Warum ein PMO wirklich wichtig ist (Argumente für ein Project Management Office)

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+++ Wie Sie Ihre Entscheider leichter von einem PMO überzeugen und warum es Ihr Unternehmen voranbringt +++

by Johann Strasser

In diesem Artikel erfahren Sie, warum wir ein Project Management Office (PMO) als wichtig empfinden für Unternehmen, die Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) einsetzen. Sie erfahren, welchen Nutzen ein PMO für Ihr Unternehmen haben kann, welche Arten von PMOs es gibt und welche Aufgaben es haben kann.

Wenn Sie Ihre Entscheider erst noch von einem PMO überzeugen müssen, dann geben wir Ihnen in diesem Artikel gewichtige Argumente an die Hand. Damit haben Sie eine gute Ausgangsposition, um ihre Entscheider zu der Einsicht zu bringen, in ein PMO zu investieren.

(Hinweis: Das Video des Webinars finden Sie weiter unten in diesem Artikel und können es dort vollständig ansehen.)

Das „PPM Paradise“ braucht ein PMO

Wir sind der Meinung, dass die verschiedenen Stakeholder, also Entscheider, Projektleiter, Abteilungsleiter und das Controlling, in der Regel sehr verschiedene Anforderungen an das PMO haben.Das PMO gibt es nicht!

Seine Aufgaben variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Im Grunde geht es aber immer um das Ziel, über das PMO Einsparungen durch effizientere und erfolgreichere Projektabwicklung zu erreichen.

Sinn und Zweck eines PMO: Projekte effizienter und erfolgreicher abzuwickeln.

Extra Download (als PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten

Das Project Management Office  entwickelt sich dabei immer mehr zur zentralen Drehscheibe im Unternehmen. Seine Aufgaben können unter anderem sein, Projektleiter direkt zu unterstützen sowie zentral Kompetenzen, Methoden, Prozesse und firmeninterne Standards aufzubauen. In der Zukunft könnte es seinen Schwerpunkt auch im strategischen Projektmanagement haben.

Eine wichtige Aufgabe des PMOs ist zudem das Bereitstellen der richtigen Werkzeuge für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Wir von TPG haben hier aus unserer langjährigen Erfahrung eine bestimmte Vorstellung, wie solch ein „PPM Paradise“ aussehen könnte. Zudem sind wir der Meinung, dass so eine Umgebung nicht ohne ein PMO eingeführt und am Laufen gehalten werden kann.

Wie könnte der Weg zu Ihrem individuellen PPM-Paradise aussehen? Hier erfahren Sie mehr!

Sie brauchen eine „PPM Paradise“-Lösung wenn:

  • Sie viele Projekte haben, die gesteuert werden müssen.
  • Ressourcen aus verschiedenen Bereichen koordiniert werden müssen.
  • Sie auf Basis fundierter und aktueller Daten Entscheidungen treffen müssen.
  • Die Projekte in unterschiedlichen Unternehmensbereichen stattfinden, sie untereinander abhängig und eventuell international aufgestellt sind.
  • Sie schnelle Entscheidungen benötigen, weil Ihr Umfeld entsprechend dynamisch ist.
  • Sie steigende Berichtsanforderungen haben, weil mehr Leute genauer informiert werden wollen.
  • Die Projektkosten mehr an Bedeutung gewinnen.
  • Die Prioritäten und Strategiebeiträge der Projekte ermittelt bzw. berücksichtigt werden müssen
Warum ein PMO wichtig ist - PPM-Paradise

Bild 1: Das „PPM-Paradise“ für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement

Wenn Sie solch ein „PPM Paradise“ haben möchten, benötigen Sie eine Institution, die sich darum kümmert. Diese ausgeprägte Position heißt Project Management Office (PMO).

