MS Project Server & SAP-Integration bei KARL STORZ

Case Study: Ressourcenplanung in der Produktentwicklung

MS Project Server 2013 Integration KARL STORZ

Für die meisten Unternehmen kommt irgendwann die Zeit, da lassen sich Projekte nicht länger mit Excel managen. Durch das zunehmende Wachstum und Komplexität stellte sich KARL STORZ der Herausforderung, die Prozesse rund um die Produktentwicklung aktiv zu optimieren.

Dazu kam, dass KARL STORZ als internationales Unternehmen seine Produkte über virtuelle Teams in unterschiedlichen Ländern entwickeln lässt. Die Wahrscheinlichkeit, bei einem manuellen Austausch von Ressourcenplanungsdaten via Excel und Email Fehler zu produzieren, lag auf der Hand.

Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen, eine moderne Projekt-, Portfolio-, und Ressourcenmanagementlösung basierend auf Microsoft Project Server und SharePoint einzuführen und diese mit dem bereits bestehenden SAP-System zu integrieren.

Die Vorteile dieser Lösung: Zeitersparnis, Datenkonsistenz, eine verbesserte Kostenzuordnung, einfachere Zusammenarbeit und bessere Ressourcenplanung

Das Wichtigste im Kurzüberblick

Unternehmen: KARL STORZ ist ein globaler Hersteller und Distributor von Endoskopen, medizinischen Instrumenten und Geräten. Das Angebot an endoskopischen Produkten für Humanmedizin, Tiermedizin und industrieller Endoskopie umfasst mittlerweile mehr als 15.000 Produkte. Die jüngsten Entwicklungen entstehen im Bereich digitaler Dokumentationssysteme und übergreifende OP-Raumkonzepte. Mit Hauptsitz in Tuttlingen (Deutschland) unterhält das Unternehmen über 50 Niederlassungen weltweit.

Herausforderung: Die Produktentwicklungsspezialisten des Unternehmens sind rund um den Globus verteilt und arbeiten in virtuellen Teams. Vorher wurden sämtliche Projekte und alle Ressourcen weltweit in verschiedenen Excel-Tabellen verwaltet. Mit wachsender Komplexität, zunehmender Internationalisierung und immer mehr Produkten musste das Unternehmen reagieren und allen Mitarbeitern eine einheitliche und professionelle Projektmanagementumgebung zur Verfügung stellen.

Lösung: Die neue Projektmanagemet-Lösung basiert auf Microsoft Project Server und SharePoint. Zusätzlich hat das Unternehmen TPG PSLink implementiert, um die Daten zwischen SAP und Microsoft Project automatisch zu synchronisieren. Ein weiteres Produkt: TPG ResourceLink. Es erleichtert die  Befüllung und kontinuierliche Aktualisierung von Ressourceninformationen im Microsoft Project Server.

Nutzen: Mit dem neuen System profitiert KARL STORZ von akkuraten und aktuellen Daten zur optimalen Verteilung der Ressourcen auf neue Projekte. Der Projektfortschritt lässt sich einfach und standardisiert auswerten und schafft somit den optimalen Überblick. Die Nutzer-Akzeptanz ist hoch und das System wird auf weitere Abteilungen ausgerollt.

Excel-basierte Lösungen haben bei KARL STORZ lange Zeit gut funktioniert und die meisten Anwender zufriedengestellt. Mit der wachsenden Anzahl von virtuellen Teams und vor allem mit der immer höheren Anzahl von Produkten und Lösungen wurde das Ressourcenmanagement jedoch stetig komplexer.

„Das Komplexitätsniveau ist enorm angestiegen über die letzten Jahre. Wir mussten über eine modernere Lösung nachdenken, um unsere Ressourcen effektiv zu managen“, sagt Johannes Rehberg, Direktor Project Support Services bei KARL STORZ. „Ein weiterer Punkt war, die Kostenzuordnung und Konsistenz der Daten, die nach SAP übertragen werden, zu verbessern.“

Parallel wurde SAP dazu genutzt, qualitätsrelevante Dokumente zu speichern. Um den unterschiedlichen Geschäftsbereichen immer den richtigen und vor allem aktuellen Einblick in Projektstatus und Fortschritt bereitzustellen, musste auch hier ein einheitlicher Prozess geschaffen werden.

