Offen für neue Lösungen Als hoch innovatives Unternehmen bietet Sunfire® mit seinen Entwicklungen und Produkten rund um die Erzeugung grüner Energie Antworten auf drängende Fragen der Zeit. Sunfire erzeugt mithilfe zweier unterschiedlicher Verfahren Wasserstoff unter Einsatz von Strom aus erneuerbaren Energien und Wasser. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über die Technologie zur Herstellung von e-Fuels, also synthetischen Kraftstoffen aus CO2 und Wasser für den klimaschonenden Betrieb von Verbrennungsmotoren.
Der innovative Spirit des Unternehmens hat sich als wichtiger Vorteil bei der Neuausrichtung des Projekt- und Ressourcenmanagements erwiesen. Die Offenheit für neue Lösungen auf allen Führungsebenen sowie bei den Anwendern hat die Einführung neuer Software und damit verbundener Prozesse erleichtert und beschleunigt. Mit der paketierten und individuell anpassbaren Lösung TPG QuickStart auf Basis von Microsoft Project Online hat Sunfire im April 2022 die Basis für reibungsloses Projekt- und Ressourcenmanagement in einem hoch dynamischen und rasant wachsenden Umfeld gelegt.
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Kurzprofil des Projekts
- Das Unternehmen:
- Sunfire ist ein weltweit führendes deutsches Elektrolyse Unternehmen. Es entwickelt und produziert hocheffiziente, industrielle Elektrolyseure, die grünen Wasserstoff und Synthesegas erzeugen. Dadurch ermöglicht Sunfire die nachhaltige Transformation energieintensiver Sektoren wie der Chemie-, Kraftstoff- und Stahlindustrie. Dabei setzt das Unternehmen auf innovative Hochtemperatur-SOEC-Elektrolyseure und eine über Jahrzehnte erprobte Druck-Alkali-Technologie.
- Die Herausforderung:
- Als dynamisch wachsendes Unternehmen stand Sunfire vor der Aufgabe, seine bestehenden Tools und Prozesse ohne Unterbrechung des laufenden Geschäfts auf den schnellen Anstieg der Mitarbeiterzahl auszurichten. Dazu gehörte die Einführung eines professionellen Projektmanagements mit der Einrichtung eines Project Management Office (PMO) und der Implementierung leistungsstarker Software für das Projekt-, Portfolio und Ressourcenmanagement.
- Die Lösung:
- Mit TPG QuickStart entschied sich das Unternehmen für eine individuell anpassbare paketierte Lösung, die die schnelle Verfügbarkeit des Projektmanagements auf Basis von Microsoft Project Online ermöglichte. Teil des TPG QuickStart-Pakets sind auch das Power BI (Business Intelligence) Report Pack sowie Workshop und Training für die Anwender. Ergänzend hat Sunfire mit TPG TeamManager ein leistungsstarkes Tool für das Ressourcenmanagement gewählt.
- Der Nutzen:
- Sunfire hat sein Projektmanagement im laufenden Geschäft bei hoher Ressourcenauslastung innerhalb weniger Wochen zukunftssicher ausgerichtet. Durch die Skalierbarkeit der Lösung ist das Unternehmen auch für weiteres Wachstum nachhaltig aufgestellt. Ergänzend verfügt Sunfire mit TPG TeamManager nun über ein ganzheitliches Ressourcenmanagement-Tool für den Bereich Engineering. Power BI analysiert Prozesse und stellt aufbereitete Daten und Key Performance Indikatoren (KPIs) als Basis für fundierte unternehmerische Entscheidungen bereit.
Das Mindset für Innovation macht den entscheidenden Vorteil aus
Prozesse, Tools und Ressourcen bilden ein magisches Dreieck in Unternehmen. Alle Seiten müssen im richtigen Verhältnis zueinander stehen – wächst die Zahl der Mitarbeiter schnell, dann passen die drei Komponenten nicht mehr zusammen. Als sich bei Sunfire abzeichnete, dass die bisherigen Verfahren für das Projektmanagement mit den Ressourcen und Aufgaben nicht mehr Schritt halten würden, hat das Unternehmen rechtzeitig reagiert. Die Herausforderung lautete, die Kapazitätsplanung umfassend zu professionalisieren.
© Copyright: Sunfire GmbH
Aber: Ein dynamisches Projektumfeld mit hoher Ressourcenauslastung macht zwar die Einführung neuer Tools und Prozesse erforderlich – ist allerdings zugleich ein Hindernis dafür. Denn es ist alles andere als einfach, Prioritäten auf das Wichtige zu setzen und unter voller Auslastung mit dringenden Kunden- und Entwicklungsprojekten im laufenden Geschäft Kapazitäten für einen internen Change-Prozess bereitzustellen. Sunfire hat die Notwendigkeit für eine professionelle Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement-Lösung nicht nur zum richtigen Zeitpunkt erkannt, sondern diese auch entschlossen umgesetzt.
