Einführung von Projektmanagement-Software – drei mögliche Wege zur passenden Lösung

Wie Sie Ihr System für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) mit passendem Fokus einführen

Von Johann Strasser

Projektmanagement Software Einführung auf drei Wegen

Die Einführung von Projektmanagement-Software ist ein viel weitreichenderes Unterfangen, als manche Unternehmen meinen. So ist es zum Beispiel nicht vergleichbar mit dem Einführen einer Adressdatenbank. Und es geht auch nicht darum, das Tool mit den meisten Funktionen auszuwählen - die hinterher dann niemand mehr braucht und die Mitarbeiter vielleicht überfordern.

Im folgenden Artikel lernen Sie drei Vorgehensweisen zur Einführung einer PPM-Software kennen. Für jeden Ansatz werden die hauptsächlichen Nutzenargumente dargestellt und was Sie dann beim Einführen unbedingt beachten sollten.

Bevor es mit den drei Ansätzen losgeht, hier noch zwei wichtige Punkte, die Sie zuvor unbedingt beachten sollten: Erwartungen der Stakeholder und Unterstützung durch ein PMO.

Klären Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder

Stakeholder haben oft kein gemeinsames Verständnis vom Nutzen einer Projektmanagement Lösung. Oder sie erwarten von vornherein zu viel in zu kurzer Zeit.

Klären Sie also zunächst die Erwartungen Ihrer Stakeholder, indem Sie:

  • persönliche Interessen und mikropolitische Strömungen im Unternehmen beachten
  • für ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten sorgen bezüglich der Anforderungen eines PPM-Lösung
  • die Phasen der Einführung transparent darstellen und auf den dafür notwendigen Zeitplan hinweisen

Führen Sie ein Projekt Management Office (PMO) ein

Das PMO unterstützt als zentrale Organisationseinheit die strategische Planung, Teamplanung, Budgetplanung und Projektplanung. Es kümmert sich auch um Qualität und Standards.

Ohne ein PMO werden Sie ein PPM-System zwar einführen, aber nicht lebendig halten können. Doch nur ein lebendiges System ist ein gutes System.

Die Einführung einer Projektmanagement-Software kann auf dreierlei Weise erfolgen. Dies ist abhängig davon, wie Sie den Schwerpunkt in Ihrem Unternehmen setzen möchten: auf Terminplanung, Ressourcenplanung oder Portfolioplanung.

1. Möglichkeit: Einstieg mit der Terminplanung

Dies ist der klassische Einstieg, denn viele wollen zunächst eine Übersicht über die Projektsituation, über geplante Aufgaben und Abhängigkeiten.

Nutzenargumente für den Einstieg mit der Terminplanung sind:

  • Sie möchten eine Übersicht auf der Terminschiene haben.
  • Sie wollen den Status jedes Vorgangs kennen und Probleme möglichst früh erkennen.
  • Sie wollen wissen, wer was wann an wen zu liefern hat.
  • Sie wollen aktuelle Terminverzögerungen rechtzeitig erkennen und wissen, wie sich damit verknüpfte Vorgänge ebenfalls verzögern.
  • Sie brauchen eine Grundlage für Koordinationsgespräche bei großen Terminplänen, zum Beispiel bei Bauprojekten.
Bild 1: Einführen einer Projektmanagement Software via Terminplanung mit Übersicht von Terminen, Status, etc.
Projektmanagement Software Einführung über Terminplanung

Jeder muss wissen, wann er was liefern muss

Der Einstieg über die Terminplanung kann wichtiger sein als über die Ressourcenplanung. Vor allem, wenn es um externe Ressourcen geht.

Die entscheidende Frage ist also zunächst nicht, welche Ressourcen an welchen Projekten arbeiten, sondern: Weiß jeder, wann er was liefern muss?

Aus Sicht der Einführung einer PPM-Software kann es also sein, dass das Thema „Ressourcenplanung“ nachgelagert behandelt werden kann oder muss.
 
Der maximale Nutzen bei der Einführung lässt sich also unter Umständen schon durch eine durchgängige, vollständige und strukturierte Terminplanung abschöpfen. 

So gehen Sie beim Einstieg über die Terminplanung vor

Für den Einstieg mit der Terminplanung brauchen Sie:

  • geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen
  • Zusatzinformationen wie Orte oder beteiligte Firmen
  • sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten
  • vollständige Verknüpfung der Vorgänge für die automatische Berechnung der Terminketten
  • Basisplan, um Änderungen sichtbar zu machen
  • Projektstrukturplan (optional, aber empfehlenswert)
  • Meilenstein-Trendanalyse (optional, aber empfehlenswert)
Bild 2: Ein Projektstrukturplan sorgt für den schnellen Überblick des Status der Vorgänge
Projektmanagement mit dem Projektstrukturplan

2. Möglichkeit: Einstieg mit der Ressourcenplanung

Um eine PPM-Software über das Ressourcenmanagement zu implementieren, brauchen Sie zunächst eine Übersicht der Ressourcenauslastung. Die zentrale Frage lautet dabei:

Wer arbeitet wann, woran und wie viel?

