Microsoft Project Online im Aerospace Engineering

Case Study: Effizientere Termin- / Ressourcenplanung & Berichte

An 36 internationalen Standorten setzte der Kunde früher viele verschiedene Werkzeuge für die Projekt- und Ressourcenplanung in der Produktentwicklung ein. Die Verantwortlichen hatten dadurch eine unzureichende Einsicht in Projektkosten, Zeitpläne und den Ressourcenbedarf. Dadurch entstanden Verzögerungen in den Projekten. Auch die Liefertermine für Kunden konnten nur mit großer Ungenauigkeit vorausberechnet werden. Und die Kapazitätsplanung für Ressourcen wurde entsprechend schwierig und zeitintensiv.

Daher wollte der Kunde künftig ein unternehmensweites Projektmanagementsystem einsetzen. Dabei sollte die Einführung des Tools aber möglichst wenig Störungen im Tagesgeschäft verursachen und am Ende eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern haben.

TPG The Project Group erhielt daher den Auftrag zur stufenweisen Einführung eines solchen unternehmensweiten Systems in der Produktentwickung. Dabei wurde die Lösung zunächst an drei Pilot-Standorten implementiert. Hinsichtlich Zeiteinsparung und Effizienzverbesserung waren die Erfolge dabei so hoch, dass mehrere andere Standorte, Projektteams und Fachbereiche darauf ebenfalls einen Piloten wünschten.

Die Lösung auf Basis von Project Online und PowerBI kommt mittlerweile an mehr als einem Drittel aller Standorte des Kunden zum Einsatz. Als Beispiel für den Nutzen der neuen Umgebung berichtet ein Standort von Zeiteinsparungen in Höhe von mindestens 16 Stunden pro Woche bei der Ressourcenplanung und beim Erstellen von Berichten.

Das Wichtigste im Kurzüberblick

Das Unternehmen: Der Kunde ist ein global agierender Technologiekonzern, spezialisiert auf „Smart Engineering“ von Systemen und Teilsystemen in den Märkten Luft- und Raumfahrt, Verteidigung und Energie. Rund 11.000 Angestellte arbeiten verteilt auf Niederlassungen in Asien, Europa und Nordamerika und regionale Stützpunkte in Brasilien, Indien und im Nahen Osten.

Die Herausforderung: Um Projekte zu planen und zu managen verwendeten die 36 Entwicklungsstandorte des Kunden eine Vielzahl von Einzelplatzwerkzeugen. Wollte ein Programmleiter wissen, was der Stand der zugeordneten Projekte war, so musste er jeden einzelnen Projektleiter befragen und daraus einen Bericht über das gesamte Programm erstellen. Das führte zu Ungenauigkeiten in der Budgetierung, in den Zeitplänen und bei den Prognosen. Auch zeitintensive und komplexe Berichtsprozesse, unzureichende Infos zum Res­sourcen­bedarf sowie Budgetüberschreitungen waren die Folge.

Die Lösung: Die ursprüngliche Projektmanagementlösung basierte auf Microsoft Project Server. Sie wurde auf Project Online mit PowerBI aufgerüstet und zuerst an drei Pilot-Entwicklungsstandorten getestet. Dabei wurden Einzelplatzlösungen für die Ressourcen- und Projektplanung – inklusive fehleranfälliger Excel-Tabellen – durch eine einheitliche, systematische und webbasierte Lösung ersetzt. Diese lässt trotzdem noch Raum für Anpassungen an die Arbeitsmethoden des jeweiligen Standorts. Mittlerweile nutzen etwa 12 Standorte das System. 

Der Nutzen: Das Unternehmen erreichte eine hohe Zeitersparnis beim Berichtswesen und bei Prognosen: Ein Standort spart min. 16 Stunden pro Woche (jeweils zwei Stunden pro Bericht bei acht Projektleitern). Die Geschäftsleitung erstellt jetzt nach Bedarf Berichte und ist souveräner bei der Beschlussfassung, da ihr nun belastbare, aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Zudem kommt es zu weniger Budgetüberschreitungen, da die Zeitplanung exakter ist. Und die Übersicht zu Ressourcenbedarf und -verfügbarkeit hat sich deutlich verbessert.