Ein PMO sollte möglichst hoch in der Unternehmensorganisation angesiedelt sein. Es sorgt unter anderem dafür, dass bei der Geschäftsführung und wichtigen Entscheidern die richtigen Informationen aus den Projekten ankommen, und dass umgekehrt deren Vorgaben zu Projekten alle Betroffenen und Beteiligten erreichen. Dafür sind Rollen, Prozesse und Werkzeuge zu implementieren, die dies sicherstellen.

warum ein PMO wichtig ist - PPM-Organisation und Information

Bild 2: Das PMO sorgt dafür, dass die Prozesse zur Informationsbeschaffung rundlaufen

Wie viele Teammitglieder im PMO arbeiten, hängt davon ab, wie groß Ihre Umgebung ist und was dort alles zu tun ist.

Es gibt drei Varianten von PMOs:

  1. Ein Project Office (PO) dient in erster Linie der Steuerung eines sehr großen Projektes.
  2. Der Klassiker: Ein Project Management Office (PMO) kümmert sich um die Vielzahl der Projekte, nimmt bereichs- und abteilungsweise Koordination vor und setzt Standards auf.
  3. Ein strategisches Projektportfoliomanagement Office (SPMO) greift in die Steuerung ein und wirkt an der Priorisierung und auch an der Strategie mit.
warum ein PMO wichtig ist - PMO Varianten

Bild 3: Die drei Varianten von PMOs – unternehmensweit, bereichsweit und für ein Einzelprojekt

Daraus ergeben sich folgende möglichen Aufgaben des PMOs:

  • strategisches Projektmanagement: Abstimmung mit der Unternehmensstrategie durch Klassifizierung, Auswahl und Priorisierung von Projekten
  • klassisches Projektporfoliocontrolling: Steuerung auf Multiprojektebene, also einer Mehrzahl an Projekten, und Steuerung der Abhängigkeiten, die auf Ressourcen, Budgets etc. einwirken.
  • Training und Coaching: Projektleiter und Teilhaber an den Prozessen werden ausgebildet und unterstützt.
  • Projektservices: Hier geht es um die operative Unterstützung in Projekten bei der Durchführung von PM-Aufgaben (z.B. Workshop-Moderation, temporäre Stellung eines Projektcontrollers). Dafür kann es auch einen Pool von hauptamtlichen Projektleitern geben.
  • Methoden und Prozesse: firmen-individuelles Auswählen und Anpassen der PM-Methoden und Prozesse für alle Beteiligten.
  • Tools: Auswahl und Einführung geeigneter Werkzeuge für die verschiedenen Rollen im PPM

PPM-Prozesse und das PMO

warum ein PMO wichtig - PPM Prozess

Bild 4: Beispiel eines PPM-Prozesses

Am Anfang stehen eine Projektinitiierung und anschließend die Phase der Planung und Steuerung. Die beteiligten Rollen im PPM-Prozess sind das PMO, Projektleiter, Teamleiter, Mitarbeiter und eventuell auch das Controlling. Die Anzahl der Rollen lässt sich auf Ihr Unternehmen beliebig anpassen.

Der Ablauf: Zunächst geht es darum, Projekte anzulegen. Diese müssen vorerst nur grob geplant werden und brauchen eine Aufwands- und Kostenabschätzung.

Danach folgt die Priorisierung und Auswahl der Projekte: Ist das Projekt wichtig, ist es leistbar? Sobald das Projekt beauftragt ist, wird durch die Projektleiter aus der Grob- eine Detailplanung.

Im Weiteren müssen Fähigkeiten (Skills) bzw. Personen angefragt und von den Teamleitern zugesichert werden. Während der Projektdurchführung sind die Ist-Stände durch die Teammitglieder und Projektleiter, aber auch von Controlling / Accounting zu erheben bzw. zu melden.

In der Regel sind die beteiligten Rollen im PPM-Prozess das PMO, Projektleiter, Teamleiter, Mitarbeiter und eventuell auch das Controlling.