Nutzenargumente für den Einstieg mit der Ressourcenplanung sind:

  • Sie benötigen eine klare Übersicht über die Ressourcenauslastung.
  • Sie müssen den Status für jedes Teammitglied und seine Über- und Unterlasten kennen.
  • Sie müssen wissen, wer noch Aufgaben übernehmen kann.
  • Sie brauchen eine Grundlage für Koordinationsgespräche der Projekt- und Teamleiter.
  • Ihre Teamleiter sollen ihren Vorgesetzten die Auslastung ihrer Teams fundiert veranschaulichen können.

Der Statusbericht für jedes Teammitglied zeigt, wer woran und wie viel arbeitet und wer noch Aufgaben übernehmen kann bzw. überlastet ist.

Bild 3: Der Einstieg über Ressourcenplanung zeigt die Auslastung, freie Kapazitäten, etc.
Projektmanagement Software Einstieg über Ressourcenplanung

So gehen Sie beim Einstieg über die Ressourcenplanung vor

Für den Einstieg mit der Ressourcenplanung brauchen Sie:

  • einen zentralen Ressourcenpool mit den Ressourcen aller Teams samt Kapazitäten
  • eine Einigung mit dem Betriebsrat hinsichtlich der Planungsgranularität und den Zugriffsrechten auf Ressourcendaten
  • Überzeugung und Unterstützung Ihrer Teamleiter für die erhöhte Transparenz bei der Auslastung
  • ein geeignetes Werkzeug für Ressourcenplanung durch die Teamleiter, das in der Regel nicht identisch mit dem Werkzeug für die Projektleiter ist
  • Ihre Teamleiter planen ALLE Aktivitäten ihrer Mitarbeiter: Projektaktivitäten, Linienaufgaben und Abwesenheiten
  • Linienorganisation: Eine grobe Planung auf Arbeitspaketen bzw. Liefergegenständen durch den Projektleiter – die detaillierte Planung mit Personen erfolgt in der Linie durch den Teamleiter
  • Matrixorganisation: Eine detaillierte Planung durch den Projektleiter für die Anfrage nach Ressourcen aus der Linie. Teamleiter planen auf Projektebene nur die Zusicherungen ihrer Ressourcen zu den Projekten.

Verlässliche und vollständige Ressourcenberichte

Verlässliche Ressourcenberichte stellen dar, welche Mitarbeiter aus welcher Abteilung und aus welchen Teams gerade mit welchen Aufgaben beschäftigt und wie stark ausgelastet sind.

Auf eine detaillierte Taskplanung kann unter Umständen vorerst verzichtet werden, wenn die Ressourcenplanung im Vordergrund steht. Die Details im Gantt-Chart können später bei Bedarf unterfüttert werden.

Beachten Sie: Nur die Teamleiter haben den vollständigen Überblick über ihre Ressourcen. Das ist deren ureigene Aufgabe. Durch das Zusammenziehen deren einzelner Übersichten auf ein zentrales System bekommen Sie eine vollständige Auslastungsübersicht der Ressourcen im Unternehmen. Diese brauchen Sie für eine verlässliche Planung.

Eine unvollständige Ressourcenübersicht ist hingegen nichts wert.

Merkregel: „Planen Sie Ihre Ressourcen lieber vollständig und grob, als mit vielen Details aber dafür unvollständig.“

Bild 4: Verlässliche Ressourcenberichte können nur aus einer vollständigen Planung der Ressourcen mit all ihren Aktivitäten erzeugt werden
Ressourcenberichte im Projektmanagement

So erreichen Sie eine vollständige Ressourcenplanung

In der Matrixorganisation fragen Projektleiter bei der Linie an, ob die benötigten Mitarbeiter zum geplanten Zeitraum verfügbar sind. Die Teamleiter planen Abwesenheiten sowie Linientätigkeiten ihrer Teammitglieder. Das Ergebnis ist die tatsächliche Projektverfügbarkeit, die sie dann an die Projektleiter zusichern können.  

Ein Beispiel (siehe Bild 5): Nach Abzug der Zeiten für Abwesenheit und Linientätigkeiten von der Kapazität kann der Teamleiter:

  • für Projekt A sämtliche benötigte Ressourcen zusichern (Ampel auf Grün).
  • für Projekt B nur eine teilweise Zusicherung von Ressourcen ermöglichen (Ampel auf Gelb).
  • für Projekt C wiederum nur ca. 50 Prozent Zusicherung von Ressourcen geben, da dann die verfügbare Kapazität ausgeschöpft ist (Ampel auf Rot)
Bild 5: Verteilung der Projektverfügbarkeit durch den Teamleiter nach Abzug der Linientätigkeiten und Abwesenheiten
Projektverfügbarkeit bei der Ressourcenplanung im Team

Diese komplette Übersicht mit Anfragen von Projektleitern und Zusicherungen der Ressourcen durch die Teamleiter finden Sie in den meisten Projektmanagement-Werkzeug nicht. Dies ist nur in einem speziell für die Teamleiter gestalteten Tool abzubilden.