„Unser allererstes Gespräch war im September 2021, und bereits im November konnten wir mit dem Projekt starten“, erinnert sich Michael Nicholson, Projektleiter bei TPG. „Danach ging alles extrem schnell – Ende April 2022 waren die Bestandsprojekte migriert und der Go-live erfolgt.“
Antworten auf die entscheidenden Fragen finden
2021 verfügte Sunfire über etwa 400 Mitarbeiter an drei Standorten in Deutschland und der Schweiz. Damit war die Grenze für die vorhandene Projekt- und Ressourcenplanung erreicht.
Stefan Linke, Head des Project Management Office bei Sunfire, erinnert sich: „Wir hatten damals eine selbst installierte MS Project Lösung, die für uns nicht mehr optimal war. Das galt auch für das Ressourcenmanagement, das die Projektmanager jeweils individuell mit Excel-Files betrieben haben.“
Linke weiter: „Wir managen jährlich zwischen 15 und 30 Projekte sehr unterschiedlicher Größe. Das reicht von der Installation eines Teststands innerhalb weniger Wochen bis hin zu Projekten mit Millionenumfang und drei bis fünf Jahren Laufzeit.“ Um das zu stemmen und für weiteres Wachstum gewappnet zu sein, „wollten wir unser Projekt- und Ressourcenmanagement auf neue Beine stellen, wirtschaftlich besser machen, effizienter und schneller“, so der PMO-Chef.
„Die Best-Practice-Tipps von TPG waren für uns sehr wertvoll.”
„TPG macht sehr gute Öffentlichkeitsarbeit. Bei den Webinaren bin ich regelmäßig Gast. Das hat sich ausgezahlt – für beide Seiten.“
Stefan Linke, Head of Project Management
Office, Sunfire GmbH
„In der Vergangenheit wurden Abwesenheiten und vor allem Linientätigkeiten nicht berücksichtigt“, erläutert Linke. „Wir brauchten ein System, das uns drei Fragen beantwortet: Wie viel Personal benötigen wir in Zukunft? Welche Aufgaben müssen wir outsourcen? Was können wir mit den vorhandenen Ressourcen aktuell nicht bewältigen?“
Als Lösung dafür definierte Linke TPG QuickStart (inklusive Power BI für die Business Intelligence) auf Basis von MS Project Online, ergänzt um den TPG TeamManager. „Ich war bereits regelmäßig Gast bei den Webinaren, die TPG durchführt“, berichtet Stefan Linke. „Dadurch kannte ich das Unternehmen und seine Leistungen.“
„Der Kunde wusste genau, was und wohin er wollte“, bestätigt Michael Nicholson. „Die Folge davon: Sunfire hat TPG QuickStart quick durchziehen können.“ Schritt für Schritt kamen dabei zunächst die Terminplanung, dann das Ressourcenmanagement und schließlich die Business Intelligence an die Reihe.
„Das junge, dynamische Team von Sunfire ist offen für Innovationen und hat Tipps sowie Best-Practice-Modelle gern angenommen. Deswegen hat die Umsetzung der neuen Lösung so gut funktioniert.“
„Der Projekterfolg ist auch dem Kunden zu verdanken – weil Sunfire das Wissen, das wir zur Verfügung gestellt haben, genutzt und umgesetzt hat.“
Michael Nicholson, TPG
Die Lösung von TPG hat unsere Ressourcensituation transparenter gemacht, sodass wir nun frühzeitig Überund Unterlasten bei Mitarbeitern erkennen und darauf reagieren können“, erläutert Linke. „Durch die speziellen Funktionen im TPG TeamManager können wir mit den wirklichen Projektverfügbarkeiten arbeiten.“ Nur so lasse sich die tatsächliche Dauer eines Arbeitspaketes oder Projektes ermitteln. Linke: „Auch wenn dies teilweise mit einer Verschiebung des Projektzeitplanes einhergeht, sind wir jetzt imstande, eine realistische Lage abzubilden.“
Auf taktisch-operativer Ebene bedeutet dies, dass Sunfire die Übersicht darüber erhält, ob spontan auftretende Arbeiten in die aktuelle Auslastung passen. Stefan Linke: „Durch die Best-Practice-Empfehlungen von TPG konnten wir unseren Abstimmungsbedarf glätten und haben so eine konstante Ressourcensituation für jeweils einige Wochen im Voraus.“
Potenziale erkannt, Mehrwert realisiert
„Die Innovationsbereitschaft im Unternehmen ist groß, da rennt man offene Türen ein“, hat Nicholson erfahren. Das zeige sich unter anderem darin, dass die Potenziale der neuen Lösungen unmittelbar erkannt und der Mehrwert wahrgenommen wurden. Das Unternehmen nutzte insbesondere die in den Paketen enthaltenen Administratoren- und Anwenderschulungen, um schnell einen Überblick über die Möglichkeiten des optimierten Projekt und Ressourcenmanagements zu erhalten. Mit dem enthaltenen Consulting Budget wurden in effizienten Workshops in kürzester Zeit Unternehmensprozesse und Softwarelösung einander angepasst.
