Microsoft Project Server mit SAP Integration bei ECN

Case Study: Forschung mit besserer Planung & Ressourceneinsatz 

Integration MS Project Server 2013 mit SAP

Das Energieforschungszentrum der Niederlande (ECN) startete seine Projektmanagement-Initiative mit dem Ziel, Forschungsprojekte durch eine verbesserte Kapazitätsplanung effizienter zu gestalten. Mit über 800 Forschungsprojekten pro Jahr bedeutete das vor allem auch in der Lage zu sein, zu priorisieren und die richtigen Mitarbeiter für die Projekte einzuplanen.  Mit einer auf Microsoft Project Server basierten Lösung hat ECN es geschafft, seinen Kapazitätsplanungsprozess komplett zu überholen und zu vereinheitlichen.

Teil der Lösung war TPG PSLink von The Project Group - ein Produkt zur automatischen Datensynchronisation zwischen Microsoft Project und SAP.  Mittlerweile haben alle Fachbereiche die  Lösung im Einsatz. Die Akzeptanz ist hoch und die voraussichtliche Effizienzsteigerung vielversprechend. Das Projekt hat zudem eine beachtliche Dimension: es ist das größte  Integrationsprojekt von SAP und Microsoft Project, das jemals in den Niederlanden durchgeführt wurde.

Das Wichtigste im Kurzüberblick

Unternehmen: Das Energieforschungszentrum der Niederlande (ECN) ist das größte seiner Art in den Niederlanden. Mit ca. 500 Mitarbeitern realisiert das Institut Projekte weltweit und arbeitet Hand in Hand mit der Industrie, Behörden und anderen Forschungszentren. Zweigstellen sind Petten, Amsterdam, Eindhoven, Brüssel und China. Der Forschungsfokus der ECN liegt dabei auf sechs Kerngebieten: Solarenergie, Windenergie, Biomasse, sowie Energieeffizienz, Umwelt und Energietechnik bzw. Verfahrensweisen. 

Herausforderung: Mit 800 Projekten im Jahr plante das Unternehmen den Umstieg auf eine zentrale Lösung für Kapazitätsplanung und Projektmanagement, die einfach in der Anwendung sein sollte und nahtlos mit SAP integriert werden konnte. Das Ziel war eine erhöhte Effizienz in der Kapazitätsplanung und ein direkter Zugang des Managements zu relevanten Projektperformance-Informationen. Mit 500 Mitarbeitern wollt ECN darüber hinaus sichergehen, dass die richtigen Leute auf den Projekten arbeiten.

Lösung: Die Projektmanagement-Lösung basiert auf Microsoft Project Server 2013. ECN implementierte zudem TPG PSLink für die Datensynchronisation zwischen SAP und Microsoft Project Server. TPG ResourceLink erleichtert zudem die automatische Aktualisierung von Ressourceninformationen in Microsoft Project Server.

Nutzen: Anstatt mit zahlreichen Excel-Tabellen in unterschiedlichen Versionen zu jonglieren, sparen die Fachabteilungen von ECN jetzt Zeit und profitieren von einer höheren Datenqualität. Der Grund ist die Synchronisation zwischen SAP und Microsoft Project. So bestehen jetzt ideale Entscheidungsgrundlagen für das Management und die Basis für die erfolgreiche Realisierung künftiger Projekte.

Das Energieforschungszentrum der Niederlande (ECN) ist das größte seiner Art im Land. Mit ca. 500 Mitarbeitern realisiert das Institut Projekte weltweit und arbeitet Hand in Hand mit der Industrie, Behörden und anderen Forschungszentren. Zweigstellen sind Petten, Amsterdam, Eindhoven, Brüssel und China.

Dabei konzentriert sich ECN auf sechs Kerngebiete: Solarenergie, Windenergie und Biomasse sowie Energieeffizienz, Umwelt- und Energietechnik bzw. Verfahrensweisen.