Impuls für ein unternehmensweites System

Die 36 technischen Entwicklungsstandorte des Kunden wurden regelmäßig von ihrer Bereichs- und Gruppenleitung aufgefordert, Kosten, Zeitpläne und Ressourcenbedarf für ihre Projekte abzuschätzen. Jeder Standort verwendete eine Vielzahl von Projektplanungswerkzeugen. Dies waren etwa Excel und Einzelplatz-Versionen von Microsoft Project Standard. Daher war es komplex und zeitintensiv, diese Informationen zu sammeln und zu analysieren. Darüber hinaus waren die von den Teams vorgelegten Informationen nicht detailliert genug.

„Wir mussten uns sicher sein, dass wir die richtigen Entscheidungen treffen – und dafür ausreichende Einsicht haben,“ berichtet der Technische Leiter des Unternehmens. „Außerdem mussten wir sicherstellen, unseren Kunden verlässliche Lieferzeitpunkte für ihre Projekte zu nennen“.

Pilotsysteme an drei Standorten

Zusammen mit TPG Experten startete der Kunde ein Pilotsystem an drei Standorten. Zunächst beschränkte sich die Nutzung des Systems darauf, Aufgaben zuzuordnen, über die Projektgesundheit zu berichten und Ressourcenkapazitäten zu planen. „In dieser kritischen Phase hat uns das TPG Team wirklich sehr geholfen,“ berichtet der Technische Leiter. „Man muss die ersten Nutzer mit an Bord holen und dafür sorgen, dass sie schnell vom System profitieren. TPG kennt viele Wege, das zu erreichen. Außerdem sind die Experten in den technischen und funktionalen Aspekten des Systems sehr erfahren.“

Die Resonanz der Nutzer an den Pilot-Standorten war in Bezug auf die neue Anwendung und die neuen Prozesse von Anfang an positiv. Das half dabei, die neue Umgebung an die anderen Standorte zu „verkaufen“. Als die drei Pilot-Standorte ihre Nutzung der Lösung um Project Online erweiterten, löste dies eine Welle der Begeisterung aus.

„Als Project Online in Betrieb genommen wurde, ging es erst richtig los,“ sagt der Technische Leiter. „Neun weitere Standorte kontaktierten uns mit der Anfrage, das System testen zu dürfen, nachdem sie die Vorteile bei ihren Kollegen an den Pilotstandorten gesehen hatten. Und das Interesse am System hält an. Wir haben mit einer Handvoll Anwendern begonnen und sind jetzt schon bei über 400 Personen.“

Effizienzstandards schaffen

In Zusammenarbeit mit den TPG Experten konzentrierte sich der Kunde darauf, mit dem neuen System rasche Erfolge zu erzielen. Das Team erstellte ein Standard-Set von Custom-Feldern, eine Reihe von Schnellstart-Berichten und rollenbasierte Schulungsunterlagen für Anwender. Zudem legte man besonderen Wert auf die Ausbildung der Key-User an jedem Standort.

Die Standardfelder und -berichte sind bereit zur Nutzung, lassen sich bei Bedarf aber noch an die Arbeitsmethoden einzelner Standorte anpassen. Bemüht um Akzeptanz ermöglicht das Team den Anwendern, ihr bevorzugtes Werkzeug zum Erfassen der Arbeitsstunden zu nutzen.

Dennoch ist sichergestellt, dass alle Anwender die gleichen Berichte und Prognosen verwenden. Das Team hat auch eine Online-Community aufgebaut. Dort können sich neue Anwender über Tipps und Tricks für die Berichterstellung informieren. Sie können zudem bewährte Verfahren für den Umgang mit der Anwendung sowie dem Projektmanagementprozess teilen.

Neue Standorte, die das System ebenfalls nutzen möchten, profitieren durch die sehr schnelle Bereitstellung. Dies kann aufgrund der einheitlichen Projektmanagementprozesse der Standardlösung in nur sechs Wochen erfolgen.

Zeitersparnis: >800 h/a allein an einem von 12 Standorten

Ein Pilot-Standort erzielte mit der neuen Project Online Lösung hohe Verbesserungen in Bezug auf Zeit, Aufwand und Kosteneinsparung. Ein Projektleiter sagte, die Effizienz bei der Arbeit sei deutlich gestiegen, was auch für die Erstellung von Projektplänen und -berichten gelte.

