Effizientere Termin- und Ressourcenplanung mit modernem Berichtswesen auf Knopfdruck

Das Unternehmen: Der Kunde ist ein global agierender Technologiekonzern, spezialisiert auf „Smart Engineering“ von Systemen und Teilsystemen in den Märkten Luft- und Raumfahrt, Verteidigung und Energie. Rund 11.000 Angestellte arbeiten verteilt auf Niederlassungen in Asien, Europa und Nordamerika und regionale Stützpunkte in Brasilien, Indien und im Nahen Osten.

Die Herausforderung: Um Projekte zu planen und zu managen, verwendeten die 36 Entwicklungsstandorte des Kunden eine Vielzahl von Einzelplatzwerkzeugen. Wollte ein Programmleiter wissen, was der Stand der zugeordneten Projekte war, so musste er jeden einzelnen Projektleiter befragen und daraus einen Bericht über das gesamte Programm erstellen. Das führte zu Ungenauigkeiten in der Budgetierung, in den Zeitplänen und bei den Prognosen. Auch zeitintensive und komplexe Berichtsprozesse, unzureichende Infos zum Res­sourcen­bedarf sowie Budgetüberschreitungen waren die Folge.

Die Lösung: Die ursprüngliche Projektmanagementlösung basierte auf Microsoft Project Server. Sie wurde auf Project Online mit Power BI aufgerüstet und zuerst an drei Pilot-Entwicklungsstandorten getestet. Dabei wurden Einzelplatzlösungen für die Ressourcen- und Projektplanung – inklusive fehleranfälliger Excel-Tabellen – durch eine einheitliche, systematische und webbasierte Lösung ersetzt. Diese lässt trotzdem noch Raum für Anpassungen an die Arbeitsmethoden des jeweiligen Standorts. Mittlerweile nutzen etwa 12 Standorte das System. 

Der Nutzen: Das Unternehmen erreichte eine hohe Zeitersparnis beim Berichtswesen und bei Prognosen: Ein Standort spart mindestens 16 Stunden pro Woche (jeweils 2 Stunden pro Bericht bei 8 Projektleitern). Die Geschäftsleitung erstellt jetzt nach Bedarf Berichte und ist souveräner bei der Beschlussfassung, da ihr nun belastbare, aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Zudem kommt es zu weniger Budgetüberschreitungen, da die Zeitplanung genauer ist. Und die Übersicht zu Ressourcenbedarf und -verfügbarkeit hat sich deutlich verbessert.

KUNDEN-FEEDBACK

„Als wir auf Project Online in Verbindung mit Power BI aufgerüstet hatten, wurde alles noch viel besser. Nun spart jeder Projektleiter beträchtliche 2 Wochenstunden pro Bericht. Unser gesamter Betrieb ist effizienter und wettbewerbsfähiger geworden. Gleichzeitig hat sich das Kundenvertrauen verbessert.“

Technischer Leiter im Engineering, Internationales Aerospace Unternehmen