Mit einem Gesamtvolumen von ca. 800 Projekten pro Jahr entwickelt die Firma neue Technologien. Dabei nutzt ECN die Erkenntnisse aus eigenen Forschungen und kreiert innovative Lösungen, die den Umstieg zu erneuerbare Energien erleichtern.

Nachvollziehbarkeit ist essentiell

Besonders für die Mitarbeiter war und ist es wichtig, Ausgaben nachvollziehen und beweisen zu können, dass Investitionen und Ressourcen sinnvoll eingesetzt wurden.  Zudem wollte ECN mit seinem 500 Mann starken Mitarbeiterstab sichergehen, dass die richtigen Leute auf den richtigen Projekten eingesetzt werden.

Vor dem Start der Projektmanagement-Initiative hatte jede Fachabteilung einen individuellen Ansatz zum Managen ihrer Projekte verfolgt, meist in Form speziell angepasster Excel-Tabellen. Dieser dezentrale Ansatz zur Dokumentenablage machte es jedoch äußerst schwierig, Kapazitäten und Ressourcen effizient zu planen.

Es erforderte viel Zeit, die unterschiedlichen Excel-Dokumente zusammenzufassen, um dem Management einen Überblick über die einzelnen Projekte zu geben. Zudem hatten einige Mitarbeiter Schwierigkeiten, SAP im Rahmen ihrer Kapazitätsplanung mit einzubeziehen.

Gründe genug für ECN, eine anwenderfreundliche Lösung zu suchen, die sowohl die Kapazitätsplanung, als auch das allgemeine Projektmanagement über das gesamte Unternehmen hinweg standardisiert und nachvollziehbar macht.

Internationale Zusammenarbeit für erfolgreichen Proof-of-Concept

„Wir haben uns eine Reihe von Partnern in den Niederlanden angesehen und haben uns für einen Projektmanagement-Spezialisten vor Ort entschieden: JSR, ein Partner von TPG,” erklärt  Laurens Hoekstra, Projektmanager bei ECN.

„Die beiden Partner haben uns mit ihrer Erfahrung und Expertise beeindruckt – sowohl was Microsoft Project Server betrifft, als auch was das Thema Integration zwischen Project Server und SAP angeht.

Außerdem ist TPG PSLink ein bewährtes Produkt für die Integration von Systemen – ein wichtiger Punkt für uns. Wir brauchten eine Lösung, auf die wir uns verlassen können. Der faire Preis war ein weiterer Faktor, der uns dazu bewogen hat, uns für JSR an der Seite von TPG zu entscheiden.”

Nachdem die Wahl des Partners entschieden war, definierten die Business-Analysten von ECN, welche Funktionen und Anforderungen der neue Kapazitätsplanungsprozess erfüllen muss.

Im Anschluss daran setzten sich JSR, TPG und ein ECN SAP-Spezialist im Oktober und November 2013 zusammen, um die technischen Anforderungen zu klären.

Anschließend erarbeitete das Team eine solide Lösung für den Proof-of-Concept (POC), die Ende des Jahres dem Finanz- und Projektmanagement präsentiert wurde.

Das Executive Board erteilte die Freigabe und die Pilotlösung wurde im Februar 2014 in zwei Fachbereichen eingeführt: Biomasse- und Windenergie. 

Der Ansatz: Excel phasenweise ersetzen

Der Rollout startete in der Fachabteilung Biomasse. Bis dato hatten die Mitarbeiter dort mit komplexen Excel-basierten Dokumenten ihre Kapazitätsmanagement-Prozesse abgebildet.

Um dem Fachbereich den Einstieg in die neue Lösung zu ermöglichen, startet das Team von JSR und TPG mit der Konfiguration des neuen Microsoft Project Server Systems und importierte – gemeinsam mit den IT- und Informationsmanagement-Spezialisten von ECN – SAP-Daten in die neue Projekt- und Kapazitätsmanagement-Lösung.