An diesem Standort wollten die Anwender zudem die Möglichkeit haben, Daten aus den Berichten multidimensional zu analysieren. Auf Empfehlung von TPG kommt hierfür nun PowerBI zum einsatz. Dies ist ein online-basierter Business Analyse Service von Microsoft, den der Kunde nun in Verbindung mit dem Projektmanagementsystem verwendet.

„Früher haben wir mit Microsoft Project Server 2010 gearbeitet und waren damit eigentlich zufrieden. Aber als wir auf Project Online in Verbindung mit PowerBI umgerüstet hatten, wurde alles noch viel besser,“ bemerkt der Projektleiter. „Nun spart jeder Projektleiter beträchtliche zwei Wochenstunden pro Bericht. Bei acht Projektleitern ergibt das jede Woche eine Menge Stunden. Deshalb sind wir sehr zufrieden mit den Ergebnissen!“

TPG schulte die Projektleiter und andere Anwender in der Niederlassung darin, nach Bedarf maßgeschneiderte Berichte zu erstellen. Nun können auch leitende Angestellte ihre Berichte einfach selbst mit ein paar Klicks erstellen. Sie müssen die Projektleiter nicht mehr bitten, dies für sie zu erledigen.

„Inzwischen sind auch unsere geschätzten Lieferzeiten exakter. Das erhöht die Kundenzufriedenheit. Und das System macht es uns leichter, unsere Zeitpläne einzuhalten. Schließlich haben wir die Planung und Durchführung eines jeden Projekts und Teilprojekts in unserer Abteilung jetzt besser im Griff. Die Lösung hat durchweg erheblichen Nutzen im Geschäftsbetrieb gebracht,“ so der Projektleiter.

Der Technische Leiter stimmt ihm zu: „Sogar Vizepräsidenten sind nun in der Lage, selbst auf Klick aussagekräftige Berichte zu erstellen. Sie erhalten damit schnell Einblick, wo die Firma in Bezug auf Projektbudgets, Restaufwände, Ressourcenkapazitäten und Ressourcenkonflikte steht.“

Und er führt fort: „Langsam lässt sich beobachten, dass wir weniger Budgetüberschreitungen als früher haben. Die Zeiten aufwändiger und fehleranfälliger Ad-hoc-Prognosen in Excel sind endgültig vorbei! Unser gesamter Betrieb ist effizienter und wettbewerbsfähiger geworden. Gleichzeitig hat sich das Kundenvertrauen verbessert.“

Nächste Schritte

Der Technische Leiter und sein Team setzen die Einführung der Projektmanagementlösung an den noch ausstehenden Entwicklungsstandorten fort.

Darüber hinaus plant der Kunde, Project Online mit SAP und anderen Lösungen zu verbinden. „Dafür werden wir TPG PSLink einsetzen. Dieses Produkt haben wir schon eingehend geprüft und auch eine Testumgebung eingerichtet,“ bemerkt der Technische Leiter.

Die Integration wird zunächst auf Projektebene getestet und dann – wie es der Vorgehensweise des Kunden entspricht – stufenweise bereitgestellt werden, sobald die Datensynchronisation zwischen SAP und Microsoft Project Online automatisch läuft.

Wenn dann ein umfangreicher Datensatz aus dem Projektumfeld besteht, möchte der Kunde mit dem PowerBI-Berichtswerkzeug Trends und Korrelationen über funktionale Prozesse hinweg analysieren. „Wir erhoffen dadurch aussagekräftigere Prognosen zu erreichen“, blickt der Technische Leiter in die Zukunft.

 

Branche: 

- Luft- und Raumfahrt
- Verteidigung
- Energie

Abteilung: 

- Produktentwicklung
- Engineering Services

Lösungskomponenten:

> Microsoft Project Online
> TPG PSLink (SAP Integration)

> Microsoft PowerBI

„Als wir auf Project Online in Verbindung mit PowerBI aufgerüstet hatten, wurde alles noch viel besser. Nun spart jeder Projektleiter beträchliche zwei Wochenstunden pro Bericht. Unser gesamter Betrieb ist effizienter und wettbewerbsfähiger geworden. Gleichzeitig hat sich das Kundenvertrauen verbessert.“
Technischer Leiter im Engineering
Internationales Aerospace Unternehmen