MS Project Tipp: Die Zeitachse in MS Project für Status-Reports nutzen

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+++ Wie Sie eine Zeitachse bzw. Timeline anlegen und formatieren +++

von Kathryn Dixon

Die meisten Seminar-Teilnehmer bei TPG sind von der Timeline bzw. Zeitachse in Microsoft Project begeistert. Gesetzt den Fall, Sie brauchen für das Team-Meeting eine Grafik mit Hauptprojektphasen und Arbeitspaketen, aber für den Managementbericht ist eher die Lage der Meilensteine des Projekts wichtig. Hier kann die Zeitachse sehr gute Dienste erweisen. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie in Microsoft Project eine Zeitachse bzw. Timeline anlegen, die sich automatisch an Terminänderungen anpasst und jederzeit aufrufbar ist. 

Hinweis: es gibt noch zwei weitere Artikel zum Thema Zeitachsen in MS Project:

  1. Wie Sie mehrere parallele Zeitachsen in MS Project anlegen
  2. So nutzen Sie die neue Funktionalität der mehrfachen Zeitachsen in Project 2016

Seit der Version 2010 ist die Zeitachse in Microsoft Project Standard und Professional integriert. In der Timeline lässt sich ein Zeitstrahl aus Phasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen aus dem Projekt zusammenstellen und nach Bedarf formatieren. Sie passt sich zudem dynamisch an Terminänderungen im Plan an und kann mit wenigen Klicks in E-Mails oder PowerPoint eingefügt werden.

Formatierte Zeitachse in MS Project

Bild 1: Formatierte Zeitachse mit Phasen, Meilensteinen und ausgewählten Vorgängen

Vorgehen beim Erstellen einer Zeitachse in MS Project

Wie Sie eine detaillierte Zeitachse erstellen, beschreiben wir in diesem Artikel am Beispiel eines Phasenplans für ein Team-Meeting. Darüber hinaus bekommen Sie einige Profitipps zur Formatierung und zum Einfügen der Zeitachse in PowerPoint zur Weiterbearbeitung oder als feste Grafik.

Was viele Anwender aber nicht wissen: Sie können mehrere Zeitachsen in einem Projekt anlegen, ohne sie jedes Mal kurz vor dem Team-Meeting bzw. vor dem Berichtabgabetermin zweckgemäß anzupassen. Eine kurze Anleitung dazu folgt in Teil 2 dieser Kurzserie.

Die Standardansicht nach der Installation von Microsoft Project 2010, 2013 oder 2016 ist das Gantt-Diagramm (2013/2016) bzw. Balkendiagramm (2010) mit einer Zeitachse wie in der Abbildung unten.

Zeitachse einblenden

Viele Project-Anwender können mit der Zeitachse nichts anfangen, blenden sie aus und vergessen sie. Oder sie ärgern sich, weil die leere Zeitachse so viel Platz in Anspruch nimmt.

Blenden Sie die Zeitachse ein oder aus, indem Sie ein Häkchen im Bereich Elemente anzeigen/Zeitachse auf dem Reiter Ansicht setzen oder entfernen.

Hinweis: Die Zeitachse kann mit den meisten Ansichten wie Gantt oder Teamplaner kombiniert werden, mit einer Detailansicht aber nicht. Beim einblenden der Zeitachse wird eine bereits eingeblendete Detailansicht ausgeblendet.

MS Project Gantt-Diagramm mit Zeitachse

Bild 2: Gantt-Diagramm mit Zeitachse

Vorgänge in eine Zeitachse einfügen

Es gibt mehrere Möglichkeiten aus Ihrem Zeitplan Sammelvorgänge, einzelne Vorgänge und Meilensteine auszuwählen und der Zeitachse hinzuzufügen. Sie können auch den Projektsammelvorgang, sprich „Zeile 0“, als Balken oder Legende aufnehmen.

Markieren Sie beispielsweise Vorgänge oder Sammelvorgänge im Gantt-Diagramm. „Ziehen“ Sie die Vorgänge mit gehaltener Steuerungstaste in die Zeitachse oder wählen Sie mit der rechten Maus „Zur Zeitachse hinzufügen“ im Kontextmenü.

Hinweis: Bei Sammelvorgängen werden alle sichtbaren Vorgänge in darunter liegenden Ebenen eingefügt.

Profitipp: Die Funktion „Vorhandene Vorgänge“ benutzen

Wählen Sie den Reiter Format aus und klicken Sie in dem Bereich Zeitachse, um die besonderen Formatierungsmöglichkeiten für die Zeitachse zu aktivieren. Anschließend klicken Sie auf „Vorhandene Vorgänge“. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit Ihrer gesamten Projektplanstruktur. Nun können Sie die benötigten Vorgänge einfach ankreuzen und Ihre Auswahl mit OK bestätigen.

Hinweis: Die weiteren Funktionen im Bereich Format/Einfügen nur benutzen, wenn Sie zusätzliche Vorgänge oder Meilensteine Ihrem Projekt hinzufügen wollen!

