Verteilen von Kosten mit Kostenressourcen (MS Project Tipp)

In Ihrem Projekt haben Sie variable Kosten, die je nach Einsatz unterschiedliche Zahlungsziele haben. Aus Cashflow-Gründen benötigen Sie eine zeitlich genaue Übersicht der Fälligkeit der Projektkosten und keine anteilige Verteilung.

Dafür können Sie in Microsoft Project Kostenressourcen einsetzen.

Standardmäßig sind die Kosten dieser Ressourcenart am Anfang oder Ende eines Vorgangs fällig bzw. werden anteilig über den Verlauf der Vorgänge verteilt.

Dieser Tipp zeigt, wie Sie variable Kosten beim Einsatz von Kostenressourcen manuell verteilen.

Hinweis: Die folgende Beschreibung gilt für Microsoft Project 2019  / 2016 / 2013 / 2010 sowie Microsoft Project Pro für Office 365.

Kostenressourcen anlegen

Legen Sie die Kostenressourcen wie folgt an:

In der Ansicht Ressource: Tabelle geben Sie den Ressourcennamen ein, wählen die Art Kosten aus und setzen die Fälligkeit in der Spalte Fällig am auf Anteilig.

Da es sich um variable Kosten handelt, werden keine Standardsätze in der Ressourcentabelle vorgegeben. Die zu erwartenden Kosten werden je Vorgang nach der Ressourcenzuordnung eingegeben.

Hinweis: Bei der Auswahl Anfang oder Ende werden die Kosten stets am Anfang bzw. am Ende der jeweils zugeordneten Vorgänge ausgewiesen. Die Möglichkeit der manuellen Verteilung ist daher deaktiviert.

Bild: Kosten in der Ansicht Ressource

Kostenverteilung variabler Kosten manuell auf einen Vorgang

Für die Kostenverteilung wechseln Sie in die Ansicht Vorgang: Einsatz und passen Sie sie wie folgt an:

• Fügen Sie die Spalte Kosten in die Tabelle links ein.
• In der Zeitphasentabelle rechts blenden Sie die Reihe Kosten ein. Tipp: Sie können die Reihen mittels Kontextmenü mit der rechten Maustaste ein- und ausblenden bzw. weitere Anpassungen vornehmen.
• Passen Sie eventuell den Zoom-Faktor für die Zeitphasentabelle an z.B. wählen Sie auf dem Reiter Ansicht in der Gruppe Zoom / Zeitskala den Zeitraum Wochen oder Monate aus.

Die Ansicht Vorgang: Einsatz mit eingeblendeten Kostenfeldern

Nun ordnen Sie die Kostenressourcen den Vorgängen nach Bedarf zu.

Dafür nutzen Sie z.B. das Dialogfeld Ressourcen zuordnen mit dem Reiter Ressource oder die Teilansicht Vorgang: Maske.

Bild: Vorgang mit Kostenressourcen noch vor Eingabe der Kostensumme

Hinweis: Im Gegensatz zu der Zuordnung von Material- und Arbeitsressourcen müssen Sie zuerst die Kostenressource zuordnen und dann die Kostenhöhe eingeben und bestätigen.

Wenn Sie nun die Kosten eingeben, würden sie sich anteilig über den Verlauf des Vorgangs verteilen:

Bild: Anteilige Kostenverteilung nach Eingabe der Kostenhöhe

Kosten manuell verteilen

Was also tun, wenn Sie das nicht wollen?

Bei einer manuellen Verteilung empfiehlt es sich, die zu erwartenden Summen nicht als Gesamtsumme einzugeben.

Besser fügen Sie diese entsprechend der zeitlichen Fälligkeit direkt in die einzelnen Kostenfelder der Zeitphasentabelle rechts ein. Beachten Sie dabei, dass Sie innerhalb der geplanten Dauer des Vorgangs bleiben.

Kontrollieren Sie die Gesamtsummen je Kostenressource (rot) und Vorgang (blau) sowie des Projekts (Zeile 0), die nach der Eingabe automatisch in die Spalte Kosten übertragen und addiert werden.

Bild: Kostenverteilung nach manueller Eingabe der erwarteten Kosten je Zeitraum

Zusammenfassung

Sie haben gelernt, wie Sie Kostenressourcen anlegen und je Vorgang zuordnen. Zudem können Sie die zu erwartenden Kosten über den Verlauf eines Vorgangs manuell verteilen.

Wie Sie die angepasste Ansicht Vorgang: Einsatz als eigene Ansicht speichern können und die Anpassung der Standardansicht zurücksetzen, erfahren Sie in dem Tipp zu benutzerdefinierten Ansichten.

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Aus unserer Reihe gibt es weitere Tipps zum Anpassen von MS Project Ansichten. Sie erfahren, wie Sie:

• Neue Spalten hinzufügen
• Benutzerdefinierte Spalten mit Auswahllisten erstellen
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• Balkenfarben durch bedingte Formatierung anpassen, und 
• Ansichten übertragen per Organisator 

von Kathryn Dixon

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