Der Vergleich mit den Soll-Ständen und die Planung des Restaufwands in regelmäßiger Taktung ist die wesentliche Aufgabe der Projektleiter um die Projektinformationen aktuell zu halten und rechtzeitig Fehlentwicklungen aussteuern zu können.

Das PMO sorgt hier dafür, dass die Statusberichte die notwendige Qualität und Inhalte umfassen. Nur so können Entscheidungen optimal vorbereitet werden.

Warum ein PMO wichtig ist

Das PMO ist ein zentraler Koordinator. Es geht darum, die Entscheider, Projektleiter, Abteilungsleiter und Controller miteinzubeziehen. Das PMO ist die zentrale Drehscheibe. Diese sorgt dafür, dass die Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen aller Beteiligten in Bezug auf Projekte befriedigt werden. Der Informationsfluss zwischen den vier Hauptstakeholdern bleibt durch das PMO aktiv.

warum ein PMO wichtig ist - PMO als Drehscheibe

Bild 5: Das PMO als zentrale Drehscheibe, die den regelmäßigen Informationsfluss sicherstellt

In seiner Funktion als Drehscheibe für den Informationsfluss im Unternehmen muss Ihr PMO die Anforderungen der verschiedenen Stakeholder erfüllen. Diese sind folgend skizziert.

Entscheider haben folgende Erwartungen an ein PMO:

  • Sie wünschen sich Steering Boards mit verlässlichen und gut aufbereiteten Daten, wollen diese aber nicht selbst einsammeln.
  • Kleinere Ressourcenkonflikte sollen direkt gelöst werden.
  • Größere Budget- und Ressourcenkonflikte müssen mit geeigneten Optionen für deren Lösung zur Entscheidung vorbereitet sein.
  • Bewertete Risiken sollen im Report sichtbar sein.
  • Der verbleibende Aufwand soll mit den offenen Ergebnissen vergleichbar sein.
  • Der Review von allen Projekten im Laufe der Zeit ist wichtig.

Ein Projektleiter würde sich freuen, wenn er Folgendes bekäme:

  • einen klaren Projektauftrag
  • eine Planungsunterstützung mit Best Practices vergangener Projekte
  • die rechtzeitige Genehmigung von Änderungen
  • die Zusicherung von Ressourcen und Budgets
  • die Unterstützung bei Abhängigkeiten zu anderen Projekten
  • passende Tools für verschiedene Projekte
  • Training zu den Prozessen, Methoden und Tools
  • Coaching in schwierigen Situationen

PMO Seminar - wie Sie ein PMO einführen / optimieren

Abteilungsleiter haben wiederum einen anderen Fokus. Sie wünschen sich:

  • an erster Stelle einen Prozess zur Steuerung von Ressourcenanfragen und Zusicherung
  • die Kommunikation der tatsächlichen Projektverfügbarkeit statt Kapazität. Hier geht es um Transparenz, die sich viele wünschen.
  • die Projektpriorisierung entsprechend der Unternehmensziele, um die besten Ressourcen in den wichtigsten Projekte einzusetzen
  • Information zur Pipeline/Roadmap, um die mittel- und langfristige Bereitstellung bzw. Ausbildung von Ressourcen zu steuern

Schließlich erhofft sich das Controlling:

  • einen Prozess zur Anfrage und Zusicherung von Budgets
  • aktuelle Planungsinformationen für die Hochrechnung  (Zahlungsmeilensteine, Abnahmen etc.)
  • die Projektpriorisierung entsprechend der Unternehmensziele, um das meiste Budget für die wichtigsten Projekte zu reservieren
  • Information zur Pipeline/Roadmap, um die mittel- und langfristige  Bereitstellung von Budgets zu steuern

Wichtig: Optimierung der Tool-Kette

Als Koordinator übernimmt das PMO in der Regel auch die Optimierung der relevanten PPM-Tools. Dabei geht es darum, ein Zusammenspiel aus strategischer Planung mit der Team- und Budgetplanung zu erreichen.