Ressourcenmanagement sollte bei den Teamleitern beginnen

Wenn Sie Ihr Ressourcenmanagement mit dem Einstieg über die Teamleiter aufbauen, hat das folgende Vorteile:

  • Teamleiter müssen die Vollständigkeit über die Ressourcen schon allein für ihre Vorgesetzten parat haben. Diese Daten stehen also meist schon zur Verfügung.
  • Nutzen die Teamleiter zur Ressourcenplanung ihr eigenes zentrales Tool, bleibt die Planung jederzeit und zentral abrufbar.
  • Im PPM-System fehlende, aber bereits angekündigte Einplanungen von Teammitgliedern ergänzen die Teamleiter auf Projektebene selbst in ihrer eigenen Übersicht.

Die Folge: Sie müssen beim Einführen Ihrer PPM-Software nicht auf die vollständige Projektplanung der Projektleiter warten, bis Sie eine vollständige Ressourcenplanung zur Verfügung haben. In vielleicht 1-2 Monaten lässt sich diese über den Weg der Teamleiter realisieren (siehe Bild 6).

Bild 6: Die Einführung von Ressourcenplanung über die Teamleiter ist in viel kürzerer Zeit realisierbar, als über die Projektleiter
Einführung von Ressourcenplanung über die Teamleiter

3. Möglichkeit: Einstieg mit dem Portfoliomanagement

Nutzenargumente für den Einstieg mit dem Portfoliomanagement sind:

  • Sie stellen sicher, an den richtigen Projekten zu arbeiten, anstatt unwichtige Projekte richtig zu bearbeiten.
  • Sie haben eine vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte.
  • Sie wissen, welche neuen Projekte zusätzlich gestartet und auch geschultert werden können.
  • Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können entsprechend reagieren.

Der Vorteil dieser Einstiegsvariante: Sie können einen großen Nutzen stiften, indem Sie sich zunächst mit den Projekten beschäftigen, die der Firmenstrategie am besten entsprechen.

Bild 7: Der Einstieg über Portfolioplanung stellt sicher, dass an den Projekten gearbeitet wird, die aus Unternehmenssicht die höchste Priorität haben.
Projektmanagement Software Einführung über Portfolioplanung

Erst in einem nächsten Schritt verfeinern Sie diese dann im Sinne einer Termin- und Ressourcenplanung.

So gehen Sie beim Einstieg über die Portfolioplanung vor

Für den Einstieg mit dem Portfoliomanagement brauchen Sie:

  • eine Definition des Prozesses für die Initiierung der Projekte
  • Kriterien, welches Vorhaben überhaupt ein Projekt sein sollte
  • strategische Treiber für die Priorisierung
  • eine vollständige Übersicht über alle laufenden Projekte
  • einen Vergleich der Aufwands- und Kostenplanung der neuen Projekte mit den verfügbaren Kapazitäten und Budgets

Strategische Treiber können zum Beispiel eine Expansion in andere Märkte, Kundenzufriedenheit oder die Steigerung der Produktqualität sein.

Diese Projekte müssen gewichtet werden mit dem Ziel, für den wichtigsten Treiber die meiste Arbeit einzusetzen.

Bild 8: „Strategische Treiber“ dienen der Priorisierung und dem Erkennen, ob entsprechend der Strategie gearbeitet wird.
„Strategische Treiber“ im Projektportfoliomanagement

Bild 8 zeigt, dass für den zweitwichtigsten Treiber B am meisten Aufwand betrieben wird. Für den wichtigsten Treiber A aber weniger. Das macht aus strategischer Sicht keinen Sinn und ist hier gut erkennbar.

Mit dieser Übersicht lässt sich zum Beispiel aufdecken, ob Lieblingsprojekte bestimmter Mitarbeiter priorisiert bearbeitet werden anstelle der Projekte, die der Geschäftsleitung wichtig sind.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie drei Vorgehensweisen zur Einführung von Projektmanagement-Software kennengelernt.

Den für Sie passenden Ansatz wählen Sie entsprechend Ihrer Prioritäten, was Sie zuerst umsetzen möchten:

  • Terminplanung ermöglicht die Übersicht über die Projektsituation, über geplante Aufgaben und Abhängigkeiten.
  • Der Ansatz über Ressourcenplanung lässt eine schnelle Aussage zu, wer wann woran arbeitet.
  • Und wenn Sie den Weg über Portfolioplanung gehen, dann stellen Sie sicher, an den aus Unternehmenssicht richtigen Projekten zu arbeiten.

Egal, welchen Weg Sie zuerst gehen, hinterher lässt sich Ihr PPM-System dann immer weiter optimieren. Hier finden Sie zum Schluss noch Informationen zu einem voll integrierten „PPM Paradise“.

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