Es gibt viele Firmen, die schon ein Projektmanagement Office bzw. Project Management Office (Abkürzung PMO) im Einsatz haben. Aber nur die wenigsten davon haben einen Zustand erreicht, mit dem sie wirklich zufrieden sind. Kein Wunder, denn ein PMO einfach nur zu gründen und laufen zu lassen, führt nicht zu nachhaltigem Erfolg.
Hingegen fragen sich Unternehmen, die kein Projektmanagement Office haben, nach dem Nutzen eines PMO oder sind auf der Suche nach klaren Argumenten zum Überzeugen der Entscheidenden. Für beide Gruppen, mit und (noch) ohne PMO, ist diese Artikelserie gedacht. Sie erfahren darin anhand vieler praktischer Tipps, was Sie zur Bedeutung, dem Aufbau und dem Optimieren eines Projektmanagement Office wissen sollten.
Alle wichtigen PMO-Themen – mehr Infos am Ende des Artikels
Dies ist die Startseite einer Artikelserie. Hier finden Sie als Einsteigerin oder Einsteiger Information zur PMO-Bedeutung und einige grundlegende Antworten auf diese häufigen Fragen:
- Was ist ein PMO? Bedeutung
- Was ist der Unterschied PMO / Project Office etc.?
- Warum ein PMO – wann macht es Sinn?
- Welche Mehrwerte bringt ein PMO – was ist der Nutzen?
- Was macht ein gutes PMO aus?
- Zusammenfassung und Links zu vielen weiteren PMO-Themen
Beginnen wir mit der Definition und der Abgrenzung zum Project Office etc., denn hier herrscht oft noch Verwirrung.
Was ist ein PMO? Bedeutung
Ein PMO ist eine permanente organisatorische Einheit, die im Rahmen des Multiprojektmanagements zentral für alle Projekte im Unternehmen oder einem Unternehmensbereich zuständig ist. PMO-Aufgaben können sein: Training, Projekt-Services, Methoden, Prozesse sowie PM-Tools. Auch strategische Tätigkeiten sind möglich, wie Unterstützung beim Projektportfoliomanagement.
Unterschied PMO zu Project Office, Program Office und Projektassistenz
| Verantwortung | Lebensdauer | |
| Project Management Office (PMO / sPMO) |
Gesamte Multiprojektumgebung eines Unternehmens oder eines Bereichs im Unternehmen. Strategisches PMO (sPMO) unterstützt bei Steuerung des Portfolios, Priorisierung und Strategie. |
Auf Dauer ausgelegt |
| Project Office (PO) | Durchführung EINES großen Projektes. Entspricht einer etwas stärker ausgebauten Projektassistenz. |
Nur für die Dauer des Projekts |
| Program Office (PrgO) | Optimierung eines aus mehreren Projekten bestehenden Programms, die einem gemeinsamen Programmziel dienen. | Nur für die Dauer des Programms |
| Projektassistenz | Unterstützung bei operativen und administrativen Arbeiten zur Entlastung von PMO, PO, PrgO. | Abhängig vom Einsatz |
In Unternehmen mit einer Multiprojektlandschaft aus unterschiedlichen Bereichen, die auch Abhängigkeiten untereinander haben, sind oft mehrere PMOs im Einsatz. Sie sind im jeweiligen Bereich verantwortlich für Methoden und Prozesse des Projektmanagements.
- Klassischerweise wird ein Projektmanagement Office im Bereich R&D vorzufinden sein. Dessen Ziel ist die bessere Steuerung der Entwicklungsprojekte.
- Oft ist aber auch im Bereich IT ein Projektmanagement Office zu finden, das sich um erfolgreiche IT-Projekte kümmert.
- Seltener sind Projektmanagement Offices bei Bereichen wie Sales und Marketing. Hier werden oft Anteile von Projekten aus dem eigentlichen Kernbereich des Unternehmens, z.B. aus R&D-Projekten oder dem IT-Bereich, erledigt.
- Oft gibt es zusätzlich ein strategisches PMO (sPMO) über den Unternehmensbereichen. Dieses hängt an der Unternehmensführung und kann erweiterte Tätigkeiten, z.B. im Bereich Portfoliomanagement und strategische Umsetzungen zu erfüllen haben.
Warum ein PMO – wann macht es Sinn?
Gewöhnlich hilft Ihnen ein zentrales Projektmanagement Office immer besonders, wenn:
- Sie viele Projekte haben, die gesteuert werden müssen
- Ressourcen aus verschiedenen Bereichen koordiniert werden müssen
- Sie auf Basis fundierter und aktueller Daten Entscheidungen treffen müssen
- Ihre Projekte in unterschiedlichen Unternehmensbereichen stattfinden, untereinander abhängig und eventuell international aufgestellt sind
- Sie schnelle Entscheidungen benötigen, weil Ihr Umfeld entsprechend dynamisch ist
- Sie Berichtsanforderungen haben, die ständig steigen, weil mehr Leute genauer informiert werden wollen
- Projektkosten mehr an Bedeutung gewinnen
- Sie Prioritäten und Strategiebeiträge der Projekte ermitteln bzw. berücksichtigen wollen
Ein Projektmanagement Office sollte möglichst hoch in der Unternehmensorganisation angesiedelt sein. Unter anderem sorgt es dafür, dass bei der Geschäftsführung und wichtigen Entscheidenden die richtigen Informationen aus den Projekten ankommen. Umgekehrt trägt es die Verantwortung, dass die Vorgaben des Entscheidungsgremiums alle Betroffenen und Beteiligten der Projekte erreichen.