So wird klar, welche neuen Projekte es gibt, ob sie entsprechend leistbar sind oder nicht. Durch die Anbindung an das ERP-System ergibt sich dann eine geschlossene Tool-Kette, mit der Sie bei wiederkehrenden Prozessen Ihre Benefits abschöpfen können.

Wie eine klassische PPM-Tool-Kette aussehen könnte, sehen Sie hier:

warum ein PMO wirklich wichtig ist - Optimierung Toolkette

Bild 6: Die Optimierung der Tool-Kette gehört zu den Aufgaben des PMOs

Welchen Nutzen Sie mit einem PMO erreichen können

DAS PMO gibt es nicht, wie schon anfangs beschrieben. Sie werden die Aufgaben immer an den Bedarf in Ihrem Unternehmen anpassen müssen. Im Groben und Ganzen aber könnte der Nutzen des PMO folgendermaßen aussehen:

  • Es unterstützt die beteiligten Rollen (Projektleiter, Abteilungsleiter etc.) und spart dadurch Zeit ein
  • Es regelt die Initiierung von Projekten, sodass nur die wichtigen Projekte richtig gestartet werden
  • Die Ressourcenauslastung wird optimiert, es gibt weniger Ressourcenkonflikte.
  • Die Aktualität, Vollständigkeit und auch Plausibilität von Berichten wird sichergestellt und verbessert damit die Entscheidungssicherheit
  • Es etabliert Prozesse und Methoden, um die Zusammenarbeit zu optimieren und Reibungsverluste in der Kommunikation zu minimieren
  • Projektleiter werden ausgebildet, um die Erfahrungen anzuwenden und bekannte Fehler zu vermeiden.
  • Es übernimmt bzw. beeinflusst die PPM-Tooleinführung um die Anforderungen auch umsetzen zu können bzw. bestmöglich zu automatisieren.

Das bedeutet ganz konkret:

  • Durch das Entwickeln eigener Standards im Unternehmen kann der Aufwand für Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement insgesamt reduziert werden. Das beginnt mit der Definition, ab wann ein Projekt ein Projekt ist. Missverständnisse werden vermieden.
  • Standards führen zudem zu einer besseren Vergleichbarkeit und Steuerbarkeit von Projekten, z.B. durch einheitliche Projektberichte.
  • Das PMO kann durch das Vorbereiten von Entscheidungsgrundlagen und Priorisierung dabei unterstützen, dass das Projektportfolio an der Unternehmensstrategie ausgerichtet ist. Gute Vorbereitung erleichtert dem Steuergremium und Management das zielgerichtete und situationsabhängig richtige Entscheiden.
  • Eine der heikelsten Angelegenheiten, die Optimierung der Ressourcenauslastung, wird durch ein PMO maßgeblich unterstützt, weil der Informationsfluss zwischen Projektleitern und Teamleitern mit relevanten, sachlichen Inhalten und Argumenten gefördert und so die Zuteilung besser gesteuert wird.
  • Ein PMO kann Projektleiter bei der Erfüllung administrativer Aufgaben unterstützen. Das macht das PMO zum Freund der Projektverantwortlichen. Diese können sich dann ggf. um wichtigere Dinge kümmern, die im Rahmen des Projekts nicht delegierbar sind.
  • Das Schaffen günstiger Rahmenbedingungen für die Kommunikation im Projektumfeld könnte eine der wichtigsten PMO-Aufgaben sein. Hier geht es um das Einführen von Regelmeetings, mit denen klar festgelegt wird, wer wann mit wem worüber zu reden hat.
  • Eine Wissensdatenbank bereits gemachter Erfahrungen und Best-Practices können dazu beitragen, dass aus Erfolgen und Fehlern der Vergangenheit gelernt wird. Das PMO kann die zentrale Stelle schaffen, bei der solche Daten und Projektdokumentationen leicht zugänglich und wiederverwendbar abzurufen sind.
  • Ein PMO kann helfen, dass Projekte laufen und Entscheidungen schneller umgesetzt werden. Zudem können dadurch die Kosten gesenkt und die Qualität erhöht werden.
  • Mehr Prozesssicherheit und Unterstützung von Projekten z.B. durch schnellere Entscheidungen auf Basis aktueller, gut vorbereiteter Daten sparen Zeit, die in dynamischen Märkten ein wesentlicher Grund für den Projekterfolg sein kann.