Detaillierte Bedarfsanalyse und Auswahlprozess

Der Startpunkt kam 2012: Johannes Rehberg und sein Team legten eine umfangreiche Liste der Bedarfe und Voraussetzungen zur Einführung eines modernen Portfolio-, Projekt- und Ressourcenmanagements an. Dazu interviewten sie hunderte von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen weltweit.

Es galt herauszufinden, welche  Funktionen und Prozesse die Anwender am meisten unterstützen. Die Recherche ergab eine detaillierte Liste von Spezifikationen, die einer Reihe von Tools und Lösungen gegenübergestellt wurde.

„Wir haben mit einer Liste von 60 möglichen Lösungen angefangen und konnten sie schnell auf acht reduzieren. Diese ‚Acht‘ haben wir dann gemeinsam mit vielen Anwendern und IT-Mitarbeitern gründlich getestet“, so Rehberg.

Entscheidung für Microsoft Project und einen internationalen Partner

KARL STORZ entschied sich für eine Lösung basierend auf Microsoft Project Server und SharePoint. Teil des U.S. Teams hatte bereits Erfahrungen mit Microsoft Project (wenn auch mit einer älteren Version). Außerdem erwies sich SharePoint ideal für die Zusammenarbeit virtueller Teams – ein wichtiger Punkt für das Unternehmen.

In der Endauswahl stand eine Reihe von Lösungsanbietern mit Microsoft Project Expertise, aber die Wahl fiel auf TPG The Project Group. Rehberg: „Es gab zwei Gründe – ihr Produkt TPG PSLink zur Integration von Microsoft Project Server und SAP sowie die Tatsache, dass TPG international aufgestellt ist. Wir brauchten eine Firma, die schnell reagieren kann, wenn auf der anderen Seite der Welt Support benötigt wird – und TPG erfüllt diese Voraussetzung.“

Geplant war, mit TPG und Microsoft Project im Oktober 2013 zu starten. Das Unternehmen führte Workshops in den U.S.A. durch, um die Projekt-prozesse noch genauer zu beobachten und diese einfacher in die finale Bereitstellung zu integrieren. Darauf folgten Testinstallationen und eine Reihe von Pilotprojekten unterschiedlicher Art.

Als das System im Mai 2014 live ging, arbeiteten Rehbergs Team gemeinsam mit Projektteams und TPG Spezialisten, um mehr und mehr Projekte einzubinden. Während dieser Phase wurde das System stetig optimiert, um die jeweiligen Produktentwicklungsprozesse akkurat abzubilden und das Prozessmanagement zu verbessern.

Training und einfachere Nutzung durch integrierte Systeme

Bis zum Herbst 2014 liefen bereits hunderte von aktiven Entwicklungsprojekten mit über 1200 regelmäßigen Nutzern auf dem System. Die Nutzer, die sich schnell in das System eingearbeitet hatten, fungierten als „Ansprechpartner“ und halfen anderen bei Fragen zum System.

Dieser „Train-the-Trainer“- Aspekt half, die Nutzerakzeptanz zu erhöhen als das System unternehmensweit ausgerollt wurde. Ergänzend dazu hielt das Unternehmen an unterschiedlichen Standorten formelle Trainingseinheiten ab.

Der „Ease of use“- Faktor zählt zu den wichtigsten Vorteilen von TPG PSLink. „Projektbeteiligte können Kosten mit MS Project bearbeiten – während unsere Buchhalter - die sich mit SAP wohler fühlen - in vertrauter Umgebung arbeiten“, so Rehberg.

„Das Wichtigste dabei ist, dass beide Gruppen dieselben Informationen nutzen. Datenkonsistenz ist entscheidend, wenn hunderte von Projekten gleichzeitig im Umlauf sind.“

Vereinfachtes Ressourcenmanagement und Meilenstein-Monitoring

Ein weiterer Vorteil ist, dass die internationalen Teams mit der lokalen Währung arbeiten und Kosten in Dollar, Schweizer Franken und Euros eingeben, die automatisch in SAP umgerechnet werden.