Reiter Format für die Zeitachse

Bild 3: Reiter Format für die Zeitachse und Dialogfenster für Vorgangauswahl

unformatierte Zeitachse in MS Project

Bild 4: Die unformatierte Zeitachse nach Auswahl von Elementen

Vorgänge aus der Zeitachse entfernen

Vorgänge können über die Projektplanstruktur (Reiter Format/Einfügen/Vorhandene Vorgänge) abgewählt werden.

Oder Sie selektieren einen Vorgang oder Meilenstein in der Zeitachse und klicken „Entf“ oder wählen „Aus Zeitachse entfernen“ im Kontextmenü mittels rechter Maustaste aus.

Zeitachse formatieren

Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Formatierung. Wichtig ist, dass Sie vorher, wie oben beschrieben, die speziellen Formatierungsfunktionen für die Zeitachse aktiviert haben. Wir zeigen Ihnen hier nur ein paar Möglichkeiten.

1) Projektsammelvorgang als Legende hervorrufen

Markieren Sie den Projektsammelvorgang. Ziehen Sie ihn mit gehaltener Steuerungstaste nach oben oder klicken Sie auf „Als Legende anzeigen

Projektsammelvorgang als Legende

Bild 5: Projektsammelvorgang als Legende

Hinweis: Vorgänge oder Sammelvorgänge können auf ähnlicher Art als Legende anzeigt werden
Falls die Legenden oder Meilensteintexte übereinander liegen, selektieren Sie eine Legende und bewegen Sie sie mit gehaltener linker Maustaste an eine passende Stelle (siehe Meilenstein vom 03.06.2013 in Bild 5).

2) Formatierung Hintergrundfarbe, Schriftart, Farbe usw.

  • Klicken Sie auf einen Text, Balken oder Meilenstein, um ihn zu markieren
  • Ändern Sie anschließend die Hintergrundfarbe, Schriftart, usw. in dem Bereich Schriftart
Formatierung von Objekten in der Zeitachse / Timeline

Bild 6: Formatierung von einzelnen Objekten in der Zeitachse / Timeline

3) Formatierung Schriftart, Farbe usw. ähnlicher Objekte

  • Die Schaltfläche Text anklicken und entweder alle Texte anpassen oder bestimmte Texte über das Menü auswählen.
  • Anpassungen vornehmen und mit OK bestätigen.
Formatierung ähnliche Objekte auf der Zeitachse / Timeline

Bild 7: Formatierung ähnliche Objekte auf der Zeitachse / Timeline

4) Im Menü Datumsformat können Sie unter anderem

  • Datumsformate ändern
  • Die Strichlinie „Heute“ anzeigen lassen, usw.
  • Im Beispiel unten haben wir ein anderes Datumsformat ausgewählt.
Formatierte Zeitachse in MS Project

Bild 8: Exemplarisch formatierte Zeitachse für ein Team-Meeting

Zeitachse kopieren und in eine Microsoft Anwendung einfügen

Nachdem Sie die Zeitachse erstellt haben, möchten Sie diese in eine Microsoft PowerPoint Datei Outlook oder andere Microsoft Office Anwendungen einfügen.

Klicken Sie auf Zeitachse. Mit der rechten Maus oder durch Klicken auf „Zeitachse kopieren“ wählen Sie aus, ob Sie für E-Mail, Präsentation oder Volle Größe kopieren wollen. In unserem Beispiel wählen wir „Für Präsentation“ aus.

Auswahl für das Kopieren der Zeitachse

Bild 9: Auswahl für das Kopieren der Zeitachse

Wechseln Sie zu einer PowerPoint-Datei und fügen Sie die Zeitachse ein.

Hinweis: Ab MS PowerPoint 2010 können Sie je nach Bedarf beim Einfügen mit der rechten Maus zwischen Zieldesign oder Grafik auswählen. Bei Zieldesign können Sie die einzelnen Bausteine der Zeitachse in PowerPoint weiter anpassen und bei Grafik nicht.

Die in PowerPoint eingefügte Zeitachse

Bild 10: Die in PowerPoint eingefügte Zeitachse

Damit haben Sie Ihre Zeitachse erstellt und in einen Bericht für das nächste Team-Meeting eingefügt.

Zeitachse ausblenden

Wenn Sie Ihren Bericht fertig haben, können Sie die Zeitachse ausblenden und jederzeit, oder vor dem nächsten Meeting, wieder einblenden. Bei Planänderungen passt sie sich im Hintergrund automatisch an.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie eine Zeitachse erstellen, formatieren und in eine andere Microsoft Office Anwendung einfügen.

Im zweiten Teil der Kurzserie erfahren Sie, wie Sie weitere Zeitachsen in Ihre Projektdatei anlegen. Außerdem gibt es Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Zeitachse.

Haben Sie noch Fragen zur Zeitachse oder Microsoft Project? Dann stellen Sie diese in der Kommentarfunktion unten. Wir beantworten Sie Ihnen gerne. Wer mehr lernen möchte findet hier die TPG Seminare zu MS Project.

Tipp zum Schluss: Jetzt anmelden zum TPG BlogInfo Newsletter und keinen TPG Tipp zu Microsoft Project verpassen. Das Formular zum TPG BlofInfo Newsletter findn Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm (Desktop) oder auf Ihrem Mobilgerät unterhalb dieses Artikels.

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