„Hinzu kommt, dass Sunfire bei der Einrichtung der Tools vieles gern selbst machen wollte“, berichtet Nicholson. „Wir haben jeweils gezeigt, was wie funktioniert, um das eigene Engagement des Kunden zu ermöglichen. Generell gilt für TPG als Open-Content-Unternehmen, dass wir keine Abhängigkeiten schaffen wollen. Am liebsten begleiten und unterstützen wir daher Kunden dabei, Änderungen und Erweiterungen selbst umzusetzen. So lernen Unternehmen am schnellsten, und der bestmögliche Betrieb der Lösung kann sichergestellt werden.“
Ein weiterer Beleg für den Innovations-Spirit ist die Bereitschaft der Administratoren und Anwender, sich auf die neuen Prozesse einzulassen und schnell zu lernen. Das ist durchaus herausfordernd: „Das zweitägige Administratoren-Training zum Beispiel ist schon eine echte Druckbetankung“, weiß Nicholson. „TPG hat uns aber stark dabei unterstützt, für die Nutzung der neuen Tools fit zu werden“, berichtet Stefan Linke. „Nicht zuletzt die zehn goldenen Regeln haben sehr geholfen.“ Das sind klare, anwendungsorientierte Praxis-Tipps, die TPG übrigens auch als Videos auf der TPG-Website bereitstellt und erläutert.
„Es gibt keinen Punkt, an dem das besser hätte laufen können“
Stefan Linke
„Sehr wertvoll waren außerdem die Best-Practice-Tipps, die wir vom TPG-Team bekommen haben“, betont Linke. „Sie erleichtern nicht nur die Umgewöhnung, sondern helfen auch dabei, das Potenzial der Software umfassend und passgenau zu nutzen.“
Vertrauen ist die Basis für erfolgreiche Zusammenarbeit
Die Grundlage für diese gute Zusammenarbeit, so unterstreichen Linke und Nicholson, ist Vertrauen. „Wir haben auf beiden Seiten ein ähnliches Mindset“, hat Nicholson beobachtet. „Dazu gehören Dynamik, Kundenorientierung, aber auch die Wertschätzung einer persönlichen Ebene im Miteinander.“ So sieht das auch Stefan Linke: „Die Kooperation war auch persönlich sehr angenehm. Sie war hochprofessionell in der Sache und entspannt im persönlichen Umgang.“
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Dies bewährte sich noch einmal in der letzten Projektphase, bei der Umsetzung der Komponente Power BI. „Wir haben dazu einen kurzen Workshop gemacht, dann hat das sofort gepasst“, erinnert sich Nicholson. „Der Kunde wurde während des gesamten Projektverlaufs umfassend und fokussiert auf das Gesamtsystem mit seinen übergeordneten Auswertungsmöglichkeiten vorbereitet. So formte sich frühzeitig ein ganzheitliches Bild, das effizientes und zielgerichtetes Arbeiten erlaubt. Beispielsweise verlief so die erforderliche Anpassung von Key Performance Indikatoren (KPI) an die Unternehmensbedürfnisse bestmöglich.“ Für das weitere Unternehmenswachstum ist Sunfire nun mit der frei skalierbaren Lösung ideal aufgestellt. „Das System hält eine Weile, auch wenn wir schnell größer werden“, ist Linke sicher. Zudem könnten die installierten Tools sehr viel mehr leisten, als aktuell benötigt wird, ergänzt der Head of PMO.
Durchgängige Systemlandschaft erleichtert dynamisches Wachstum
Gleichwohl sind flankierende Maßnahmen geplant, um das neue Projekt- und Ressourcenmanagement noch besser mit anderen Steuerungsinstrumenten zu verknüpfen. „Eine durchgängige Systemlandschaft ist sinnvoll, um gerade bei dynamischem Wachstum Fehlerquellen zu vermeiden und den Projektleitern möglichst viel Arbeit abzunehmen. Ist eine Information bereits in anderen Systemen vorhanden, dann ist es nicht sinnvoll, diese abtippen zu lassen, was jedoch leider noch gängige Praxis in vielen Unternehmen ist. In der Regel amortisieren sich Investitionen in eine durchgängige Systemlandschaft sehr schnell und erfreuen sich bei Endanwendern großer Beliebtheit“, erläutert Nicholson. Stefan Linke kündigt an: „Als nächstes wollen wir eine Schnittstelle zu unserem Personalmanagement-System einrichten.“
Mit der Zusammenarbeit der Teams von Sunfire und TPG ist er vollauf zufrieden: „Es gibt keinen Punkt, an dem das besser hätte laufen können“, bilanziert Stefan Linke.