Dafür sind Rollen, Prozesse und Werkzeuge zu implementieren, die dies sicherstellen.
Wie viele Teammitglieder im Projektmanagement Office arbeiten, hängt davon ab, wie groß Ihre Umgebung ist und was dort alles zu tun ist.
Download (PDF): So führen Sie ein PMO schrittweise und erfolgreich ein
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie schrittweise richtig Vorgehen bei einer erfolgreichen PMO-Einführung. Die vielen praktischen Tipps sorgen für Sicherheit bei Ihren Schritten.
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Welchen Mehrwert bringt ein PMO – was ist der Nutzen?
Das PMO soll Abläufe in der Multiprojektwelt verbessern. Was Verbessern tatsächlich bedeuten kann, das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Der Nutzen lässt sich daher am besten so auf den Punkt bringen:
[tweet_box design=“default“]„Das PMO sollte den Stakeholdern in der Multiprojekt-Landschaft das gute Gefühl geben, alles im Griff zu haben.“ (Johann Strasser) [/tweet_box]
Das bedeutet, das Projektmanagement Office schafft eine Form von Zufriedenheit in der Multiprojektlandschaft, die es ohne dessen Arbeit so nicht geben würde.
Folgend eine Liste mit Argumenten für ein Project Management Office und dessen Mehrwert:
- Alle Projekte sind strategisch ausgerichtet (Voraussetzung: das Projektmanagement Office darf bei strategischen Projektfragen mitreden)
- Alle Projekte werden erfolgreich durchgeführt (ein legitimer Anspruch, der manchmal aber nicht für jedes Projekt möglich ist)
- Erhöhung des Reifegrades des Projektmanagements im Unternehmen (durch verschiedene Maßnahmen für alle Projektbeteiligten)
- Maximierung des Projektdurchsatzes (z.B. R&D-Projekte in kürzerer Zeit abschließen, was in vielen Branchen einen Wettbewerbsvorteil bedeuten kann)
- Optimierung des Ressourceneinsatzes (bei knappen Ressourcen mit den verfügbaren Leuten eine bessere Einteilung finden)
- Minimierung von Termin-, Kosten- und Aufwandsüberschreitungen (z.B. durch Unterstützung der Projektleiter mit Ausbildung und Methoden)
- Minimierung von Projektrisiken (z.B. durch gute Lessons Learned und das Bewusstsein für Risikomanagement in Projekten)
- Maximierung des Unternehmenserfolges über die laufenden Projekte
Was macht ein gutes PMO aus?
Ein gutes PMO sorgt dafür, dass die Projekte in der Multiprojektumgebung möglichst reibungsfrei laufen.
- Es agiert als zentraler Ankerpunkt für klare Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Projektteams.
- Es stellt sicher, dass bewährte Methoden und Prozesse implementiert werden, um Projektziele effizient zu erreichen.
- Die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, und eine proaktive Risikomanagementstrategie sind unverzichtbar.
- Darüber hinaus spielt ein gutes PMO eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung aussagekräftiger Daten und Berichte, um fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen der Organisation zu unterstützen.
- Insgesamt zeichnet sich ein gutes PMO durch Agilität, klare Kommunikation, effektives Ressourcenmanagement und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung aus.
PMOs, die als Top-Performer einzustufen sind, organisieren ihre Rahmenbedingungen dabei deutlich besser als Low-Performer. Damit gelingt es ihnen, die Termine, Budgets und Qualität deutlich häufiger einzuhalten.
Die PMO-Studie 2020 von TPG ergab, dass Top-Performer im Vergleich deutlich weniger Probleme haben mit:
- der Klarheit von Inhalten und Zielen
- der Schätzung des Aufwands
- der Qualifikation der Mitarbeitenden
- den Lieferanten
- den von vornherein zum Scheitern verurteilten Projekten
Hingegen sind die beiden erstgenannten Punkte bei Low- und High-Performern die Hauptgründe für erfolglose Projekte (siehe folgende Grafik).
Download (PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten
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Zusammenfassung und weitere Artikel zu Themen rund um das Project Management Office
Sie wissen jetzt, was die Bedeutung eines PMO ist und wo die Unterschiede zu anderen Entitäten wie Project Office, Program Office und Projektassistenz sind. Auch haben Sie gelernt, wann und warum Sie ein Projektmanagement Office brauchen, welchen Mehrwert es Ihnen bringen kann und was ein gutes PMO als Top-Performer beispielsweise von einem auf geringerer Entwicklungsstufe unterscheidet.
Jetzt ist die Zeit, dass Sie in ergänzende Themenbereiche eintauchen. Dafür finden Sie folgend Links zu den Artikeln unserer Serie.
- 10 wichtige PMO-Erfolgsfaktoren
- Wie Sie ein PMO einführen – 4 Schritte zum schnellen Erfolg
- PMO-Reporting: Beispiele für Projekt- und Portfoliomanagement Berichte
- Projektassistenz – Aufgaben, Definition, Qualifikationen und Anforderungen
- PMO-Tools für erfolgreiches Multiprojektmanagement (inkl. Umfrageergebnisse 2022)
- PMO KPIs – Wie Sie mit Kennzahlen den PMO-Erfolg nachweisen
- Warum scheitern Projekte und was kann das Project Management Office dagegen tun?
- PMO Standards – was ist der Stand und eine Empfehlung
- Typische PMO-Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Projektmanagement Office
Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).
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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.
Über den Autor:
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen Project Management Office, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Über den Autor:
Achim Schmidt-Sibeth
Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