Eine Liste mit 10 Gründen, warum ein PMO wichtig ist und wie Sie Ihre Entscheider überzeugen, finden Sie in diesem Dokument.

Auch die Zukunft spricht für ein PMO

In Zukunft wird die Anzahl an Projekten steigen. Das liegt auch daran, dass in immer mehr Bereichen Projekte realisiert werden. Gleichzeitig steigt die Internationalität der Projekte. Wir von TPG haben zum Beispiel viele Kunden, die andere Unternehmen gekauft haben oder gekauft wurden und deren Zentralen nun in anderen Ländern sitzen.

Zudem ist mehr Kostentransparenz gefragt. Sie müssen heute sehr genau wissen, wofür Sie das Budget einsetzen. Auch die Abhängigkeiten werden stärker. Wenn ich Projekte in verschiedenen Bereichen des Unternehmens habe, dann hängen sie immer mehr zusammen.

Gleichzeitig sehen wir, dass die PM-Reife in den Unternehmen stark angestiegen ist. Es gibt inzwischen sehr viele nach PMI oder  GPM zertifizierte Projektleiter.

Die Ressourcenknappheit ist eines der wichtigsten Treiber für  mehr Transparenz und Steuerung im Projektgeschäft. Ein gut funktionierendes PMO ist hier entscheidend.

Außerdem geht der Trend weiterhin dahin, dass immer mehr Ergebnissen in immer kürzerer Zeit erwartet werden. Gleichzeitig werden die Arbeitsressourcen leider auch immer knapper. Diese Ressourcenknappheit ist der Grund Nummer eins, warum sich unsere Kunden mehr Transparenz und Steuerung wünschen. Das heißt: mehr Projekt- und weniger Tages- und Abteilungsgeschäft. Ein weiterer Grund, ein gut funktionierendes PMO einzuführen.

Sie möchten mehr über die Zukunft des PMO wissen? Hier geht es zu unserem Blogbeitrag!



Sehen Sie hier das Webinar, das als Grundlage für diesen Artikel diente.


Hier finden Sie weitere kostenlose Videos, Fachartikel und Checklisten zum Thema PMO.


Zusammenfassung und wichtigste Nutzen zum Überzeugen Ihrer Entscheider

Warum ist ein PMO wirklich wichtig? In diesem Blog-Beitrag haben wir zuerst kurz dargestellt, wann Sie ein „PPM Paradise“ für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement benötigen. Um dieses komplexe Gebilde aus anspruchsvollen Aufgaben, getakteten Prozessen und unterstützenden Werkzeugen zielgerichtet einzuführen und am Leben zu erhalten, brauchen Sie eine dafür verantwortliche zentrale Organisationseinheit – das PMO.

Mit seinen Tätigkeiten trägt das PMO dazu bei, den Reifegrad des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Prozesse laufen besser und die Projekte werden mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich abgeschlossen.

Wenn Sie planen ein PMO einzuführen, dann sollten Sie den Nutzen in den Bereichen der Kostensenkung sowie Steigerung der Qualität und Prozesssicherheit als gute Argumente gegenüber Ihren Entscheidern ins Feld führen. Hier finden Sie nochmals eine > Zusammenfassung der Argumente als PDF

Haben Sie schon Erfahrung mit einem PMO gesammelt? Berichten Sie kurz darüber im Kommentar unten. Oder stellen Sie uns jetzt Ihre Fragen im Kommentar.

Mehr von TPG The Project Group zu verschiedenen Themen des Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagements finden Sie hier im Blog.

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