglich über Kostenstellen, Maschinenressourcen und Kostenressourcen. Die in SAP CATS erfasste Arbeit wird regelmäßig nach Microsoft Project Server übertragen und auf PSP-Elemente übergeleitet. Nach erfolgtem Monatsabschluss werden alle relevanten Ist-Kosten aus SAP nach Microsoft Project Server übergeben.

„Die jahrelange Expertise, die TPG in Sachen Microsoft Project-Server-Implementierung und SAP-Integration mitbringt, hat die Zusammenarbeit der beteiligten Firmen sehr effektiv ablaufen lassen“, berichtet Dr. Schoepe. „Und dank des Produkts TPG PSLink konnte TPG all unsere Anforderungen in Sachen SAP-Anbindung voll und ganz umsetzen.“

Zufriedene Mitarbeiter

Die ersten Erfahrungen mit dem neuen Projektmanagement-System bestätigen den Verantwortlichen bei Rentschler Biotechnologie, dass die Entscheidung für die Kombination aus SAP und Microsoft Project Server richtig war. Die Akzeptanz des Enterprise Project Management Systems ist hoch. Die Projektleiter haben ein Werkzeug zur Verfügung, das sehr gut auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Auf der anderen Seite erhalten die Controller Kosteninformation aus den Projekten zeitnah und aktuell im SAP-System. Das unterstützt effizientes Arbeiten im Unternehmen bei gleichzeitig hoher Datenqualität.

Logo Rentschler Biotechnologie

Branche: 

- Biotechnologie
- Pharma

Abteilung: 

- Entwicklung

Lösungskomponenten:

> Microsoft Project Server
> TPG PSLink (SAP Integration)
> TPG ResourceLink (Integration)

„Die jahrelange Expertise, die TPG in Sachen MS Project Server-Implementierung und SAP-Integration mitbringt, hat die Zusammenarbeit der beteiligten Firmen sehr effektiv ablaufen lassen.

Und dank des Produkts TPG PSLink konnten all unsere Anforderungen in Sachen SAP-Anbindung voll und ganz umgesetzt werden.“
Dr. Klaus Schoepe, Senior Vice President Projects, Rentschler Biotechnologie GmbH