Während einer Laufzeit von Februar bis Juni 2014 wurden die alten Excel-Tabellen dann nach und nach durch das neue System ersetzt.

Zwei TPG Produkte wurden zudem installiert: TPG PSLink zur Integration zwischen Microsoft Project und SAP sowie TPG ResourceLink für den automatisierten Import unternehmensweiter Ressourcen-Daten in den Microsoft Project Server.

„ECN Informationsspezialisten arbeiteten Hand in Hand mit unseren Microsoft Project Spezialisten, um den Trainingsansatz und die Materialien zu entwerfen,” so Lex van Zonneveld, Managing Director von JSR. „Die Mitarbeiter haben die Lösung gut angenommen – wir haben einen halben Tag Training pro Gruppe angesetzt.”

Sobald der Pilot in der Fachabteilung Biomasse vollständig ausgerollt war, nutzten die drei Teams ihre Erfahrung, um die zweite Phase der Implementierung in einer weiteren Fachabteilung, der Solarenergie, fertigzustellen.

Kernpunkt der Phase war, die SAP-Integration und die Auslieferung der nötigen Reports an die Projekt- und Business-Controller. Mithilfe von TPG ResourceLink synchronisierte das Team den Ressourcen-Pool im Microsoft Project Server.

„Als die zweite Phase im September beendet war, fokussierten wir uns auf den finalen Schritt: die Lösung unternehmensweit auszurollen. Geplant ist, dass alle fünf Fachabteilungen am Ende des ersten Quartals 2015 mit der neuen Lösung arbeiten” ergänzt Laurens Hoekstra von ECN.

Vorteile: Effizienz und Datenqualität

Die neue Lösung wurde in drei Fachabteilungen implementiert und wird aktuell auf die letzten zwei Bereiche bis Mitte 2015 ausgerollt. Demnach lassen sich die zu erwartenden Vorteile wie Kosten- und Zeitersparnis derzeit noch nicht konkret quantifizieren.

Jedoch gibt es bereits Erfolge zu verzeichnen. „Die Verfügbarkeit der Daten ist deutlich besser – Ressourceninformationen können jetzt per Knopfdruck abgerufen werden”, so Laurens Hoekstra. „Die Zeiterfassung wird auf den Microsoft Project Server transferiert und gibt Projektmanagern die Möglichkeit, zentralisiert die Entwicklung ihrer Projekte einzusehen und schnell Ressourcen an ihre Anforderungen anzupassen.”

Sobald die Information im Project Server konsolidiert ist, synchronisieren sich die Daten automatisch mit SAP. Anschließend wird die Basis des Projektstrukturplans sowie der Finanz-Forecasts und CATS-Listen in SAP aufgebaut.

Datentransfers werden schneller und weniger fehlerhaft. Gleichzeitig ermöglicht dies ein realistischeres und zuverlässigeres Projekttracking.

Eine einzige Datenquelle für mehr Effizienz

Es gibt eine Regel, die für alle im Unternehmen gleichermaßen gilt, was die Lösung betrifft: „Eine zentrale und zuverlässige Datenquelle macht unsere Kapazitätsplanung und das Projektmanagment im Ergebnis viel effizienter”, fasst Laurens Hoekstra zusammen.

Ein positives Ergebnis und ein Vorausblick auf die nahe Zukunft: Bei der größten Integrationsinitiative von SAP und Microsoft Project in den Niederlanden stehen alle Zeichen auf Erfolg.

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ECN Netherlands

 

Branche: 

- Energie
- Öffentliche Forschung

Abteilung: 

- F&E

Lösungskomponenten:

> Microsoft Project Server 2013
> TPG PSLink (SAP Integration)
> TPG ResourceLink (Integration)

„Seit sich unsere Forschungsdaten auf Knopfdruck abrufen lassen, haben wir stets Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Die neue Lösung erlaubt es, die Ressourcen schnell an unsere Bedürfnisse anzupassen.”
Laurens Hoekstra, Project Manager, ECN