TPG ResourceLink sorgt dafür, dass die verfügbaren Ressourcen automatisch in Microsoft Project geladen werden und die Ressourceninformationen stets auf dem neuesten Stand sind.

Zusätzlich erhalten Projektmanager von KARL STORZ mit der TPG Milestone Trend Analyse (MTA) einen kompletten Überblick, wie sich ihre Projekte im Laufe der Zeit entwickeln.

Zudem nutzen die Projekt-Teams die volle SharePoint Funktionalität für Dokumenten- und Change-Management sowie für eine einfachere und schnellere Zusammenarbeit, z.B. bei der Entwicklung neuer Produktideen.

Heute deckt das Projektmanagementsystem Portfolio-, Ressourcen-, Zeit- und Kostenplanung bis hin zur Zeiterfassung ab.

Schrittweise Implementierung über mehrere Phasen

KARL STORZ entschied sich für einen schrittweise verlaufenden Implementierungsansatz, um Störungen zu vermeiden. Wie so oft, wenn ein System mit hunderten von Projekten und mehr als tausend Nutzern verändert wird: die Mitarbeiter brauchen Zeit, ihre Arbeitsweise anzupassen.

„Eines steht fest: insgesamt hat sich das Projekt als extrem anspruchsvoll erwiesen – mit vielschichtigen Veränderungen der Geschäftsprozesse und der Unternehmenskultur – und das alles parallel“, kommentiert Peter Huemayer, Geschäftsführer der österreichischen Niederlassung von The Project Group und leitender Projektmanager der Implementierung bei KARL STORZ.

„In einer großen, global aufgestellten Organisation wie bei KARL STORZ, ist dieser Wechsel ein langer Prozess – die Implementierung muss daher kontinuierlich erfolgen. KARL STORZ geht diesen Weg entschlossen und wird die notwendige Veränderung erfolgreich und zur allgemeinen Zufriedenheit implementieren.“

Vorteile: Bereitstellung aktueller und akkurater Projektinformation

„Das neue System spart jede Menge Zeit – gerade wenn es darum geht, Informationen von anderen Geschäftsbereichen einzusammeln“, sagt Rehberg. „Jeder Projektbeteiligte nutzt dasselbe System, um Stunden und Kosten einzugeben – das macht die Prozesse über das gesamten Unternehmen hinweg wesentlich effizienter.“

Und: Mit diesem einheitlichen Ansatz hat das Management stets Zugriff auf alle wesentlichen Informationen: welche Ressourcen für ein Projekt zur Verfügung stehen, wie die Kostensituation für jedes Projekt oder Teilprojekt aussieht und an welcher Stelle der Projektmanager eingreifen muss, um die Ressourcenauslastung anzupassen.

Ressourcen werden seitdem effizienter eingesetzt - basierend auf Informationen, die aktuell, schnell und einheitlich bereitstehen.

Nächste Schritte

Mit über 1500 Nutzern, hoher Akzeptanz und klaren Vorteilen für die weltweiten Teams in der Produktentwicklung, rückt das von Rehberg eingeführte System zunehmend in den Fokus weiterer Mitarbeiter.

„Wir haben angefangen, das System auch auf weitere Abteilungen auszurollen - der Finanz- und IT-Abteilungen sowie der Organisations-Teams“, kommentiert Rehberg. „Bis jetzt war es ein großer Erfolg und die TPG Produkte und Services haben hier eine zentrale Rolle gespielt.“

Logo KARL STORZ

 

Branche: 

- Medizintechnik

Abteilung: 

- Produktentwicklung

Lösungskomponenten:

> Microsoft Project Server 2013
- SharePoint Server 2013
- Viele individuelle Berichte
- TPG PSLink (SAP Integration)
- TPG ResourceLink
- TPG MTA Server

„Mit diesem einheitlichen Ansatz hat das Management stets Zugriff auf alle wesentlichen Informationen: welche Ressourcen für ein Projekt zur Verfügung stehen, wie die Kostensituation für jedes Projekt oder Teilprojekt aussieht und an welcher Stelle der Projektmanager eingreifen muss, um die Ressourcenauslastung anzupassen.“
Johannes Rehberg,
Director Project Support Services,
KARL STORZ